06OS-A027-00 变更控制标准操作规程(2013.11.22)

06OSA02700 8 / 8变更控制标准操作规程 06OSA02700变更控制标准操作规程文件类别：操作标准颁发部门：质量管理部责任部门：质量管理部（3）、研发部、销售部、物资供应部、市场部、销售管理部、电子商务部、生产制造部（5）、人力资源部、行政管理部制订人审核人批准人部门质量管理部质量管理部质量管理部姓名签名日期执行日期：_目的：建立变更控制标准操作规程，确保变更控制的规范化。依据：药品生产质量管理规范（2010年修订版）；变更控制管理规程；药品GMP指南。范围：适用于所有变更控制的申请、评估、审核、批准和实施。责任：质量管理部（包括质量控制科、质量保证科和质量风险控制科）、研发部、销售部、物资供应部、市场部、销售管理部、客服部、生产制造部（包括制剂车间、工艺技术部、原料药基地、工程部和库房）人力资源部、行政管理部对本规程的实施负责。正文： 1 变更控制流程图（、类变更控制共用）：1. 发起人：填写变更申请表2. 变更系统管理员：审核、编号和登记3. 专家组：评估变更影响并确定应采取的行动4. 专家组是否批准变更评估 否变更系统管理员：关闭变更是否需要研究性工作 否 是5.发起人：组织相关部门完成研究性工作6. 发起人：填写变更批准表并附支持性数据或者文件7. 专家组是否批准变更 否 是8. 变更系统管理员：变更实施和通知相关部门及客户并获得认可变更是否涉及注册 否 9. 注册专员：完成备案或注册批准 是10. 变更系统管理员：负责组织相关部门执行变更11. 质量管理部：评估变更实施后效果重新评估并做出处理意见是否接受 否12. 变更系统管理员：关闭变更 是2 变更控制的实施过程。2.1 第一步：填写变更申请表2.1.1 变更的申请由变更发生部门发起，确定变更事项，由变更发起人填写变更申请表。2.1.2 变更发起人填写完成变更申请表后，由变更发起部门的负责人进行初审，审核无误后由变更发起人将变更申请表交质量管理部变更系统管理员。2.1.3 变更事项及其对应的责任部门如下：1） 公司相关责任人、关键岗位人员、公司组织结构的变更申请由人力资源部负责；2） 文件的变更申请由质量管理部负责；3） 生产工艺、处方的变更申请由工艺技术部负责；4） 质量标准、检验方法、检验用仪器设备的变更申请由质量管理部负责；5） 物料供应商的变更申请由物资供应部负责；6） 共用系统（包括厂房、设施等）、生产用设备的变更申请由工程部负责；7） 计算机系统的变更申请由行政管理部负责；8） 包装材料设计、内容、包装形式的变更申请由市场部、质量管理部共同负责；9） 委托加工、受托加工和委托检验的变更申请由质量管理部负责；10） 涉及多部门内容的变更：由质量管理部主要负责，其他相关部门辅助完成。2.2 第二步：变更申请表的审核、编号和登记2.2.1 质量管理部变更系统管理员在接到变更申请表的后，立即对申请表的基本内容进行审核，查阅相关信息确认其是否为变更，避免出现重复变更；同时审核申请表的填写是否齐全、内容是否准确。2.2.2 质量管理部变更系统管理员审核确认为变更和填写无误后，变更系统管理员第一时间按变更控制管理规程的要求编制变更控制编号，并填写在变更申请表上，并将变更申请表上的基本信息登记在变更登记台账里，然后将变更申请表转交至质量风险控制科主管。2.3 第三步：评估变更影响并确定应采取的行动2.3.1 质量风险控制科主管接到变更申请表后，根据变更的具体内容组织专家组，专家组成员主要包括：变更发起部门负责人、受影响的各部门负责人、质量管理部负责人、质量受权人和工艺技术人员等。2.3.2 确认专家组后，对变更事项进行评估，评估变更所产生的可能影响，并确定应采取的行动。