档案工作管理制度

档案工作管理制度 第一条为了加强企业档案工作的管理，使其达成规范化、标准化、系统化的要求，充分发挥档案在维护企业正当权益及企业各项工作中的作用，依据中国档案法和北京市档案法实施方法等法律规章，制订本制度。第二条企业档案是企业自成立以来在各项活动中形成的有保留价值的以多个载体形式真实统计的总和。其组成是：以基建（工程技术）档案为主体，包含文书、工程、市场、会计、经营、法律、设备、声像、实物等门类的档案。第三条对企业各个门类、多个载体的档案必须坚持集中统一管理的标准，以确保档案的真实、完整和安全，利于档案信息的开发利用。第四条企业档案工作由集团办公室主管。档案室设专职档案员一人，负责企业档案工作的日常管理。企业各部门配置一名兼职档案员，负责本部门各类文件材料的搜集立卷归档工作。第五条企业档案室在集团办公室的指导下独立开展档案工作。宣传、落实档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全企业档案工作各项规章制度，维护和保持企业档案的完整和安全，主动快捷地提供档案利用服务，使档案在企业各项工作中发挥应有的作用。第六条档案室负责对集团企业各部门和各分企业文件材料的立卷和归档工作进行监督、指导和检验。第七条档案工作人员要努力学习档案业务知识，恪守职业道德、不停提升业务素质和管理水平，认真做好档案管理工作。档案借阅制度第八条借阅档案，通常以借阅本部门工作形成的档案为主。借阅非本部门的档案，须经该部门领导或企业主管档案领导同意。第九条查阅档案原件通常限在档案室内。如需借出则借阅期限通常不超出三天。到期不能归还者要立刻说明原因，经许可后方可延期归还。第十条如需提供档案复印（制）件，必须由申请部门经理签字后，并由办公室责任人签字后方可办理。关键档案的复印（制）需经相关部门领导或企业主管档案领导同意。第十一条借阅人员必须负责维护档案的完整、安全和清洁，不得将档案材料私自转借、复制、拆散、污损、涂改和加注标识。借阅档案要确保不遗失，不私自带出本企业。第十二条借阅时，档案人员应填写借阅档案登记簿，并对归还的案卷严格检验和清点，然后注销借阅。第十三条外单位查阅档案时，须持单位介绍信，并由集团企业办公室或相关部门领导同意。各类（载体）档案不办理对外借阅。第十四条对借阅中违反本要求，造成档案遗失、损坏、泄密的，档案管理人员应立刻向主管领导汇报，并追查责任，按集团企业管理人员违规处理方法进行处罚，若组成犯罪依法追究刑事责任：（一）毁损、丢失或私自销毁企业档案；（二）私自向外界提供、抄摘企业档案；（三）涂改、伪造档案；（四）未立刻上报归档或管理不善的档案管理者；（五）未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。档案保密制度第十五条认真落实档案法，严格实施党和国家的保密政策、制度，维护国家和企业的机密，确保档案信息的绝对安全。第十六条档案管理人员应忠于职守，严格遵守保密制度，保持高度的保密意识和良好职业道德。不许可私自提供、抄录、公布档案内容。第十七条严格实施档案借阅制度，无关人员不得进入档案库房。不得将借阅的档案私自复制、摘抄或转借她人。第十八条认真做好防火、防盗工作，确保档案机密不被盗、不泄密、不遭人为破坏。第十九条准备销毁的档案经推行销毁手续后，应立刻根当地进行销毁，不准出卖或做她用。第二十条定时清理检验档案，并做好统计。发觉问题立刻向相关部门及领导汇报。档案保管制度第二十一条全部档案必须按门类分别存放。各类档案及案卷的存放，按分类方案的要求和案卷目录的次序自左向右、自上而下依次排列。第二十二条档案装具符合国家标准，档案柜坚固耐用、摆放整齐、统一编号，便于管理和查找；归还的档案应随时放回原位，预防出现混乱和丢失。