新长江电影城财务制度.doc

财务管理制度一、财务报表：财务报表是正确反映财务状况及有效进行财务管理的一种方式。这些报表包括但不仅限于：1、保险库现金盘点表： 影城一般备有30000元备用金，由值班经理保管钥匙和密码，备用金只作营运中换零金和发给收银岗位备用金用，不可挪为他用。每天开店、交接班及闭店时值班经理需清点保险箱并认真、求实地填写“保险库现金盘点表”。同时保险箱内其他物品，如：电影券、赠券等也需一并清点并记录。总经理及财务部门将不定期的对保险库的现金盘点情况进行核查，以确保公司财产的安全性。此表由营运部门保存三年并经财务部门同意后方可销毁。2、零用金记录：影城备有5000元零用金为日常营运过程中的小件物品采购或其他应急款项的支付。零用金由影院的总经理保管并做好相应的“零用金记录”，于每周汇总至财务报销。零用金每次使用数额不得超过500元，如超过500元使用需单独申请。零用金应每日清点，每笔零用金在报销时均需写请款单注明金额、用途、批准人等项目，同时应将相关发票附在后面以备财务核查。3、银行对账单和现金交款记录：影城当日所有营业收入（支票、现金）和需要兑换的备用金，由晚班值班经理于营业结束后封包投入保险箱中，同时填写“现金交款记录”。保箱箱钥匙和密码分别由经理和财务取款人员保管，解款时需有值班经理和财务人员同时在场打开保险箱，值班经理需核查当日现金交款记录中的数目和前日的收入数是否相符，然后由值班经理和财务人员双方签字确认交款金额和换零数额。4、借款单、请款单、PO单（订货单）：1）借款单：l 暂支是指公司员工经办公司各种事务而向公司暂时借支款项，在事务办理结束后持有关凭证冲销暂支款项，并交回多余款额或报销本人垫支款额。l 非差旅事项的现金暂支，应首先由经办人口头提出申请暂支意向，经总经理同意后填写一式二份的“借款单”（包括：借款日期、借款事由、借支金额大小写、借款人签章、总经理批准等）。财务部门以“借款单”第一联入账记录，第二联借款人妥善保管。l 事务办理完毕后，经办人员填制“请款单”，及时到财务部门办理销账手续。财务部门作销账处理时，应在现金借款单第二联上填列报销日期、实际报销金额、退款补款金额（退款是指经办人在事务办理过程中未全部用完暂借款项所剩余部分；补款是指经办人在事务办理过程中暂借款项不够支付，由其个人垫付并应由财务部门为其办理报销的部分），并在第二联上加盖现金收讫、付讫章，以第二联作为记账凭证附件。l 借款原则上规定为事务办理结束的当月归还，对暂支借款时间在一个月以上的，财务人员应该及时获得其合理的解释，否则应该催促经办人员办理报销手续。2）请款单：l 请款单可用于借款的报销及急用物品的购买。l 报销是指本公司员工报销办理公司事务过程中发生个人垫支款项，或是为办理公司事务而暂支款项的销账事宜。l 经办人员办理公司事务完成后，填写“请款单”（包括：报销日期、报销内容、报销金额大小写、经办人签字、审批人批准等）。根据授权审批的有关规定，不同的金额由不同的审批人审批：影院总经理具有由现金列支、金额在500元之内（含500元）费用项目的审批权，同时具有500元2000元非现金列支项目的审批权。超过上述审批权限的需上报具有审批权限的负责人批准。l 请款单上请款人与受款人必须一致，不允许代填行为，经办人应持手续齐全的费用报销单从行政助理处报销。手续齐全的费用报销单是指：u 原件粘贴：所有的原件必须粘贴到“原始凭证粘存单”上，且必须整齐牢固、互不粘连，便于翻阅；原件粘贴必须按照一定的逻辑性，且应给每一张原件进行自然数编号。例如：报销人在报销时同时提交三份请款单，则在请款单右上角编列1/3、2/3、3/3序号。