2.3.3 专家组评估的内容至少应包括：1） 变更通常评估下列方面的内容：A 对产品质量的影响：a 质量标准；b 检验方法及方法验证；c 稳定性研究；d 生物等效研究；e 小规模和（或）试验批生产；f 工艺验证；g 杂质概况；h 其他。B 对法规的影响：a 是否影响注册；b 是否需要GMP认证。C 对环境（EHS）的影响。D 对其他系统的影响：a 标签和包装；b 计算机系统；c 培训系统；d 文件系统；e 质量协议；f 通用工程系统；g 物料管理；h 其他。2） 变更对产品质量、法规、环境管理体系及其他系统的影响，及其采取行动的主要措施，如改变原辅料、与药品直接接触的包装材料、生产工艺、主要生产设备以及其它影响药品质量的主要因素时，还应当对变更实施后最初至少三个批次的药品质量进行评估。3） 如果变更可能影响药品的有效期，则质量评估还应当包括对变更实施后生产的药品进行稳定性考察。4） 根据评估结果制定变更的行动计划。2.4 第四步：专家组是否批准变更评估2.4.1 专家组根据评估变更影响的结果，确认不批准变更评估，专家组成员签署意见后将变更申请表交质量管理部变更系统管理员，关闭变更；2.4.2 专家组根据评估变更影响的结果，确认批准变更评估，同时需要进行研究性工作的，专家组成员签署意见后将变更申请表转交变更发起人，按本文第五步继续执行；2.4.3 专家组根据评估变更影响的结果，确认批准变更评估，但不需要进行研究性工作的，专家组成员签署意见后将变更申请表转交变更发起人，按本文第六步继续执行。2.5 第五步：变更发起人组织相关部门完成研究性工作。变更发起人根据批准的变更申请表的意见和结果，组织相关部门对变更进行相关的研究性工作。典型的准备和研究工作包括如下内容：2.5.1 对变更前、后产品进行研究，证明变更后产品的重要理化性质和指标是否与变更前一致；2.5.2 工艺验证研究；2.5.3 进行变更后产品的加速稳定性试验研究，包括与变更前的产品稳定性作出比较；2.5.4 进行变更后产品的长期稳定性考察；2.5.5 制订新的管理制度；2.5.6 修订现有管理制度；2.5.7 对员工进行培训；2.5.8 变更的备案和批准等。2.6 第六步：变更发起人附支持性数据或者文件2.6.1 变更研究性工作完成的，将其研究性工作的数据和文件作为变更的支持性文件，由变更发起人填写变更批准表；2.6.2 确认不需要进行研究性工作的，由变更发起人直接提供与变更有关的支持性数据和文件，并填写变更批准表。2.7 第七步：专家组是否批准变更2.7.1 在专家组评估、审核，同时已经完成相关研究性工作，并且已经提供相关支持性数据和文件后，专家组给出审核批准意见，对无异议的变更进行批准。对有异议的变更进行综合评估，必要时再次召开评估、审核会议，最终由专家组作出是否批准的结论，不批准的变更由质量管理部变更管理员归档，同时将不批准的意见反馈给变更发起部门或发起人，关闭变更。2.7.2 经专家组审核并批准的变更，将批准的变更批准表转交质量管理部变更系统管理员。2.8 第八步：变更实施和通知相关部门及客户并获得认可2.8.1 质量管理部变更系统管理员接到批准的变更批准表后，立即通知变更发起人或变更发起部门可以实施变更。2.8.2 变更发起人或变更发起部门根据批准的意见第一时间开始实施变更。2.8.3 变更实施完成后，首先由变更实施部门负责人进行实施结果的审核。2.8.4 变更实施部门负责人审核完成后，由质量管理部变更系统管理员将变更实施的内容和结果告知相关部门或客户，并确认其认可的结果。2.8.5 在变更实施过程中，如遇到变更失败，可考虑终止变更，由变更发起部门提出撤销变更申请，填写变更撤销申请表，由质量管理部经理对撤销变更申请的内容和评估结果进行审核，最终批准是否同意撤销变更申请。