第二十三条档案库房由档案室人员管理，其它人员禁止进入。第二十四条库房内要保持适宜的温湿度：温度为摄氏14-24度，相对湿度为45-60。当温湿度不宜时应采取方法立刻调整。天天有温湿度统计。第二十五条库房内应保持严密、整齐，禁止存放和档案无关的物品。库房窗户应加挂窗帘防尘及防阳光直射档案材料；定时除尘；防虫防霉药剂应在使用期内使用。第二十六条档案库房安装防盗门和护窗栏，门锁齐全有效。班前应检验库房门窗，班后要切断电源、锁好门窗，确定安全可靠后方可离开工作岗位。室内严禁吸烟和使用明火，并配置符合要求的灭火器材。第二十七条每十二个月对档案案卷进行一次全方面检验。检验内容关键包含：库藏量、借阅量、移出量、销毁量和档案保管情况等。认真做好检验统计。案判定和销毁制度第二十八条档案判定工作要落实“审查从细，留存从宽”的标准，历史地全方面地考察档案的价值和作用，正确判定档案保管期限，确保档案质量。第二十九条档案判定工作在集团企业主管领导、相关业务部门责任人和档案室人员组成的档案判定小组主持下进行。第三十条判定档案按档案室编制的档案保管期限表直接对案卷进行判定。假如一个案卷内文件内容密不可分而价值有所不一样，则以其中最关键文件价值确定该案卷的保管期限。第三十一条对已超出保管期限的档案，应重新进行判定工作，慎重确定其存毁。对仍有保留价值的应延长保管期限并做好对应调整；对确无利用价值的应推行严格的手续将其剔除销毁。第三十二条销毁档案要严格推行审批手续。必须编制销毁清册，由判定人员签字，报集团企业领导审核同意后进行销毁。第三十三条销毁档案时要严格实施保密制度，由两人监销，监销人应在销毁前认真清点查对，销毁后在销毁清册上签字，并注明销毁方法和日期。第三十四条档案销毁工作结束后，应将销毁清册立刻归档。其保管期限为15年。档案统计制度第三十五条做好集团企业档案的日常基础数量统计工作。经过案卷目录、分类目录、借阅登记等，正确、真实地统计档案及档案工作的情况，使基础工作规范化。第三十六条做好每十二个月的档案工作基础情况统计（包含室藏档案数量、年度归档情况、借阅档案人次卷次、专兼职档案人员基础情况、编研情况等）年报工作，确保数据正确，上报立刻。第三十七条依据档案登记，进行档案接收、判定、销毁、保管等情况的数量统计工作，并对档案的借阅利用及利用效果反馈进行统计。第三十八条经过统计分析，掌握档案数量及档案管理情况的改变，立刻发觉问题，改进工作，不停提升档案管理工作水平。第三十九条进行各项档案登记和统计时，要求使用耐久字迹材料书写。第四十条相关的统计数据、材料未经领导同意不得私自对外提供文书档案归档制度第四十一条归档范围一、通常反应集团企业各项经营活动和管理工作的，含有查考利用价值的文件材料均属归档范围。二、集团企业文书档案归档范围是参考国家档案局机关文件材料归档和不归档的范围等要求，并结合集团企业实际情况制订的。第四十二条保管期限文书档案保管期限分为永久、长久和短期三种。长久为16-50年，短期为15年以下。第四十三条归档时间集团企业各部门兼职档案员（资料员）负责将本部门已办理完成的文件材料按年度分类、整理、立卷，于第二年3月底以前交企业档案室统一保管。第四十四条归档文件材料的质量要求一、各部门文件材料归档率应达成95%以上，完整率应达成100%。二、各部门归档文件材料的种类、份数及每份文件的页数应齐全、完整（包含附件、图表、制表说明、统计分析及有领导指示的底稿等），保持原文件的有机联络。三、企业制发的文件应归档原件或正本。四、字迹、印鉴清楚，不得有圆珠笔、纯蓝或红墨水、复写及铅笔字迹。五、档案室和移交部门依据移交目录清点查对归档文件，推行签字手续。六、对于不归档的文件也要加强管理，有的文件能够作为资料保留。对确实没有保留价值的文件材料，经相关领导、部门和档案室审定后销毁处理。