物资采购管理办法

物资采购管理办法（修订）1范围本办法规定了物资采购管理的职责和控制的要求，其目的是为了保证采购产 品满足集团公司生产经营活动规定要求。本办法适用于物资分公司对集团公司生产经营活动所需各类物资采购活动 的控制，不包括工程项目及其配套物资及研究开发项目物资的采购。2职责2.1物资分公司负责建立统一、高效的全公司物资采购管理体系、采购标准和信息系统，负 责集团公司生产经营活动所需大宗原、燃材料，主要生产性辅助材料，大型机电 设备及备配件，直接涉及公司形象的主要劳保用品等物资的统一采购的管理工 作；负责审核集团公司各分、子公司一次性采购在5万元（含）以上的自行采购 物资采购合同，并对其采购活动实施监督与管理；负责统一采购物资的调度和结 算；负责全集团公司的物资采购信息管理。2.2分、子公司负责大宗原、燃材料，主要生产性辅助材料，大型机电设备及备配件等物资 需求计划的提出;负责自行采购物资的采购以及向物资分公司报送自行采购物资 相关信息；负责将一次性采购金额在5万元（含）以上的自行采购物资采购合同 在签订前提交物资分公司审核；负责配合物资分公司对统一采购物资的验收；服 从物资分公司对大宗物资采购的控制和协调，配合物资分公司保障采购物资的物 流稳定正常。2.3企业管理部企业管理部负责对本办法实施情况进行监督与考核，确保各分、子公司严格 按本办法的规定执行。2.4权限划分集团公司物资采购分为物资分公司统一采购”和各分、子公司自行采购” 两类。物资分公司统一采购的物资主要包括不同地域共享的大宗原、燃材料，主 要生产性辅助材料，大型机电设备、备配件，直接涉及公司形象的主要劳保用品， 以及大批量生产所需物资等，其它物资由各分、子公司自行采购，物资分公司对 其采购产品的质量和价格进行监督。大宗原、燃材料包括：煤、石膏、铁质原料、矿渣、粉煤灰和水泥包装袋等。直接涉及公司形象的主要劳保用品包括：工作服、安全帽等。生产性辅助材料包括：耐火材料、润滑油、研磨体、磨机衬板、运输皮带、 收尘袋、轮胎和电缆等。大型机电设备、备配件包括：固定资产投资机电设备，批量采购的耐磨备件， 耐热备件，进口备配件。不包括急需的临时加工的配件和备件。3采购管理3.1工作流程统一采购物资流程见图1。3.2供方评价由物资公司、生产使用单位、技术中心相关部门共同组织完 成3.2.1资料的收集3.2.1.1物资分公司管理部应通过下述方式收集公司需采购产品的市场和可能的 供方信息：a）市场调查；b）网络等媒介；c）公开招标等。3.2.1.2应收集的采购物资市场信息与供方信息包括：a）产品的质量状况和质量保证能力：b）工艺技术状况：c）生产能力和服务水平；d）本公司或同类企业对其产品实际应用效果；e）供方的资信程度；f）价格水平与供货能力；g）运输条件与交付方式；h）质量管理水平；i）目前市场同类产品的价格水平和质量状况等。3.2.2评价物资分公司管理部应对3.2.1.2收集的供方资料，对比行业技术信息，参考 集团公司各分、子公司和同类企业的使用效果，进行筛选并组织有关人员（必要 时，可邀请相关部门人员）实施评价，并形成记录。3.2.2.1对供方的评价应包括以下内容：a）确认供方的单位名称、地址、联系电话、邮政编码和单位性质等基本信 息；b）对供方的生产、交货能力，产品质量状况，工艺技术状况，服务水平和质量保证能力等进行评价，作出定量或定性结论；c）对供方的价格水平和资信程度进行评价，作出结论。3.2.2.2对供方的评价、可以采取以下一种或几种方法（但不限于）:a）评审和验证供方提交的生产能力、交货能力、产品质量状况（含产品质 量、安全认证情况）、工艺技术状况、公司信誉和质量保证能力等资料，必要时 应到供方的现场进行考评；b）对供方的质量管理体系实施局部的或全部的现场审核；c）在供方现场对其产品进行抽样检验、试验或验证；d）对比供方类似产品的历史使用情况；e）对比其他组织的使用经验和/或评价。