江阴市村居民委员会创建市合格档案室参考资料

江阴市村、居民委员会创立市合格档案室参照资料江阴市档案局监督指引科三月编 制 说 明为进一步贯彻执行档案法和江苏省档案管理条例，将我市村、居（如下略）民委员会档案管理纳入规范化的轨道，增进档案工作更好地为农业、农村和农民服务。江阴市档案局根据档案业务建设规范，结合我市农村建设的实际，编制了江阴市村、居民委员创立市合格档案室参照资料，供参照。一、本资料在业务方面仅编制了文书档案、会计档案、照相档案的整顿措施。科技档案因有科技档案管理基本知识授课提纲可供参照；特殊载体档案中的其她类目前在村级中存在很少，故也未编入。如需理解指引，可与市档案局监督指引科联系。二、为主便档案人员掌握业务，简化档案整顿措施，本资料将村级档案的保管期限只划为“长期”和“短期”两种。此前已建成江阴市合格档案室的村，此后立卷归档可参照现行措施掌握。三、本参照资料中所用的多种卷皮、目录、标签、表式等，均由江阴市档案局提供。本资料中存有局限性处，恳请人们提出修正意见。目 录1、江阴市村、居民委员会创立江阴市合格档案室基本规定12、档案室职责23、档案员职责24、归档制度35、档案运用制度46、档案保密制度47、库房管理制度58、文献材料归档范畴及保管期限表（试行）69、档案分类方案1110、文书档案整顿措施1211、会计档案整顿措施1712、照片档案整顿措施2113、档案工作台帐23江阴市村、居民委员会创立江阴市合格档案室的基本规定为贯彻全国农业和农村档案工作会议精神，切实加强村、居民委员会创立合格档案室工作的力度。各村、居委会要继续按1994年3月14日江阴市档案局下发的有关新建合格档案室的告知的原则执行，为便于宣传、掌握，现将江阴市合格档案室的基本规定归纳为有“六个一”，即有：1、一种人员：负责管理档案的专（兼）职人员。2、一套制度：文献材料的立卷归档和档案的收集、整顿、鉴定、记录、保管、运用等制度。3、一种库房：专门寄存档案的场合。4、一组柜子：二套以上铁（木）质档案柜。5、一套台帐：各类档案案卷目录，记录台帐，运用登记和移送登记簿等。6、统一管理：按文书、科技、会计、特殊载体档案等分类整顿、归档，并符合质量规定，实行集中统一管理。档案室职责1、宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、法规和方针、政策。2、集中统一管理村委的所有档案。3、维护和保证村委档案的完整与安全。4、开展档案编研工作，编制档案检索工具，积极热情积极为村委工作和村民提供服务。5、负责对村委各部门和村属单位的档案工作进行监督指引。6、对需要移送的档案，按照有关规定向指定的档案馆（室）移送。档案员职责1、认真学习、宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、法规和方针、政策。2、认真制定并严格执行档案工作的各项规章制度。3、学习，掌握档案管理的基本业务知识和技能。4、及时做好应归档材料的收集、整顿工作和档案的接受、移送、整顿、保管、记录等工作，保证档案完整与安全。5、积极开展档案开展工作，积极热情地提供档案为村领导、村民服务，并做好运用登记工作。6、及时、精确地向村委会和上级档案管理部门报告工作状况，提供档案运用典型事例。7、在工作调动时，认真办理档案移送手续。归档制度一、文献材料归档范畴见P4文献材料归档范畴及保管期限表二、归档时间：1、文书档案：应在次年六月底前归档。2、会计档案：在会计年度终了后，由本村财务部门保管一年至二年后向档案室移送。3、照片、录音带、录像带等应随时归档三、归档规定：1、归档的文献材料力求齐全、完整、精确地反映各项活动真实面貌和历史过程。2、归档的文献材料力求笔迹端正，线条清晰，图样清晰，签订完备。3、本村产生的文献材料必须是原件归档。4、各类文献材料归档一式一份，比较重要的和运用频繁的文献材料要合适增长份数。5、但凡归档的文献材料、案卷要列出清单，交接双方在清单上签字，存档备查。6、归档的文献材料应按照档案形式的特点和规律，加以系统整顿。