会计档案管理培训课件

会计档案会计档案 一、会计档案的概念一、会计档案的概念 会计档案是国家机关、社会团体、企事业单位、会计档案是国家机关、社会团体、企事业单位、个体工商户和其它组织在会计核算活动中形成的个体工商户和其它组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录。具有保存价值的原始记录。通过定义明确：通过定义明确：主体主体 专业领域专业领域 价值价值 原始性原始性 它的范围包括会计凭证、会计帐薄、财务报告和它的范围包括会计凭证、会计帐薄、财务报告和其它类会计核算材料其它类会计核算材料二、会计档案的特点二、会计档案的特点 1.专业性专业性：会计档案是由会计核算专业材料转化而来的。会计核算即对会计对象进行连续、系统、完整的记录和计算。凭证、账簿和报表都是在会计核算活动过程中为科学组织会计核算的需要而形成的。2.整体性整体性：会计档案中的账簿是由凭证转化而来的。报表由账、簿汇总而成。凭证、账簿、报表三种形式相互衔接，环环相扣，相互制约，显示了较强的整体性。3.广泛性广泛性：从形成会计档案的部门与单位来看，凡是具备单独会计核算的单位，包括各种机关、企事业单位、社会团体、部队等，都会产生会计档案，涉及面极为广泛。4.固定性固定性：会计系统包括工业会计、农业会计、银行会计、行政事业单位会计等。门类众多，遍布生产流通和非生产流通各领域。但是其基本成分只有会计凭证、账簿和报表三种固定形式。三、会计档案的作用三、会计档案的作用 1.依据作用依据作用：会计档案是编制国家和地方预算、国家和部门经济计划、单位预算及财务收支计划的重要依据。2.参考作用参考作用：会计档案可以为国家进行经济建设的计划和决策提供可靠信息，是各部门、各单位管理、生产、经营和事业活动的重要参考资料。3.证据作用证据作用：会计档案是记录各类经济活动，维护国家、集体和公民个人财产权益，查处经济犯罪活动的可靠依据。4.史料作用史料作用：会计档案真实地记录了各个历史时期经济管理水平与状况，是编写经济管理、财政事业发展等专题的重要史料。四、四、会计档案工作的管理体制会计档案工作的管理体制 财政部门与国家档案局负责全国会计档案事务。各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。各单位要加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度。保证会计档案规范整理、妥善保管、有序存放方便查阅，严防毁损、散失和泄密。五、会计档案的收集五、会计档案的收集 1.归档范围归档范围 会计文件材料的归档范围主要包括会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料。财会部门经办的有关财会工作的方针、政策、制度、计划、工作总结、报告以及来往文书都不属于会计文件材料的归档范围，一般应作为文书档案另行管理。2.归档时间归档时间 会计档案管理办法第四条规定：“各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财物会计部门保管一年。期满之后，原则上应由财物会计部门编制清册，移交本单位的档案部门保管。财物会计部门和经办人员必须按期将应归档的会计档案，全部移交档案部门，不得自行封包保存。档案部门必须按期点收，不得推诿绝句。”3.归档手续归档手续 移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交，交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。（三）会计档案包装材料（三）会计档案包装材料 1.会计凭证档案盒会计凭证档案盒 会计凭证盒略大于装订好的凭证，一般规格为：3012（3-5）cm。盒子的脊背装有塑料膜，用于插入会计凭证卡片。会计卡片上印有会计凭证、类别、年、月、卷号、保管期限等项目，使用时，可根据盒内所放凭证的信息进行填写。会计凭证保管期限较短，一般不超过15年。盒内档案销毁后，只需调换脊背上的凭证卡片就可以继续用于存放新的档案。使用时，将印有“会计凭证”字样的一头朝外放入档案架、柜内，以方便查找利用。2.会计账簿档案盒会计账簿档案盒 用于存放会计账簿，一般规格为：3022（3-5）cm。在盒盖翻口出两边设有穿扣，使盒盖能紧扣住卷盒。卷盒的脊背上印有科目、目录号、案卷号、保管期限等项目。存放时将卷盒的脊背向外放入档案橱，方便查找。3.会计报表档案盒会计报表档案盒 会计报表多见于打印件，需装盒才能竖放于档案箱柜之中。