药品采购制度

文件名称：药品采购管理制度起草部门：质量管理部 日期：2013年10月起草人：起草日期： 年 月文件编码： TL-2013-10（001)-01审核人：审核日期： 年 月生效日期： 年 月 日批准人：批准日期： 年 月分发部门：办公室、采购部、质管部、监审科变更记录：变更原因：【目的】加强公司经营管理、规范药品采购行为、明确经济责任、提高采购效率、降低采购成本、防止经济损失、确保公司合法采购。【依据】药品管理法、药品经营质量管理规范。【职责】采购部、质管部、监审科对本制度的实施负责。【内容】：第一条：采购机构和人员岗位要求：一、公司设立采购部，配备专职采购人员。根据工作需要，设采购经理一人、下设采购组若干，分别负责基药、普药、新特药、中药材、中药饮片、非药品和医疗器械的采购工作。二、人员要求：按照药品经营质量管理规范第二十四条的规定，从事采购工作的人员应当具有药学或医学、生物、化学等相关专业中专以上学历，经专业和相关药品法律、法规及职业道德等方面的培训，并考核合格。第二条 供货商的选择要求。采购部必须按照药品经营质量管理规范第八节的规定，选择经过质量管理部门批准的具有合法资质的供货企业，购进合法药品；并应确定供货企业的法定资格及质量信誉。一、首营企业和首营品种的审批程序：1、采购员必须做好首营企业的初审遴选工作，按照药品经营质量管理规范第六十一条的规定，采购员填写“首营企业申请表”，报采购部长审查、质管部审核、质管副总审批后，方可与其开展业务往来。 2、必要时申请质管相关人员进行实地考察，对供货单位的质量管理体系进行评价。3、必要时是指：、发生过药品质量问题的生产企业；、国家药监局质量公告上有被公告的药品的企业；、不良信誉记录或其他不良行为的企业：、发生大量业务往来的公司；、材料无法核实的公司；、注册资金太少，人员不齐整的公司；、低温冷链供货单位。4、采购需要填写的首营企业申请表内容：填写企业基础信息：企业名称、法定代表人、企业负责人、质量负责人、注册地址、仓库地址、经营范围、各项资质证件号及有效期、开户银行及账号、供货单位业务员姓名、身份证号及有效期5、采购员必须做好首营品种的初审遴选工作，采购员填写“首营商品申请表”，报采购部长审查、物价员审核、质管部审核、质管副总审批通过后，方可填制采购订单，采购订单存盘后，自动生成商品基础资料，保存药品档案。 6、采购部需要填写的首营商品申请表内容：品种信息：商品名称、助记码（系统生成，但某些字需要修改）、药品规格、包装单位、包装数量、生产厂家、批准文号、剂型、有效期限。二、采购员必须向供货单位索取的材料：1、供货单位必须提供加盖本公司原印章的药品生产许可证或者药品经营许可证复印件；2、供货单位必须提供加盖企业原印章的营业执照及其年检证明复印件；3、供货单位必须提供加盖企业原印章的GMP/GMP认证证书复印件；4、供货单位必须提供企业相关原红印章、随货同行单（票）样式。（相关印章包括：出库专用章、质量检验章、企业公章、合同专用章、财务专用章和发票专用章；随货通行单样式必须真实印有“随货同行单”字样。）；5、供货单位必须提供加盖企业原印章的开户户名、开户银行及账号；6、供货单位必须提供加盖企业原印章的税务登记证和组织机构代码证复印件。7、供货单位必须提供有载明授权销售的药品品种、授权销售的区域和期限、被授权人员的身份证号码以及加盖了企业红色印章、企业法人代表人印章或签字的委托授权书和被授权人的身份证复印件及药品购销员资格证书复印件；8、供货单位必须提供加盖有企业红色印章的质量保证协议书；9、供货单位必须提供加盖有企业红色印章的的药品生产批件，药品注册证及药品商标注册证、质量标准、物价批文、非处方药品审核登记证书（OTC）复印件；药品包装盒、说明书。