附：文书档案归档范围（一）党群工作、上级党委颁发的需要实施的文件材料（包含外出开会带回来的）、党总支工作计划、总结(1)党总支年度计划总结及关键专题汇报(2)党总支半年总结、党办年度总结及较关键的专题汇报(3)党办半年总结、通常的总结汇报材料、党总支委员会(包含党政联席会)会议统计、领导班子生活会统计5、领导班子组员年度述职汇报6、党内统计年报7、党内职务任免的文件材料(1)任免党总支书记的决定(2)任免党支部书记的决定8、党组织关系介绍信9、评选优异党支部、优异党员的文件材料10、党纪处分材料11、纪检工作的文件、材料12、相关党建、组宣、纪检、廉政等工作规章制度13、相关企业党务工作的各类信息稿件14、相关共青团工作的文件材料（二）行政管理、上级机关颁发的文件材料2、企业召开会议的文件材料(1)年度工作会议、关键的专业会议的通知、名单、议程、报告讲话、决议、决定、统计、纪要、简报等材料(2)半年工作会、通常专业会议的通知、汇报、讲话等材料3、董事会、监事会、股东会、经理办公会会议统计、纪要、决定4、企业工作计划、总结、汇报(1)年度、年度以上的(2)半年的、关键专题的及部门年度总结(3)部门半年总结5、企业年度(含年度以上的)发展计划6、企业制订的规章制度(1)企业章程、总经理工作条例等(2)通常的制度、要求、方法等7、企业制发的（包含和其它单位联合制发的）文件材料(1)方针、政策性、关键业务问题的(2)事务性、有参考价值的8、企业的请示和上级的批复、分（子）企业的请示和企业的批复(1)政策性、关键问题的(2)通常事务性的9、企业签署的协议书、协议书、意向书等文件材料(1)关键的或包含较大资金额度的(2)使用期不超出三年的委托代理、服务协议等10、干部任免的文件材料(1)企业副总级行政领导(2)企业所属部门和分（子）企业责任人11、机组成立、撤并、名称更改、人员编制、启用印信、年检、变更等文件材料(1)企业一级的(2)企业所属部门和分（子）企业的12、质量管理体系文件材料(1)体系认证、审核认证证书等(2)质量体系内部文件13、年度计划任务责任书14、企业在调查研究工作中形成的文件材料(1)关键的综合结果、专题汇报、方案、总结(2)原始统计及通常性调查汇报15、企业财产、物资交接凭证16、经济纠纷、诉讼材料等(1)包含数额较大或案情比较复杂的(2)案情比较简单的17、奖励表彰、违纪处分、等级认证等文件材料18、企业组织机构沿革、年鉴、大事记19、企业xx的能反应关键职能活动的出版物、光盘等20、反应企业各项工作的各类信息、稿件21、同级单位和本企业之间协商工作产生的文件材料22、本部门制订行政、后勤等规章制度及岗位职责（三）经营管理1、企业对外投资的文件材料(1)协议、决议、出资证实等(2)被投资企业关键文件材料(3)被投资企业通常文件材料2、企业对外投资业务的方案、请示、批复3、企业对外投资业务的要求、方法4、企业对外投资广告协议等5、市场调研汇报、营销策划方案等6、房屋大修（50万元以上）的汇报、请示、批复7、经济纠纷、诉讼材料等(1)包含资金数额较大或案情比较复杂的(2)包含资金数额较少或案情比较简单的8、成立、注销、撤并分（子）企业的文件材料（四）财务会计1、相关财务审计工作的请示、汇报及批复2、年度各项审计汇报3、年度财务工作汇报（经济活动分析）4、相关财务工作的报表、统计资料等（不含财务年报）(1)综合或专题的、关键的(2)通常的5、财务工作规章制度及岗位职责（五）人力资源1、相关人力资源业务工作的请示、汇报及批复2、企业职员名册3、企业职员转调工作的行政、工资介绍信4、企业部门经理、职员主管职务聘用的文件材料5、干部、职员年度考评文件材料6、干部、劳动工资统计报表(1)年度、年度以上、专题、汇总的(2)半年、季度、月度的7、社会保险统计报表(1)年度、决算、汇总的(2)半年、季度、月度的8、人事劳动工资等规章制度及岗位职责（六）项目开发1、集团企业相关开发项目标会议纪要、要求等2、市场项目管理部和分（子）企业相关项目开发工作的请示、汇报及指示（批复）3、集团企业的建设计划文件4、市场项目管理部和分（子）企业工程例会会议纪要基建工程技术档案归档制度第四十五条基建工程技术档案是集团企业档案的主体。