公文文体和用语培训课件

公文文体和用语公文文体和用语 四川大学公共管理学院四川大学公共管理学院 杨戎教授杨戎教授RR一、公文文体和用语的含义一、公文文体和用语的含义二、公文的表达方式二、公文的表达方式三、公文运用语言的特殊方式三、公文运用语言的特殊方式四、公文常用的修辞方式四、公文常用的修辞方式五、运用公文进行书面沟通的基本原则五、运用公文进行书面沟通的基本原则主要内容主要内容一、公文文体和用语的含义一、公文文体和用语的含义（一）公文文体（一）公文文体n文体是文章体裁，即表达方式。文体是文章体裁，即表达方式。n公文以现代汉语的书面形式（即白话文）公文以现代汉语的书面形式（即白话文）作为必须使用的符号系统。公文文体是作为必须使用的符号系统。公文文体是兼有议论文、说明文、记叙文的一般特兼有议论文、说明文、记叙文的一般特点点,属于以语体文为原则的属于以语体文为原则的应用文体应用文体 。n公文文体通过公文文体通过特定表达方式特定表达方式表现。表现。（二）（二）公文用语公文用语n专指用于公务活动，具有公文特色的规范专指用于公务活动，具有公文特色的规范化的语言体系。化的语言体系。属于应用语体，或称公文属于应用语体，或称公文事务语体。事务语体。n表达要求表达要求 在遵循一般写作通则的基础上，在遵循一般写作通则的基础上，须符合特殊的表达要求，除准确、清楚、须符合特殊的表达要求，除准确、清楚、简洁、质朴、得体等之外，还必须熟练掌简洁、质朴、得体等之外，还必须熟练掌握公文握公文运用语言的特殊方式运用语言的特殊方式和和常用的修辞常用的修辞方式方式。公文隶属于事务语体范畴，要求更加严格、规范。公文隶属于事务语体范畴，要求更加严格、规范。n 表现表现“天气热天气热”可以有不同的表述用语：可以有不同的表述用语：n 咳！热死人啦！咳！热死人啦！（日常生活领域）（日常生活领域）n 赤日炎炎似火烧。赤日炎炎似火烧。（文学领域）（文学领域）n 今年今年7 7月月2121日至日至3131日的平均气温达到日的平均气温达到3636。9 9 ，为，为110110年中的同期最大值。（科技领域）年中的同期最大值。（科技领域）n最高气温：最高气温：38 (38 (事务领域）事务领域）二、公文的表达方式二、公文的表达方式 n 主要是综合运用说明、叙述和议论；主要是综合运用说明、叙述和议论；不同文种各有侧重。不同文种各有侧重。（一）公文的说明（一）公文的说明1.公文中常用的说明方法公文中常用的说明方法2.2.公文中说明的特点公文中说明的特点 (1)(1)多与叙述、议论结合使用多与叙述、议论结合使用;(2)(2)多种说明方式结合使用多种说明方式结合使用;（3)3)直陈观点直陈观点,极为注重说明的客极为注重说明的客观性、内容的科学性和语言的准确性。观性、内容的科学性和语言的准确性。（二）公文的议论（二）公文的议论1.1.议论的要素方法议论的要素方法2.2.公文议论的特点公文议论的特点 (1)(1)夹叙夹议夹叙夹议 论说结合论说结合;(2)(2)常常简化论证过程，直接用判断句式表常常简化论证过程，直接用判断句式表明立场、观点、主张、意见明立场、观点、主张、意见;（3 3）常以正面论证为主）常以正面论证为主。（三）公文的叙述（三）公文的叙述1.1.叙述的种类叙述的种类2.2.叙述的人称叙述的人称3.3.公文叙述的特点公文叙述的特点 （1 1）概述为主）概述为主;（2 2）强调平直顺叙，常常省去人称）强调平直顺叙，常常省去人称;（3 3）常结合议论方式，就事论理。）常结合议论方式，就事论理。三、公文运用语言的特殊方式三、公文运用语言的特殊方式（一）公文专用词语的运用（一）公文专用词语的运用n公文专用词语公文专用词语 可使公文语言简明、格式规可使公文语言简明、格式规范、行文庄重得体。范、行文庄重得体。n常见的公文专用词语的种类常见的公文专用词语的种类（二）介词短语的运用（二）介词短语的运用n表对象、范围；目的；根据；时间、处所。表对象、范围；目的；根据；时间、处所。（三）（三）数字、图表的运用数字、图表的运用1.1.倍数、番数：只能用于表数量的增加；倍数、番数：只能用于表数量的增加；不能表减少。不能表减少。2.2.数字增、减的表达方法。数字增、减的表达方法。3.3.确数（定数）、约数（概数）的表达。确数（定数）、约数（概数）的表达。n 报请性公文涉及事项、统计资料用确数；报请性公文涉及事项、统计资料用确数；n 在介绍基本情况、作预计、估计时，则在介绍基本情况、作预计、估计时，则可用约数。可用约数。（四）模糊语言的运用（四）模糊语言的运用恰当使用模糊语言，能使公文如实反映客观实恰当使用模糊语言，能使公文如实反映客观实际，表达更得体、委婉、简洁、准确。