《人事档案管理》PPT课件.pptx

信息与档案管理,文秘专业职业核心技能课程,主讲教师 cy,档案的编研,2,内,容,CONTENTS,认识人事档案和人事档案工作,1,人事档案的收集和鉴别,人事档案的整理,2,3,人事档案的转递和查阅,4,第一节认识人事档案和人事档案工作,一、人事档案,人事档案是组织、人事、劳动部门在人事管理活动中形成的，记述和反映人员经历、德能勤绩、工作表现的，以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的历史记录。,(一)定义,我国人事档案的主体是干部和工人档案,(二) 特点,1,现实性,反映现实、具有现实效力,2,真实性,其真实性是相对的,3,动态性,不断产生、不断转递,4,机密性,涉及国家机密和个人隐私,一份档案21年悲剧,汤国基曾是益阳师专建校以来第一个在诸多报刊上发表作品的学生，才华初显又桀骜不驯的他曾多次向媒体和教育部门写信，反映自己的学校师资水平不佳，并称自己的班主任周某和中文系负责人“不学无术”。 他没有想到的是， 1983年毕业后没有任何单位接收他，有的单位本拟录用，但总是到最后突然变卦。 直到2003年6月，一位匿名人将其毕业鉴定、处分决定复印件和精神病医学鉴定书的手抄件投到他信箱，他才最终确认是档案里有问题。他曾得罪过的班主任给他加上了“有严重的神经官能症，不宜担任教学工作”的评语。 来源：瞭望新闻周刊,相关链接：,1,是考察、了解员工的重要手段,2,是做好组织、人事工作的依据,3,是澄清个人问题的凭证,4,是编写人物传记和专业史的宝贵资料,（三）作用,5,可为人才开发提供信息和数据,换了4家单位后档案“失踪”,张小姐因新录用单位要查阅她的人事档案而急得团团转。“我1998年大学毕业，之后换过4家单位。期间我从未去过问自己的人事档案，也不知道人事档案存放在哪儿。”张小姐表示，她最近跳槽到一家新单位，该单位要了解自己的履历，因此要查阅她的人事档案，可自己实在不知道档案存放在哪里。去过人才中心，也去过就促中心，对方都表示“没有”。,案例1,1,2,集中统一,分级负责,人事档案应由各级组织、人事、劳动部门集中统一管理,工人档案由劳动（人力资源管理）部门管理； 学生档案由学校的有关部门管理； 军人档案由各级政治（干部）部门管理； 干部档案按干部管理权限集中统一管理。,二、 人事档案工作,(一)管理体制,人事档案工作实行集中统一和分级 负责的管理体制。,（二）人事档案工作机构,县以上（含县）的组织、人事部门，应建立相应干部档案管理工作机构。 每管理1000人的档案需配备一名专职干部。 流动人员人事档案管理：县以上（含县）党委组织部门和政府人事部门所属的人才流动服务机构。,第二节 人事档案的收集和鉴别,1.归档范围,一、人事档案的收集,（一）归档,按照干部人事档案材料收集归档规定（25条）,建立干部人事档案材料收集归档机制：在材料形成之日起一个月内归档并履行移交手续。 人事档案管理部门应当建立联系制度 归档材料一般应当为原件 成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充 干部人事档案材料的载体使用16开型或A4型的公文用纸，材料左边应当留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。 人事档案管理部门必须严格审核归档材料 符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。,1.归档要求,1.组织、人事、劳动及其他人员管理部门 2.员工所在的党、团组织、政府机关、企事业单位的有关部门 3.纪检、行政监察、保卫和公安、司法、监察部门 4.科技、业务部门和学校、培训部门 5.军队有关部门和民政部门,（二）人事档案的收集渠道,收集,有关人事档案材料,收集,党团材料,处分材料,收集,收集,收集,学历科研材料,参军转业材料,1.判断材料是否属于人事档案 2.判断是否本人的档案材料 3.判断材料是否处理完毕和手续齐全 4.判断材料是否真实、准确、完整 5.