采购购买的基本流程步骤

采购购买的基本流程步骤 1.采购 在大多数的采购部门中，对于主要的采购任务每个员工都有义务参加，内容包括： 准备并管理采购程序； 核对要求； 选择供应商； 下订单； 安排购买和运输； 分析产品价格并进行谈判； 执行计划并下达订单； 会见销售人员； 对供应商提出赔偿要求； 了解有关资金获取的信息； 确定工程及产品改进措施； 提高并培训其他采购人员； 维护产品及供应商信息文件； 维护供应商执行情况的文件； 发现新的供应货源并建立标准的采购流程； 制定生产或购买决策； 对原材料及部件进行分析； 对市场趋势进行分析和预测； 在采购过程中对使用者进行适当的培训； 对产品设计和改进提供信息； 加强合同管理及对供应商的管理； 发展与供应商合作关系并形成战略联盟； 提供削减成本的流程； 确定使用更有效的技术； 新技术的运用使得采购从制定战略及执行任务中分离出来，采购人员要花费越来越多的时间和精力来提高和管理与供应商及内部客户间的关系。 2.签订合同 采购的一个基本功能就是要与供应商签订合同，签订合同的目的是为了缩短时间和节约成本，并且要作为采购部门在下达订单、接收以及为商品或服务付款时的依据。 3.原材料管理 原材料管理是组织内部用来整合供应管理功能所进行的管理和组织方法，它包括对产品材料从原材料的原始状态到最终产品状态的计划、获取、流动和分发。典型的活动包括采购、库存管理、接收、仓储、原材料的控制、生产规划和控制、交通运输及回收。 许多采购部门部分地或全部地把原料管理作为它们职责的一部分，内容包括确定所需原料的数量、明确与内部客户之间的关系、确定采购时间、规划运输站点、检查、管理运输过程、管理库存、橙查库存、转让处理废弃物品等。 尽管采购部门在制定规划时起到关键的作用，而在确定物资储备和发布规定时，则通常要考虑到内部的需求状况。然而，有时会发现这些需求状况的确定要受工程部门或是质量保障部门的控制。 4.供应管理 供应管理是组织在对材料费用、质量和服务进行优化时使用的一个系统管理的概念，并在采购、运输、仓储、对原材料的质量保障、库存管理，以及对原材料的分配等一系列活动的执行过程中得到进一步完善，同进行材料管理时对整个组织的原材料进行规划一样，这些活动也往往不单是在每个部门中完成，而要从全局出发。 5.服务管理 采购是为了获得更多的服务，与原材料采购相比，对服务的采购需要更为复杂。在制定采购计划、确定采购来源和资格验证、签订合同以及跟踪操作等方面都需要不断的完善。 6.物流或供应链 物流是确保顾客需求的一系列过程，该过程包括对效率、现金流、原材料存储、在制品库存、产成品库存、发送站点到消费站点的信息沟通等一系列内容的计划，执行和控制。从另一个角度来说，物流是对物料管理和分配的综合描述。物流是对所有活动的控制和计划，这些活动包括必需品的内部移动以及最终产品的外部活动。物流的基本目的是使组织能达到一定的服务水平，并且在这一前提下尽可能提高工作效率，其最终目的就是使整个企业在保持最低的总成本条件下实现企业目标，并对各部门进行整体协调。采购是物流中的一个重要组成部分，并且越来越多的企业把采购作为一项重要的任务。 供应链是指组织的一系列供应活动，这些活动包括增加产品价值的一系列企业的活动，这些企业间相互提供材料，在产品的生产加工过程中提供各种增值活动并且最后还会创造出被最终消费者购买的产品和服务。对于一个采购部门而言，供应链的概念包括对在企业运作中起到特殊作用的供应链的确定和管理。 7.授权 采购经常还具有与供应商谈判以及签订授权合同的功能，这些授权合同的内容包括软件、专利权、技术和版权等。 8.商品或库存计划 采购组织还有确定组织应该持有多少库存的义务，主要的应用领域有MRO库存、批发或分销，以及零售。 9.质量体系 尽管通常情况下采购与质量体系没有直接关系，但是可以通过质量体系来评价供应商。因此，采购过程中也会用到对新进的材料和服务进行评价的技术，特别是验收测试的流程和标准。 10.文件管理 采购部门会针对由于维护、撤销和销毁办公文件或合同、信件、文件以及其他记录的需要而建立特殊的文件系统。采购部门还要提供销售单据、明细、保单、合同以及其他类似的文件。这些文件的作用主要是可用来预测发展趋势、显示历史记录、确定未来目标、提供连续数据，并且保证实现组织目标的合理需求。 11.风险 风险管理是指对伴随着较高收益的潜在风险的管理。前期的采购管理包括超出传统采购管理的活动，例如，降低供应商数量、发展长期合作联盟、完成早期供应活动以及采取超出传统采购活动的外购。这一趋势将会增加整个组织及采购部门的潜在风险，例如，建立长期合作联盟将会使得企业面临定价没有竞争力的风险，一旦供应商的设备受损会导致企业缺货，或者有可能导致新技术发展的滞后。如果采购能有效管理这些风险，那么整个组织将会获得很高的收益。如果采购部门不能进行提前控制（仅仅以传统的控制方式将风险最小化），则组织的整体收益可能会被破坏。 经验丰富的采购专家能在采购初期预防这些风险，主要是通过严格供应商资质的审核程序、明确与合作者的成本分配、外购原料、改进质量管理体系等措施来实现的。另外，他们通过使用商品卡片和采用系统的合同等一系列手段来缩小活动时间方面的危险。 12.投资回收 许多组织采用一种系统的方式，集中组织能力来管理剩余的设备及原料，以及对废料进行回收、销售或者处理，在某种程度上，尽可能的使资金得到最充分的利用。