际，表达更得体、委婉、简洁、准确。【案例案例】试比较下文的不同表达试比较下文的不同表达n今年今年年初年初，该研究所的专业人员组成了一个，该研究所的专业人员组成了一个老老中青中青三结合的课题攻关小组。三结合的课题攻关小组。n20032003年年1 1月月6 6日上午日上午，该研究所的专业人员成立，该研究所的专业人员成立了一个由了一个由50655065岁的老年技术人员岁的老年技术人员，35493549岁岁的中年技术人员，的中年技术人员，25342534岁的青年技术人员岁的青年技术人员组成的课题攻关小组。组成的课题攻关小组。（五）省略句、非主谓句的运用（五）省略句、非主谓句的运用【案例案例】各级政府和有关部门要加强对猪肉加各级政府和有关部门要加强对猪肉加工和肉制品加工的管理。工和肉制品加工的管理。（承前省略主语）（承前省略主语）确保上市猪肉和肉制品的质量，要认真贯彻确保上市猪肉和肉制品的质量，要认真贯彻执行国务院执行国务院家畜家禽防疫条例家畜家禽防疫条例及其实施及其实施细则等法规规章，把好生猪及其制品检疫检细则等法规规章，把好生猪及其制品检疫检验关。验关。【案例案例】（省略主语，较多表示祈祷、要求、（省略主语，较多表示祈祷、要求、希望、限定、劝阻、禁止、号召、命令等内希望、限定、劝阻、禁止、号召、命令等内容和语气）容和语气）要注重调查研究，一切从实际出发。要注重调查研究，一切从实际出发。（六）联合短语、（六）联合短语、“的的”字短语的运用字短语的运用1 1联合短语作各种句子成分使内容表述更严密、周到，联合短语作各种句子成分使内容表述更严密、周到，语言更简洁、明确，具有一定形式美。语言更简洁、明确，具有一定形式美。【案例案例】各地政研室、信息办、信访办各地政研室、信息办、信访办要认真要认真调查、调查、研究研究纠风工作中的纠风工作中的新情况、新问题和新经验新情况、新问题和新经验。2 2“的的”字短语字短语 表述更加简洁，相当于名词功能。表述更加简洁，相当于名词功能。在规范性文件中经常用到。在规范性文件中经常用到。（七）（七）公文中一些典型语序安排公文中一些典型语序安排1 1当一组并列概念之间有轻重、主次、强当一组并列概念之间有轻重、主次、强弱之分，大小、高低之别时，应依次顺排弱之分，大小、高低之别时，应依次顺排或倒排；而无这种分别时，则按一定标准或倒排；而无这种分别时，则按一定标准（空间分布、音节多少等）分门别类排列。（空间分布、音节多少等）分门别类排列。【案例案例】党的纪律处分有五种：党的纪律处分有五种：警告，警告，严重警告、撤销党内职务和向党外组织严重警告、撤销党内职务和向党外组织建议撤销党外职务、留党察看、开除党建议撤销党外职务、留党察看、开除党籍。籍。（由轻到重）（由轻到重）【案例案例】国库券的面额，分为国库券的面额，分为 1 1元、元、5 5元、元、10 10元、元、50 50元、元、100 100元和元和 1000 1000元元六六种。（由小到大）种。（由小到大）【案例案例】车间、仓库、货场、职工宿舍、车间、仓库、货场、职工宿舍、职工食堂、退离休职工活动站等工程，续职工食堂、退离休职工活动站等工程，续建量不足建量不足XXXX或需继续投资额不足万元或需继续投资额不足万元的，经市计委审查批准，可按收尾工程继的，经市计委审查批准，可按收尾工程继续施工。续施工。（前三项为生产类，后几项为生（前三项为生产类，后几项为生活福利类，同时兼顾音节整齐，先双音节活福利类，同时兼顾音节整齐，先双音节词，再四音节词，最后为八音节词）词，再四音节词，最后为八音节词）2 2当一组概念表现由若干连续的动作、当一组概念表现由若干连续的动作、行为构成的活动过程时，一般按时间发行为构成的活动过程时，一般按时间发展顺序排列。展顺序排列。【案例案例】该犯从北京市该犯从北京市X XX X监狱越狱逃监狱越狱逃跑后，先后流窜到跑后，先后流窜到石家庄、郑州、武汉、石家庄、郑州、武汉、广州广州等地继续作案。等地继续作案。3 3当一组概念表现一个认识过程时，一当一组概念表现一个认识过程时，一般按由浅人深、由此及彼、由表及里般按由浅人深、由此及彼、由表及里的次序排列。的次序排列。【案例案例】这是一份很好的材料，它能这是一份很好的材料，它能引人深思，促人猛醒，催人奋进。引人深思，促人猛醒，催人奋进。4 4当以一个语句反映因果关系时，一般按先因当以一个语句反映因果关系时，一般按先因后果次序排列，只有需特别申明或突出表现后果次序排列，只有需特别申明或突出表现原因时，才先讲结果再谈原因。原因时，才先讲结果再谈原因。