xxx资料管理交底制度

xxx项目部资料管理交底制度1、职责项目总监：是资料管理第一责任人，全面负责资料管理工作，督促监理人员及时完善资料并负责检查、指导资料员及时收集整理。专业组长：每月检查一次专业监理的资料收集及归档情况。其他监理人员：对本专业应签审资料的及时、真实、完整和准确性负责。资料员：负责及时收集整理并收发资料，负责项目部日常文件的管理工作。详见公司资料员管理办法（SDZXB/G157-2014）。2、保管2.1、监理文件、施工准备阶段及竣工验收文件和施工综合文件由项目部资料员保管，并按照附表一监理项目资料文档整编方法及存放规则分类编号、整编、存放，便于查阅，同时按类填写文件登记表，如其他监理人员需要查阅，可办理借阅手续，阅完及时归还。2.2、施工过程技术文件由各专业监理工程师保管，并分类存放，同时按类填写文件登记表，以便查阅，每季度将文件归至资料员处。3、归档范围和保存期限项目部资料归档(包括业主、档案馆、公司)要求，详见附件一：监理资料归档范围和保存期限。4、传递程序4.1、外部文件传递程序（与业主、施工方往来的文件）施工单位项目部资料员总监项目部资料员建设单位4.2、内部文件传递程序项目部资料员总监专监（监理员）5、签审程序5.1、需总监签审资料相关单位项目部资料员总监5.2、不需要总监签审资料相关单位项目部资料员专监（监理员）总监6、时限6.1、原则上当天送达资料（一般性）及时签返。6.2、重要资料不超过三天（从送达之日起计）签返。6.3 对逾期未签返情况，资料员应负责跟踪，并报告总监。7、分工工程监理中长期以上保存资料及工程监理过程控制资料的人员职责分工，详见附件二：监理人员资料管理职责分工。8、要求1）、项目部进入现场后，在开工前进行资料管理交底，以利于过程中贯彻和执行。2）、资料管理交底由总监理工程师主持，项目部人员参加，后续进场人员进行补交。3）、项目部建立资料管理台账。4）、因人员离职或调动，其所承担专业监理的资料签字，必须在离开项目部之前完善各种应该签字的资料，否则总监不予以办理离职或调动手续，同时填写好工作交接记录。5）、工程竣工后由资料员协助总监按公司、部门资料管理制度的相关要求，做资料移交，办理相关移交手续。6）、其他相要求。附件一：监理项目资料文档整编方法及存放规则一级二级三级四级文档备注01项目启动与综合信息管理设计文件和施工图台账公司、项目部设备台帐顾客提供产品台帐项目收发文登记薄项目监理人员的动态管理(人员台帐)项目文件清单项目部内部学习考试记录项目记录清单项目启动及策划施工单位方案报审资料施工组织设计及审批专项施工方案及审批资质管理文件分包单位资质材料供货单位资质材料试验单位资质材料项目规章制度监理策划文件监理规划、安全监理规划监理实施细则旁站监理方案见证取样和试验计划监理交底书监理工作台帐质量安全承诺书02合同及商务签入合同及商务文件其他预算管理文件往来商务函件含合同争议、违约报告及处理意见03项目实施外来资料参考资料业主提供文件施工许可证地质勘察报告/业主和参建各方来文资料监理记录文件项目日志旁站记录监理报告监理周报监理月报设备监造（巡检）报告专题报告（重大事项）会议纪要例会纪要专题会议纪要其它方会议纪要监理指令有关质量控制的监理通知及回复有关安全控制的监理通知及回复其它监理通知及回复监理联系单及回复单过程控制资料质量控制测量核验资料施工单位企业及人员资质证书、审批表施工设备报审资料钢筋材料报审资料台账水泥建材报审资料台账普通材料/配件报审资料台账钢筋连接检测报告台账砼、砂浆配合比报告台账砼、砂浆检测报告台账隐蔽工程报验资料钢结构焊接质量检验报告其它工程质量检验报告工程材料见证取样台账图纸会审和设计交底记录（纪要）设计变更通知单技术核定单（工程洽商单）工程转序验收资料施工样板带路资料质量事故报告及处理意见安全控制安全监理交底书项目监理部质量/环境/安全管理目标项目风险分析危险源（不可接受风险）清单对员工进行安全技术交底项目监理部应急预案项目部监理人员岗位责任书安全检查评分记录表安全事故调处理报告安全监理台帐三级安全教育安全文明施工措施费审批安全验收记录进度控制总体施工计划资料月施工计划资料季、年施工计划资料设计出图计划资料设备采购计划资料工程开工/复工审批表工程开工/复工暂停令投资控制概预算或工程量清单收方记录工程签证单工程支付累计汇总表（按合同分项统计）预(月)进度款报审与支付设计变更、洽商费用报审与签认工程竣工决算审核意见书合同管理施工合同及投标文件和分包合同采购合同合同管理台帐工程延期报告及审批费用索赔报告及审批合同争议、违约报告及处理意见合同变更资料其他月报表（项目部向部门提供的月报表）报质检站监理月报巡检回复04项目收尾项目验收过程验收检验批质量验收记录分项工程质量验收记录分部（子分部）工程质量验收记录单位（子单位）工程竣工验收记录单项工程验收和项目整体验收工程专项验收(档案、消防、环保、节能、规划、防雷、市政园林）意见书或验收证书建设工程竣工验收意见书或竣工验收证书竣工验收备案表收尾工作监理工作总结阶段性总结工程竣工总结工程照片(工程全貌、开工仪式、竣工仪式、基础工程、主体结构、设