档案运用制度1、凡本村人员因工作需要均可运用本室档案，外村人员须经分管领导批准方可运用档案。2、凡运用档案，限在档案室内查阅；需外借者，必须经分管领导批准，借阅时间不得超过一星期。3、复制档案须经档案员或有关领导批准。4、运用者不得在卷内文献材料上涂改、划杠、污损、撕页或擅自拆卷，一经发现视情节轻重予以处分。5、档案室人员要热爱本职工作。钻研业务，熟悉档案，积极积极地开发，提供档案信息资源。档案保密制度1、保守机密是关系到党和国家的一件大事，做好保密工作是每一种公民的职责。2、保密工作要贯彻避免为主的原则，要提高警惕，杜绝多种泄密、窃密现象。3、凡波及到本村各类筹划（长远规划），各类需要保密的会议，有关经济问题的调查，重大事故调查状况以及不适宜公开的检举揭发信，职工处分材料等属保密内容。4、档案室工作人员严格执行保密条例，未经领导批准，不得擅自向外单位提供档案、情报、资料。5、档案工作人员不在公共场合谈论保密文献的内容。6、对违背保密规定，泄露秘密的要酌情予以行政处分或依法追究刑事责任。库房管理制度1、非档案室人员未经许可不得进入库房。2、库内严禁带入火种和易燃易爆物品。3、库内保持整洁，严禁将虫蛀材料带入库房。4、定期检查七防（防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物和污染物）措施，如有问题及时解决，并报有关领导。文献材料归档范畴及保管期限（试行）一、文书档案（1）本村党员大会、支部（总支、党委）会议文献、记录；干部任免、奖惩报告及上级批复、决定；党组织记录年报；接受、调出党员组织关系简介信、存根、预备党员转正告知；党组织建设、党员教育管理工作文献。 长期（2）共青团团员文献、团支部（总支、团委）会议文献、记录；团组织建设、干部任免、奖惩报告及上级批复、决定；发展、调动团员的告知、组织关系简介信、存根；共青团教育、宣传工作文献材料；团组织记录年报等。长期（3）本村妇女代表会议文献、记录；妇女工作表扬材料，妇女权益申诉、调查解决材料，妇女卫生普查材料等。长期（4）本村民兵组织建设、训练工作材料；征兵工作文献等长期（5）本村精神文明建设活动材料。 长期2、村民委员会工作（1）本村村民大会、村委会等会议材料。 长期（2）本村发展规划、年度工作筹划、总结、报告、大事记、反映本村重要活动的剪报等。 长期（3）本村干部在上级会议上的交流、发言材料。长期（4）本村内部机构设立、撤并、改名、印章启用的报告及上级批复、决定、告知。 长期（5）本村制定的村规民约、章程、规定、制度等。长期（6）上级和本村表扬的本村劳动模范、五好家庭等先进材料。长期（7）本村民事、经济纠纷调解解决合同书、裁定书、判决书。长期（8）本村优抚救灾、扶贫帮困工作规定及实行材料。长期（9）本村有关筹划生育工作的筹划、总结、措施、宣教材料、登记表，独生子女、照顾生育二胎的申请、批复及违背计生条例的调查解决材料。 长期（10）本村有关环保、卫生工作的规划、筹划、专项报告、总结、考核材料以及卫生专项治理工作材料。 长期（11）本村财产登记表、登记表、普查资料及权属证明文献材料。 长期（12）集体资产管理的规章制度、实行细则；集体资产营运方案和投资筹划；资产运作机构的预决算方案和收益分派方案。长期（13）本村有关各业生产经营的规划、规定、年度筹划、总结、记录年报。 长期（14）本村与公司、农户、有关单位、个人签定的承包、租赁、投资、联营合同（合同）、公证书等材料。 长期（15）本村专业户，典型户状况调查材料。 长期（16）本村有关村办公司改革、转制方案、公司资产评估文献。 长期（17）本村财务管理材料，涉及：本村财务管理制度、规定、措施。 长期本村及村办公司审计工作材料。长期本村干部、职工收益分派方案材料。长期本村波及农民承当的规定、措施及实行状况的材料。长期本村农业税征收汇总表、粮食筹划征购报表、社会灾情减免登记表。 长期本村村民养老保险、医疗保险、村民福利、五保户工作的规定、措施及实行材料。 长期（18）本村建设规划、方案、报告、批复等文献。 