它真实统计和反应了开发建设项目以前期计划到完工验收、交付使用的全过程，是含有查考、利用价值的关键文件材料。基建工程技术档案包含基建文件、监理资料、施工资料及完工图四部分。第四十六条归档责任人集团企业基建工程技术档案是由多部门、分阶段形成的。依据基建工程技术档案形成的特点，归档工作由相关单位或部门分别负责：1、基建文件由集团企业基建办公室负责搜集、整理和归档；2、监理资料由监理单位设专员负责搜集、整理并移交集团企业档案室；3、施工资料由施工单位设专员负责汇总、编制并移交集团企业档案室；4、完工图由施工单位编制、立卷，集团企业基建办公室相关人员负责监督检验。5、以上第2、3、4部分工程技术档案由集团企业基建办公室责任人审查签字后移交档案室。第四十七条归档文件要求1、归档的基建工程技术文件必须符合北京市建委、规委联合公布的建筑工程资料管理规程（dbj01-51-XX）的要求。做到搜集齐全，资料真实、完整、有效，查对正确，签署完备并按规范整理、立卷，使用标准装具。2、工程技术文件应归档原件，因多个原因不能归档原件的，应在复印件上加盖原件存放单位公章，注明原件存放处，并有经办人签字及日期时间。计算机形成的工程技术文件应采取内容打印，手工署名的方法。3、凡采取施工蓝图改绘完工图的，应使用反差显著的蓝图，完工图图面应整齐清楚。4、工程技术文件的书写材料应有利于长久保留。5、归档份数：通常需要归档的工程技术文件，通常归档一份，关键的或使用频繁的文件材料可归档两份。第四十八条归档时间工程技术文件材料应在各阶段工作完成后三个月内整理立卷完成，向集团企业档案室移交。第四十九条立卷方法基建文件（分为工程准备文件和完工验收文件）按开发建设项目立卷；监理资料、施工资料及完工图等文件材料按该开发项目标施工项目立卷；档号按集团企业开发建设项目统一的名称代号编制；采取分阶段（小份）装订方法立卷。第五十条保管期限工程技术档案的保管期限全部为超长久。附：工程技术档案归档范围表a、基建文件（06为工程准备文件，78为完工验收文件）a0现实情况调查资料：现实情况图，施工场地情况，地上物，地下管线情况等；a1决议立项文件：项目提议书及批复、可行性研究汇报及批复、相关立项的会议纪要和领导指示、项目评定资料等；a2建设用地、征地、拆迁文件：城镇建设用地同意书、建设用地计划许可证（附件、附图）、国有土地使用证、拆迁许可证等；a3勘察、测绘、设计文件：工程（水文）地质勘察汇报、初步设计图及说明、施工图设计及说明、设计计算书、施工图审查通知书等；a4工程招投标及承包协议文件：勘察、设计、施工、监理招投标文件（工程招标书、投标文件、标底、评议结果、中标协议）、协议等；a5工程开工文件：年度施工任务同意文件、修改工程施工图通知书、建设工程计划许可证（附件、附图）、建筑工程施工许可证、工程质量监督手续等；a6商务文件：工程投资估算文件、工程设计概算、施工图预算、施工预算、工程结（决）算、交付使用固定资产清单等；a7工程完工验收及立案文件：建设工程完工验收立案表、工程完工验收汇报、由计划、环境保护等部门出具的认可文件或准许使用文件、建设工程计划验收合格文件等；a8其它文件：协议约定由建设单位采购的材料、构配件和设备的质量证实文件及进场报验文件、工程完工总结、工程开工前原貌、完工新貌照片、工程开工、施工、完工的录像资料等。