会计报表档案盒的一般规格为长3022（3-5）cm，、与账簿档案盒类似。封面上印有编号、密级、年度、会计报表、编报单位、单位负责人、会计主管、保管期限等项目，脊背上印有会计报表、年度、目录号、案卷号、保管期限等项目。六、会计档案的整理六、会计档案的整理（一）整理工作的原则和内容（一）整理工作的原则和内容 会计档案整理工作的原则是：按照会计核算材料的形成规律和特点，保持各类材料之间的历史联系，区别材料的不同保管价值和不同类型，方便保管和利用。会计档案整理工作的主要内容有分类、立卷、案卷排列与编目等。（二）会计档的分类（二）会计档的分类 1.1.年度年度形式形式保管期限分类法保管期限分类法 即把会计档案首先按会计年度分开，再把一个会计年度内的文件按报表、账簿、凭证分为三类，最后把每种形式内的文件按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列。每年从1号开始编案卷流水号。这种分类法适用于单位预算会计和企业会计档案的分类。特点是简便易行，分类与保管统一，方便查找。会计年度会计年度形式形式（凭证、账簿、报表）（凭证、账簿、报表）保管期限分类法保管期限分类法2.年度年度保管期限保管期限组织机构分类法组织机构分类法 即首先把会计档案按年度分开，再把每个会计年度内的文件按不同保管期限分开，最后把同一保管期限内的文件，按单位内的组织机构顺序进行排列。同一组织机构的文件还可先排报表、后排账簿与凭证。每年从1开始编案卷流水号。这种分类法适用于各级总预算会计单位。会计年度会计年度保管期限保管期限组织机构分类法组织机构分类法会计年度会计年度保管期限保管期限组织机构分类法组织机构分类法3.年度年度类型类型形式形式保管期限分类法保管期限分类法 即把会计文件先按会计年度分开，再把每个年度内的文件按会计类型分设属类，然后把每个属类内的文件再按报表、账簿、凭证分开，最后把每种形式内的文件按保管期限分别组成保管单位。这种分类方法适用于具有多种会计类型的机关。4.年度年度组织机构组织机构形式形式保管期限分类法保管期限分类法 即先把会计文件按会计年度分开，接着把每个年度内的文件按组织机构分开，再将每个组织机构的文件按报表、账簿、凭证等形式分开，最后把每种形式的文件按保管期限组成保管单位。这种分类方法适用于财政机关。（三）会计文件的立卷（三）会计文件的立卷 1.1.会计凭证的立卷会计凭证的立卷 会计凭证立卷时，一本凭证作为一个保管单位。一般应将各种记账凭证连同所附原始凭证一起按时间顺序整理排列，并编写页号，每月从第1号编起。所附原始凭证可以不编号，但应折叠整齐附后。每个月的凭证合订成一本或数本案卷。每本案卷的厚度不超过2厘米为宜。规模较大的企事业单位可以对收款凭证、付款凭证、转账凭证进行分别整理。对于不便随同记账凭证一起装订的原始凭证，如涉外原始凭证、工资名册等，应单独整理和保管。但应在原始凭证上注明另存凭证的名称、数量及去向，并由立卷人签章。2.2.会计账簿的立卷会计账簿的立卷 会计账簿一般可在年终结账、决算后整理立卷。跨年度使用的固定资产账等，可在使用结束年立卷。订本账按照账簿种类、名称和归档要求稍加整理即为一个案卷。活页式或卡片式的账页，应去除空白页，将已记账页一次编号，组成案卷。3.3.会计报表的立卷会计报表的立卷 会计报表应在年度决算之后整理立卷。立卷时，应将本机关与下属单位的报表分开立卷。年报表一般为永久保管档案，应单独立卷。季报表、月报表可视其多少分开或合并立卷。报表多时，还可以按报表名称或其反映的地区和行业立卷。以上各类案卷装订时，要去除金属物，编制页号。除会计凭证外，一般应填写卷内文件目录，并加上会计档案封面栏目，并有主管会计和立卷人签章。（四）会计档案的编目（四）会计档案的编目 会计档案的编目即编制会计档案案卷目录。通常按会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料分别编制。保管期限不同的案卷，一般也应分别编制案卷目录。尤其是永久保管的会计档案，更应单独编目。会计档案案卷目录的项目主要有：1.案卷顺序号，即会计档案案卷在目录中的序号。2.案卷号，即每个案卷在目录中的流水号。3.原始凭证号，即是记账时按科目赋予的凭证编号。无原始凭证号时，可填写凭证册上的编号。4.案卷标题，即案卷封面标题。5.起止月日，即卷内最早和最后形成文件的年、月、日。6.件数和页数，件数指案卷中文件材料的份数，页数指卷内文件材料的总页数，7.保管期限，即会计档案应保存的时间。8.