长期（19）本村土地征用、租用、调拨的报告、批复、合同、合同、征土工安排、农转非等文献。 长期（20）本村村民建房申请及批准材料。 长期（21）本村有关宅基地丈量登记登记、登记表。 长期（22）本村向上级所作的一般性或上级未批量的请示、申请报告。 短期（23）本村选举市、镇人民代表候选人名单、选民登记表。短期（24）本村的多种季度、月度记录报表。 短期（25）一般的人民来信来访材料。 短期（26）上级印发的政策性、法规性文献。 短期（27）本村有关农植物、花果、林、桑栽培技术文献、原始记录、总结。 长期（28）本村有关植物保护、病虫害防治技术文献、原始记录、总结。长期（29）本村有关水产养殖、家禽家畜饲养技术文献及原始记录、总结、登记表。 长期（30）农机管理、农田水利建设规划、方案、报批文献、工程设计、施工文献及图表。长期二、会计档案1、会计凭证类短期2、会计帐薄类（1）钞票和银行日记帐长期（2）总帐及多种明细帐短期3、财务报告类（1）会计年报表长期（2）月、季报表短期4、其他类（1）会计移送清册短期（2）会计档案保管清册长期（3）会计档案销毁清册长期注：波及外事和对私改造的会计凭证、帐簿长期三、照片档案1、本村党支部活动、村委换届选举、社员代表大会等会议照片。长期2、本村历年来获得的各类荣誉证书、奖状、奖杯、奖旗等拍摄的照片。 长期3、上级领导来村视察、检查工作形成的照片。长期4、本村同有关单位举办会谈、签约等照片。长期5、本村重大的验收、评比、评审活动过程中形成的照片。长期6、本村有关重大工程建设、村容村貌等照片。长期档案分类方案一、分类阐明村民委员会是农村基层群众性自治组织，根据其工作性质、特点，档案分类参照机关档案业务建设规范实行。文书档案：按年度问题分类科技档案：按性质分类会计档案：按核算单位年度形式分类特殊载体档案：按载体形式年度内容分类二、档案分类表一 级 类 目二 级 类 目文书档案(按年度问题分类)科技档案基建档案设备档案会计档案会计凭证会计账簿会计报告其 她 类特殊载体档案照 片录 音 带录 像 带光 盘文书档案整顿措施一、组卷（一）组卷的一般规定按文献的自然形式规律，保持文献的历史联系，以问题为主，兼顾时间、名称、作者等特性，将其中具有共同特性和联系密切的文献材料组合在一起。同步考虑文献的不同价值和数量，便于保管和运用。（二）组卷措施1、村级初次建档时，对一九九九年（含一九九九年度）前形成的文献材料，采用问题一一年度分类后，内容相近的文献材料可以跨年度组卷。2、对一九九九年后来形成的文献材料，采用年度问题分类后，应将反映同一件事或同一种问题的文献材料构成案卷。3、对于跨年度材料作如下解决：（1）一项工作跨两年以上形成的文献材料放在结束一年立卷。（2）跨年度的规划放在针对的第一年立卷。（3）跨年度总结、记录年报放在针对的最后一年立卷。（4）筹划同总结写在一起的文献。如文献的中心内容是总结应放在总结的针对年；如中心内容是筹划，则应放入筹划的针对年度立卷。（5）跨年度的请示与批复，应一起放在批复的一年，无批复的放在请示的年度内。（6）跨年度的表扬文献应放在表扬的针对年。二、编目1、卷内文献排列：一般按文献的重要限度或形成时间先后顺序排列，犹如一问题的批复和请示（报告），则批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。2、卷内文献的编号：装订的案卷应当统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角编写页号，空白页不编号。每一卷的第一页为“1”号。3、卷内文献目录的编制：卷 内 文 件 目 录顺序号责任者文号题 名日期页号备注ABCDEFGA、顺序号：即件号。以卷内文献排列先后顺序用阿拉伯数字流水编号，最后一种数字代表卷内文献的总件数。中间不能重、漏。正件与附件，印本与定稿，因系同一文献，故编一种号。B、文号：指文献制发机关的发文字号，应当原文号按照实抄录，代字、年度、顺序号都不能省略，如“镇委（1998）20号”。C、责任者：指文献的制发机关或签名者。