【案例案例】因为我们是为人民服务的因为我们是为人民服务的，所以如，所以如果我们有缺点就不怕别人批评指出。果我们有缺点就不怕别人批评指出。”（先（先因后果）因后果）【案例案例】我们的会议之所以称为政治协商会我们的会议之所以称为政治协商会议议，是因为三年前我们曾和蒋介石国民党一，是因为三年前我们曾和蒋介石国民党一道开过一次政治协商会议。道开过一次政治协商会议。”（先果后因）（先果后因）5 5语句中的一些成分提前或后置并不违背语句中的一些成分提前或后置并不违背语法规则，并不改变语义，而且还有利于语法规则，并不改变语义，而且还有利于提高表达效果时，可以此作为修辞手段。提高表达效果时，可以此作为修辞手段。【案例案例】在此期间在此期间，我们一定要抓紧落，我们一定要抓紧落实国务院文件的精神。实国务院文件的精神。（状语置于主语之（状语置于主语之前）前）【案例案例】这个拿血换来的经验这个拿血换来的经验，大家，大家都不要忘记。都不要忘记。（宾语置于主语之前）（宾语置于主语之前）【案例案例】在这一个多月里，他们共抢在这一个多月里，他们共抢运救灾粮运救灾粮10001000余吨余吨，加固水坝，加固水坝3030多座多座。（定语后置）（定语后置）6 6当因语句中几个成分相互关系不明而出现歧义时，有当因语句中几个成分相互关系不明而出现歧义时，有时可通过改变语序消除歧义。时可通过改变语序消除歧义。【案例案例】几个几个工厂的工人来局里反映了这一情况。工厂的工人来局里反映了这一情况。【案例案例】这样的活动这样的活动乐于乐于使广大群众接受。使广大群众接受。（“乐于乐于”应在应在“接受接受”前）前）【案例案例】张张X X院长和院长和其他其他学院的领导同志出席了这次大学院的领导同志出席了这次大会会（“其他其他”应在应在“学院学院”之后）之后）【案例案例】在主席台就座的还有在主席台就座的还有几个几个技术革新小组技术革新小组的代表。的代表。【案例案例】A A先生和先生和B B先生的法律顾问先生的法律顾问曾来过事故曾来过事故现场。现场。【案例案例】我院已于我院已于9 9月月3030日召开了表彰先进个人日召开了表彰先进个人先进集体大会，先进集体大会，院长和院长和其他其他学院的领导同学院的领导同志出席了这次会议志出席了这次会议。四、公文常用的修辞方式四、公文常用的修辞方式（一）引用（一）引用 较多使用直接引用。较多使用直接引用。（二）比喻（二）比喻 主要用暗喻，引号标示。如：主要用暗喻，引号标示。如：“拳头产品拳头产品”、“窗口行业窗口行业”。（三）节缩（三）节缩 三种类型三种类型1.1.简称简称（1 1）泛指简称如在各种场合使用的泛指简称如在各种场合使用的“中中共中央共中央”、“基建基建”；（2 2）专指简称仅在特定场合如一篇文章）专指简称仅在特定场合如一篇文章中使用，第一次使用要先用全称并注明简称。中使用，第一次使用要先用全称并注明简称。2.2.简代：渝简代：渝重庆、蜀重庆、蜀四川。四川。3.3.简缩：简缩：“抗洪救灾抗洪救灾”、“扶贫扶贫”。（四）数概（统括）（四）数概（统括）1.1.原词概括原词概括:“三个代表三个代表”、“三优一学三优一学”；2.2.原义概括原义概括:“四项基本原则四项基本原则”。(五五)排比排比适当能增强公文的可读性和表现力适当能增强公文的可读性和表现力.例例47 47 权为民用权为民用,情为民系情为民系,事为民办事为民办,利为利为民谋。民谋。（六）层递（六）层递从排列顺序分为递升和递降，能引导人们认从排列顺序分为递升和递降，能引导人们认识层层推进，更具有条理和深刻性。识层层推进，更具有条理和深刻性。其他还有对比、设问、换算（远换近、大换其他还有对比、设问、换算（远换近、大换小，陌生换熟悉等）等修辞在公文中也被使小，陌生换熟悉等）等修辞在公文中也被使用。用。五、运用公文进行书面沟通的基本原则五、运用公文进行书面沟通的基本原则 准确准确 清楚清楚 简洁简洁 具体具体 完整完整 客套客套 体谅体谅 正确正确 （一）准确（一）准确 读者会注意到文件中的错误而忽略文件内容读者会注意到文件中的错误而忽略文件内容 ，减弱他们对组织的良好印象。减弱他们对组织的良好印象。1.1.认真辨析词义，精心选用词语认真辨析词义，精心选用词语（1 1）选用词语要）选用词语要概念概念准确、清楚、无歧义。准确、清楚、无歧义。（2 2）注意）注意词义词义在表达范围、轻重、程度、褒贬、在表达范围、轻重、程度、褒贬、语体色彩方面的细微差别。语体色彩方面的细微差别。（3 3）恰当使用）恰当使用关联词语关联词语，准确表达复句间关系。，准确表达复句间关系。