《数据表操作》PPT课件.ppt

1,第二章数据表操作,2.1Access2003数据库概述2.2表结构设计2.3记录操作2.4数据的导出与导入2.5数据表的复制、改名与删除,了解Access2003的7种对象；掌握字段的类型属性和常规属性；掌握创建表的两种方法；掌握设定表之间的关系；掌握记录的追加、编辑和删除、筛选和排序；了解数据表的使用与编辑。,第二章教学目的,3,2.1Access2003数据库概述,2.1.1Access2003的特点（略）2.1.2安装Access2003（略）2.1.3Access2003数据库的对象2.1.4开始使用Access2003,4,2.1.3Access2003数据库的对象,数据库对象以.mdb为文件扩展名保存在磁盘上数据库对象包含7个对象：表、查询、窗体、页、报表、模块、宏,5,2.1.4开始使用Access2003,1.启动Access：“开始”“所有程序”MicrosoftOffice,6,2.1.4开始使用Access2003,2.新建数据库,例2-1创建“研究生管理”数据库,7,2.2表结构设计,数据表是Access数据库中惟一存储数据的对象一行数据称为一条记录，一列数据称为一个字段。,8,2.2表结构设计,2.2.1字段属性2.2.2表的其它创建方式2.2.3主键与表间关系2.2.4建立索引,9,2.2.1字段属性,1、类型属性:指定字段的数据类型2、常规属性：用于对已指定数据类型的字段作进一步的说明，如字段大小等3、查阅属性：用于改变数据输入的方式，如将字段的显示由文本框改为列表框或组合框,指定字段的数据类型,Access2003中的数据类型有10种。,文本文本或文本与数字类型的结合，以及不需要计算的数字。默认50个字符，最多可用255个字符。备注长文本类型或文本与数字类型的组合，最多可用65535个字符。数字用于数学计算中的数值数据，1、2、4或8个字节日期/时间日期/时间数值的设定范围为1009999年，8个字节货币用于数学计算的货币数值与数值数据，包含小数点后14位。整数位最多有15位。8个字节,自动编号每当一条新记录加入到数据表时，Access都会指定一个唯一的连续数值或随机数值表，其增量为1。自动编号字段不能够更新。4个字节是/否“是”和“否”值。1位OLE对象链接或内嵌于Access数据表中的对象，可以是Excel电子表、Word文档、图形、声音或其他二进制数据。最多可用1G字节，受限于所用的磁盘空间。超级链接保存超级链接的字段。超级链接可以是某个文件的路径或URL。查询向导（同查阅属性，见2.3.1节）,12,例2-2通过设计器创建“导师”表,定义字段名称、选择字段类型,1、指定字段的数据类型,13,2、字段的常规属性,字段大小格式输入掩码标题默认值有效性规则有效性文本必填字段允许空字符串索引输入法模式,14,2、字段的常规属性,字段大小字段占用多大的存储空间，可以是文本长度或数值范围。Access2003中，无论汉字、字母还是数字均用两个字节表示，称一个字符日期型、货币型、是/否型、OLE对象占用固定长度的空间数字型可进一步指定字段的取值范围及是否有小数（见P21表2.3）,例2-3设置“导师”表中相关字段的“字段大小”,15,格式数字和货币类型，可设置常规数字、货币、欧元、固定、标准、百分比、科学计数，其中“固定”指小数位数不变。日期/时间字段，可设置常规、长、中、短等格式是/否字段，可设置取值形式。,例2-4设置“博导”字段的“格式”,2、字段的常规属性,16,输入掩码强制实现某种输入格式，方便数据输入,例2-5添加“代码”字段，设输入掩码形式为347-78954-962,2、字段的常规属性,自定义输入掩码符号,练习题：P50实验题（9）,题目：假设学院为每个研究生分配了一个长度固定的E-mail地址，地址中包括3个字符的用户名和8个字符的邮件服务器名(不包括“”、“.”)。请按_._格式创建一个掩码，以方便输入诸如abc形式的地址。分析：用户名和服务器名由字母或数字组成，定义掩码时使用符号A(注意要大写)，“”与“.”是固定不变的，是原义字符，需要做在该字符前加上“”符号。