2.9 第九步：注册专员完成备案和注册批准2.9.1 专家组确认不需要进行备案或注册的，按本文第十步继续执行；2.9.2 专家组确认需要进行备案或注册的，由质量管理部下属的质量风险控制科进行变更的备案或注册准备工作，并将准备好的资料交注册专员，由其完成变更的备案或注册工作。2.10 第十步：变更系统管理员负责组织相关部门执行变更1） 不需要进行备案或注册的变更和已经备案或注册批准的变更，由质量管理部变更系统管理员通知变更发起人或变更发起部门，立即执行变更；2） 涉及多部门的变更，应同时组织相关部门立即开始执行变更；3） 变更执行过程中，变更系统管理员负责跟踪执行变更需采取行动的结果，并将其结果填写在变更执行追踪表中。2.11 第十一步：评估变更实施后的效果2.11.1 变更行动计划执行完毕后，由质量管理部经理评价变更是否达到可接受标准，以及对产品质量或质量管理体系产生的影响，并对变更实施的结果进行评价，签署姓名和日期。评估的主要内容如下：1） 是否严格按照已批准的变更行动计划和时限的要求实施变更；2） 变更行动实施的整个过程是否一直属于受控状态；3） 所有和产品直接接触的设备或部件，在进行变更后是否都进行了彻底清洗；4） 新采购的和产品直接接触的设备或部件在用于生产前是否进行彻底清洗；5） 改变原辅料、与药品直接接触的包装材料、生产工艺、主要生产设备等可能影响产品质量的变更，应评估是否需要实施确认或验证、额外的检验、稳定性考察、注册的影响等；6） 对产品质量有重大影响的变更，并且变更实施后要对最初至少三个批次的药品进行评估。如果变更可能影响药品的有效期，则质量评估还应包括对变更实施后生产的药品进行稳定性考察；7） 任何用以支持变更实施的草案、文件都是否得到相关部门的批准；8） 任何由变更涉及的事项，必须隔离直至变更关闭时才可放行；9） 确保与变更相关的文件均已修订等。2.12 第十二步：变更系统管理员：关闭变更2.12.1 变更行动实施的结果未达到可接受标准的，应由质量管理部和专家组重新进行评估，并提出处理意见。2.12.2 变更行动实施的效果达到可接受标准的，将变更执行追踪表和相关资料交质量管理部变更系统管理员进行归档，关闭变更。2.12.3 变更申请表、变更批准表、变更执行追踪表和相关资料的原件由质量管理部变更系统管理员存档和保管，变更申请部门保留复印件。2.12.4 变更实施记录及报告应永久保存。3 变更回顾。3.1 回顾部门及人员：3.1.1 回顾部门：由质量管理部下属的质量风险控制科负责；3.1.2 回顾人员：变更系统管理员。3.2 回顾的基本要求：每年度对变更的有效性、可操作性和规程执行的符合性进行回顾。3.3 回顾方式：采用年度质量系统回顾的方式进行。3.4 回顾的主要内容：3.4.1 年度变更的完成情况，主要包含变更申请的批准情况、变更的实施情况、变更的执行情况等；3.4.2 统计年度变更周期内因为变更所产生的偏差或OOS；3.4.3 统计归纳年度变更周期内变更产生的根本原因（分类进行）；3.4.4 起草年度变更回顾结果的总结。3.5 回顾总结的审核：由质量风险控制科主管对回顾的结果进行审核，并确认变更的改进措施和签署意见。3.6 回顾总结和改进措施的批准：由质量管理部经理负责批准年度变更回顾总结和改进措施的批准，并签署意见。4 相关文件：序号文件名称文件编号01变更控制管理规程06MS-A01102变更申请表06RE-A02103变更撤销申请表06RE-A04204变更批准表06RE-A04305变更执行追踪表06RE-A06变更登记台账06RE-A0445 变更履历表：序号变更申请编号变更时间执行时间变更申请人备 注