（4 4）注意避免词语）注意避免词语声音语调声音语调对语义产生歧义对语义产生歧义影响。影响。【案例案例】各种各种油轮油轮一律不得进港。（一律不得进港。（“油油轮轮”可能与可能与“邮轮邮轮”、“游轮游轮”混淆）。混淆）。【案例案例】“部同意部同意你局你局”（与（与“不不同意同意”混淆）混淆）【案例案例】“正式会议前全体起立唱正式会议前全体起立唱司歌司歌”（与（与“诗歌诗歌”相混）相混）2 2.恰当使用修饰、限制词语，表意准确恰当使用修饰、限制词语，表意准确（1 1）对事物性质、范围限制的词语）对事物性质、范围限制的词语 例例4 4 我们要减少我们要减少不必要的不必要的浪费。浪费。（2 2）量词对事物的限制修饰（概称、特指）量词对事物的限制修饰（概称、特指）【案例案例】全校职工差不多全校职工差不多都为受灾群众捐了款。都为受灾群众捐了款。【案例案例】有些有些贪污贿赂的大案要案，必须严厉贪污贿赂的大案要案，必须严厉【案例案例】查处。查处。【案例案例】现在的年轻人现在的年轻人，生活讲享受，工作怕吃苦。，生活讲享受，工作怕吃苦。【案例案例】凡公司内设机构凡公司内设机构一律一律不得不得对外行文对外行文。3.3.句子成分搭配恰当句子成分搭配恰当,词序合理词序合理,结构完整结构完整搭配要遵守搭配要遵守(1)(1)语法规则语法规则(2)(2)事理逻辑事理逻辑 (3)(3)搭配习惯搭配习惯【案例案例】该县的该县的粮食总产量粮食总产量连续连续3 3年以每年递年以每年递增增15%15%的速度大踏步地向前的速度大踏步地向前发展发展。【案例案例】他们虚心他们虚心征求征求用户对产品质量的用户对产品质量的要求要求。【案例案例】如果不尽快加强职业教育，势必如果不尽快加强职业教育，势必拖延拖延培养人才的培养人才的时间与质量时间与质量【案例案例】那时该小区没有建立健全安全保卫制度，结果那时该小区没有建立健全安全保卫制度，结果给给惯偷、流氓和坏人惯偷、流氓和坏人造成了盗窃、行凶、阴谋破坏的造成了盗窃、行凶、阴谋破坏的可乘之机。可乘之机。（种概念与属概念并列（种概念与属概念并列）【案例案例】各级领导干部和共产党员各级领导干部和共产党员都奋战在抗洪抢险第都奋战在抗洪抢险第一线。一线。（具有交叉关系的词并列使用）（具有交叉关系的词并列使用）【案例案例】我们应注意我们应注意提拔、发现、培养提拔、发现、培养青年干部。青年干部。”（并列关系的概念的排列应合乎逻辑次序，改为：（并列关系的概念的排列应合乎逻辑次序，改为：“发现、培养、提拔发现、培养、提拔”）【案例案例】武警官兵武警官兵那种奋不顾身、舍己救人那种奋不顾身、舍己救人，受到当地领导和群众的赞扬。（受到当地领导和群众的赞扬。（缺少主语中缺少主语中心词心词“的英雄行为的英雄行为”）【案例案例】目前我市正在目前我市正在开展整顿交通秩序开展整顿交通秩序，（遗漏宾语（遗漏宾语“的活动的活动”）【案例案例】如果售货员与顾客吵架，值班经理应如果售货员与顾客吵架，值班经理应立即向负有责任的售货员提出警告，并记录立即向负有责任的售货员提出警告，并记录在案，在案，作为奖金发放的依据作为奖金发放的依据（语意多歧，应（语意多歧，应为为“作为少发或不发奖金的依据作为少发或不发奖金的依据”）（二）清（二）清 楚楚 强调强调直接直接、简单的写作。、简单的写作。1.Kiss 1.Kiss 原则原则即即“Keep It Shot and SimpleKeep It Shot and Simple”即写作时要求即写作时要求“短和短和简单简单”,沟通最重要的原则。要作到这一点，应该沟通最重要的原则。要作到这一点，应该n使用日常语汇和熟悉易懂的词使用日常语汇和熟悉易懂的词。n尽量使用简短句子和最直接的表达方式。尽量使用简短句子和最直接的表达方式。n段落不要太长。一段只说明一个意思。如果说不清楚，段落不要太长。一段只说明一个意思。如果说不清楚，就分成几段，用过渡词或短语连接起来。就分成几段，用过渡词或短语连接起来。n视觉辅助。视觉辅助。图片、图表可简化复杂信息图片、图表可简化复杂信息 。2.2.少用术语和行话少用术语和行话 术语术语可使专业人士更简单地理解复杂信可使专业人士更简单地理解复杂信息，可对于外部人士无意义。只有在确信读息，可对于外部人士无意义。只有在确信读者能理解它们时才能用这些词者能理解它们时才能用这些词(尤其是公布尤其是公布性文件性文件)。行话行话是一种高度专业化的语言，只限于是一种高度专业化的语言，只限于某一特定行业，某些行话甚至只在某公司或某一特定行业，某些行话甚至只在某公司或办公室中通用。注意哪些是本公司所特有的，办公室中通用。