资料归入药品质量档案。10、进口药品必须提供加盖供货单位质检原印章的进口药品注册证或医药产品注册证和进口药品检验报告书复印件或者盖有“已抽样”字样的通关单。第三条：采购合同、药品质量保证协议及订单的签订：一、采购员对外签订采购合同、协议，必须具有公司法人授权委托书，在授权范围内完成职责，未经法人授权的，任何人不得从事采购相关的业务事项。二、质量保证协议1、采购员每年必须根据供货单位企业性质，与有日常业务来往的非首营企业签订药品质量保证协议。2、采购员与供货单位首次签订采购合同时，必须根据对方企业性质，签订药品质量保证协议。3、质量协议条款包括：（1）、药品质量符合国家药品质量标准和有关质量要求；（2）、整件药品附产品合格证，提供当批的检验报告书；（3）、药品包装符合有关规定和货物运输的质量要求；（4）明确双方的质量责任；（5）供货单位应当提供符合规定的资料且对其真实性、有效性负责；（6）供货单位应当按照国家规定开具发票；（7）药品运输的质量保证及责任；（8）质量保证协议的有效期限；（9）购入进口药品，供货方应提供符合规定的证明文件；（10）签订中药材、中药饮片购销合同，必须注明产地、地方习惯用药及质量标准；（11）本公司对药品效期的规定。三、签订采购合同1、根据公司的销售情况、经营规划、销售策略，合理制定采购计划，并经采购部经理、质量管理部门审核，确认后生成采购订单，首营企业和临时采购按采购订单签订进货合同；日常有业务往来的企业每年首笔采购业务都要签订采购合同，并明确写明本年度采购业务按此合同条款执行。采购合同须按合同审核程序（见合同管理制度）和审批权限递交相关领导审核后方可购进。2、在签订合同时，要明确约定相关条款，主要包括数量、批号要求、质量要求、价格、付款时间、付款方式、到货的时间及违约责任等具体信息，同时要监控采购合同、订单的执行。3、采购员签订合同须严格按照GSP相关规定要求，详细填明包括质量要求在内的每项条款。4、对于重要品种或需先打预付款的合同，采购员须事先向相关领导请示，同意后方可签订合同。5、合同签订后要交合同管理员进行格式审核并盖章存档。合同未尽事宜相关的往来信件、传真、票据、单证（注：对于信件、传真、函件事后应将补盖红章的原件寄过来）等，均应作为合同的有效组成部分与合同一起存档备查。6、因GSP规定的特殊情况需要先行采购的，采购员应进行采购备案，待采购完成后，对采购合同进行补签，并按照规定审核及存档。第六条 计算机系统：1、采购订单必须依赖系统基础数据生成，以保证采购的合法性和基础资料的唯一性；2、系统根据单位时间（可根据需要设置）生成进货计划草稿，采购订单、采购合同都依赖进货计划草稿生成、供应商的随货同行必须与取购订单相符，收货单由采购订单生成3、包装和标识符合有关规定和储运要求；4、特殊管理药品应按照“二类精神药品管理制度”的要求严格管理。5、首营品种按“首营企业和首营品种管理制度”审核其他有关资料。第七条 采购付款一、采购付款1、付款时按照合同、协议内容及订单执行情况，结合客户等级、库存等由采购部门定制月度计划，上报领导和财务部门。2、收到厂家增值税发票采购员应及时按照品名、规格、数量、金额匹配，整理归档，有问题的发票应与供应商及时联系退换，发票抵扣联按规定传递到财务部进行税务认证审核。3、根据采购合同或协议约定提出的付款要求，对商品票据进行审核、对账后，符合付款条件的，由采购员提出预付款或付款申请，报部门领导审批，采购管理组审核后，按付款程序办理付款。4、采购员在填制付款申请时，必须查询相关的库存品种信息，关注该单位的品种存量与周转速度、老批号产品、近效期品种、隔离库退货等情况，发现问题应当及时采取相应的措施予以解决后，方可申请付款。