b、监理资料（详见建筑工程资料管理规程（dbj01-51-XX）b1监理管理资料b2监理工作统计b3完工验收资料b4其它资料c、施工资料（详见建筑工程资料管理规程（dbj01-51-XX）c0工程管理和验收资料c1施工管理资料c2施工技术资料c3施工测量统计c4施工物资资料c5施工统计c6施工试验统计c7施工质量验收统计d、完工图会计档案管理制度第五十一条为了加强企业会计档案管理，依据会计档案管理方法和北京市会计档案管理方法实施细则，结合集团企业实际情况，特制订本制度。第五十二条会计档案是集团企业在开发建设经营活动中形成的会计核实专业材料，是连续、系统、综合地反应企业经济业务的关键历史统计，是明确经济责任、维护企业权益的关键凭据。第五十三条会计档案是企业档案的关键组成部分，由企业档案室实施集中统一管理。会计档案工作的主管领导为财务总监。第五十四条归档范围：1、会计凭证类：包含原始凭证、记账凭证、汇总凭证等；2、会计账簿类：包含总账、明细账、日志账等；3、财务汇报等：包含年（季）度财务汇报、会计报表等。实施电算化进行会计核实时，保留打印出的纸质会计档案。详见会计档案归档范围和保管期限表。第五十五条不归档范围：企业财务资产部经办的相关财务会计工作的方针、政策、制度、预算、计划、工作总结、汇报等文件材料，不属于会计档案范围。应依据文书档案管理方法办理。第五十六条每十二个月形成的会计档案由财务资产部兼职档案员负责依据归档要求，将会计凭证、账簿、报表分别整理立卷、装订成册，并设专柜妥善保管。第五十七条归档时间：当年形成的会计档案在会计年度终了后，可在财务审计部暂存一年；但应先向档案室移交当年会计档案案卷目录一份，待暂存期满后向档案室移交。案卷按类别-年度排列。第五十八条借阅会计档案应严格推行借阅登记手续。档案原件不能借出。本单位非财务人员查阅会计档案，需经财务总监同意；外单位人员需持正式介绍信，经集团企业总裁和财务总监同意，可提供查阅或复制。查阅者严禁在档案上勾划、拆封或抽换。第五十九条保管期满的会计档案需要销毁时，由档案室会同财务资产部共同判定，提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，并经集团企业总裁和财务总监签署意见，同意后方可销毁。第六十条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和包含其它未了事项的原始凭证，不得销毁，均应单独抽出立卷，由档案室保管至结清债权债务或未了事项完结时为止。对在建项目标会计档案，不得销毁。第六十一条档案室接收的会计档案标准上应保持原册的封装，对需要拆封重新整理的案卷应会同财务部门和经办人共同进行，分清责任，确保案卷质量。附：会计档案立卷方法会计档案是企业档案的关键组成部分。通常是按会计凭证、会计账簿、财务汇报三大类进行整理立卷的。会计档案含有专业性较强的特点，依据国家相关要求，会计档案的立卷工作由财务会计部门负担。(一)会计凭证的立卷方法按月立卷：按时间次序结合凭证数量的多少，分别组成一册或多册保管单位，一册为一卷。如有记账凭证号可不另外编写页号，所附原始凭证不编号。装订：装订之前应剔除金属物，装订必须包角；在包角处正面骑缝加盖财务专用章，后面加盖立卷人(装订人)的名章。正确填写凭证封面和凭证盒封面、背脊的各项内容。会计凭证的卷号(档号)由企业档案室进行编排，为不分年度的大流水号，至999号换号。卷号写在封皮右上角。(二)会计账簿的立卷方法按年度立卷：按账簿种类分开立卷，一本账簿为一卷。订本账要保持原来面貌，不要拆散，不用另编页号，将截止页号和使用情况在账薄使用统计表中说明。活页账应撤出空白账页，对有文字的页面(即有效页)按次序编页号，然后按原有的二孔用线绳装订成册。