参考资料：会议策划

第二单元 会务技能训练项目8 会议策划8.1 实训目的 掌握会议筹备方案的拟订方法，了解会议方案的内容及会议预算方案的基本知识，能够拟订会议方案、会议筹备方案，提出会议预算。8.2实训条件1实训设备硬件配置完备的计算机及其辅助设备2实训软件计算机（客户机）操作系统运行Windows XP，客户机Word、Excel 办公软件解决高级应用工作。8.3实训任务与操作步骤1会议策划情景为了肯定秘书的贡献，1952年经由两位美国资深秘书提议并宣布美国设立秘书周和秘书日，1955年正式将秘书周定在每年4月份最后一个完整的星期，而这周的星期三为秘书日。时至今日，世界各地都会在4月份庆祝专属于秘书和行政工作人员的节日，在这一天，许多国家的秘书都有假期，而且还会收到上司送的鲜花和贺卡，以表达上司对秘书辛勤工作的感激之情。 广东省某职业技术学院文秘专业学生在2007年4月23日27日这一周内以灵活多样的形式庆祝自己的节日，其中包括举行历时两天（4月244月25日）的广东省文秘专业教育研讨会，邀请广东省内各个高校包括高职院校从事文秘职业教育的工作者和各系部教学秘书共150人，研讨会对2006年广东省文秘教育工作进行全面总结，深入探讨文秘教育如何开展实践性教学，交流关于国家秘书职业资格证的考试信息和考证辅导方法。研讨会分三大部分，第一部分是开幕式，由该职业技术学院文秘专业主任主持，该职业技术学院院长向来宾致欢迎词，广东省秘书协会会长总结2006年全省高校文秘职业教育的工作情况。第二部分是分组讨论，每组集中讨论一个主题，共有三个分会场，第一个主题是“秘书职业教育如何开展校内实训”，第二个主题是“秘书专业人才培养模式改革”，第三个主题是“当前高职高专文秘专业教材编写应如何创新”，与会代表根据他们事先提交的论文主题，分别划分到相应的分会场，未提交论文的代表可以根据兴趣参加分会场的讨论。第三部分是闭幕式，闭幕式上广东省职业资格考证中心的负责人向大家介绍国家秘书职业资格证电子化考试的特点和技术要求，闭幕式上宣布此次会议论文评选的获奖名单并举行了颁奖仪式，最后大会主持人宣布会议胜利闭幕。开幕式后来宾们拍摄了集体照，会后会议举办方还要组织来宾们参观游览广州市著名的园林余荫山房。为保证会议的成功举办，举办方决定会议地点就安排在学院的学术报告厅举行开幕式和闭幕式，三个中会议室做为分会场，食宿就在该学院的培训中心。代表们于2007年4月23日下午5：00开始报到，2007年4月24上午8：30参加研讨会，2007年4月25日中午13：00离开。2会议策划任务1）为广东省某职业技术学院文秘专业举办广东省文秘专业教育研讨会拟订一份会议方案。2）根据会议的规模、形式和主题，拟订一份会议筹备方案。3）根据会议议题拟订一份会议议程表。4）根据会议活动内容拟订一份会议日程表。5）根据会议规模和活动内容拟订一份会议经费预算。3会议策划步骤要求学生认真阅读实训项目材，明确实训任务。复习会议策划要点。观摩会议策划样本独立拟写会议策划系列文案。8.4实训结果测评8.4.1实训结果 形成一份具有指导性和可操作性的会议方案。8.4.2实训测评会议策划实训项目评价表评价项目评价关键点满分得分会议方案评价会议名称4040会议预期目标会议主题会议时间、地点会议规模与会人员组成会议所需设备和工具会议文件会议住宿与餐饮安排会议筹备机构会议所需经费来源与总数会议筹备工作方案具体、周密分解会议筹备工作25体现时间的先后顺序每一项筹备工作都落实到部门或人明确工作要求和完成时间会议议程表议题罗列完整清晰10列明每项议题的起止时间、内容、有关人员会议日程表具体活动完整、详细15环节衔接紧凑，时间又充裕列明了起止时间、地点、内容、有关人员及负责人等事项会议经费预算体现了节省、合理的原则10包括住宿、餐饮、交通、场地、设备租用、礼品、文件制作、拍摄等项目机动费用8.5实训知识链接8.5.1会议前筹备工作“会办会”是秘书的职业基本能力，而办好会关键在于会前筹备工作是否周密、有序，是否具有预见性。