存放位置，即存放会计档案的档案库房编号和档案架、栏、格编号。9备注，即其他需要说明的事宜。会计档案案卷目录会计档案案卷目录七、会计档案的鉴定与销毁七、会计档案的鉴定与销毁（一）会计档案保管期限的确定（一）会计档案保管期限的确定 会计档案管理办法第八条规定，会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。以下是财政部、国家档案局共同制发的会计档案管理办法中的企业和其他组织会计档案保管期限表。企业和其他组织会计档案保管期限表企业和其他组织会计档案保管期限表（二）鉴定步骤与方法（二）鉴定步骤与方法 1.1.归档鉴定归档鉴定 会计部门在每年会计年度终结时，对需要归档的会计文件材料进行整理、编目、装订，并根据会计档案管理办法，确定每卷档案的保管期限。2.2.销毁鉴定销毁鉴定 会计部门移交档案部门后，档案人员要定期会同会计人员对已满保管期限的会计档案进行销毁鉴定。确定到期档案是否应该销毁。对归档鉴定时保管期限划分不适当的档案进行纠正。（三）会计档案的销毁（三）会计档案的销毁 保管期满，经鉴定可以销毁的档案，应由档案部门提出处理意见，递交会计部门会签处理意见。然后，编造拟销毁档案清册，报单位分管会计工作和档案工作的领导审批。领导批准后方可作销毁处理。销毁会计档案应由档案机构和会计机构共同派人监销。各级主管部门销毁会计档案时，还应有同级财政部门、审计部门派人参加监销。监销人员在销毁会计档案前，应认真清点核对销毁清册。销毁后，要在销毁清册上签名盖章，以示负责。同时，应将监销情况报告单位负责人。销毁清册应归档保存。会计档案销毁清册会计档案销毁清册会计档案销毁审批报告会计档案销毁审批报告特殊载体档案特殊载体档案 特殊载体档案是指单位在工作中形成的照片、录音、录像、影片、电子档案等，它们与纸质档案相辅相成、共同记载了一个单位工作活动的面貌，具有独特的价值。由于它们的制作材料、记录方式和形成规律与纸质档案有很大差别，因此在也有其管理上特殊的要求与方法。一、照片档案一、照片档案 照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。（一）照片档案的构成（一）照片档案的构成 照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。1.底片底片 底片是照片档案最原始的材料和最重点的部分，分为原始底片和翻版底片。原始底片是照片在形成过程中最初产生的底片，为防止磨损一般不外借；翻版底片是原始底片的复制品，又称复制底片，作用是保护原版底片，用于外借或补充原始底片的缺损。2.2.照片照片 照片是通过底片洗印而成的图片，它直接再现被拍摄物体的形象，是人们利用照片档案的主体。3.3.文字说明文字说明 文字说明是对照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等情况的简短介绍性文字，对于档案管理人员和利用者解读照片档案的内容具有重要的作用。因此，照片档案必须编写文字说明，两者相辅相成，是不可分割的整体。（二）照片档案的种类（二）照片档案的种类 按照片的体裁，照片档案可分为：1.新闻照片档案新闻照片档案，也称为事件或消息照片档案，是为报道重要活动和重大事件拍摄的。具有很强的纪实性。2.艺术照片档案艺术照片档案，是根据艺术创作构思、组织拍摄的，有较高的艺术欣赏价值和摄影艺术研究价值。3.科技照片档案科技照片档案，是记录和反映自然界和微观世界的某个过程或现象及人们科技、生产活动的照片，在科学技术研究、经济建设中具有较高的利用价值。（三）照片档案的收集（三）照片档案的收集 1.1.收集范围收集范围 照片档案的主要收集范围是：（1）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。（2）领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。（3）本单位组织或参加的重要外事活动的照片。（4）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。（5）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。（6）其他具有保存价值的照片。2.收集要求收集要求 应做好拟的归档照片的鉴定工作。反映同一内容的若干张照片，应选择主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。底片与照片影像应保持一致。