销售协议归档

销售协议归档 篇一：销售部档案管理制度销售部档案管理制度为规范销售档案管理工作，使档案管理工作规范化、标准化、系统化尤其制订以下管理措施：一、档案归档范围1、销售协议（1）预定书（认购书）原件；（2）买卖协议原件；（3）换、退房申请；（4）房型修改申请；（5）其它协议之补充协议。2、用户资料档案（1）来访用户名目包含用户姓名、联络方法、需求，及了解到的用户的家庭情况及其它尤其事项。（2）签约用户档案基础资料：姓名、联络电话、已购房型、付款情况、家庭情况等； 办理按揭及房屋产权证所需用户提供的资料；其它用户提交之资料。3、内部管理档案（1）销售部内部管理档案：各项管理制度、成文发放的管理文件（2）销售管理档案各日、周、月统计表及报表；早晚会会议统计。4、内部往来文件（1）发往各部门间的日常函件；（2）收到企业各部门的往来文件。5、企业对外宣传资料（1）各类企业制作的楼书、提袋、宣传品样本；（2）电视宣传资料：多种宣传用VCD、录音带、录像带；（3）户外灯箱、路牌的样稿；（4）各类宣传活动的录影带及照片。6、房地产相关信息（1）房地产相关法律、法规、政策、资料；（2）各楼盘楼书；（3）房地产相关信息剪报；（4）各项目对外宣传广告剪报。7、对外协议合约（1）户外宣传制作协议复印件；（2）媒体制作协议；（3）其它和销售部相关的协议合约。二、归档及保管要求1、严格按归档范围对档案进行归档整理；2、档案资料分类应清楚、全方面；3、档案接收时要认真清点、验收，并办理交接手续后入档；4、档案必需使用专用资料柜、资料盒；5、应建立清楚、明了的检索工具便于检索。三、档案的借阅档案的借阅应有严格的借阅制度，必需填写借阅记录表方能借阅。档案借阅措施按以下制度实施：1、本部门档案仅限本部门职员借阅；外部门借阅需出示借条，附双方责任人许可签字；2、本部门职员借阅，借期不超出两天。如因需要延长借期，须出示借条并附部门负责人签字；3、查阅、借还档案全部必需在管理员处办理登记手续方能借阅和离开；4、按期归还，爱惜所借档案资料，逾期不还或有损坏、遗失，按相关要求进行处理，造成重大损失者当追究责任。四、档案的保管1、档案接收时要认真清点，验收份数、张数、规格必需符合要求，办理交接手续后方可入档；2、各类档案材料，应按管理规范要求分类、编目、立卷，放入档案盒或档案夹内上柜保管；3、档案存放必需使用专用资料柜，排柜方法要省时、醒目，便于查找；4、每十二个月年底要对档案库存保管情况进行一次清理，查对以保管单位为基础，做到账物相符，对破损或载体变质情况要立即采取有效方法补救。五、档案的剔除和销毁1、在整理档案的过程中，对档案材料要仔细甄别，对无保留价值的资料立即剔除。必须时列出剔除资料目录提交部门经理指示；2、每十二个月年底对保管期满的档案列出目录写出专题汇报提交领导，经部门指示后销毁。篇二：浅谈企业经营管理中协议档案工作的主要性龙源期刊网浅谈企业经营管理中协议档案工作的主要性 李莹商业文化2021年第05期现在，油田企业的协议管理工作存在着很多问题，在一定程度上影响了企业之间的关系，一样对市场秩序和社会秩序的稳定造成了伤害。本文关键简述协议档案管理中存在的问题，并提出对应的整改方法，以此确保油田协议档案管理的有效性和公平性。协议档案关键是将协议推行全过程和情况的全部文字资料进行记载，伴随市场经济的扩大，世界经济一体化及企业规模的不停扩大，使协议的地位日趋显著，在经济社会的活动地位日渐主要。采取科学规范的协议档案管理，可有效的保障法人和单位的正当权益，需要管理人员和领导重视协议档案管理的主要性。一、协议档案建立的必须性外部原因的影响是起建立协议档案的关键原因。伴随国家经济的快速发展，世界大环境的改变，市场竞争力日趋剧烈，这些全部对企业发展造成很大影响，所以，企业管理者也需要顺应社会发展的趋势，尊重客观规律增强法制法律观念，同时主动参与国际平台，汲取她人优点，增强本身协议风险化解能力，提升企业关键竞争力。而企业为维护自己的利益，在生产经营中签署大量协议协议，大量协议文本需要保留，势必会产生协议档案，所以，企业需要建立完善科学的协议档案管理制度。其次，企业任何一部分的经济活动，全部需要经过协议进行记载和规范，当企业中出现任何一个问题，全部需要经过协议档案进行处理和处理。