u 一事一报：原则上，一张报销单只能填报因办理某一专项事务而发生的开支；若某一事务办理过程中为一主题事务而发生了其他不同性质的费用，应该在费用报销单中分行填列，并在报销内容中注明该种性质费用的原始附件起讫号。所谓其他不同性质的费用，至少应该区分为市内交通费、停车费、过路费、汽油费、通讯费、其他等。l 财务部门报销审核人员审核费用报销单，包括：报销单手续是否齐全、报销单填写是否正确、原始凭证是否合法、报销发票抬头是否填写公司名全称等。l 根据公司有关规定判断费用报销的合理性：对完全符合报销规定的，按照费用报销单大写金额支付现金；对不符合报销规定的，根据以下不同情况分别处理：u 费用报销单手续不全缺少有关人员签章，退回报销单，由经办人补齐手续；u 费用报销单填写错误，要求经办人员重新填写；u 原始凭证不合法，按规定不能作为报销凭证的，要求经办人员提供合法凭证后给予报销，或者由经办人同意从报销总额中扣除不合法凭证金额后的余额支付经办人；u 根据公司有关规定，有不在报销范围内的费用支出的，除非由授权批准人员的特别批准，否则财务部门将从费用报销单填列的报销金额扣除不予报销部分后的余额支付经办人；u 经上述财务审核程序无误后，财务部将现金交还影城，以保证各影城库存备用金为5,000元。3）PO单：l PO单适用于付款金额超过500元以上的事项。l 请款人填写三联式“订货单”，包括财务联、请款人留存联，供应商留存联，必须认真详细填写订货单表格中的每一事项：时间、货品、数量、单价、总价及供应商的联系方式；然后在PO单“承办人”处签字，并将供应商联传真至供应商，由供应商确认无误后回传至承办人；承办人在取得具有审批权限的负责人核准后（负责人须在PO单“核准人”处签署），将财务联、发票及送货单粘贴好,交给财务准备付款。l 对于既不适合直接采用请款单又不适合直接采用PO单的请款事项，经办人需先向供应商传真“价格及事项征询函”，供应商确认后需及时回传经办人，经办人确认无误后，再填写PO单并按PO单操作流程处理。l 影院财务部严格审核影院上报的单据后，取得具有财务审批权限主管的核准后，安排统一日期付款，可采用回寄支票或电汇等付款方式。对于任何不符合财务制度的票据，均退回或做跟踪处理。5、差旅费报销：1）凡因公出差应事先（提前七天）填写“出差申请表”，经相关批准人审批后方可请款。需要借款的应按借款程序办理。出差后需要报销费用的应在填写“差旅费报销单”按报销程序办理。2）交通费需按标准报销：在市内的交通费应以公众交通工具为主，包括：公交车及地铁；出租车仅可在上述交通工具无法使用的情况下才可以报销，任何私人用途或日常工作中的出租车费均不能视为差旅费。3）员工可以购买本地保险公司的乘机保险（旅客航空意外险），保险费一般为二十元。4）商务招待费：任何的商务交际费必须是在合理及必须的情况下才能予以报销。报销时需写明招待费的目的及同行人。5）电话费：所有本地电话使用酒店的电话通话，任何私人用途的通话将由员工本人承担；长途电话要使用员工的手机通话，员工应二十四小时保证手机的正常通话，以便于相互之间的沟通；如果需要员工使用家庭电话办理公司业务时，员工应使用电话卡通话，电话卡中用于公司业务的部分将实报实销。6）停车费：所有公务合理支出的停车费都必须填写在出差申请表的“杂项”一栏中。6、日报表：每日营运部门需向财务部门递交的报表有：营业日报表及经总经理核准的卖品损耗及招待情况表。7、周报表：每周营运部门需向财务部门递交的报表有：备用金周报和盘点表（周一至周日）、PO单清单和对应的PO单及所附的发票、预售券盘点周报（周一至周日）、退票及废票（周一至周日）、卖品周库存盘点分析报告（周五至周四）、周“卖品库存数量明细表”(周五至周四)、周库存盘点记录表（盘点人签名）。