底片、照片、说明应完整归档。没有底片的照片应制作翻拍底片；没有照片的底片应制作照片。3.收集时间收集时间 对具有保存价值的照片，摄影者或承办单位应及时整理，定期向档案室移交。依照中华人民共和国档案法实施办法的规定，照片档案随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。档案馆应按收集范围随时征集对国家和社会具有保存价值的重要照片。4.4.收集方法收集方法 收集照片档案时，档案部门应遵循无偿接收与有偿征集相结合、接收征集历史照片与接收征集现实照片并重的原则，积极、主动地与照片档案形成单位联系，宣传照片档案的重要性及有关照片档案的规定和要求，取得有关单位的协助与配合。必要时，档案管理部门还可以直接参与重大活动、重要事件照片的拍摄于制作，完善照片档案的收集工作。（四）照片档案的整理（四）照片档案的整理 按照照片档案管理规范的要求，照片档案的底片应单独整理和存放，照片和说明文字应一同整理和存放。1.1.照片档案的分类照片档案的分类（1）底片的分类。底片的分类方法有三种：按规格、尺寸分类；按年度或按历史时期分类；按内容分类，如会议、活动、项目、产品、时间等。对于底片数量较少的单位，也可以不分类，按收到底片的先后顺序进行流水号编号。（2）照片的分类 照片一般是以全宗为单位，按年度内容专题进行分类；有时也可以与相关文书档案的分类方法一致。如果单位的照片档案数量较多，还可以从摄影的目的、记载的内容和表现形式等出发将照片分为记录性照片和艺术性照片。2.2.文字说明的编写文字说明的编写 照片档案的文字说明是反映照片内容和相关情况、帮助人们利用照片的重要信息，通常应包括事由、时间、地点、人物、背景和摄影者六个要素。单张照片的文字说明置于照片的下方或左右两侧；大幅照片的文字说明可另纸书写，与照片一同保存。3.3.照片档案的立卷照片档案的立卷 照片档案的案卷一般按照内容进行立卷；照片档案数量较少的单位，一年的照片也可以组合成一卷。卷内照片档案一般按照重要程度或时间顺序排列；成套的照片档案应排列在一起。照片档案的编号方法是：案卷按顺序编制流水号码；卷内顺序编制页号；每套照片编一个总号；一套中各张分别编号；每张照片档案的底片、照片、说明词应同编一号。例如：一套照片档案的总号为15，其所含各张照片的编号一次为151、152、153照片的分类号、底片号、参见号应在文字说明栏中注明，以便于查找。4.4.照片档案的编目照片档案的编目 应按照照片档案管理规范的要求，填写照片档案案卷的卷内目录、卷内备考表和案卷目录。对底片进行分类、编号后，要对其进行登记。一张底片或一组底片为一个保管单位，编一个底片号。底片号按收到或发出的顺序编号。底片目录登记簿包括的项目有：分类号、底片号、照片号、简要内容、拍摄者、拍摄时间、拍摄地点、底片数量、技术状况、底片来源、收到或发出日期、备考等。其中底片号为最重要的一个项目，它编写在胶片乳剂面的右上角。由于底片保存在纸袋中，因此，要在纸袋外面同时写明底片号。底片目录登记簿格式如图所示：底片目录登记簿底片目录登记簿（五）照片档案的鉴定（五）照片档案的鉴定 对于形成时间较为久远的照片档案，为了准确判定其内容、背景、人物、事件及可靠性等，我们需要对其进行考证鉴别工作，考证鉴别的主要途径和方法有：通过文字档案和史料考证鉴别，通过调查走访考证鉴别，实地考察鉴别，以及照片之间进行比较鉴别等。照片档案价值的鉴定，应遵循档案价值鉴定的原则和要求，参照照片形成的年代、内容、技术质量等因素来判定。照片档案的保管期限一般划为永久或长期保存比较合适。如果某些照片的内容与本单位、本地区的工作没有直接的关系，只是用于学习、宣传、交流情况，则作为资料保存。（六）照片档案的保管（六）照片档案的保管 1.1.包装材料及装具包装材料及装具 底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸质材料制作，其PH值应在7.29.5之间，-纤维素含量应高于87%，使用中性胶粘剂，接缝应在袋边。底片册、照片册所用封面、封底、芯页均应采用中性偏碱性纸质材料制作，其PH值应在7.29.5之间，化学性能稳定，且不易产生碎屑或脱落的纤维。底片、照片应放入存储柜、抽屉、有门的书架或文件架内。贮存柜架应采用不可燃、耐腐蚀的材料，避免使用木制及类似材料。因为木制材料易燃烧、易腐蚀，还可能挥发出某些有害气体，促使底片、照片老化或褪色。贮存柜架的喷涂用料应稳定耐用，且对贮存的底片、照片无有害影响。2.2.存放环境存放环境 底片、照片应恒温、恒湿保存。