查对材料是否重复,取之有据，舍之有理 以有关政策为依据； 实事求是； 要有严格的制度,二、人事档案的鉴别,（一）鉴别原则,（二）鉴别的内容和方法,王娜娜事件,王娜娜是周口沈丘县人，2003年高考后，因未收到大学录取通知书，以为落榜便外出打工，之后结婚生子。2015年，她发现自己当年考上了周口职业技术学院，但被张莹莹顶替了。 2016年2月下旬，部分媒体王娜娜被冒名顶替上学一事，引发社会关注。 事件处理结果：13名相关责任人受到严肃处理，3人涉嫌违法已移交司法机关。,案例,15,转出,退回,留存,销毁,（三）剔除材料的处理,材料是否齐全、完整、真实 手续是否完备、填写是否规范 有无错装、混装 整理是否合乎要求,信息准确无误 对缺少的主要材料要登记并补充 对审核出的问题要登记并解决,要求,内容,（四）人事档案材料的审核,第三节 人事档案的整理,10类： 履历，自传，鉴定、考核、考察，学历、评聘专业技术职务，政治历史审查，入党入团，奖励，处分，录用、任免、出国（出境）、工资、待遇及各种代表会议代表的材料，其他,一、分类,(一)正本,(二)副本,7类,按时间顺序排列,二、排列,(一)履历材料,(二)自传材料,包括履历表、登记表、简历表、更改姓名的报告及批件等,按时间顺序排列,历年的鉴定，出国、出境调动、毕业鉴定，考核表、干部任免、调动依据的正式考察综合材料等,(三)鉴定、考核、考察材料,按时间顺序排列,按时间顺序排列,(四)学历、评聘专业技术职务 与评定岗位技能的材料,(五)政治历史审查材料,学历、学位、学习成绩、培训结业、评聘专业技术职务、评定岗位技能情况的材料,按批复-结论-本人对结论的意见-调查报告-证明材料顺序排列,凡是对员工政治历史、精力、出身、社会关系、党纪、参加工作时间等问题进行审查形成的材料,先团后党，然后按志愿书-申请书-转正申请-登记表排列,(六)入党入团材料,(七)奖励材料,包括履历表、登记表、简历表、更改姓名的报告及批件等,按时间顺序排列,包括违反党纪、政纪、国法受到纪检、监察、或其他审查部门对其所犯错误进行调查处理形成的材料,(八)处分材料,按批复-结论-本人意见-调查报告-证明顺序排列,包括对在工作或学习中有突出成绩的员工给予奖励或表彰的材料,先团后党，然后按志愿书-申请书-转正申请-登记表排列,(九)录用、任免、出国（出境）、工资、待遇及各种代表会议代表的材料,包括办理任免、选举、调动、是剖线、晋级、录用、聘用、招用、转业、工资、待遇、出国、离退休及退职材料、各种代表会登记表等,包括残疾体检表、确定残疾等级材料，工伤职业病证明材料，民事纠纷判决书、调解书，讣告、悼词等,(十)其他,按时间顺序排列,工资待遇按时间顺序排列 ，调动任免与离退、出国出境、其他按时间顺序排列,排好顺序，用铅笔在每份右上角统一编号。 如1-1，1-2；9-1-1，9-1-2。,三、编号,(一)编顺序号,(二)编页码,用铅笔在每张右下角编，封面不编，空表编。,类别号,类内顺序号,可从所管辖两级副职开始填写,四、抄写职务变动表,(一)裁剪,标准：18.5cm26cm,五、技术加工,(二)折叠,注意：留足装订边；折痕不被裁住和磨损,(三)托裱,适用于纸质较薄、脆，小于16开、折皱损毁的材料,(四)加边,适用于不需托裱又小于标准的材料,(五)包边,不能包住字,(六)其他,去金属物、透明纸粘贴、缝纫等,六、打印人事档案目录,人事档案目录,(一)目录与材料核对无误,七、装订,(二)把全卷材料理齐,材料条件好的要做到四边齐；材料条件差的要保证三边齐、上边基本齐。,(三)左侧装订,每册厚度一般不超过2.5厘米。,八、验收,（一）检验卷内的档案材料是否都属于该人的。 （二）材料分类是否准确，每类材料的排列是否有序，方法是否得当。 （三）检验目录登记与实际材料是否相符，材料名称、制成时间、份数、页数的填写是否准确，留下的空格是否适当，字迹是否工整、清楚。 （四）材料上的金属物是否已全部拆除，裱糊、折叠是否合乎要求。 （五）检验装订的档案材料是否四边整齐，有无压字，伤字现象，卷内材料的位置是否准确，卷夹封面书写是否规范整洁。