所以，企业内部假如保持平稳运行、连续发展，必需建立协议档案措施。二、油田企业协议档案管理存在的问题（一）难以搜集协议档案资料协议档案管理工作中，难以搜集协议档案已经在油田企业中屡见不鲜。在法人单位看来，不一样职能部门，所确定和承接的协议有所不一样。在起草、审核、审批和推行协议时，需要经过一系列复杂步骤。而且协议要想实效，需要经过全部责任方共同负担责任，签字后才能生效。含有步骤复杂，周期长等特点。在搜集协议档案时，会存在中途流失的现象。因此，在搜集协议档案时，不利于开展部门工作搜集协议情况。（二）企业对协议档案管理缺乏重视在一些油田企业中，因为缺乏专业协议人员配置，加之对于协议管理存在认识偏差，就连协议管理人员全部对协议档案管理缺乏基础认识，领导者对于协议管理方面愈加轻视，未将协议档案管理纳入部门职责和个人岗位职责，甚至连最起码协议管理制度全部没有，也并没有监督和检验协议档案归档情况，造成协议原件丢失，给企业带来了无须要的经济损失，管理人员在收篇三：协议档案管理制度文件编号：QzhBJMH 11 09 08协议档案管理制度第一章 目 的第一条 为更加好地管理企业各类档案资料，明确档案管理部门的职责和工作步骤，理清档案流转过程中的工作手续，要求档案管理中的人员权限和调档权限；同时规范企业职员在工作档案的制作、成形、保留、转档、调用等方面的工作行为，协调档案管理中的问题和矛盾；深入培养企业职员的工作统计和建档管档意识，特签订本管理制度。第二章 适用范围第二条 适用企业全部档案管理和职员。第三章 档案管理基础要求第三条 档案分类和内容：（一）技术档案：包含产品类、项目类、设备类和资料、工具类，产品类下分：产品企业标准、图纸、软件（电子版）、计算书、用户使用说明书及实物等别，别下分子目，为详细的档案资料（以下相同）；项目类下分：工程项目基础资料、项目投标文件、工程协议协议、图纸、设备（自产、外协及购进）、设计资料软件（电子版）、安装进度资料、用户使用说明书、售后服务资料等别，下设子目；设备类下分：生产设备、交通设备、设计及办公设备（计算机、工控机及其它辅助设备）等别，别下子目；资料、工具类下分：图书工具书、专门资料、产品介绍书、专用工具软件等别，别下子目。全部类、别、子目分成三级管理目录，以L、B、ZM为代码。（二）销售部档案：包含销售协议、用户资料、职员指标进度、回款进度、详细业务专门档案、职员效率手册、工作联络、汇报和考评统计等类，每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。其中：按片区划分和按职员划分组成销售部档案的横向体系，按年度划分组成纵向体系；用户资料按片区分，必需具有企业基础资料、人物基础信息、业务基础信息、开发业务进度等要素；详细业务专门档案是由业务技术档案、商务档案和售后服务档案组成的一体化过程性档案，由相关部门转存，档案保管人（销售内勤）分类添加而成的累积性档案；地域办事处以销售档案为主，按企业档案管理制度建立档案体系，受销售部和企业档案管理员双重管理。（三）行政档案包含：各类收发文件、商务函件（传真、邮件、电子邮件）、会议统计、商务洽谈统计、各类意向书、法律文书、行政合作协议协议文件、企业大事记、网站公布的各类信息、职员效率手册等类，每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。（四）人事档案包含：职员个人档案、个人历史档案和缴费档案、劳动协议、职员培训档案、企业招录解聘统计等类，每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。（五）财务档案包含：各类财务报表、固定资产财务档案、统计档案、各类投资档案和其它等类，每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。（六）企业电子档案和机密档案是企业特殊档案，纳入档案管理，但必需实施特殊政策。电子档案是全部相关文件和程序的电子版，由机房支持工程师负责拷贝制作成光盘保留，光盘按原档案的归属类别编码，并注明成档日期和版本号，加密档案注明密级，加上密码；机密档案是全部加密档案的总称，由企业各级含有涉密权限的保管人员掌握，采取特殊编码方法和代码制作目录。