注意哪些是本公司所特有的，在本公司范围以外使用，可能会使交流发生在本公司范围以外使用，可能会使交流发生障碍。障碍。给高度专业化的词汇编个词汇表给高度专业化的词汇编个词汇表 应避免无意使用不加解释的行话应避免无意使用不加解释的行话,把你和所有非本岗位的人把你和所有非本岗位的人员隔绝起来。员隔绝起来。对首次出现的技术术语加以定义对首次出现的技术术语加以定义对于第一次应用于报告、信函和其他文件中的技术词语加对于第一次应用于报告、信函和其他文件中的技术词语加以定义是一种好习惯。以定义是一种好习惯。在行文中插入定义能不干扰读者的思绪或占用太多的空间，在行文中插入定义能不干扰读者的思绪或占用太多的空间，这种习惯能使读者清楚理解整篇报告。这种习惯能使读者清楚理解整篇报告。尽量避免使用过多的技术术语尽量避免使用过多的技术术语在为本岗位以外的人编写文件或写一个将广为分发的信函、在为本岗位以外的人编写文件或写一个将广为分发的信函、通知时，避免使用专业术语或技术性表达。通知时，避免使用专业术语或技术性表达。这样的术语是为了方便在该领域工作的人员的交流，别指这样的术语是为了方便在该领域工作的人员的交流，别指望非专业人员能理解它们。望非专业人员能理解它们。3.在注意分寸前提下适当使用口语在注意分寸前提下适当使用口语 公务写作既要听起来专业化，但也不要公务写作既要听起来专业化，但也不要做作和过于正式。做作和过于正式。尤其商务写作和内部文件、事务性文件、尤其商务写作和内部文件、事务性文件、面向社会的公文要避免使用术语或生僻书面面向社会的公文要避免使用术语或生僻书面语，要热情、友好、口语化，当然也不要写语，要热情、友好、口语化，当然也不要写成闲聊式的文字。成闲聊式的文字。4.总体格调显得质朴总体格调显得质朴选用质朴易读、通俗易懂的词语和单纯的句子。选用质朴易读、通俗易懂的词语和单纯的句子。一般不用描写和抒情的表达方式；主要采用顺一般不用描写和抒情的表达方式；主要采用顺叙、直接说明、议论直陈观点。叙、直接说明、议论直陈观点。切忌滥用修辞方式切忌滥用修辞方式 ，以消极修辞为主，一般，以消极修辞为主，一般不用夸张、拟人等艺术性强烈的修辞方式。不用夸张、拟人等艺术性强烈的修辞方式。使用单一、稳定的结构方式。使用单一、稳定的结构方式。(三）简洁三）简洁“凡笔老则简凡笔老则简”。用最少的语言表达想法，但。用最少的语言表达想法，但不要牺牲其他写作原则。不要牺牲其他写作原则。注重公文注重公文文体表达方法的特殊性文体表达方法的特殊性。删繁就简，禁绝空话、套话。删繁就简，禁绝空话、套话。恰当运用恰当运用公文专用词语公文专用词语和和文言词语文言词语。选用结构简单的选用结构简单的句式句式和结构稳定的概括性词语。和结构稳定的概括性词语。运用运用缩略语、引用缩略语、引用等修辞方式，运用等修辞方式，运用数字图表数字图表。n取消取消 大胆割爱，大胆割爱，取消取消一切与主旨无关的材料。一切与主旨无关的材料。一文一事一文一事 。坚持直接表意的语体风格，坚持直接表意的语体风格，忌用忌用曲笔、渲染、夸张、场景曲笔、渲染、夸张、场景描写及虚构事实；描写及虚构事实；忌用忌用反语、拟人、夸张、双关、象征等反语、拟人、夸张、双关、象征等修辞格（修辞格（常用对比、排比、换算等修辞格常用对比、排比、换算等修辞格）。）。惜墨如金，惜墨如金，舍却舍却一切浮辞、套话、废话、重复话、假话、一切浮辞、套话、废话、重复话、假话、空话、模棱两可语义含混的鬼话空话、模棱两可语义含混的鬼话;避免避免长段的介绍、不必长段的介绍、不必要的解释、多余的形容词或介词。要的解释、多余的形容词或介词。简洁醒目，简洁醒目，避免避免写读者一目了然的事；写读者一目了然的事；不重复不重复对方告诉你对方告诉你的事；通过突出的位置及表述，使重要内容一目了然的事；通过突出的位置及表述，使重要内容一目了然。怎样使公文简洁？怎样使公文简洁？n压缩压缩 坚持开门见山（开宗见旨）；坚持开门见山（开宗见旨）；使过渡简洁，能用标号（序码等）过渡的不用使过渡简洁，能用标号（序码等）过渡的不用关联词语，能用关联词语的不用过渡句，能用关联词语，能用关联词语的不用过渡句，能用过渡句的不用过渡段；过渡句的不用过渡段；积极正确地采用积极正确地采用缩略语缩略语，规范地使用，规范地使用简称简称，妥，妥贴地使用贴地使用数概数概（如（如“四化四化”、“三废三废”等）；等）；规范地使用省略句；规范地使用省略句；正确使用以郑重、简洁为特色的正确使用以郑重、简洁为特色的专用词语专用词语。