,第三节 人事档案的保管范围、转递和查阅,一、人事档案的保管范围,(一)在职人员的,由主管该人的组织、人事部门保管,由各级党委统战部门保管,由学校的学生工作部门或人事部门保管,根据其主要职务而定,由所在企业的劳资部门保管,干部的,军队和地方互兼职务的干部的,民主党派和无党派爱国人士的,企业职工的,在校学生的,(二）离退休人员的,由该人的管理部门保管,由中组部或人事部保管,由所在企业的劳资部门保管,党中央、国务院管理的干部,其他干部的,工人的,是中共党员的,是民主党派和无党派国人士的,由中央统战部保管,军队干部,由总政治部保管,高级干部的,其他干部的,由各大单位或军、师级单位保管,(三）死亡人员的,其档案由原管理部门保管5年后，移交机关档案部门保存，并按有关规定进馆,党中央、国务院管理的干部,司局级干部、著名人物,其他干部,其档案由原管理单位保管5年后，移交中央档案馆保存,其档案由原管理单位保管5年后，移交本机关档案部门保存，并定期移交同级档案馆,军队干部,交解放军档案馆保存,建国前牺牲、病故的排职以上干部的,建国后死亡的正师职以上干部的,交总政治部档案馆保管,建国后死亡的副师职以下的,按隶属关系分别交各大单位档案馆保管,死亡5年后交企业综合档案部门保管；特殊的按规定移交有关档案馆,企业职工的,（四）辞退、开除工职、受刑事处分、出国不归等人员的,由原单位保管；刑满释放或解除劳教后，重新安置的，其档案转至有关主管单位或移交人才交流中心,辞职、退职、自动离职的,被开除公职的,其档案交给人才交流中心管理,受刑事处分的,出国不归、失踪、逃亡的,未就业的由原单位保管；已就业的由有关人事、劳动部门或人才服务中心保管,由原单位代管或交人才交流中心管理,二、人事档案的转递,1.及时档随人走 2.准确必须以任免文件或调动通知为依据。 3.安全杜绝失密、泄密和丢失现象。 （二）转递工作的方式 1.零星转递 2.成批移交,（一）转递工作的要求,案例：人事档案丢失影响社保 用人单位被判赔偿五万,人事档案是劳动者就业和享受社会保障待遇的身份证，一旦丢失会造成许多的困难和麻烦。河南省郑州市居民王老先生近日(2014-12)为此和自己的单位河南某科贸公司打了一场劳动争议官司，法院判决用人单位赔偿王老先生各种损失5万元。,34,1.转出的程序和手续,在转出材料登记簿上详细登记,在人事档案底册上注销,填写人事档案转递通知单,将材料严密包封，加盖密封章,以密件寄出或派专人送交,收到回执，粘贴在存根上,（二）转递工作程序和手续,2.接收单位的工作程序和手续,检查是否 属于本单位,审核转递人事档案 材料通知单,查对无误 在回执单上签字、盖章,寄还（送还）回执,登记入库,文秘教研室 cy,37,转递人事档案材料通知单,（第二联） 字第号,（三）“无头档案”形成的原因及处理办法,1.“无头档案”产生的原因 未及时转递档案 2.对“无头档案”的处理,指员工不知去向而积存在人事档案部门的人事档案材料,三、人事档案的查阅,宽严适度，内外有别，灵活掌握，便于利用。,（一）查阅的原则,利用党委组织部门的人事档案必须是中共党员； 组织、人事、劳动部门查阅必须有手续完备的信件； 其他部门查阅应有查档介绍信或审批表； 不得查阅本人及其亲属的档案；未经允许不得查同级人员的档案；下级不得查阅上级人员的档案； 本单位组织、人事、劳动部门一般不得查阅本单位领导人的档案； 只准查阅介绍信或审批表中提到的内容。,（二）查阅的要求,（三）查阅的程序和手续,填写查（借）阅干部 人事档案审批表,审核审批表和证件,办理借阅登记手续,工作人员提取档案,借阅者阅览,归还、清点,提出申请出具证明审批盖章登记交予,（四）出具证明和复制的手续,1.出具证明手续,提出申请审批复制盖章交予,2.复制手续,1. 不得写划、涂改、拆散、抽出、增添、污损档案内容。 2.注意保密，不得与无关人员谈话或泄露档案内容。 3.未经批准，不得复制档案材料；查档摘抄或复印的材料应办理登记手续，且不得给无关人员传看，用完后应自行销毁。非保密本不能记录干部人事档案内容。 4.严禁在阅档室内吸烟。,（五）查档注意事项,200910,谢谢,再见,