填写时可以使用规范化简称，如“中国共产党镇委员会”，可简称为“镇党委”。“村民委员会”则填写“村委”，不能填写“本村”。D、题名：即文献的标题，一般应当照实抄录。E、日期：指成文时间，填写时间一律用阿拉伯数字，年、月、日用“ ”代之。上下两份文献属同一年的，则第一份写清年、月、日，第二份则可省略年份，只填写月、日。F、页号：指卷内文献所在页的编号。填写每份文献的首页号，最后一份文献不管是一页还是多页必须填写起止页号。如“25-70”。G、备注：没有特殊状况一般不填。4、备考表的编制备考表亦称考证表，用以登记卷内文献的基本状况，监督和保护文献，其项目如图：本卷状况阐明：A立卷人：B检查人：C立卷时间：DA、重要填写卷内文献缺损、修改、补充、移出、销毁及其他需要解释阐明的状况，无状况阐明的，不必填写。B、由责任立卷人签名或盖章。C、由案卷质量审核者签名或盖章，以示负责。D、用阿拉伯数字填写完毕立卷的日期。5、案卷封面的填写AA、填写“镇村村民委员会”。B、不填C、填写案卷题名。“自 年 月至 年 月”填写卷文献目录中最早的日期和最晚的日期。“期限”填写“长期”或“短期”“本卷共 件 页”中，“件”不填，“页”填写本卷总页数。“归档号”不填。BC自 年 月至 年 月期限本卷共 件 页归档号6、案卷题名的拟写（1）用历史唯物主义的观点精确提示卷内文献的内容、年份。（2）文字要简要扼要，言简意赅。一般不超过五十字为宜（3）构造要完整。案卷题名的基本构造一般是责任者问题文种（告知、报告、决定）。（4）注意遣词用语，对的使用标点符号。在标题中，可合适运用“有关”“有关”“对”等介词连接，题名末尾均不用句号。7、案卷的装订（1）措施：装订文献，应取齐左侧与下缘，用三孔一线装订，结打在背后。两孔间距为8cm。（2）装订前必须做好如下工作：A、卷内文献材料要去掉金属物。B、破损、窄幅文献要托裱、贴边。C、超长超宽的文献要折叠。8、案卷排列与编号（1）分不同的保管期限，不分年度流水编号，即：同一保管期限内年代与年代相连，每一保管期限的第一本案卷均为“1”号。跨年度案卷归入止年进行排列。（2）在同一期限同一年内，按“党群工作”，“村委工作”顺序排列。9、案卷目录的编制案 卷 目 录案卷号题 名年度页数期限备注档案室编档案馆编ABCDEFGA、填写案卷顺序号，每卷一种号。B、不填。C、填写案卷标题。D、填写案卷所属年度，年度要填写完整。跨年度的案卷统一填写止年。E、填写案卷总页数。F、填写该案卷的保管期限。G、不填。10、案卷标签的填写、粘贴A、填写“村委”。B、不填。C、填写案卷所属年度。D、填写案卷排列后的顺序号。（1）文书档案标签一律使用如下格式：单位A全宗B年代C卷号D（2）长期、短期二种不同期限的案卷，分别使用蓝、黑二种不同颜色的标签。（3）标签在离卷脊底边3.5公分处往上粘贴。会计档案整顿措施一、会计材料整顿各单位形成的会计材料，由会计人员按照归档规定，负责整顿立卷，编目装订成册。按照会计制度统一规定，年终在办理决算后，会计凭证、帐簿和财务报告等会计材料应一律归档，统一保管。1、会计凭证要装订、包角。会计应将凭证编号，封面上的内容填写齐全，盖上相应的图章，并在包角处盖上骑缝章。2、固定的会计帐簿保持原状，活页记帐簿要用会计档案卷皮装订，每一册帐簿的内页都要逐个编号，封面上要填写好帐簿名称，帐簿名称前要加上帐簿所属的年度，年度的表达用中文数字，如：一九年钞票日记帐。3、会计报表组卷，应编写页号，填好卷内目录、备考表，用文书档案卷皮装订，标题的写法与会计帐簿相似。如一九年财务报表。二、会计档案案卷的排列、编目凡移送进档案室的会计档案案卷，档案员必须填好标签，贴在案卷的背脊上，编制好案卷目录，然后有序地寄存到档案箱柜中，具体做法如下：（一）案卷的排列、编号1、会计档案案卷按会计核算单位分别排列，会计核算单位之间的案卷不混。2、各单位会计档案按照会计凭证类、会计帐簿类、会计报告类、其她类分别排列、编号。3、案卷排列、编号措施：（1）会计凭证：采用小流水或大流水排列编号法，任选一种。