长期贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于2，相对湿度变化不应大于5，中期贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于5，相对湿度变化不应大于10。底片、照片贮存的温、湿度与提供利用房间的温、湿度若存在较大差别，应设缓冲间。在提供利用前先将照片档案放在缓冲间内渡过几个小时。照片档案入库前应进行检查。对受污染的照片、底片应进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。接触底片的人员应戴洁净的棉质薄手套，轻拿底片的边缘。底片册、照片册应立放，不应堆积平放，以免堆在下面的底片、照片受压后造成粘连。珍贵的、重要的、使用频率高的底片应进行拷贝，异地保存。每隔两年应对底片、照片进行一次抽样检查，五年内进行一次全面检查。若温、湿度出现严重波动，应缩短检查的间隔期。检查中应密切注意底片、照片的变化情况（卷曲、变形、变脆、粘连、破损、霉斑、褪色等），亦应注意包装材料的变质问题，并做好检查记录。若发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。（七）照片档案的利用（七）照片档案的利用 1.1.借阅借阅 即为满足利用者需要，直接向利用者提供档案借阅服务。这种方式服务的主要对象是本单位行政也业务人员。所借照片主要用于制作音像制品、宣传资料等，对照片质量的要求比较高，需要直接借阅照片档案原件。照片原件的外借应严格履行批准制度和借阅手续，并注意及时催还。底片一般不外借。确有需要借用的，可提供拷贝片借阅，母片一律不外借。2.2.复制复制 即根据利用者需要，采用复印、扫描、翻拍等方式，为用户提供照片档案复制件。这种方式既有利于保护档案原件，又可提高照片档案的利用率，是目前档案部门开展照片档案利用服务的主要方式。各单位档案部门应配备必要的复制设备，不断提高照片档案复制件的质量，改进服务手段。如，可通过网络直接将照片档案的复制件发送给用户，为利用者提供高效便捷的服务。3.3.编辑出版画册编辑出版画册 即利用馆藏中反映本单位某一时期、某一方面工作的照片编辑出版宣传画册，主动、系统地位本单位和社会各方面工作提供照片档案，扩大照片档案的利用范围。编辑出版画册要注意版权问题。4.4.展览展览 即利用馆藏照片档案举办各种专题图片展，包括网上展览，充分发挥照片档案存史育人的重要功能。二、录音、录像档案二、录音、录像档案 录音、录像档案目前有两种形式：一种是采用录音机和录像机在磁带上记录单位或个人现场工作活动情况所形成的档案；它在形成以后，需要利用音像视听设备才能收听和观看。另一种是采用数码录音、摄像技术来拍摄单位或个人工作活动情况，成像于磁盘上的数字化信息；它属于电子档案，需要借助于计算机设备才能收听和阅览。录音、录像档案分为纪实性和制作性两种类型。纪实性录音、录像档案指在本单位工作活动过程中录制的材料。制作性录音、录像档案指经过策划、录制、编辑而有目的地制作的作品。录音、录像档案的特点是可以再现当事人讲话、现场的各种声音，以及动态的历史活动景象，具有很强的现场感，生动、直观，因此，它是人们了解真实的历史面貌、证明历史事实的可靠凭据。（一）录音、录像档案的收集（一）录音、录像档案的收集 对于纪实性录音、录像档案，我们应按照归档要求，将反映本单位工作活动、具有考查利用价值的材料随时接收归档，由档案室统一保管。为此，我们要向有关人员说明录音、录像档案收集工作的要求和目的，使其在完成录制任务后，及时将有关音像资料移交档案室进行审查、鉴定和归档。对于制作性录音、录像档案，有关的广播电台、电视台，以及记者、编辑等采编人员，应将采访录制、编辑加工的各种音像资料进行登记，填写送审表，并送交有关领导审定。送审表的项目包括节目来源、内容、录音或录像地点、原录日期、复制日期、录音或录像效果、机速、播放时间等；只有经过审批后的材料才能归档。与音像材料有关的文字材料应与其同时归档。在接收录音、录像档案时，需要进行验收，其目的是检查音像材料的质量。验收的程序和内容是核对录音、录像登记表，检查登记簿的各项内容是否填写完整清楚，手续是否完备；随后，根据登记簿的内容听音或观看，核对录音、录像档案内容的技术状况。为此，单位的档案部门应备有视听设备，以便对录音、录像档案进行技术性能的检查。（二）录音、录像档案的分类与编目（二）录音、录像档案的分类与编目 录音、录像档案可以按照内容和时间分类。在分类时，应该将机密录音、录像档案与非密的材料区别开来，将原版、复制版等不同版种的材料区分开来。