4每本账簿均应加贴封面、封底，能够使用文书档案的牛皮纸卷皮。订本账在原账簿前后加贴封面、封底即可；活页账应去掉塑料账夹后，用文书档案封面、封底装订。正确填写案卷封面、卷内目录和备考表各项内容。尤其注意按“三要素”标准写好案卷标题。即：作者时间文件名称案卷标题例：中油新兴2021年综合明细账(三)会计报表的立卷方法按年度立卷：年报和季报、月报因保管期限不一样应分别组卷；和会计报表同时形成的文字说明或财务分析，是会计报表的组成部分，应和报表合并立卷，排列在报表之前；集团企业财务报表和分（子）企业上报的财务报表，可按保管期限分别装订或合订成卷，装订时注意折叠整齐、三孔一线；每卷均需编写页号，正面写在右上角，后面写在左上角。能够用铅笔书写；每卷应加案卷封面、封底、卷内目录和备考表。其填写要求，同第(二)-条。声像档案管理方法第六十二条为规范和加强集团企业的声像档案管理，特制订本方法。第六十三条本方法所称声像档案是指集团企业各部门或个人在开发建设、经营、管理等活动中直接形成的含有保留价值的以录音、录像、光盘及磁性载体、照片等不一样材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史统计。第六十四条声像档案是集团企业档案的组成部分，必须由档案室实施集中统一管理。企业各部门应树立立刻搜集、定时移交、科学使用的意识。第六十五条搜集范围：1.党和国家领导人、上级领导及国际友人视察参观等；2.集团企业的关键会议、大型活动、外事活动及关键职能活动等；3.反应集团企业优异人物（部门）事迹、活动及集团企业荣获的奖杯、锦旗、奖状、证书、奖品等；4.集团企业关键领导的工作照、标准照；5.集团企业关键事件、事故等；6.集团企业职员日常文体娱乐活动；7.基建工程建设前期准备阶段：建设前的原貌（包含原建筑物、构筑物及周围的环境）；关键的搬迁、拆除、场地平整情况；建设工程奠基、开工仪式，工程项目标招投标活动及关键协议的签字仪式；工程设计模型等；8.工程建设施工阶段：建（构）筑物沉降、位移、倾斜、变形及防水、防腐处理；整体工程施工现场情况；隐蔽工程的施工安装及处理；结构、电气、消防、防雷及其它确保安全使用的工程设施；多个管线及设备安装工程；施工过程中新技术、新工艺、新材料的应用；关键的质量检验、安全检验、环境检验、验收活动（基础、地下、地上、主体工程）内容；9.工程建设完工阶段：工程完工、验收仪式；完工后建筑物内、外部不一样角度的关键局部、全景和夜景；反应工程获质量评审等级、颁奖活动及授予的奖杯、证书等内容。第六十六条搜集时间和方法1.因为声像载体的特殊性，声像档案资料应由形成部门在拍摄后由兼职档案员立刻整理并于一周内向档案室归档；如有特殊情况能够适宜延长归档时间；2.工程建设声像资料由市场项目管理部随时搜集，按工程建设的前期准备、施工、完工阶段（参见本方法第四条7、8、9要求）向档案室移交。3.档案室应随时搜集零碎的含有保留价值的声像资料。第六十七条搜集要求录音带、录像带、光盘、照片和文字说明要齐全、完整。归档的声像资料必须是原版、原件，特殊情况下可接收复制件。声像资料的内容要真实，原件和复制品要相符。光盘不得有划痕、裂痕和变形，不得带有病毒，不得有打不开的文件或不完整的文件，应使用质地良好的a级盘片。（一）照片档案1.内容真实、正确、完整，主体明确、影像清楚、画面完整、色彩纯正，未加修饰剪裁；2.使用数码相机拍摄，其影像不得进行后期加工。原始图像文件存放格式为无压缩的tiff格式。光学分辨率不得小于300万有效像素（不许可插值），影像尺寸大于3mb；3.数码照片档案的存放载体应为dvd文件盘。照片应以内容为单位，分别建立文件夹刻录制作。（二）录像档案1.专题要明确、内容连贯完整、图像清楚、镜头平稳。