n替代替代n尽量以标记代文句；尽量以标记代文句；n以概述代详述；以概述代详述；n以图表代文字叙述；以图表代文字叙述；n以附件代精细的正文；以附件代精细的正文；n以合理的直接引用代转述或议论分析（间接引以合理的直接引用代转述或议论分析（间接引用）；用）；n以词形固定、词义精确单一的术语代自然语言中以词形固定、词义精确单一的术语代自然语言中的多义词与词义不确定的词语；的多义词与词义不确定的词语；n 以标准化、样板化、模式化文稿代随机撰拟例行以标准化、样板化、模式化文稿代随机撰拟例行性内容基本固定的文稿。性内容基本固定的文稿。n合并合并 将词性一致、结构相近的词或词组归并为联将词性一致、结构相近的词或词组归并为联合词组；合词组；将同类内容集中分条列项叙述；将同类内容集中分条列项叙述；(见下例见下例)合并内容、功用完全相同的若干文稿为一份合并内容、功用完全相同的若干文稿为一份通用文稿。通用文稿。（如某些批文）（如某些批文）【例文例文】同类内容可集中分条列项案例：同类内容可集中分条列项案例：观点观点:国防科研院所档案工作范围扩大、管理难度加大国防科研院所档案工作范围扩大、管理难度加大n 国防科研院所改制后最突出的就是军品与民用产品实行分国防科研院所改制后最突出的就是军品与民用产品实行分线管理线管理民用单位民用单位先期进行了搬迁，建立营销网点，机构驻地先期进行了搬迁，建立营销网点，机构驻地较为分散，较为分散，形成的文件材料形成的文件材料分散，收集难度较大。另外在市场开分散，收集难度较大。另外在市场开拓与销售种产生的拓与销售种产生的合同及经营性文件合同及经营性文件不断增多。一些技术较为成不断增多。一些技术较为成熟的民用产品项目开始寻求合作，吸引何利用外资，产生了大量熟的民用产品项目开始寻求合作，吸引何利用外资，产生了大量外事文件外事文件。在国防科研院所的搬迁过程中，产生的。在国防科研院所的搬迁过程中，产生的基建档案、技基建档案、技改项目档案改项目档案较多。同时一些院所也新购置了不少先进的仪器设备，较多。同时一些院所也新购置了不少先进的仪器设备，设备档案设备档案利用多，管理难度加大。随着信息技术的发展及国防科利用多，管理难度加大。随着信息技术的发展及国防科研院所生产科研条件改善，产生了大量研院所生产科研条件改善，产生了大量新型载体档案新型载体档案，如声像档，如声像档案、电子档案。另外案、电子档案。另外实物档案实物档案（奖牌、奖章、锦旗及根据型（奖牌、奖章、锦旗及根据型号造型制作的模型）数量也比较大。号造型制作的模型）数量也比较大。n 还有一个特殊之处便是存在少量还有一个特殊之处便是存在少量教育档案与医药卫生档案教育档案与医药卫生档案，因为这些院所都设有子弟学校、医院以及学位授位点培养研究生因为这些院所都设有子弟学校、医院以及学位授位点培养研究生的的教学档案教学档案。（四）（四）具具 体体只要有必要、有可能就用具体的数字只要有必要、有可能就用具体的数字替代笼统说法。替代笼统说法。注意正确使用模糊用语注意正确使用模糊用语 。【案例案例】模糊与具体的表达方式比较模糊与具体的表达方式比较例例1 1：（误）我们的产品获得过好几次奖励。（误）我们的产品获得过好几次奖励。（正）某某产品在过去的三年里的四次（正）某某产品在过去的三年里的四次比赛中获得一等奖。比赛中获得一等奖。例例2 2（误）这个月的销售量增加了很多。（误）这个月的销售量增加了很多。（正）这个月的销售量增加了（正）这个月的销售量增加了10%10%。例例3 3（误）祝贺你最近获得荣誉。（误）祝贺你最近获得荣誉。（正）祝贺你被评为本月优秀员工。（正）祝贺你被评为本月优秀员工。【补充：补充：企业文件修改技巧企业文件修改技巧】(1)(1)利用数字、事实以及实例使文件更加具体利用数字、事实以及实例使文件更加具体和增加可信度。和增加可信度。n在每个句子中都加上数字或统计数据。在每个句子中都加上数字或统计数据。n在实例的基础上进行概括。将概括性表述转换在实例的基础上进行概括。将概括性表述转换称容易理解、实用有效的信息时，例证可以起称容易理解、实用有效的信息时，例证可以起到很好效果。利用例证将枯燥的文件变得更加到很好效果。利用例证将枯燥的文件变得更加生动生动。【案例案例】不说不说“我们在努力爱护环境我们在努力爱护环境”，而要，而要说说“我们在回收塑料、玻璃、纸张和铝材，尽我们在回收塑料、玻璃、纸张和铝材，尽最大最大努力去爱护环境努力去爱护环境”。【案例案例】分析利用例证修改文稿分析利用例证修改文稿初稿：初稿：今年的分数将根据你们每个人的整体进步来计今年的分数将根据你们每个人的整体进步来计算。我会用各种方法来检验你们是否了解所学的内算。我会用各种方法来检验你们是否了解所学的内容。所有的方法都很重要，我希望你们能够成功地容。