录音、录像档案应装入特制的封套中，并在封套外面粘贴上标签；标签上应注明题目（内容）、讲话人、录制日期、盘（卷）数、编号、磁带长度、播放时间等项目。文字材料随同装入封套内，统一编号。对经验收并需入库的录音、录像档案，应按收到的先后顺序进行登记；登记的主要项目有：编号、收到日期、录制日期、内容、责任者、录制单位、录制地点、技术状况、播放时间、数量、备注等。（三）录音、录像档案的保护（三）录音、录像档案的保护 1.1.专用的库房或装具专用的库房或装具 录音、录像档案的载体材料是磁性介质，其对磁场的干扰比较敏感；如果较近距离内有磁场，会导致磁记录信号的丢失，使录音、录像档案遭到破坏。为此，大量产生和保存录音、录像档案的单位，应该修建专用的防磁档案库房，以彻底隔绝外界磁场对录音、录像档案的干扰。而一般的单位档案室或保存录音、录像档案数量不多的档案馆则应购置专用防磁装具，以存放录音、录像档案。不具备上述条件的单位，亦应避免在录音、录像档案保管场所同时放置电动机、电视机、变压器等设备，或避免将录音、录像档案存放在这类电器附近。2.2.库房温湿度控制库房温湿度控制 录音、录像档案适宜的库房温度是1525，相对湿度应保持在45%60%之间。库房温度过高易使磁性介质变脆；湿度过大，则易导致磁性装置受潮变形。为此，录音、录像档案库房应备有温湿度测量仪器和调节设备，以便随时记录、监测和调整库房的温湿度，保证录音、录像档案的安全。3.3.存放方式正确存放方式正确 录音、录像档案应避免平放保存，其正确存放方式为竖放，这样可使其受力均匀，避免磁带变形。4.4.定期重绕与复制定期重绕与复制 长期保存的录音、录像档案，应每隔6个月或在雨季、高温季节对磁带进行重绕，以释放磁带内的压力，并进行定期检查。重绕磁带应注意采用正常转速，卷绕的松紧度要适当，边端要平整，不能出现褶皱、弯曲，防止带体损坏。为了使录音、录像档案信息长久保存，还应该根据磁带的保存情况，每隔5年10年时间，进行信息转录的工作。（四）录音、录像档案的利用（四）录音、录像档案的利用 1.1.开设视听阅览室开设视听阅览室 即设立专门的视听室或在固定的展室内开辟视听区，为利用者播放录音、录像档案资料。2.2.复制复制 即通过制作录音、录像子带或刻录光盘为利用者提供录音、录像档案资料。这种方式方便、易行，既能最大限度满足利用者需求，又可保护录音、录像档案原件，是档案部门提供利用录音、录像档案的主要方式。3.3.制作音像制品制作音像制品 即利用录音、录像档案编辑、制作录音资料汇编，影视作品，公开出版发行。这种方式能充分发掘录音、录像档案的内在价值和社会效用，展示录音、录像档案的魅力，增进人们对档案盒档案工作的理解与认识。三、电子档案三、电子档案 在行政管理和商务活动中，由于信息处理技术的应用，出现了电子政务和电子商务等管理和经营方式，由此产生了大量的电子档案。电子档案是具有保存价值并归档保存的电子文件。在计算机网络系统中，电子文件和电子档案时在同一个信息处理系统中进行管理的。电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（一）电子档案的特点（一）电子档案的特点 在单位的计算机信息处理系统中，电子档案时作为管理或经营信息而被保存起来的。它的作用主要表现为两个方面：对于管理或经营活动来说，它是重要的原始凭证，是单位工作目标实现情况的记录，是单位历史面貌的一个组成部分；对于单位的信息系统来说，电子档案是这个系统信息资源的组成部分，它可以直接转化数据库、资料库中的信息，它是各种信息补充、更新或再生产的重要来源，是系统正常运行的信息保障。电子档案时电子文件的转化物，具有电子文件的所有技术特性。因此，在管理上它与传统档案有很大差别。电子档案的特点有：1.1.保管位置较分散保管位置较分散 传统档案实行实体集中统一管理形式，单位的档案集中于本单位档案室，国家档案集中于各级各类档案馆。而电子档案则不可能按照上述方式集中管理，它的相当一部分是通过档案部门掌握其逻辑地址而进行控制；有些部分是通过下载将信息转移到保存介质上而集中于档案部门；还有一些电子档案时采用在线集中，即将信息转移到档案部门指定的地址中进行管理。电子档案管理相对分散且形式多样的特点，加大了管理的复杂程度。2.2.保管技术程度高保管技术程度高 电子档案的生命是由载体、信息和系统三个部分所构成的。这三个部分的存在和影响因素不一致，也不同步。它们之所以能够构成完整的电子文件或电子档案，是人们通过一定的技术手段将其联结在一起的。