3.2.2.3物资分公司管理部应根据评价情况的结论，对每一种实施统一采购的 物资一般情况选出3家（含）以上的能满足集团公司要求的供方，填制合格供 方评审表（参见附录A），连同相关的评价资料，报送主管公司领导批准。注：备选合格供方应尽可能多选几家，确保生产经营需要。3.2.3合格供方的注册与管理3.2.3.1经主管公司领导批准的合格供方，由物资分公司管理部建立合格供方 的档案并录入合格供方分类清单（参见附录B ）。合格供方档案的内容至少应 包括：a）采购合格供方评审表；b）相关的产品质量证明材料和/或评价时所用材料；c）3.2.2.3中形成的其它书面评价资料。3.2.3.2物资分公司管理部应建立采购物资统计台帐（参见附录C），内容包括； 供方名称、累计供货量、供应产品的质量状况及发展趋势、交付时间等，并在此 基础上，对各合格供方的供货能力进行年度再评价。3.3采购计划3.3.1采购需求计划收集各分、子公司于每年10月底前，根据本公司的下年度生产经营计划、结合 本年度的生产经营实际和各类物资的库存情况，制订出下一年度统一采购物资需 求计划；每季度末月上旬提出下季度统一采购物资需求计划；每月15日前提出 下月度统一采购物资需求计划（参见附录D），经本公司主管领导审批后，报物资 分公司。3.3.2 采购计划物资分公司管理部于每年12月上旬根据各分、子公司的年度统一采购物资需求计划，编制下一年度物资采购计划（参见附录E）,报集团公司生产副总裁审 批。图1统一采购流程统一采购物资年需求计划（各分、子公司上报）年度物资采购计划采购物资市场调研计划审批推荐合格供方供方评价Y招标书审批招标书分发起草招标书Y合格供方审批合格供方档案招标书回收开标/评标中标供方名单及资料采购合同签订统一采购物资月需求计 划（各分、子公司上报）采购实施物资调配与验收通知验收结果及传递3.4采购实施3.4.1招标结账、付款物资分公司所采购的物资在正常情况下均应进行招标采购，在生产急需时， 可不进行招标采购，但必须报物资分公司领导批准。3.4.1.1招标书由管理部负责起草，经公司主管领导批准后，根据实际需要采取定向（合格供方）或公开发布招标信息。标书应明示采购物资的数量、基本品质 要求和投标书接受时限等内容。3.4.1.2管理部在接到投标书后，按规定的时间提请物资分公司领导组织评标并 确定供方。3.4.1.3评标工作由公司招标小组实施。招标小组应由生产副总裁为组长、成员 由分、子公司的专业人员、物资分公司、技术中心相应专业人员组成招标组。企 业管理部、财务部、审计部和政工部负责人组成监督小组。3.4.2采购3.4.2.1采购合同采购合同由采购部根据采购计划和中标书等内容起草，采购合同应包括采购 物资的数量（含途耗X价格、质量要求和/或安全要求、验收标准、验收方式、 交货时间等内容，原燃料质量要求应符合公司相关标准的要求，安全要求应符合 相关法律、法规及规章的要求。招标物资的采购价格为中标价；非招标物资采购 应由采购部业务员在选定的合格供方中，通过询价，在比质比价的基础上，选定 供货商。采购合同必须由授权人签字。3.4.2.2 采购采购部负责按各分、子公司提出的月度物资需求计划（参见附录D），组织物 资的采购、调拨、运输并通知验收，确保各分、子公司生产活动的需要。3.4.3验收及处理3.4.3.1物资分公司采购部负责采购物资验收的组织工作。对采购的物资及时通 知各分、子公司供应部门进行验收，各分、子公司应及时安排验收，对影响铁路 运输、及重要资源的物资不得以任何理由延时接收。必要时，采购部委派业务人 员到分、子公司现场会同相关部门、人员实施验收。3.4.3.2各分、子公司对进厂的原、燃材料，根据物资分公司的通知、按采购合 同和相关文件规定的产品标准或质量要求进行验证，原、燃材料数量必须经过汽 车电子衡、火车轨道衡或皮带称计量。3.4.3.3对到厂的主要生产性辅助材料，大型机电设备及备配件等物资，应按合 同的规定要求验证相关证明材料，其中，机电设备及备品配件还应全部清点件数， 带有附件和成套的机电设备还应清点主件、部件、备件、零件等。以单重计量 的加工备件入库，必须过磅检验单重是否与合同或加工委托书相符。