8、月报表：每月营运部门需向财务部门递交的报表有：卖品月库存盘点分析报告、月“卖品库存数量明细表”、月库存盘点记录表（盘点人签名）、月办公用品盘点表、经总经理签署的月员工考勤表。9、损益表（Statement of Profit & Loss）：l 损益表是对当月影城经营情况的一个全面的、综合的、现实的评估。管理者在年度财务预算被批复后，参照本月的损益表来分析当月的各项收支数据与预算数据的区别，从而得出经营管理方面的现实状况，以便在下月做出适当的调整。l 损益表中最重要的参考值是KPI（Key Performance Indicator）值，它主要包括： 观众人数（Admission） 卖品部平均交易值（Concession SPP） 影片租金费（Film Rental %） 卖品部成本率（Concession COGs %） 平均票价（STP） 薪资占总收入的百分比（Payroll % as of Total Revenue） 广告宣传费占总收入的百分比（Direct AD cost % as of Total Revenue）对比上述KPI值就能看到，过去的一个月中影城在哪些项目中的经营符合预算要求，哪些项目的经营没有达到预算要求，由此查找原因以便改进。l 损益表的几点解释： 月度广告宣传费支出应不高于全月票房收入的4.5%; 月度薪资费用支出应不高于全月总收入的8.5%; 月度法律费（知识产权费）为全月总收入的2%；二、公司发票管理制度:1、发票种类：l 地方税务局监制统一式样零售业发票类l 地方税务局监制统一式样服务业发票类2、发票保管及开具：发票由影院财务保管。任何观众索取发票均应由当值值班经理到财务部,由财务人员负责开具.l 使用发票时，每份（3联）发票之间须加垫板，每开完一份发票就将垫板往后挪一次，以防止前后发票之间有空白未开造成浪费情况发生。l 发票使用注意事项：n 发票封面、封底必须保留，不得丢失，若有松动，请用胶水粘牢；n 开具发票时应字迹清楚，不准涂改，同张发票用同种、同色笔书写；n 所有的项目必须填写齐全，客户名称，日期，项目，金额（大小写）以及制单人均不得省略；n 开具发票时页面顺序要从前往后，不允许跳页开具发票，前后页时间排序也是从小到大；n 发票应内容真实，每份发票联次一次复写，上下联内容和金额一致；n 填开错误的发票应各联齐全，并各联加盖“作废”字样图章；制单人若开错发票需作废且发票联、记账联已撕下的，撕下的部分必须用“胶水”靠左粘牢在第一联存根联之后；n 发票不准拆本使用、不准转借、代开、转账、发票联加盖财务或发票专用章。l 对于服务业发票：所开具内容仅限影院营业执照经营范围所定，不得擅自违规开具与影院经营业务不相符的发票内容，否则由此引发的一切相关税务及法律纠纷由其完全承担。目前经营业务所涉及的内容限于“电影票”、“电影会务费”、“租赁费”、“电影包场费”“广告宣传”等服务性质的项目，但服务行业发票绝对不允许出现“办公用品”、“食品”、“家具”等属于增值税项目的业务。若开票人实在无法辨明顾客要开具的业务属于何种性质，开发票之前必须请示财务总监。对于零售发票：零售票只能开具“食品”，不得开具“文具”，“办公用品”，“家具”等远超公司经营范围的业务。四、招待费管理制度：1、影城对已经授权的、合理支出的招待费将予以报销。2、招待费应事先由使用人填写申请，招待申请中要注明招待对象，事由、标准、等相关内容，在总经理批复或呈报总报批准后方可执行。3、招待费只限用于商业和经营目的，建立在为影城服务的宗旨上。4、使用人应严格按照预支款项进行招待活动，超出部分需事先得到总经理的批准，否则由使用人自己承担。5、招待活动后应开具正式发票，各项目录应填写清晰、正确。