电子档案的载体磁盘是化工制品，老化、污染、磁场等都会影响它的质量，从而破坏信息记录；电子档案信息易受误操作、恶意更改或病毒侵害；计算软件、硬件系统的升级换代会造成原有环境下生成的文件无法识读和利用。对上述三个方面因素进行管理和控制的艰巨性远远超过了传统档案的管理方式，是信息化环境下原始记录保管的重大课题。3.3.信息再利用及时信息再利用及时 电子档案信息在计算机网络中再循环的即时性强。传统档案信息在现行活动中的转化方式有两种：在单位使用档案的过程中将有关信息提取出来，融入现行文件当中；档案部门编辑一些档案参考资料，提供给单位使用。前一种方式的信息使用过程具有一次性；后一种方式的信息虽专题性、系统性强，但转化过程慢，时效性较低。在计算机网络系统中，电子档案信息可以同时以不同的形态分流，即电子档案归档的同时，那些具有数据价值的信息被数据库采集，有资料价值的进入资料库，又成为新的电子文件的来源。4.4.可以在线利用可以在线利用 电子档案的利用可以采用非在线方式，但是更多情况下是采用在线方式。电子档案在线利用的方式对于用户来说基本上摆脱了地域和时间限制，调阅文件的主动性强、批量大和表现方式多种，使文件查找速度快，可以实现信息或数据的共享，因此这种方式能够充分发挥信息系统的优越性。由于在线利用是一种信息管理者与用户非接触式利用方式，所以，利用过程中的信息真实性证实方式、信息复制和公布的权限、信息拥有者及内容涉及者权益的保护等问题等，都是在管理中需要加以解决的。（二）电子档案的归档（二）电子档案的归档 1.1.归档方式归档方式（1）物理归档方式 物理归档包括介质归档和网络归档两种。介质归档是指文书部门将电子文件下载到存储介质上移交给档案部门；网络归档是指将电子文件通过网络直接传输给档案部门进行存储。物理归档可以实现电子档案的集中管理。（2）逻辑归档方式 逻辑归档是指文件形成部门将归档电子档案的逻辑地址通知档案部门，从而使档案部门实施在网络上控制与管理电子档案的归档方式。经逻辑归档后，一方面，电子档案的物理存在位置不会改变；另一方面，文件形成部门可以利用该文件，但是却不能对其进行修改和删除。（3）“双套制”归档“双套制”归档是指采取物理归档或逻辑归档的电子档案，同时制成纸质档案予以归档的方式。目前，采取“双套制”归档主要是为了在计算机或网络系统出现意外故障时能够确保电子档案信息的完整性和真实性。实行“双套制”归档并非要求单位将所有的电子档案都输出成为纸质档案；而主要是对那些具有法律凭证作用的需要确保其安全、秘密和真实性的电子档案采取“双套制”的归档办法。归档电子档案移交、接收检验登记表归档电子档案移交、接收检验登记表归档电子文件登记表（首页）归档电子文件登记表（首页）2.2.电子档案的归档时间电子档案的归档时间 电子档案的归档时间分为实时归档和定期归档两种的情况。实时归档是指电子文件形成后即时归档；定期归档是指按规定的归档周期归档。一般情况下，通过计算机网络归档的电子档案应采取实时归档；介质归档可以采用定期归档。3.3.电子档案的归档要求电子档案的归档要求（1）齐全完整 电子档案归档的齐全完整指除了文件内容之外的软、硬件环境信息的收集，如电子档案的设备、支持软件、版本、说明资料等。（2）真实有效 真实有效是指归档的电子档案应该是经签发生效的定稿，图形文件如果经过更改，则应将最新的版本连同更改记录均予归档。（3）整理编目 在电子档案归档前，文件形成部门应对文件载体进行整理，并在其包装盒表面粘贴说明性标签；对文件的形式和内容进行著录、登记等。归档时，应将有关的目录和登记表同时移交给档案部门。（4）双套备份 物理归档的电子档案要求复制双套备份脱机文件，其中一套保存、另一套提供利用。重要部门或有条件的单位，最好对电子档案实行双套异地保存，以便于在突发灾难性事故发生是确保单位核心文件的完整与安全。4.4.电子档案的归档手续电子档案的归档手续（1）进行技术鉴定 电子档案在归档时要进行技术鉴定，鉴定的内容包括：档案的技术状况是否完好，支持软件以及配套的纸质文件和登记表格是否完整等。检验的结果应填写电子档案接收检验登记表。（2）履行归档手续 采用介质归档方式的电子档案，在对归档文件检验合格、清点无误后，移交的双方应在归档电子文件登记表、归档电子文件移交检验表和电子档案接收检验登记表上签字盖章。移交文件均一式两份，交接双方留存备查。采用逻辑归档或网络归档方式的电子档案，首先由文件形成部门为文件赋予归档标识，然后提交给档案部门；档案部门再给已经归档的文件赋予档案管理标识。实行逻辑归档或网络归档时，计算机系统可自动生成归档电子文件登记表，打印输出后，移交双方签字盖章、留存备查。