备安装调试、热负荷试车)监理业务手册质量评估报告附件一：监理资料归档范围和保存期限序号归档资料交建设单位交城建档案馆交公司档案管理文件名称编目期限文档型式期限文档型式期限文档型式1监理规划及监理实施细则CH1.1监理规划（2份原件）CH01长期原件长期原件短期电子扫描文档1.2监理实施细则（2份原件）CH02长期原件长期原件短期电子扫描文档1.3监理部总控制计划等（1份原件）CH03长期原件短期电子扫描文档2监理月报（2份原件）QB01长期原件长期原件长期电子扫描文档3会议纪要JY3.1例会纪要（2份原件）JY01长期原件长期原件长期电子扫描文档3.2专题会议纪要（2份原件）JY02长期原件长期原件长期电子扫描文档4进度控制4.1工程开工/复工审批表（3份原件）JDK01长期原件长期原件长期原件和电子文档（交经营部）4.2工程开工/复工暂停令（3份原件）JDK02长期原件长期原件长期原件和电子文档（交经营部）5质量控制5.1不合格项目通知（2份原件）ZLK01长期原件长期原件长期电子扫描文档5.2质量事故报告及处理意见（2份原件）ZLK02长期原件长期原件长期电子扫描文档6造价控制6.1预付款报审与支付（1份原件）TZK01短期原件6.2月付款报审与支付（1份原件）TZK02短期原件6.3设计变更、洽商费用报审与签认（1份原件）TZK03长期原件6.4工程竣工决算审核意见书（2份原件）TZK04长期原件长期原件7分包资质7.1分包单位资质材料（1份）FB01长期书面7.2供货单位资质材料（1份）FB02长期书面7.3试验单位资质材料（1份）FB03长期书面8监理通知8.1有关进度控制的监理通知及回复（1份原件）ZHL01长期原件长期电子扫描文档8.2有关质量安全控制的监理通知及回复（1份原件）ZHL02长期原件长期电子扫描文档8.3有关造价控制的监理通知及回复（1份原件）ZHL03长期原件长期电子扫描文档8.4安全监理联系单及回复单（1份原件）ZHL04长期原件长期电子扫描文档9合同与其它事项管理9.1工程延期报告及审批（2份原件）HTG01永久原件长期原件长期电子扫描文档9.2费用索赔报告及审批（1份原件）HTG02长期原件长期电子扫描文档9.3合同争议、违约报告及处理意见（2份原件）HTG03永久原件长期原件长期电子扫描文档9.4合同变更资料（2份原件）HTG04长期原件长期原件长期电子扫描文档10监理工作总结10.1专题报告（1份原件）XZH01长期原件短期电子扫描文档10.2月报总结（1份原件）XZH02长期原件短期电子扫描文档10.3工程竣工总结（2份原件）XZH03长期原件长期原件长期电子扫描文档10.4质量评价意见报告（2份原件）XZH04长期原件长期原件长期电子扫描文档11监理投标用资料11.1分部工程质量验收记录、单位工程竣工验收记录长期原件及电子扫描件（交经营部）11.2建设工程竣工验收意见书或竣工验收证书长期原件及电子扫描件（交经营部）11.3竣工验收备案表长期原件及电子扫描件（交经营部）11.4监理业务手册长期原件及电子扫描件（交经营部）11.5施工组织设计长期电子扫描文档11.6专项施工方案长期电子扫描文档11.7工程照片(工程全貌、开工仪式、竣工仪式、基础工程、主体结构、设备安装调试、热负荷试车)长期电子扫描文档11.8危险源清单辩识及预防措施、应急救援预案长期电子扫描文档11.9安全检查评分记录表长期电子扫描文档11.6安全事故调查处理报告长期电子扫描文档11.7安全监理台帐长期电子扫描文档11.8工程材料见证取样台帐长期电子扫描文档11.9施工许可证扫描件和复印件（交经营部）附件二：监理人员资料管理职责分工工程监理中长期以上保存资料的管理职责分工序号文件名称总监理工程师专业监理工程师资料员1监理规划及监理实施细则1.1监理规划组织编制参与编写资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅1.2监理实施细则审批编写资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅1.3监理部总控制计划等资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅2监理月报组织编写参与编写资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅3会议纪要3.1例会纪要组织编写参与资料员编写统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅3.2专题会议纪要组织编写参与资料员编写统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅4进度控制4.1工程开工/复工审批表签发资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅4.2工程开工/复工暂停令签发资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅5质量控制5.1不合格项目通知组织、审批编写以及向总监汇报资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅5.2质量事故报告及处理意见组织、审批编写以及向总监汇报资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅6造价控制6.1预付款报审与支付组织、审查资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅6.2月付款报审与支付组织、审查复核工程量资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅6.3设计变更、洽商费用报审与签认组织、审查设计变更、现场签证由各自区域专监审核留存以便查阅竣工时资料员统一归档6.4工程竣工决算审核意见书收集、管理7分包资质7.1分包单位资质材料组织审查参与审核资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅7.2供货单位资质材料组织审查参与审核资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅7.3试验单位资质材料组织审查参与审核资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅8监理通知8.1有关进度控制的监理通知及回复审查编写以及向总监汇报资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅8.2有关质量安全控制的监理通知及回复审查编写以及向总监汇报资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅8.3有关造价控制的监理通知及回复审查编写以及向总监汇报资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅8.4安全监理联系单及回复单审查编写以及向总监汇报资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅9合同与其它事项管理9.1工程延期报告及审批组织审查审核资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅9.2费用索赔报告及审批组织审查审核资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅9.3合同争议、违约报告及处理意见组织审查审核资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅9.4合同变更资料资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅10监理工作总结10.1专题报告组织编写参与资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅10.2月报总结组织编写参与资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅10.3工程竣工总结组织编写资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅10.4质量评价意见报告组织编写资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅11监理投标用资料11.1分部工程质量验收记录、单位工程竣工验收记录审批审核资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅11.2建设工程竣工验收意见书或竣工验收证书审批审核资料员统一整理、归档11.3竣工验收备案表资料员统一整理、归档11.4监理业务手册资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅11.5施工组织设计组织审查审核资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅11.6专项施工方案组织审查审核资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅11.7工程照片(工程全貌、开工仪式、竣工仪式、基础工程、主体结构、设备安装调试、热负荷试车)收集资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅11.8危险源清单辩识及预防措施、应急救援预案组织审批专监编制资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅11.9安全检查评分记录表组织审批专监编制资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅11.6安全事故调查处理报告组织审批专监编制资料员统一整理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅11.7安全监理台帐、日志审查安全监理填写后留存竣工时资料员统一归档11.8工程材料见证取样台帐审查见证取样员取样后填写竣工时资料员统一归档工程监理过程控制资料的职责分工序号过程控制资料总监理工程师专业监理工程师资料员资料名称1质量控制1.1测量核验资料组织、检查各自区域专监审签后留存以便查阅竣工时资料员统一整理、归档1.2施工企业人员资质证书组织审审核各自区域专监参与审核，交资料员留存以便查阅竣工时资料员收集、整理、归档1.3设备报审资料、台账组织、检查各自区域专监编写、留存以便查阅竣工时资料员收集、整理、归档1.4材料/构配件报审资料、台账组织、检查同上同上1.5检验批报验资料组织、检查同上同上1.6隐蔽工程报验资料、台账组织、检查同上同上1.7分项工程报验资料组织、检查同上同上1.8原材料复检报告、委托单、台账组织、检查同上同上1.9其它工程质量检验报告、台账组织、检查同上同上1.10 工程材料见证取样台帐组织、检查见证取样员取样后填写并留存委托单复印件同上1.11图纸会审和设计交底记录（纪要）组织审核专监留存相关专监留参与编写资料员编写、整理、归档1.12 设计变更通知单组织审审核组织执行资料员管理、整理、归档1.13技术核定单和工程洽商单同上同上同上2安全控制2.1危险源清单辩识及预防措施、应急救援预案总监审批专监编制资料员留存、归档2.2安全检查评分记录表总监审批专监编制同上2.3安全事故调处理报告总监审批专监编制同上2.4安全监理台帐组织、检查安全监理填写后留存竣工时资料员统一整理归档3进度控制3.1总体施工计划资料总监审批专监监督检查执行资料员统一整理、归档，需要时及时提供给总监、专监查阅3.2月施工计划资料总监审批专监监督检查执行资料员统一整理、归档，需要时及时提供给总监、专监查阅3.3周施工计划资料总监审批专监监督检查执行资料员统一整理、归档，需要时及时提供给总监、专监查阅3.4设计出图计划资料总监审批专监监督检查执行资料员统一整理、归档，需要时及时提供给总监、专监查阅3.5设备采购计划资料总监审批专监监督检查执行资料员统一整理、归档，需要时及时提供给总监、专监查阅4投资控制4.1概预算或工程量清单组织收集资料员收集、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅4.2收方记录总监抽查专监现场收方，并签署意见资料员收集、整编、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅4.3工程签证单总监审批专监审查，报总监审批资料员收集、整编、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅4.4工程支付累计汇总表（按合同分项统计）总监审签（可自己留存，以便查阅扣预付款）资料员收集、整编、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅5合同管理组织收集5.1监理合同组织收集资料员收集、整编、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅5.2施工合同及投标文件和分包合同组织收集同上5.3采购合同组织收集同上5.4合同管理台帐组织整编同上6信息管理6.1设计文件和施工图组织收集各自区域专监审签后留存以便查阅6.2地质勘察报告组织收集资料员收集、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅6.3工程转序验收资料组织、检查各自区域专监审签后留存以便查阅资料员收集、整编、归档6.4业主和参建各方来文资料组织收集执行相关专业指令资料员收集、整编、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅6.5项目日志、监理日志编写项目日志编写项目监理日记同上6.6项目部内部会议记录组织、检查资料员编写、管理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅6.7项目部内部学习考试记录组织同上6.8项目部考勤记录组织检查同上6.9公司设备台帐组织检查同上6.10项目部使用物品台帐组织检查同上6.11顾客提供产品台帐组织检查同上6.12项目部监理人员岗位责任书组织检查同上6.13项目收发文登记薄组织检查同上6.14顾客满意度调查总监组织业主填写后由资料员管理、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅7组织协调7.1工程协调会纪要组织检查资料员编写、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅7.2技术协调会纪要组织检查资料员编写、归档，需要时可及时提供给总监、专监查阅