对需要到供方货源处进行验证的，物资分公司采购部应在采购合同中对如何 实施验证作出规定，并组织相关分、子公司进行验证和各进厂环节的监控。各分、子公司应在验证结果出来后的一个工作日内，将验证结果传递给物资 分公司采购部。3.4.3.4经验证后判定为合格的，各分、子公司应根据验证结果及时办理入库手 续。验证后判定为不合格品的，应按下列规定处理：a）经验证不合格但经质量控制部门确认可让步接收的原燃料，应报请分、 子公司主管领导批准，让步接收，并即时报物资分公司采购部；对于不能作为让 步接收的原燃料，即时报物资分公司采购部处理。b）物资分公司对分、子公司的原、燃料验证结论有疑异时，按合同的规定 执行或由生产总裁仲裁。c）经验证不合格的其它采购产品，物资分公司采购部组织按合同规定办理返 工、调换或退货手续。3.5结算付款3.5.1各分、子公司经验收合格并办理入库手续（见3.4.3.4）的物资应在办理入 库手续的同时报物资分公司管理部，物资分公司管理部按集团公司财务管理办法 规定及时办理结算业务，实行财务报销挂帐与付款分步作业。3.5.2物资分公司应根据集团公司财务管理的相关规定，结合月度物资需求计 划、付款现状和采购物资市场状况，编制月度采购物资付款计划，经财务部会签 后报物资分公司主管领导审批。3.5.3物资分公司管理部应根据公司月度付款计划编制付款凭证（附购货发票、入 库验收单、原材料检验报告单等），经部门负责人审核、物资分公司领导批准后 交集团公司财务部，由财务部根据公司资金情况办理付款。3.5.4物资分公司每月10日前，根据各、分子公司月度物资需求计划和拨款现 状编制各分、子公司统一采购物资拨款计划，报物资分公司领导审批后传递到各 分、子公司。3.5.5各分、子公司应按统一采购物资拨款计划安排的时间和数量将物资采购的 资金划拨到集团公司财务部。3.5.6物资分公司与各分、子公司在每季度首月上旬对上季度的物资采购进行一 次预结算，预结算金额为：采购发票的金额、运输费用和采购管理费之和。3.5.7财务部负责根据上年度已实际发生的管理费用，并结合下一年度的物资采 购计划，提出下一年度采购管理费用预算方案，报请公司主管领导审核，总裁批 准后执行。3.5.8物资分公司管理费用应于每年元月份据实结算，结算后的费用由各分、子 公司按实际采购产品的金额来分摊。费用分摊的方式采用物资产品交易实现。3.6特殊规定3.6.1授权采购规定经集团公司生产副总裁授权采购的统一采购物资，受权单位采购时，其采购 合同在签订前必须报物资分公司审核。3.6.2工作服、安全等劳保用品的采购控制工作服、安全帽、安全鞋、防护镜等标志性劳保用品，直接涉及到公司的对 外形象，也是日常生产中安全管理活动的一个重要组成部份，因此，对其采购由 物资分公司统一组织实施，并根据公司生产经营实际按下述规定控制。3.6.2.1 工作服工作服的版样、颜色按公司CIS手册的规定执行。3.6.2.2安全.安全帽按使用人员的工作性质分别采用不同颜色进行标识，标识规定如下：a）分、子公司各操作岗位作业的普通员工使用白色工作帽；b）分、子公司各级管理人员使用黄色工作帽；c）夕卜来参观人员使用红色工作帽。公司总部各级管理人员因工作需要到各分、子公司生产现场时，其临时配备 的工作帽使用夕卜来参观人员的工作帽。3.6.2.3需求计划的要求各分、子公司对工作服、安全帽的需求根据安全管理的有关规定确定。在制 订工作服、安全帽需求计划时，应根据4.1、4.2的规定和本公司各岗位人员的 实际需要提出，严禁不分类别或超实际需要。4对分、子公司采购活动的控制4.1采购物资市场指导价格物资分公司管理部应根据各分、子公司填报的自行采购物资分类台帐（参见 附录）和自行采购物资月报表（参见附录H）的相关信息，并通过市场调查和其它 途径收集相关产品价格信息，提出各类物资采购指导价格（参见附录G）,并适 时进行修订。物资指导价格表应通过网络和电子邮件、传真等形式传递给各分、 子公司。