6、使用人在报销时应填写报销单，按报销程序上交财务部审批。五、招待券、预售券操作流程：& 说明预售券是公司内部发行的购买电影票的有价抵用券，观众可使用支票、现金、转帐等方式到影院指定销售人员处购买，并在有效期内来影院消费。招待券是公司为经营需要，而定制的一种可免费换购电影票的赠券。& 订购预售券和招待券的设计和印刷由公司指定的广告公司制作，首次订货由总部营运部根由据影院票价政策确定预售券的面值，并根据需求量确定首次订购数,由财务部出具统一代码和编码。注：不能出零价票的影院招待券印刷时需增加副券，副券上需有与正券相同的编码和号码。& 入库、保管招待券和预售券由财务统一保管，收货时需检查票券面值、编号、数量和质量（纸张克数、色彩、内容等）是否符合公司要求；然后根据不同的面值、编号、数量登记入库。& 领用/出库预售券和招待券在出库时需盖影城LOGO章。LOGO章由财务人员保管，影院总经理监督使用。n 预售券：影城销售人员根据销售状况填写预售券出库单，向财务申领一定数量的预售券。申领时写明领用数量、面值、编号、批准人等，领用后由销售人员放入单独的保管箱内妥善保管。n 招待券：影城总经理根据营运需求，申领一定数量的招待券；申领时填写招待券出库单，写明数量、用途、领用人、批准人等.& 预售券销售n 影城业务助理负责预售券的销售。n 预售券按面值销售，无折扣。n 出售的预售券需有影城的LOGO章和有效期。有效期最长三个月，特殊情况需超出三个月的需报总经理批准并在财务部门备案。n 销售人员需记录购票人的单位、姓名、联系电话、购票数量、E-MAIL等，以便日后联系和寄发电影信息；出售预售券时需填写预售券销售单，记录预售券的面值、编号和有效期，并出具相应的发票。n 销售人员将收入连同预售券销售单（如有招待券赠送，需增加招待券审批单）交当天值班经理核对结算。当支票付款时，填写支票明细单。值班经理需将预售券收入记入当天营业收入并填写营业日报表中相应项目,并按正常交款程序处理.票房收到预售券时，员工在右上角打孔（撕角），打孔（撕角）的预售券即作废。值班经理清点当日回收券数量、金额无误后，用橡皮筋捆扎成册。财务每天回收前一天的预售券、招待券及其他相关凭单。& 招待券发放影院经理可根据营运需求赠送部分招待券于：n 代替宣传费支出，赠送媒体或广告公司换得广告宣传。此目的支出的招待券需有书面协议，影城总经理根据权限审批，并由财务做好相关登记；n 处理顾客投诉时，赠送顾客。处理顾客投诉的招待券，值班经理根据审批权限合理赠送，并在值班经理留言本上做好相关记录。n 根据团体票招待券赠送规定和审批权限，赠送少量的招待票给团体购票代表。随预售券/团体票销售赠送的招待券可由销售人员申请，值班经理根据审批权限和赠送限额政策审批。n 对外联系、公关、招待政府部门等，由承办人酌情申领，影城总经理根据权限审批，并由影城财务做好相关的登记。任何发出的招待券需填写招待券审批单，记录编号和有效期.对外联系、公关、招待政府部门等将统一赠送VIP卡，影院可将VIP人员名单和身份证号码提供给总部，由总部统一制作后发放至各影院。招待券审批权限：营运经理同一公司或个人每次最多可批准4张，影院总经理同一公司或个人每次最多可批准8张。& 预售券、招待券的回收：根据不同影片以及总部的相关规定，预售券购票可享受低于正常票价十元的优惠价格，排片人员在影片排片时，在CMTS系统预售券票类里输入不同影片预售券购票票价。当票房员工遇到用预售券换票的顾客，需检查预售券是否有LOGO章、有效期、是否完整等。员工选择预售券票类，根据预售券票价格出票给顾客，将回收的预售券右上角打孔（撕角）放入抽屉，同时提醒顾客不找零，本券可贴钱及累加使用，但与其他优惠不可同时享用等。