第四条 档案的编制和要求（一）档案编制方法：档案要素包含档案的类别、年限、属性、密级和正文（如无法确定属性要素的，由管理人员列入其它类档案区分管理，如有特殊保管要求的鲜活品，性质不稳定的化学品等），根据类、别、子目、成档日期、识别数编码；同时，档案转入时，管理员有权要求成档人员确定档案现实状况。档案入库，管理员应进行识别并列入目录。（二）档案制作时，要求工作人员具有良好的档案意识和编订技能，如有特殊情况，应和档案管理人员联络要求指导；纸质载体要求采取规范的纸笔和书写、印刷方法，如不规范应立即补救（易褪色的字迹和传真件等加以复印固定并随原件附）或更换；电子版本要经解码、阅读后可入库。（三）如编制机密档案，应识别密级和机要部分的属性，以确定妥善的保管方法；机密档案在取得的同时应注明相关作者和涉密人员的姓名，和有权使用人员的名单、岗位和权限。（四）在部门或职员考评时，如需调阅相关档案，必需事先联络并取得授权。（五）档案目录是档案查找的索引和工具，目录由标题、编码、页码、密级和保留年限组成，置于档案首页，方便查找。第五条 档案的密级：（一）企业机密档案分成三级：秘密、机密和绝密，编码分别由1、2、3代表，不加密为0，解密后在原密级后加0。经授权的职员可使用秘密级档案；经总经理授权后的职员可调用机密级档案；绝密级档案由总经理亲自使用或和授权人员一起使用，总经理不在场时须报总经理同意并进行实时监控。（二）经企业解密后的档案，纳入通常档案管理。第六条 档案存放编号和管理交接标准（一）技术档案编码为 MH-DA-JS-XX-XX-XXXX-XXXX-X注： 类 别 日期识别码 密级（二）销售部档案编码为MH-DA-XS-XX-XX-XXXX-XXX-X（三）行政档案编码为MH-DA-XZ-XX-XX-XXXX-XXX-X（四）人事档案编码为MH-DA-RL-XX-XX-XXXX-XXX-X（五）财务档案编码为MH-DA-CW-XX-XX-XXXX-XXX-X（六）电子档案的编码和同内容的相关档案一致，如需另立，则按相同方法编码，第一个识别码为符号C。（七）档案根据年度建立，每十二个月度为一卷，统一的年度编码在卷首标明，并在档案封面上注明。（八）档案管理，关键在于统一管理方法，建立健全管理制度，严格遵守要求的方法和调阅路径。凡交接档案，要求：先交验档案目录；再抽样验收档案总量的50%，各类百分比相当，查验有否短缺、伪造、标注不明等；再抽取30%的档案作为流动样本，验收是否符合工作步骤（查流转统计或模拟流转）。档案接转时，双方应约定最终签字交接的时间，通常为五个工作日（供接收方查对和交接方介绍的时间）。第七条 档案的存、撤、销、并、分要求和步骤：（一）档案封存，由管理员接收时确定封存档案的价值和属性，进而编码、编目，纳入档案库；（二）档案撤销，由管理员向相关部门联络并取得撤档指示，在目录上标注撤档时间，记入撤档子目，封存六个月后自动销毁；（三）档案销毁，由管理员立案后，按时销毁，销毁时有两人以上在场实时监控；（四）档案合并，由管理员依据档案的相关性和同类性进行合并，合并后在原目录和档案库里注明合并后的档案编码、类别、子目及案卷；（五）档案分立，依据档案的不一样属性和互异性分立，分立后在原目录和档案库里注明分立后的档案编码、类别、子目及案卷。第四章 档案管理实务第八条 档案封存是档案管理员独立完成的基础工作，包含：编订和存放，编订时，固定档案的全部属性，目录、编码、加密全部按要求实施，同时做好档案的装订工作；存放时，依据档案存放的不一样地点、柜组做好标识，并登记入册，经简便、明确和易于查收为标准，同时可建立相关的总目录和查找索引。第九条 档案被其它人员借用或调阅后，管理员应立即索取并按原路径归档，除按要求统计使用情况外，还应对档案的完整性、真实性作检验，并按事实统计。第十条 如档案不符合封存要求或借用前后有异，管理员应陈说理由并查明原因，立即提出要求或采取工作方法，以确保档案完整、安全。第十一条 档案查找，由管理员依据查找人的要求完成，同时立即将查找结果转达；如需要其它服务，可在查找后将查找内容复印，将原件归档，留复印件作查询用。