工程项目标录像资料应遵照施工次序，保持画面、图像的有机联络；2.要使用质地良好的录像带，带基不得有发霉、变形、掉磁及折损现象；3.应归档第一代素材录像带，和xx后成品带或光盘（dvd或以上素质的格式）；4.录像素材的统计格式为batecam或dvcam。素材带的存放载体能够是录像带，也能够是dvd视频盘；5.录像的dvd视频盘，应采取ibp祯，mpeg2的文件格式，码流小于，图像信号分辨率为720576。（三）录音档案1.录音带应声音清楚；2.录音档案的存放载体应为cd金盘，文件格式为wav，也能够是盒式录音磁带；3.录音磁带的带基不得有发霉、变形、掉磁及折损现象。第六十八条声像档案的整理由摄录人员按本方法第四、五、六条进行，档案室指导、监督。第六十九条声像档案分类、编号（一）照片档案编号方法：1.照片档案案卷号：照片档案目录号案卷次序号2.卷内照片张号：案卷号本卷流水号（二）录音档案编号方法：录音档案案卷目录号录音带次序号（三）录像档案编号方法：录像档案案卷目录号录像带次序号第七十条文字说明的编写1.文字说明基础内容包含事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等；2.编写文字说明的要求：(1)正确揭示声像材料的内容，概括其反应的全部信息，标注项目正确齐全；(2)照片按自然张(内容相近的亦能够若干张)编写文字说明。录音带、录像带按盒编写文字说明；(3)文字简练、语言通顺；(4)时间用8位阿拉伯数字表示，如。第七十一条案卷要求1.将内容含有相关联络的照片、录音、录像分别组成案卷；2.照片以自然张为单位填写卷内目录；3.录音、录像带以盒为单位填写案卷目录；4.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。第七十二条保管条件1.存放声像档案的库房或装具应做到防火、防盗、防光、防磁、防尘、防潮、防有害气体等；2.库房的温度应控制在14-24，相对湿度应控制在45%-60%。第七十三条录音、录像带、光盘应立放。第七十四条对室存声像档案应每二年检验一次,发觉问题要立刻进行处理。第七十五条对室存声像档案不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过判定，并取得相关部门同意，报经主管领导审批，登记造册。第七十六条做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。第七十七条编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。第七十八条严格遵守档案借阅制度。第七十九条借阅声像档案原版通常限在档案室内，如有特殊需要，经主管领导同意后，方可限期外借。外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。第八十条在不影响保密的前提下，可利用声像档案举行汇报会、展览会，xx综合性或专题性画册、资料片等，主动开发利用声像档案。实物档案归档制度第八十一条实物档案是指以多个材料为载体的能反应集团企业历史真实面貌、有保留和查考价值的特定物品。通常包含相关部门给表彰并颁发的多个锦旗、奖杯（牌）、奖状、证书、奖品；印信实物；在工作交往过程中对方馈赠的纪念品、通常实物资料等。第八十二条归档要求1、实物档案按件归档，按颁发年度、类型和保管期限编号登记，填写实物档案目录。2、各部门在取得实物后，应保留附随实物的文字材料、包装材料，正确记载所取得实物的时间、事由、赠予人、被赠予人等信息，保持实物的整齐并妥善保管。第八十三条实物档案材料的搜集、整理、移交工作由各部门兼职档案员负责。