例一：顾客用30的预售券购买25元的电影票（优惠后价格应为15元），不找零，也不可购买二张电影票；电影出票票类：预售券，票价按25元出票，员工需在30元券背面写明25元字样，并请值班经理签字确认，该券作25元结算。面值多余5元财务作营业外收入记帐。例二：顾客用二张10元的预售券换购一张30元的电影（优惠后价格应为20元），员工将二张10元的预售券钉在一起，以示二张券换购一张票，电影出票票类：预售券，票价按20元出票。例三：顾客用一张10元和一张15元的预售券换购一张30元的电影（优惠后价格应为20元），员工将一张10元和一张15元的预售券钉在一起，以示二张券换购一张票，不找零（5元），电影出票票类：预售券，票价按25元出票。例五：顾客用二张10元的预售券或一张20的预售券换购一张35元的电影票（优惠后价格应为30元），贴5元现金，即可换购一张原价为35元的电影票。电影出票票类：预售券，票价按25元出票。员工需在10元券背面写明贴现字样。例六：顾客用一张10元的预售券换购一张30元的电影票（优惠后价格应为20元），贴10元现金，即可换购一张原价为30元的电影票。电影出票票类：预售券，票价按20元出票。员工需在10元券背面写明贴现字样。如顾客持招待券换票，需检查招待券是否有LOGO章、有效期、是否完整等，选择赠票票类，按零价出票给顾客，将回收的招待券右上角打孔（撕角）放入抽屉；同时提醒顾客每券只可观看一场电影，特殊活动，场次、见面会等不可使用。不能出零价票的影院，持招待券观影的顾客，凭招待券至票房预订场次、座位，票房员工在招待券的正付券上都标明预订的场次、座位号，同时撕下付券；观众入场时，检票口员工先确认招待券注明的时间场次是否有效，回收招待券的正券，影务根据预订的座位号和场次领位。检票口结业时将当天回收的招待券正券交值班经理，票房将招待券的付券结业时与其它现金和票券一起交值班经理，值班经理需将票房和检票口交回的招待券正付券核对是否一致，第二天将招待券正券交给财务销帐。招待券付券与电脑票根一同保存。& 结算销帐：员工下岗时，将当天现金收入、支票和回收预售券、招待券由保安陪同进入现金房，分别清点并填写票房日报表。值班经理根据CMTS系统核对员工收入、票卷使用是否正确，值班经理将所有员工上缴的现金、支票、回收预售券、招待券等汇总填写在营业日报表，并根据回收预售券、招待券面值分类打捆，现金和支票填好解款单放入指定保险箱；回收的预售券、招待券、营业日报表等其他报告第二天交财务财务收到回收的预售券、招待券，营业日报表根据编号销帐。& 盘点、核对：是否正确。确保销售及领取数量记录一致。每月3日前销售人员将本月库存记录提交财务,由财务核查台帐记录，并盘点实际库存数。财务部依照所记录的“数量金额帐”进行二次核查。六、公司固定资产管理制度：1、固定资产标准：l 固定资产是指公司使用期在一年以上，单位价值在2,000元以上,并在使用过程中保持原来物质形态的资产。l 除固定资产以外的资产，列入低值易耗品的管理。2、固定资产内容：l 土地；l 房屋及建筑物；l 机器设备；l 电子设备；l 运输设备；l 工具及器具；l 管理用具等3、固定资产管理部门：l 营运部为公司主要固定资产管理部门，负责管理放映、卖品等机器设备及营运工具及器具；其他部门零星采购的部门使用资产，由部门负责人主要管理。l 资产管理部门设置固定资产实物台帐；l 资产管理部设专人负责对固定资产进行分类编号、购建、验收、保管、调拨、出售、报废、定期盘点等有关事项；l 资产管理部对每项固定资产的使用落实到人，订立相关的使用、交接、丢失、损坏赔偿规定。4、会计核算处理l 登记总账；l 登记固定资产明细账；l 登记固定资产卡片。