秘书的会前筹备工作包括：1） 确定会议目的、主题2） 确定会议内容、形式3） 确定会议的时间和地点；4） 确定会议的参加人选；5） 确定会议方案6） 组建会议筹备组织机构7） 确定会议筹备工作方案8） 要求会议筹备组织机构按照筹备方案进行分工9） 拟订会议通知并根据确定的与会者名单发出会议通知10） 准备会议文件11） 确定会议地址，并布置会场12） 根据会议要求将与会者编组并制作会议代表证、工作人员证以及其他证件13） 确定会议期间与会人员的住宿和餐饮14） 确定会议的接送站安排8.5.2会议方案的拟订会议方案是会议的总体原则安排，是在召开大中型会议前对会议如何召开所做的规划性文书，具有预想性、程序性、请示性等特点。当然并非任何会议都需要写会议方案，只是对那些较重要的、规模较大的、时间较长的大中型会议才有必要写会议方案。会议方案一般包括以下内容：1） 会议名称2） 会议目的3） 会议主题4） 会议规模与参会人员5） 会议形式6） 会议时间、会期7） 会议地点8） 会议议程9） 会议筹备机构组建10） 会议经费说明11） 会议文件名称范例：XX公司关于召开2007年销售工作总结大会的方案1、 会议名称：xx公司2007年度销售工作总结大会2、 会议目的：总结本公司2007年度销售工作的成绩与不足，表彰业绩优秀的销售工作人员，交流销售经验，增强公司与销售人员之间的感情，促进大家彼此之间的互帮互励。3、 会议时间：2008年1月15日16日4、 会议规模：主要由本公司高层领导、各部门主管、全体销售工作人员和客服人员，共约120人。5、 会议形式：采取大小会相结合的方式进行，会后进行户外拓展活动。6、 会议议程：2007年1月15日上午举行全体与会者大会，下午分销售片区开会讨论2008年度的销售计划。2007年1月16日全体进行户外拓展活动。7、 会议筹备工作：从总经理办公室和销售部抽调5名文员，用一个月时间准备此次大会。8、 会议经费：为了集中精力开好会议，建议此次大会选在某风景区的宾馆中举行，所有的参会人员一律住宿。会议经费由总公司拨专款，各项开支见附表。9、 会议文件：开幕词（公司董事长），2007年销售工作总结（销售部总监）、优秀销售人员获奖名单（公司总经理）、优秀销售人员经验交流稿。 Xx公司总经理办公室 二OO七年十二月十二日附表：会议各项开支预算表（略）8.5.3会议筹备方案的拟订有了周密、有序、可行的会议筹备方案，才能保证会前筹备周全无误。会议筹备方案的拟订是秘书的重要工作内容之一，在拟订会筹备方案时要注意：1） 要准备把握领导决定的会议目的、内容、议题、要求及其有关决定，领会领导对会议的要求，在此基础上才能开始设计具体的会议筹备方案。2） 会议筹备方案要具体、周密、有序、分工明确、责任到人，拟订的各项工作要切合实际需要，具有可操作性。3） 将各项必须准备的事务一一列出，按需要在规定的时限内排出进程时间表，并对各项工作事务标明执行人或负责部门，以便各负其责。需特别强调的是时间排列要合理，分工要科学，分项执行人要与其工作性质相一致。4） 会议筹备工作时间表可以采取倒计时的方式，按照距离开会的天数来安排会议的各项具体筹备工作，也可以使用甘特计划表的形式编制。5） 草拟的会议筹备方案必须要经过领导修改、审核、批准后才能作为筹备工作人员的行动指南。范例： XX会议筹备工作计划表时间工作内容负责人10月19日邀请函的确定XX确定会议流程、工作安排XX10月21日确定与会人员名单XX会场布置工作、乐队等事项XX10月23日通知与会销售经理等XX确定与会记者名单XX联系赞助单位XX10月25日印刷与会发展商楼盘介绍及购买礼品XX通知媒体记者XX邮寄请柬（业内人士及记者）XX10月28日与协办单位确定工作进度XX11月1日确定会场布置及会议服务安排，人员安排到位XXXX国际贸易公司2005年度优秀工作者表彰大会会议筹备工作时间安排表制表时间：2006年2月6日会议筹备计划内容责任人2006年