第八十四条归档时间各部门于第二年3月底前向集团档案室移交。设备档案归档制度第八十五条设备档案是指集团企业使用的价值二万元以上的办公设备、车辆设备、视听设备等自申请购置、使用至报废（或终止使用）期间形成的多个文件材料，具体包含：1.购置设备的申请、批复，设备技术材料、购置设备的谈判文件及订购协议或购货协议等；2.产品合格证、使用说明、装箱清单、设备目录图册、照片；3.设备安装调试统计、测试验收汇报等；4.设备运行统计；设备检验、保养、大小修统计；设备事故统计等；5.设备报废、转让及终止使用的审批、判定材料。第八十六条工程项目中的设备是该工程项目标组成部分，归入工程技术档案。第八十七条设备档案按台（套）立卷归档。随机文件材料应立刻清点，妥善保管，以确保归档文件材料的齐全完整。第八十八条归档时间随机文件材料自设备购置后30天内向集团企业档案室移交。维修、保养、年检文件按年度移交。第八十九条设备档案材料的搜集、整理工作由集团办公室兼职档案员（资料员）负责。第九十条设备档案保管期限通常为长久，于设备报废后满五年可销毁。外出开会人员带回材料归档制度第九十一条为了便于档案文件材料的集中管理，特对外出开会学习人员制订本要求。第九十二条集团企业领导、部门责任人及业务干部外出开会、学习、考察等带回的文件材料在传达会议精神、汇报工作后，均应主动、立刻送交集团企业办公室统一登记保留。第九十三条需要在本部门业务工作中继续使用的材料，应在交办公室登记后，办理借阅手续或复印后使用复印件。第九十四条档案室、兼职档案员（资料员）应立刻督促相关领导帮助做好此项工作，经常沟通情况，必需时请主管领导帮助做好此项工作。第九十五条外出开会带回的文件材料如有保留利用价值，按文书档案整理立卷，移交档案室保管。电子文件归档管理方法第九十六条为了加强对集团企业电子文件的归档管理，加速档案信息化建设，实现档案信息资源共享，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性，提升档案服务能力，特制订本方法。第九十七条本方法所称的电子文件，是指microsoftofficeword、excel、wps和其它文字处理软件所产生的文件。第九十八条电子文件搜集范围是指集团企业形成的、和应归档纸质档案相对应的、永久保留的电子文件。第九十九条档案室负责对电子文件的归档管理工作进行检验和指导。第一百条电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。第一百零一条电子文件和归档纸质文件的搜集工作于每十二个月四月同时进行。第一百零二条归档电子文件和归档纸质文件在公文格式和内容上应保持一致，电子文件名称必须和纸质文件题名一致。对归档的关键纸质文件初稿，如存在其对应的电子文件也应归档。第一百零三条归档纸质文件和归档电子文件应注意其对应关系，除“一对一”对应关系、“无对应”关系（比如会议统计等）以外，应注意“一对多”即一份纸质文件对应多份电子文件的对应关系。第一百零四条按纸质文件保管期限表对归档的电子文件进行分类、整理，确保电子文件的分类、立卷和对应的纸质归档文件保持一致。第一百零五条对照档案目录对归档电子文件进行编号。其标准格式为：全宗号目录号案卷号件号，即：001-01-0001-0001。第一百零六条归档电子文件的移交形式能够经过存放载体传输或经过电子文件传输系统从网上交接。第一百零七条经过存放载体进行交接的归档电子文件，移交和接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。第一百零八条归档电子文件应存放到符合保管要求的脱机载体上。归档保留的电子文件若加密，必须和解密软件和说明文件一同归档。第一百零九条其它类型电子文件的归档管理可参考本方法。