,19,标题数据表视图或控件中显示字段时所用的标题。用于在字段名意义不明确时再设置一个标题默认值用于设置字段默认填充的值有效性规则用于限定该字段的有效取值范围即:域完整性或用户自定义完整性有效性文本当违反有效性规则时弹出的提示文字,2、字段的常规属性,20,例2-6设置“年龄”字段的“有效性规则”与“有效性文本”,“性别”字段必须填写为“男”或“女”，如何设置？,21,必填字段该属性默认为“否”如果设为“是”，则不允许出现空值允许空字符串该字段类型为文本该属性默认为“是”，可以是空值如果设为“否”，则不允许出现空值索引询问是否要以该字段为关键字创建索引，见2.2.4,2、字段的常规属性,22,2.2.2表的其它创建方式,1.使用向导创建表,单击“重命名字段”按钮可以修改字段名,23,2.2.2表的其它创建方式,2.通过输入数据创建表,显然还需要在表结构设计视图中修改字段名,24,2.2.3主键与表间关系,“研究生管理”数据库将包含4个表：系、导师、研究生和研究方向“系”表与“导师”表是1:M关系“导师”表与“研究生”表也是1:M关系除“研究方向”表以外，其余3个表应建立相应的主键或外键,25,2.2.3主键与表间关系,创建“系”、“研究生”和“研究方向”表,26,2.2.3主键与表间关系,1.定义主键惟一标识记录，不能为空，也不能重复,27,2.2.3主键与表间关系,2.建立表间关系表间关系由公共属性实现，即“一”表的主键在“多”表中作为外键“系”表与“导师”表是1:M关系，即：“导师”表的外键是“系编号”，参照表是“系”表“导师”表与“研究生”表是1:M关系，即：“研究生”表的外键是“导师编号”，参照表是“导师”表,28,2.2.3主键与表间关系,例2-9建立“导师”表和“研究生”表间的1:M关系,29,2.2.3主键与表间关系,建立“导师”表和“研究生”表间1:M关系的说明：如果待建关系的两个表未设置主键，则两个表的关系只能是“未定”在“编辑关系”的对话框中选择“实施参照完整性”、“级联更新相关字段”和“级联删除相关记录”的含义外键的数据类型应该与参照表主键的类型一致如果两个表在建立关系前已有记录，则一旦“研究生”表的“导师编号”字段(外键)出现“导师”表(参照表)中没有的值，Access将拒绝建立表间关系,30,2.2.3主键与表间关系,再建立“系”表和“导师”表间的1:M关系3.删除表间关系：在“关系”窗口中单击要删除的关系连线(线变粗)，然后按Del键,31,2.2.4建立索引,索引就像是书中的索引一样，要查找一个词语，可以在索引表中直接找到这个词语所在的页码，从而直接找到它所在的位置，非常方便。索引有助于Access快速查找和排序记录,索引方法：无：字段不索引。有（有重复）：索引、允许重复值。有（无重复）：索引、不允许重复值。,32,2.2.4建立索引,1.建立索引,例2-10为“导师”表的“姓名”字段建立一个数据可以重复的索引。,33,2.2.4建立索引,说明：每个字段的索引属性默认值为“无”如果将一个字段指定为主键，系统将自动为其建立一个无重复值的索引，且该索引一定是主索引如果有多个索引，可将其中的一个设置为主索引，记录将按主索引的升序或降序显示对于备注、超级链接、OLE对象等数据类型的字段是不能设置索引的可建立包含若干个字段的组合索引，例如“性别年龄”索引,34,2.2.4建立索引,2.建立组合索引例2-11为“导师”表创建“性别年龄”组合索引（1）在表结构设计视图中单击工具栏上的“索引”按钮,分别选择“性别”、“年龄”，以及排序次序,35,2.2.4建立索引,3.组合索引的效果,性别“升序”+年龄“降序”,注：撤销表间关系，去掉主关键字,1、字段属性设置类型属性（10）、常规属性、查阅属性2、表之间关系的建立建立表间的关系，要先设置主键，在关系窗口进一步操作3、索引的建立索引分有重复和无重复两种，组合索引以及索引的查看,2.2表结构设计总结,举例总结表结构设计,用表设计器的方式创建研究生数据库和导师表。,步骤：1打开ACCESS2新建数据库，注意路径的选择，文件的命名，P16例2-13选择表，双击表设计器，输入各字段的名称，选择其数据类型。P20例2-24设置各字段的字段大小。