A小流水排列编号法：即每年的凭证从第1册至最后1册顺序排列，每年一种段落。B大流水排列编号法：即从凭证最早年度的第1册开始，持续顺延排列，直至该单位的所有凭证所有排列结束，年与年之间的案卷号相连，中间无断号。（2）会计帐簿类、会计报告类、其她类不分保管期限，全都采用大流水排列编号法。每年的帐簿排列的规律相似，如总帐、日记帐、分类帐（二）标签1、会计档案全用蓝色标签。2、会计凭证采用梯形标签，其他类采用条形标签，格式如下：会计凭证标签类 别年 度目录号案卷号期 限会计帐簿、财务报告、其她类标签全宗号目录号案卷号年 度保管期限3、标签的填写措施：凭证标签：（1）类别：不填。（2）年度：填写案卷所在的年度。（3）目录号：不填。（4）案卷号：填写案卷的编号。（5）期限：填写应保管的期限。会计帐簿、会计报告、其她类标签：（1）全宗号：不填。（2）目录号、案卷号、年度与凭证标签填写措施相似。（3）保管期限：即期限，与凭证相似。注意：标签中的数字全用阿拉伯数。（三）标签的粘贴措施1、凭证标签：从包角的底边向上粘贴。2、其她标签：在离卷脊底边20MM处向上粘贴。（四）编制案卷目录1、会计档案案卷目录（格式见会计档案案卷目录）分核算单位按类别编制案卷目录。会 计 档 案 案 卷 目 录案卷顺序号案 卷 题 名起止日期卷内张数附件张数凭证号保管期限备注档案室编档案馆编起讫2、以案卷为单位顺序编制案卷目录，案卷小流水编号的每年另起一页，大流水编号的持续填写，不另起页。其格式见会计档案案卷目录。3、各栏目填写规定：（1）案卷顺序号：填写案卷的编号，即标签上的案卷号，案卷号填写在“档案室编”栏内。（2）案卷题名：填写案卷的标题（名称），标题中突出年或年、月，年、月用中文数字表达，如一九年月记帐凭证，一九年银行日记帐。上下格相似的时间，下格可以用省略写法。（3）起止日期：填写卷内文献的最早和最晚日期。（4）卷内张数：填写卷内文献的张数，凭证类填写凭证的张数（不涉及附件）。（5）附件张数：指凭证的附件，其他类不必填写。如果凭证封面上没有记录附件的张数，则此栏不填。（6）凭证起讫号码：指本卷凭证的起号和讫号。（7）保管期限：填写本案卷应保管的期限。（8）备注：需注明的其她事项，一般不填。注：以上波及到数字的，除案卷题名中年度用中文数字外，其他一律用阿拉伯数。（五）案卷目录的整顿装订1、每个核算单位的会计档案案卷目录单独装订成一册，装订时每一种类后都要留上若干空页，以备逐年登记。案卷目录取案卷目录夹或卷皮包装。2、为便于使用，建议在每一类的首页用批示标签标注类别。照片档案的整顿措施一、组卷：按照片所揭示的内容或专项组卷1、照片与底片同存一卷，用江阴市档案局专门设计制作的照相档案册寄存，满一册为一卷。2、同一册内照片准时间顺序排列。3、照片粘贴于指定的位置上，底片装在与照片相相应的底片袋内。二、填写照片文字阐明1、文字阐明的编写规定（1）文字简洁，语言通顺。（2）用阿拉伯数字表达时间。年、月、日间隔用“.”表达。例如：1998年5月1日写作1998.5.1。2、文字阐明的内容及填写措施（1）编号：即照片的排列号，每册照片从“1”开始流水编号，每张照片一种号。（2）照相者：照片拍摄单位或拍摄人。（3）时间：照相时间。（4）地点（背景）：照相地点或对揭示照片主题具有一定作用的背景。（5）内容：照片所反映的重要内容。（6）人物：照片上重要人物的姓名、身份。照片上要指出的重要人物有多种时，必须指明每个人物的具体位置。三、编页号：照片档案编页号的位置，正面在右上角，背面在左上角。每册从第一张照片的所在页开始，用阿拉伯数字从“1”起，顺序编号。四、填写卷内目录：以一组或一张照片为单位填写。（1）编号：指照片的编号。如以一组填写时，用破折号连接，如“15”。（2）内容：按照片文字阐明部分的“内容”抄写；以组为单位填写时，要重新概括内容。（3）页号：填写照片所在的页号。（4）备注：一般状况不填。五、拟写案卷标题按照卷内照片所反映的内容拟写好标题。如“村委会议照片”，“村委历年来获得的各类荣誉照片”。标题填写于照相档案册首封面的隔面。