文秘工作职责培训.ppt

1,文秘工作职责培训,2,第一部分 文员的职业定位 第二部分 文员的岗位职责 第三部分 文员的职业规范,3,领导的协助者，同事的服务者,处理好部门文职工作外，协助各级领导 管理好部门事务。,文员的定位,第一部分 文员的职业定位,员工与领导的连接线，及时传递信息,1,4,第一部分 文员的职业定位,文员是办公室里最常见的职位之一，具有极为重要的基础性，服务型作用，是企业有效运转的重要要素。 文员的角色定位具有辅佐功能。帮助部门领导处理一切事务成为文员的职责。但文员除了此职责外，和其它部门文员的关系也非常密切和重要。 文员是部门领导的助手。,5,第一部分 文员的职业定位,对事,对人,准确性 好判断力 工作效率 主动性,考虑周到 圆滑性 谨慎性 责任感 客观性,文员的特质及要求,6,积极的心态 谦虚勤奋 服务意识 真诚宽容,良好的专业素养 认真细致 条理清晰 善于沟通,文员的标准,第二部分 文员的岗位职责,7,第二部分 文员的岗位职责,文员的基本职责 每天日常和每月月度例行工作跟进；,8,第二部分 文员的岗位职责,文员的基本职责 部门文档管理（含往来文件分类传阅/审批整理归档）； 部门电话接听/转接、来访宾客接待； 部门各系统的应用(KM、OA、极致）； 负责部门日常文件的打印、复印工作（需在保证文件质量的前提下不断节约成本）； 领导交办的其他临时事务能及时、有效处理并反馈处理结果；,9,第二部分 文员的岗位职责,文员的基本职责&每月例行工作 部门排班(B级及以上25日前交行政办）、培训计划、考勤按指定的日期上交人力资源部； 每月25日前提交下月工作计划及本月工作总结至行政办（电子档和纸档需同时发送，电子档需贴部门负责人有效电子签名）； 每月28日前完成部门人员绩效评估考评，员工级交人力资源部，主管级及以上交行政办，如遇十一长假等特殊情况需提前至少两天进行； 每月15日前完成部门鞋袜领用；,10,第三部分 文员的职业规范,事务管理规范,1、来宾接待,“引路” 应走在客人左前方的2、3步处，自己走在走廊左侧， 让客人走在中央。与客人步伐一致，并适当做介绍。遇拐弯处应使用手势，并提醒客人“这边请”、“注意楼梯”等。,11,第三部分 文员的职业规范,事务管理规范 2、文件管理 应遵循先登记后处理的原则; 应严格按照审批流程审批文件;,12,第三部分 文员的职业规范,事务管理规范 3、接打电话 “态度，语调，用词”,13,第三部分 文员的职业规范,事务管理规范 打电话： 要有准备 注意打电话的时间，尤其避免在午休或下班时间打 微笑的语调，声音清晰，有礼貌 不要急于在电话中承诺事情或是做决定 讲电话同时在纸上做记录,14,第三部分 文员的职业规范,事务管理规范 接电话： 1.电话铃响三声内必须接电话 2.先报上公司名称或人名 3.声音语调微微上扬，有朝气 4.去除“别人不知道我是谁”的心态 5.延迟太久接电话应先致歉 6.口中不要吃东西或含着东西,15,第三部分 文员的职业规范,保密原则,16,第三部分 文员的职业规范,打印、复印管理 复印时各部门自己带纸，不得乱拿打印机及传真机上纸张。 部门指定专人打印、复印，若委派他人进行需教会使用有关设备。 若打印机等机器出现故障应及时报有关人员通知供应商到店维修，不可强行使用。,17,谢谢大家！,The End,