P21例2-35设置性别的默认值为“男”。6年龄的有效性规则为=40and=65,有效性文本为：“年龄必须在40岁到65岁之间！”7姓名字段设置为必填字段。,38,2.3记录操作,在数据表视图中进行对记录的操作进入数据表视图：双击表对象,记录选择器,记录导航按钮,39,2.3记录操作,2.3.1追加记录2.3.2记录的选定与记录指针的移动2.3.3编辑记录数据2.3.4数据表的格式化2.3.5子数据表编辑2.3.6记录的筛选与排序2.3.7记录的打印输出,40,2.3.1追加记录,1.追加新记录(最后一行添加)单击记录选择器上标有“*”的记录(最后一条)单击导航按钮上的按钮单击工具栏上的“新记录”按钮执行“插入”/“新记录”菜单命令追加新记录时要注意遵守数据的实体完整性、参照完整性和域完整性规则。,举例：在哪体现完整性规则？,41,2.3.1追加记录,2.用下拉列表框给字段赋值例2-12,1,2,42,2.3.1追加记录,例2-13设置用组合框为“导师”表提供性别数据,单引号和分号均为英文符号,43,2.3.1追加记录,3.向OLE对象类型的字段输入数据例2-14为“导师”表首记录的“照片”字段插入图片(1),(2)“插入”/“对象”命令,44,2.3.1追加记录,“导师”表首记录的“照片”字段已插入图片,双击,系统可运行“画图”、“MicrosoftPhotoEditor”或“Windows图片和传真浏览器”等应用程序打开插入的图片。,45,2.3.2记录的选定与记录指针的移动,1.选定记录选定一条记录：单击记录选择器。选定连续的记录：在记录选择器上拖曳鼠标,注意：按住Shift键单击记录选择器的作用,46,2.3.2记录的选定与记录指针的移动,2.移动记录指针,当前记录的记录选择器呈现为,上一条记录,第一条记录,下一条记录,最后一条记录,在原有记录最后插入新记录,回车，该数字对应的记录即成为当前记录,47,2.3.3编辑记录数据,1.编辑与删除记录(在数据表视图中操作)插入点移到某单元格即可编辑或删除数据，移动插入点前按Esc键可取消更改选定记录后如下操作可删除记录(有确认对话框)按Del键单击工具栏上的“删除记录”按钮快捷菜单的“删除记录”命令“编辑”/“删除记录”命令,48,任何记录的主键字段值不能删除、剪切，其值不能重复。外键值不能更新成“一对多”关系中“一”表的主键不存在的值在建立“一对多”关系的“编辑关系”框中选择了“级联更新相关字段”，当“一”表的主键字段更新时，“多”表的外键字段将自动更新。选择了“级联删除相关记录”，当“一”表的记录删除时，“多”表的相关记录也将自动删除。,2.3.3编辑记录数据,被编辑、删除的数据和记录必须满足实体完整性、参照完整性和域完整性。,49,2.3.3编辑记录数据,2.查找数据(在数据表视图中操作)“编辑”/“查找”命令单击工具栏上的“查找”按钮,例如：表中有值534、345、34、3434，现查找34,“字段任何部分”:5个“整个字段”:1个“字段开头”:3个,50,2.3.3编辑记录数据,3.替换数据(在数据表视图中操作)“编辑”/“替换”命令,51,2.3.3编辑记录数据,4.复制和粘贴数据(在数据表视图中操作)（1）选定单元格或连续区域的数据(鼠标指针应是空心十字)（2）“编辑”/“复制”命令，或单击“复制”按钮（3）目的单元格中：“编辑”/“粘贴”命令，或单击“粘贴”按钮,对数据的移动操作需使用“剪切”，但选定的单元格(区域)不能“剪切”。,52,2.3.4数据表的格式化,同Excel的相关操作：设定列宽、行高设置数据表格式设置字体列的隐藏、取消隐藏冻结列重命名列(修改字段的名字),53,2.3.5子数据表编辑,两个表建立“一对多”关系后，打开“一”表(主表)，则“多”表数据显示为子表。子表的公共字段不显示。,可展开子表,可折叠子表,执行“格式”“子数据表”子菜单下的相关命令，可全部展开或折叠子表、删除展开/折叠标记。,54,2.3.6记录的筛选与排序,1.记录的筛选选定筛选内容执行快捷菜单下的相关命令,55,2.3.6记录的筛选与排序,按窗体筛选一次输入多个筛选条件进行筛选,应用筛选,56,2.3.6记录的筛选与排序,筛选连续分布的数值(给出筛选范围),筛选操作可以叠加,57,2.3.6记录的筛选与排序,2.