5、财务应付根据经采购经理组审核后的单据进行复审，审核内容包括发票是否相符，运费单是否交款或带扣、送货单是否相符，是否有入库单（黄联）及相关审批人员签字是否齐全等其他有关凭证审核无误后，方可打印付款单。6、根据国家有关支付结算的相关规定和企业经营的实际情况，财务资金部要合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保障公司资金安全，采购付款应一律通过银行办理转账。7、对于采用银行承兑汇票方式结算的，应由收款人本人凭结算卡到资金结算室领取票据，不得由采购员代购（若特殊情况需采购员代领的，必须有供应商出具的代领委托书方可领取）、8、财务部门在街道付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况需延期付款的应及时通知采购部门并向相关领导汇报。9、任何人不得对未付款项进行核销，确实需要核销的，应按照财务相关规定执行。二、预付款1、对于供应商提出的预付账款要求的（必须是紧俏商品或涨价商品），由采购员提出预付款申请，按付款流程报相关领导审批后，财务部按规定的付款方式付款。2、预付款支付以后，供应商必须在规定的协议期限内：一是要将货足额送到，二是将税票和入库单黄联送财务部按照规定办理核销手续，否则，不支付第二次预付款；如遇缺货或断货等特殊情况需要付款，由采购员在预付款申请表后面注明原因，呈报各部门分管领导审批后，财务部方能办理第二次预付款，原则上拒绝支付第三次预付货款（特殊情况书面申请报相关领导审批）。同时，采购员要负责催收药品及时到位和办理核销手续。第八条 质量服务。1、经营产品出现质量问题，双方按质量协议协商解决，双方配合处理，原则上维护双方最大利益。2、供货企业自行解决质量问题，需要我方帮助，采购部提请相关部门给予协助。3、供货企业委托我方处理，采购员与对方业务人员协商好后请公司法务起草并签订书面协议，避免纠纷。4、发生纠纷提请公司法务处理。按摩技师承包协议 （以下简称甲方) （以下简称乙方） 为适应市场需求，强化浴场内部管理，为浴场将来拓展铺下一条坚实之路，保障技师技能优异提高，效益双赢之目的，经乙方主动提出意向，经董事会考评，研究决定，同意乙方承包工作，并负责浴场内在场 技师日常管理、培训、服务、工作，对承包工作相关事宜，甲、乙双方本着自愿协商的原则，一致同意签订本协议，具体条件如下：一、 承包服务范围： 技师 等服务技术。二、 甲方权益：1、 甲方有权核定技师人数及整体素质进行考核，必须根据营业状况，甲、乙双方协商决定。2、 在本协议期内，甲方有权根据甲方规章制度对乙方进行指导、监督和奖励。3、 在协议期内，甲方有义务提供乙方人员食宿。4、 甲方有权要求乙方在一定期限内推出合法新项目，乙方必须遵照执行，以提高企业竞争力。三、 乙方权益：1、 乙方必须自觉遵守甲方的相关制度及管理人员的监督，如乙方违反甲方规定，则按甲方规定条款予以处罚。2、 乙方人员在与顾客沟通之间，不得诋毁公司生誉，违者甲方有权对乙方作出处罚（视情节轻重）3、 乙方有义务在与客人沟通中推销其它按摩项目，并了解客观存在的问题，顾客不满意的方面及时反馈给甲方高层管理人员，以便甲方不断完善内部机制，达到顾客满意。四、 其它事项：1、 乙方需在人员进场前向甲方一次性缴纳抵押金人民币 元，协议期满后，退还给乙方。如乙方单方面违约或者由乙方原因对浴场的经营带来负面影响和损失，由乙方承担全部责任并视情节扣除押金或追加赔偿。2、 如因不可抗拒的外界因素导致不能正常运营，双方将所产生的利润分配结清，协议无条件终止，损失双方自行承担。五、 协议期限：1、 自 年 月 日起至 年 月 日止