2月7891011121314151617二三四五六日一二三四五确定筹备小组人员的具体任务张XX确认参会人员名单，邀请公司董事长、总经理和各部门主管以及全体工作人员会张XX制作会议通知李XX发通知，落实参会人员李XX联系宾馆，预订房间、会议室和餐厅马XX联系车辆，确认当日可供使用的车辆和司机马XX准备会议文件李XX确认参会人员名单、购买小礼品李XX联系XXX宾馆，确认房间类型和数量马XX制作会务文件、会议日程表等李XX准备会议用品，如相机、胶卷等，联系制作会标马XX打印、装订、检查会议文件李XX分装会议资料袋，内装会议日程表，会议资料集，笔记本、笔，小礼品李XX（以甘特图形式表现会议工作筹备方案）8.5.4会议议程表与会议日程表会议议程表是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清楚地表达出来，它是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。通常秘书草拟了会议议程后，交给上司审阅、修改、批准，在会前复印分发给与会者。大中型会议的议程一般安排如下：（1） 开幕式：上司和来宾致词（2） 主要发言人做报告（3） 分组讨论（4） 参观或其他活动（5） 会议总结，宣读会议决议（6） 闭幕式会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，一般采用简短的文字表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午和晚上三个单元里，使人一目了然。会议日程是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，包括会议全程的各项活动，要求明确具体，准确无误。通常秘书草拟了会议日程后，也需要提交给上司审定，在会前复印分发给每位与会者。在安排会议议程和会议日程时要注意会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间；还要考虑人们的生理规律，安排在人们办事高效率时段开会，要注意将全体会议安排在上午，分组讨论发言安排在下午，晚上则安排一些娱乐活动。 范例：天威公司提高企业核心竞争力研讨会日程表日期时间内容安排地点参加人负责人备注2005年8月20日上午8:30报到会议大厅全体代表钟秘书9:0010:00总经理讲话小会议厅全体代表10:00-10:20休息小会议厅全体代表10:20-11:50公司顾问讲座小会议厅全体代表张秘书投影仪12：00午餐天威宾馆餐厅全体代表王秘书自助餐下午1:303:00刘副总经理专题报告小会议厅全体代表3:003:20休息小会议厅全体代表3:204:20高副总经理专题报告小会议厅全体代表4:305:30人力总监发言小会议厅全体代表晚上6：00晚餐天威宾馆餐厅全体代表7：00联欢宾馆卡拉OK大厅全体代表2005年8月21日上午7：30早餐天威宾馆餐厅全体代表9:0010:30分组讨论小会议厅全体代表10:30-10:40休息小会议厅全体代表10:40-11:30分组讨论小会议厅全体代表12：00中餐小会议厅全体代表下午1:30-2:30分组讨论小会议厅全体代表2:302:40休息小会议厅全体代表2:404:10各组代表发言小会议厅全体代表6:007:30聚餐天威宾馆餐厅全体代表8：00离会8.5.5会议经费预算根据会议的日程安排和会议规模，编制会议预算。大中型的会议经费预算一般包括以下内容：1） 文件资料费2） 邮电通讯费3） 会议设备和用品费4） 会议场所租用费5） 会议办公费6） 会议宣传交际费7） 会议伙食补贴8） 会议交通费9） 其他不可预见的开支10） 总计经费编制会议预算一定要本着节约、适度的办会原则，尽量减少会议的开支，可以多询问几家供应商，了解行情；但另一方面也要有适当的弹性，资金方面留有一定的余地，以应付会议过程中突发的而有必须的开支。