记录的排序插入点置于需排序的字段中执行以下任一操作工具栏上的“升序排序”、“降序排序”按钮“记录”/“排序”子菜单或快捷菜单中的相关命令级联排序(按“性别”和“年龄”升序排序),58,2.3.7记录的打印输出,单击工具栏上的“打印”按钮设定输出内容和格式：“文件”/“打印”,59,2.4数据的导出与导入,2.4.1数据的导出2.4.2数据的导入2.4.3数据的链入,60,2.4.1数据的导出,导出为Excel工作表“文件”/”导出”快捷菜单,61,2.4.1数据的导出,导出为HTML文档,导出为文本文件,62,2.4.2数据的导入,或执行“文件”/“获取外部数据”/“导入”,63,2.4.2数据的导入,说明：数据可导入成一个新表，也可以追加到一个已存在的表中。如果是追加，则两个表的结构要相同或兼容，且新数据进入后不得违反各类完整性约束。通常对导入形成的新表还需修改字段的类型、长度等。,64,2.4.3数据的链入,或执行“文件”/“获取外部数据”/“链接表”,65,2.4.3数据的链入,导入与链接的表在图标上的区别,导入的表,链接的表,仅仅是一个链接对象，数据保存在Excel工作簿中,1、导入的表和原来的数据源已无联系，互不影响。2、链入的表仅仅是一个链接对象，数据保存在Excel工作簿中，看到的效果就是同时发生变化。,66,2.5数据表的复制、改名与删除,1.数据表的复制Ctrl+鼠标移动生成数据表的副本右击表对象“复制”，右击窗口空白处“粘贴”,数据表可复制或移动到另一数据库中,67,2.5数据表的复制、改名与删除,2.数据表的改名常用方法：右击表对象“重命名”改名不影响已建立的表间关系3.删除数据表常用方法：选定数据表按Del键如果待删表与其他表建立了表间关系，系统将提示用户先删除表间关系,68,总结,Access2003数据库概述数据库的对象：数据库、表、查询、窗体、报表、页、模块、宏表结构设计字段属性：各类型的特点和大小、各常规属性的设置主键与表间关系：级联更新和级联删除索引的作用、类型记录操作追加、定位、编辑、删除、查找、替换、复制数据表的格式化、子数据表编辑记录的筛选、排序数据的导出与导入数据的导入与链入数据表的复制、改名与删除,作业：P49习题,1.使用表设计器定义表中字段时，不是必须设置的内容是()A）字段名称B）数据类型C）说明D）字段属性2.在数据表视图下向表中输入数据，在未输入数值之前，系统自动提供的数值字段的属性是_。,默认值,1.下列属于Access对象的是（）A)文件B)数据C)记录D)查询2.Access数据库中，为了保持表之间的关系，要求在子表中添加记录时，如果主表没有与之相关的记录，则不能从子表中添加记录。为此，需要定义的关系是（）A)输入掩码B)有效性规则C)默认值D)参照完整性3.在Access中建立的数据库文件的扩展名是_。4.向数据表中输入数据时，若要求所输入字符必须为字母，则应该输入的输入掩码是_。,.mdb,L,1.在数据表中，对指定字段查找匹配项，按下图“查找和替换”对话框中的设置，查找的结果是（）A)定位简历字段中包含了字符串“组织能力强”的记录B)定位简历字段仅为“组织能力强”的记录C)显示符合查询内容的第一条记录D)显示符合查询内容的所有记录,B,1.“教学管理数据库”中有学生表、课程表和选课表，为了有效的反映这三张表之间的联系，在创建数据库时应设置（）A)默认值B)有效性规则C)索引D)表之间关系2.Access数据库中，为了保持表之间的关系，要求在主表中修改相关记录时，子表相关记录随之更改，为此需要定义参照完整性关系的（）A)级联更新相关字段B)级联删除相关字段C)级联修改相关字段D)级联插入相关字段,1.如果输入掩码设置为“L”，则在输入数据时，该位置上可以接受的合法输入是（）A)必须输入字母或数字B)可以输入字母、数字或空格C)必须输入字母AZD)任意符号2.定义字段默认值的含义是（）A)不得使该字段为空B)不允许字段的值超出某个范围C)在未输入数据之前系统自动提供的数值D)系统自动把小写字母转换为大写字母,