所有的方法都很重要，我希望你们能够成功地通过每一种方法的考察。通过每一种方法的考察。（不够具体）（不够具体）修改稿：修改稿：今年的分数将根据你们每个人的整体进步来今年的分数将根据你们每个人的整体进步来计算。我会用计算。我会用4 4种方法种方法来考察你们对所学的内容的了来考察你们对所学的内容的了解。解。4 4种方法都很重要。种方法都很重要。每一项占总分的每一项占总分的25%25%。它们它们是：是：（1 1）参与课堂讨论；）参与课堂讨论；（2 2）日常练习；）日常练习；（3 3）测验；）测验；（4 4）读书报告。）读书报告。【补充：数字和编号补充：数字和编号】（1 1）尽可能在文章内有效地表达数字尽可能在文章内有效地表达数字；（在不使用某种计算或数值形式的情况下（在不使用某种计算或数值形式的情况下,几乎不可能展开商务的书面交流）几乎不可能展开商务的书面交流）（2 2）当一个句子中出现几个数字时）当一个句子中出现几个数字时,应保持应保持表达形式的一致表达形式的一致；(我国公文中的几种数我国公文中的几种数字形式）字形式）（3 3）使用）使用编号体系来阐明和区分编号体系来阐明和区分。（如我。（如我国公文规定的四层编号体系；规范性文件国公文规定的四层编号体系；规范性文件的六层编号体系）的六层编号体系）（四）（四）完整完整要求公文结构完整，不遗漏任何必备的要求公文结构完整，不遗漏任何必备的数据内容。数据内容。公文构词完整规范，公文构词完整规范，不滥用简称不滥用简称。如果一个组织发送的文件不完整，如果一个组织发送的文件不完整，弥补弥补造成的遗憾甚至错漏会增加工作成本；造成的遗憾甚至错漏会增加工作成本；这些额外的费用很可能使一个公司失去这些额外的费用很可能使一个公司失去良好印象甚至客户良好印象甚至客户,使其工作效率和管理使其工作效率和管理水平受到置疑。水平受到置疑。（五）客套（五）客套在一些联系性公文中在一些联系性公文中自然地使用客气的语句自然地使用客气的语句。如。如“如蒙批准如蒙批准”，“非常抱歉非常抱歉”，“很欣喜地获很欣喜地获悉悉”等。但也不要过度使用。等。但也不要过度使用。对外对下行文应避免使用苛求的或说教的语言对外对下行文应避免使用苛求的或说教的语言。如如“你公司应该你公司应该”，“你院必须你院必须否否则则”易使人产生反感。易使人产生反感。记住：即使在很生气的情况下，发脾气或讥讽并记住：即使在很生气的情况下，发脾气或讥讽并不能帮助达到沟通的目的。不能帮助达到沟通的目的。切忌使用粗鲁语言切忌使用粗鲁语言，这会给组织形象带来不可挽回的损失。这会给组织形象带来不可挽回的损失。【案例案例】客气与不客气的语句比较客气与不客气的语句比较例例1 1（误）必须星期五之前交报告。（误）必须星期五之前交报告。（正）请于星期五之前交报告。（正）请于星期五之前交报告。例例2 2（误）在部门里你们应该组织合伙搭（误）在部门里你们应该组织合伙搭车。车。（正）组织合伙搭车会节省你们的交（正）组织合伙搭车会节省你们的交通费并有助于环境保护。通费并有助于环境保护。（六）体谅（六）体谅 1.1.以受文者为中心的语气以受文者为中心的语气 （而不是以作者为中（而不是以作者为中心）心）n一位美国名作家说，要想写好就要满足读者的一位美国名作家说，要想写好就要满足读者的需要，站在读者的角度考虑问题；需要，站在读者的角度考虑问题；n 分析受文者怎么理解信息，尽力提供他们需分析受文者怎么理解信息，尽力提供他们需要的东西；要的东西；n 解决受文者的问题；解决受文者的问题；n 节省受文者的费用；节省受文者的费用；n 体谅受文者的感受和处境。体谅受文者的感受和处境。2.2.文件的内容和组织也可以读者为中心文件的内容和组织也可以读者为中心n 尊重受者的求实、求尊、求简、求新、求近、求知、尊重受者的求实、求尊、求简、求新、求近、求知、求利心理。求利心理。n 信息太多，可考虑把一些细节放在附录中。信息太多，可考虑把一些细节放在附录中。n 预测和回答读者可能回答的问题。预测和回答读者可能回答的问题。n 写了读者没有要求的信息时，解释为什么这么做。写了读者没有要求的信息时，解释为什么这么做。n 把读者最感兴趣的东西放在最前面写。把读者最感兴趣的东西放在最前面写。(提要提要 目录、目录、结论，开宗显旨结论，开宗显旨)公文篇章结构上使用使用一系列技术性要求。如标题摘由、篇前撮要、段头显旨、分项标号、分层列段、小标题小标题显旨、条首句段首句、编页码等等，以便读者很快找显旨、条首句段首句、编页码等等，以便读者很快找到重点和头绪。到重点和头绪。用自然的语气使读者感到亲切。用自然的语气使读者感到亲切。