采用“双套制”归档的纸质文件履行与纸质公文相同的归档手续。（三）电子档案的管理（三）电子档案的管理 1.1.电子档案的管理模式电子档案的管理模式（1）单位内部的文档一体化管理模式 单位内部的电子文档一体化管理主要是通过计算机管理软件来实现。这样的文件和档案管理软件通常是一个包括文件发文处理环节、收文处理环节、分类、鉴定、立卷、归档、接收、著录、标引、检索、调阅、登记、统计等全部文书处理与档案管理环节的系统。该系统在运行时，单位日常管理经营活动中生成的数据、文件、表格、单据等均在计算机网络上进行传递、交换、处理和管理；同时，电子档案的目录、索引自动生成，并可以实现即时归档。各种信息的用户及管理者通过身份验证系统得到使用权限的确认后，才能进入系统进行操作。（2）档案馆电子档案的管理模式 档案馆管理阶段的电子档案管理模式有两种：“集中保管的模式”，即立档单位失去现行效用，将具有长远保存价值的电子文件移交给档案馆集中保管；“分布保管的模式”，即电子文件始终由立档单位自己负责保存，档案馆对电子文件具有一定的控制权利，并对其管理进行指导。（3）数字档案馆的管理模式 数字档案馆是利用计算机网络远程获取文件信息并进行管理的一种档案机构；它是运用网络技术在逻辑上组织存储于不同地址的电子档案信息，构成档案信息资源共享的环境，为用户提供便利的利用服务。数字档案馆的信息源是各个机构的电子档案。数字档案馆对电子档案实行的是虚拟的管理方式，即电子档案可以存储在立档单位的地址中，也可以存储在档案馆指定的地址中，档案馆对电子档案的管理和存取都在计算机网络上进行。2.2.电子档案的保管电子档案的保管（1）电子档案载体的保护 电子档案的载体包括磁带、硬磁盘、软磁盘、光盘等，它们比纸质载体档案的寿命短，并且对保管环境的要求高。存放方式 电子档案的各种磁带、软硬磁盘和光盘均应垂直放置，以防止变形和受重物挤压。在电子档案的整理、保管和利用过程中，禁止用手直接触摸载体表面，更不允许使用其他物品捆绑、固定载体，以防止划伤载体。温湿度控制 国家档案局制定的磁性载体档案管理与保护规范规定：电子档案各种磁性载体库房的温度应在1527，相对湿度应为40%60%。CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求规定：光盘档案的保管温度应是1424，相对湿度为45%60%。有害因素的预防 在对电子档案的管理中，应采取各种防护措施，防止磁场、灰尘、光线、有害气体和强烈机械震动对载体的不良影响。（2）电子档案信息的安全保护 与纸质档案相比较，电子档案信息的完整性和真实性面对着来自于载体自身和计算机网络环境中一些不安全因素的威胁，因此，应利用现有的电子信息安全防护的技术手段，如信息加密、电子签名、身份识别、防止计算机病毒、信息备份、信息迁移技术等，维护电子档案信息的安全。有条件的单位应该采取对重要的电子档案异地备份保存的方式，以防止突发性灾害事故对档案的危害。3.3.电子档案的提供利用方式电子档案的提供利用方式（1）文件下载的提供利用方式 文件下载的提供利用是指档案部门向用户提供电子档案软硬磁盘、光盘等版本的利用方式，一般包括：阅览室阅览 一般情况下，不便在计算机网络上阅览的以及具有机密性的电子档案，应在档案室（馆）的阅览室中提供利用。为此，档案室（馆）一方面应在阅览室中配备专用的计算机阅览设备；另一方面要建立相关的阅览制度，对用户阅览、拷贝、摘抄档案信息的手续、权限等作出明确的规定，保证电子档案信息的安全利用。出借 出借是指在单位内部，因工作需要将电子档案磁盘和光盘借给有关人员在工作岗位上利用的方式。电子档案的出借必须建立严格的审查与借阅制度，手续要严密；同时，对利用者所承担的不得摘抄、复制责任和保密责任应予以规定。复制 复制是指档案室（馆）依照有关法律法规向用户提供复印文件和图纸以及拷贝的胶片、光盘等各种载体的电子档案复制件的提供利用的方式。采用复制的方式提供电子档案，有利于充分发挥其作用、保护原件。（2）档案在线提供利用方式 档案在线提供利用的方式是指通过计算机网络系统为用户提供档案信息。由于档案信息的特殊性，在线提供利用又分为办公自动化的单位内部网络提供利用和互联网向社会提供利用两种方式。办公自动化的单位内部网络通常用于提供开放期限未满和暂时不宜公开的档案信息。因此，在提供利用中要对上网的信息进行选择，并对利用者的权限加以限定。互联网用于开放档案的提供利用，其具体形式包括：提供开放的档案目录，公布档案原件，举办网上档案展览，介绍档案馆馆藏等。利用互联网提供利用档案信息可以实行无偿服务，也可以实行有偿服务。