六、编制卷内备考表备考表在照相档案册的底页，编制备考表的措施与文书档案相似。七、编制案卷目录照相档案单独编制案卷目录，案卷目录格式及填写措施、规定与文书档案相似。八、标签照相档案使用的标签格式、颜色、填写措施和粘贴位置都与文书档案相似。档案工作台帐村档案室除了应建立各类档案案卷目录外，必须建立如下工作台帐：一、档案移送（接受）登记簿档 案 移 交 (接 收) 登 记 表序号移送(接受)日期案卷或文献题名案卷或文献日期数量(卷或份)移送部门移送人接受人监交人备注阐明：“在案卷或文献题名”栏内，以案卷移送的要填写案卷题名，以文献移送的要填写文献名称。二、档案运用登记簿档 案 利 用 登 记 表 年序号日期运用者案卷形式目 的归还日期签 字备注部门姓名所属年代期限 卷号阐明：“形式”分为二种，一种为查阅，一种为借阅。三、档案工作记录台帐记录台帐的内容涉及历年案卷数量记录，档案工作机构、人员状况记录，档案库房、设备状况记录，档案资料运用状况记录。（一）记录规定：1、所有记录项目以年为单位进行记录，每年年终前填写一次。数据或内容与上年相似的可照上年的抄一遍。2、记录栏目内的所有数字一律用阿拉伯数，不能打“”。（二）记录格式及其填法1、历年案卷数量记录历 年 来 案 卷 统 计 表年份永久卷长期卷短期卷合计备注卷数合计卷数合计卷数合计卷数合计历年案卷数量记录分综合记录和分类记录，综合记录要在分类记录的基本上进行，使用的表式相似。（1）分类记录：分别建立文书档案、会计档案、科技档案等历年案卷数量记录，在历年来案卷登记表的前面加上括号，括号内分别填上各类档案的名称。如：（文书档案）历年来案卷登记表。（2）综合记录：在表头前加上括号，括号内填上档案室。将各类档案的数量在相应年份相应栏目内合并。如：（档案室）历年来案卷数量登记表。（3）填写阐明：a、年份：填写案卷所在的年度。b、当年长期、短期卷数分别填入“长期卷”、“短期卷”的“卷数”栏内，当年总卷数填入“合计”中的“小计”栏内。c、合计等于当年数与上年合计之和。2、档案机构、人员基本状况记录（格式见档案机构、人员基本状况登记表）档案库房、设备状况登记表年 份库 房 设 备档案部门备 注库房实用面积档案柜(顶)档案箱复 印 机 晒 图 机 照 相 机 去 湿 机 空 调缝 纫 机计 算 机木 架扫 描 仪录 像 机收 录 机电 视 机吸 尘 器光盘刻录机办公室用房面积阅览室面积木 质铁 质木 质 铁 质 (m2)(台)(套)(台)(台)(架)(台)(台)(台)(台)(顶)(台)(台)(台)(台)(台)(台)(m2)(m2)档案机构、人员基本状况登记表年 份档 案 机 构专 职 档 案 人 员档 案 网 络 人 员 数名 称隶 属 关 系分 管 领 导档 案 室 负 责 人总 计年 龄既有文化从事档案工作档案专业档案干部兼 职 人 员程 度年限(合计)人 数三十五岁如下三十六岁至五十岁五十岁以上大学含大专高中及中专初中及初中如下三 年 以 下四年至九年十 年 以 上大学 本科 专修班中 专训 练 班馆 员助 理 馆 员管 理 员（1）第1栏填写记录年度，第2栏填写档案室名称，第3栏填写档案室分管部门，第4栏填写单位分管领导人姓名，第5栏填写档案室负责人姓名。（2）第6栏“总计”=7+8+9栏=10+11+12栏=13+14+15栏。（3）第1617栏是指有档案专业学历的人数，18栏是指参与档案专业培训人数。（4）第1921栏“档案干部专业职务”是指有档案专业职务的人员，其他职务不填。（5）第22栏“兼职人员”是指非专职档案员，村档案人员一般都是兼职人员。3、档案库房、设备状况记录（格式见档案库房、设备状况登记表）4、档案资料运用状况记录档 案 资 料 利 用 情 况 统 计 表年 份查 阅借 阅复制(张)编印分发检索工具参照资料备注人次卷次人次卷次复印晒图期数字数种册种字数（1）查阅：运用者在阅档室查阅，查完即还的称查阅。1人查阅为1人次，1人查1卷为1卷次，查2卷为2卷次（2）借阅：运用者借案卷到自己办公室去查阅称借阅。（3）复制：指从档案中复制。其他栏目暂不填写。