适当地加上联系人联系电话或方式。适当地加上联系人联系电话或方式。3.3.用肯定语气用肯定语气 一些否定的词会有副作用，给人一种否定一些否定的词会有副作用，给人一种否定的印象，或者还有指责读者的意思。如给客户的印象，或者还有指责读者的意思。如给客户写信，一开始就写写信，一开始就写“你关于你关于的投诉的投诉”，“你你们抱怨们抱怨”，作者不会意识到其效果会引起，作者不会意识到其效果会引起读者不满。读者不满。为避免影响沟通效果，应限制否定词汇的为避免影响沟通效果，应限制否定词汇的使用，尽量使用肯定的语言表达自己的意思。使用，尽量使用肯定的语言表达自己的意思。告诉读者：他们能做什么而不是不要做什么，告诉读者：他们能做什么而不是不要做什么，给读者提供更多的选择。给读者提供更多的选择。4.4.避免双重语气（意思不确定避免双重语气（意思不确定）以下表达都暗示作者会不同意某个建议或行动以下表达都暗示作者会不同意某个建议或行动如果你想遵照下列说明如果你想遵照下列说明（下列说明有助于（下列说明有助于你你）如果我的资历符合你的要求如果我的资历符合你的要求（我可以来详（我可以来详细面谈我的资历吗？）细面谈我的资历吗？）我们希望这会令你满意我们希望这会令你满意（令你满意的（令你满意的是是）我们相信我们相信这是一个令人满意的计划这是一个令人满意的计划我知道这比你预计的要多，但是我知道这比你预计的要多，但是(七）正七）正 确确 1.1.“文以体为先文以体为先”，首先文体要正确，首先文体要正确，务使表达合乎公文这种特定式样的文章务使表达合乎公文这种特定式样的文章的特殊要求的特殊要求.2.2.语言运用要得体，符合特定场合、对象的需要。语言运用要得体，符合特定场合、对象的需要。（1 1）把握文体特点，把准文章语言基调）把握文体特点，把准文章语言基调 。（2 2）注意接受心理。）注意接受心理。（3 3）有选择地使用模糊语言和委婉用语。）有选择地使用模糊语言和委婉用语。【案例案例】着即批复。（一请示语）着即批复。（一请示语）切切！切切！（一报告语）（一报告语）以迅即批复为要！以迅即批复为要！（一请示语）（一请示语）【案例案例】八种冒犯读者或听众的做法八种冒犯读者或听众的做法 让他们觉得自己傻让他们觉得自己傻(即使是无意的即使是无意的):):如果你读了说明如果你读了说明书书 表示他们在撒谎（即使你没有直接说明）：你说你退回了表示他们在撒谎（即使你没有直接说明）：你说你退回了产品产品命令对方：我们要求你填写表上所有的项目。命令对方：我们要求你填写表上所有的项目。没辨清对方的性别或姓名：没辨清对方的性别或姓名：表示他们是抱怨者：我们收到你们关于表示他们是抱怨者：我们收到你们关于的抱怨。的抱怨。指责他们：很明显你们疏忽了指责他们：很明显你们疏忽了语言复杂：当你的财务状况有所改进时，你的申请就会迅语言复杂：当你的财务状况有所改进时，你的申请就会迅速地被详细调查。速地被详细调查。走极端：希望走极端：希望遵守规则，否则一切后果自负。遵守规则，否则一切后果自负。3.3.表述要具有逻辑性表述要具有逻辑性 (1)(1)演绎法演绎法 一般到具体一般到具体,解决问题解决问题 【案例案例】例如写沟通例如写沟通 一个公司的主要活动依靠沟通一个公司的主要活动依靠沟通；外部交易外部交易都依赖信函、都依赖信函、电视等媒体上的广告宣传、给潜在客户的建议书；电视等媒体上的广告宣传、给潜在客户的建议书；内部内部沟通沟通通过布告栏、公司杂志、便函、报告、会议进行。通过布告栏、公司杂志、便函、报告、会议进行。（2 2）归纳法）归纳法 从具体到一般，先写细节、具体从具体到一般，先写细节、具体事件、实例，最后得出结论。事件、实例，最后得出结论。【案例案例】先说明产品质量高，价格合理，服务一流，先说明产品质量高，价格合理，服务一流，交货迅速，而交货迅速，而所有这些都是今年销售量大的原因。所有这些都是今年销售量大的原因。（3 3）时间顺序）时间顺序 选择一个具体时间段为起点，按选择一个具体时间段为起点，按时间顺序写作。时间顺序写作。（4 4）空间顺序）空间顺序 从一个空间到另一个空间展开。从一个空间到另一个空间展开。以一个工厂检查噪音情况为例，按照管理以一个工厂检查噪音情况为例，按照管理区、生产区、包装区、存储区、装运区等不同区、生产区、包装区、存储区、装运区等不同空间叙述。空间叙述。（5 5）比较比较/对比对比 许多报告都用这一方法。比较许多报告都用这一方法。比较/对比也可对比也可以是整个报告写作的目的。可行性报告通常用以是整个报告写作的目的。可行性报告通常用这种写法。这种写法。本专题结束本专题结束