4.2信息沟通4.2.1各分、子公司负责根据生产经营需要制订物资储量基准表（参见附录J）,并 在每年12月上旬根据下年度生产经营计划进行修订，确定合理的物资基本储量 范围，并以书面形式传递到物资分公司。4.2.2各分、子公司应建立自行采购物资分类台帐（参见附录F）和月报表（参见附 录H）,分类台帐应通过计算机网络与物资分公司进行信息沟通，月报表应在每 月5日前以书面形式传递到物资分公司。4.2.3各分、子公司应于每月5日前，对上月自行采购的价格高于物资分公司指 导价的相关采购事项，形成原因分析报告报物资分公司管理部，必要时，还应提 出纠正措施计划。4.3采购管理4.3.1凡属统一采购物资范围，除集团公司生产副总裁已授权采购的部份外，一 律由物资分公司统一采购，严禁各分、子公司自行采购。4.3.2自行采购物资中，一次性采购金额在5万元（含）以上的采购合同在签订 前，必须报物资分公司会签；同时严禁为避免报物资分公司会签，对一次性采购 金额在5万元（含）以上的采购合同进行拆分采购的行为。4.3.3物资分公司必须参加由企业管理部组织的每季度专业管理工作检查，负责 对各分、子公司的本规定执行情况进行检查，对检查中发现未经授权私自采购统 一采购物资、授权采购的统一物资或一次性采购金额在5万元（含）以上的自行 采购物资采购合同未经物资分公司会签、一次性采购金额在5万元（含）以上的 自行采购物资拆分多次采购等情况，提出书面报告，报企业管理部。企业管理部 根据物资分公司的书面报告提出处理意见，报公司主管物资采购的副总裁和总裁 批准后实施处理。处理意见按下列标准进行：a）未经授权私自采购统一采购物资，扣罚分、子公司物资采购主管领导 5000元/次；b）受权采购的统一采购物资其采购合同签订前未经物资分公司会签的，扣 罚分、子公司物资采购主管领导2000元/次；c）一次性采购金额在5万元（含）以上的自行采购物资拆分多次采购或合 同签订前未报物资分公司审核的，扣罚分、子公司物资采购主管领导2000元/ 次。4.3.4物资分公司管理部应采用定期与不定期相结合的形式，通过计算机网络查 询和分析各分、子公司自行采购物资分类台帐，及时了解采购价格情况，出现价 格异常时，应分析分、子公司提交的原因分析报告，必要时，应通报相应分、子 公司主管领导。同时，针对查询和分析结果及时修改采购物资指导价格表。对价 格差异超过10%的供应商提出警告，对价格差异超过20%的供应商取消其供应 资格。4.3.5物资分公司管理部还应在每月上旬对各分、子公司的自行采购物资月报表 进行审核，分析采购价格的合理性，并向集团公司生产副总裁提交审核报告。对 审核中发现的价格异常且未提出原因分析的相关采购事项，应于每月10日前通 知相关分、子公司提出原因分析，必要时还应提交纠正措施计划。4.3.6物资分公司管理部应适时检查各分、子公司纠正措施的实施情况及效果， 并将检查结果纳入月度审核报告中，报集团公司生产副总裁。4.3.7物资分公司管理部对审核中发现的价格异常情况，若调查确认属非不可抗 拒因素造成时，应形成书面材料报企业管理部，纳入对相应分、子公司领导层的 考核。4.4 物资采购调度会物资分公司每月组织一次物资采购调度会，由集团公司生产副总裁主持。会 议根据需要以电话、网络或现场等形式召开。调度会应对上月采购物资的数量、 质量、价格及到货时间等情况进行分析，必要时，提出相应的改进要求，并对本月的采购活动作出安排。4.5自行采购物资监控流程见图2。图2自行采购物资监控流程分、子公司物资储量基准表分、子公司自 购物资月报表收集物资供应商及价格信息子公司采购主管领导实施考核采购物资指导价格表1物资分公司对分、子公司采购工作专项检查及报告对自购物资价格、数量进行审核11企管部提出处置意见1原因分析通知 J11生产副总裁审核N审核结果报分、子公司领导和总公司主管领导总裁批准物资分公司应建立并保存下列记录:a）合格供方档案；b）各分、子公司传递的物资储量基准表、自行采购物资月报表;c）自行采购物资价格信息及指导价格表等；d）采购物资统计台帐。