固定资产卡片的登记内容包括：固定资产编号名称；规格型号；入账日期、凭证编号；入账原值、累计折旧、残值率折旧年限、折旧方法；使用部门；处所；保管人；资产转移记录。l 在每项新增的固定资产显眼处张贴标签，标签上记载固定资产编号，并保证该标签不会被轻易撕毁、涂改。5、管理责任l 保管人或管理部门应该建立本人或本部门管辖资产清册；l 保管人或管理部门应经常性地检查所管辖资产，检查内容包括：资产是否完好；资产使用是否正常；资产处所是否有较大变动；其他情况。l 对于情况异常的资产及时向资产管理部门报告。异常情况包括：较大程度破损；已无法发挥资产实质性功能；资产无法在有关记载的场所发现，亦不知其去向。固定资产的转移、报废、丢失、借出等其他情况。6、固定资产盘点：l 影院开张前的资产移交盘点至少在影院正式开张的前两周进行资产移交，工程部需将影院全部完工资产移交影院营运部，并由财务人员现场兼盘。工程部提供资产移交清单，并由工程移交负责人、影院总经理及影院财务主管共同签字确认，移交方可确认。l 营业期的资产盘点1）影院财务部会同营运部每年盘点二次，另应于每季度就固定资产管理登记卡册的记录，每一类别至少抽点十项。2）盘点依据为上述时间点账面记载的资产情况。l 固定资产盘盈利、盘亏1）影院财务部按季、年盘点后提交固定资产盘盈、盘亏报告，报财务总部审批,审批权限见“公司财务审批权限”规定。2）财务部依据批准的固定资产盘盈、盘亏报告进行帐务处理。7、固定资产的购置处理：l 各部门填写PO请购单，报具有审批权限的职能部门审批。l 依照财务采购制度，采购部向供应商定货。l 采购部收到资产后，对资产的规格、型号、性能、质量等验收。l 依照财务付款制度，报财务部门请款。l 具体采购流程及步骤见公司“付款制度PO管理流程”。8、固定资产转移、调拨处理：l 固定资产在关联公司间转移及调拨，转移部门需提交“固定资产设备调拨单”及申请报告至具有审批权限的上级部门核准。l 经批准后，转移部门将固定资产转移登记情况书面通知财务部，以便进行帐务处理。l 资产转移方及资产接收方相关负责人需分别在“固定资产转移明细单”上签字，并复印四份。其签字权限见“公司财务审批权限”规定。（一联转移方公司备存；一联接收方公司备存；一联移交方财务部备存；一联接收方财务部备存）9、固定资产出售处理：l 固定资产如需出售，应由公司营运部提交“固定资产出售报告”及“固定资产出售明细表”，报具有审批权限的职能部门核准。l 财务部根据批准的固定资产出售处理报告进行帐务处理，并开具发票及收款。l 营运部根据财务开具的发票及收据办理发货手续。10、固定资产报废处理：l 固定资产报废，由报废部门提出“固定资产减损报告”及两联“固定资产报废毁损情况单”，报具有审批权限的职能部门审批。l 经核准后，一联送营运部转记“固定资产登记卡”，一联会同有关资料提交财务部，财务部依照审批的固定资产报废申请报告进行帐务处理。l 报废部门负责进行实物处理。11、固定资产出租或外借处理：l 固定资产出租或外借，营运部应先会同会计部门后按序呈具有审批权限的职能负责人核准后，并应制定出租/外借合同，原件送财务部备存，合同中应明示修缮保养及税收负担、税金、运费、归还期限、保持原状、付款期、付款方式、附属设备明细等，其出入公司应另填写三联式出库单，依照出库单上审批要求，经办人、财务及营运负责人签字，一联公司备存，一联财务部备存，一联被借方留存。 l 固定资产要按规定严格处理、定期维护保养，未经公司总经理批准不得外借。12、财务部每月按各类固定资产规定的使用年限，折旧率计算固定资产折旧，列入有关的成本费用核算。七、公司财产保险：1、公司对经营过程中的种种风险购买保险，这些风险包括但不仅限于：l 公司资产险是指在经营过程中所涉及的公司人员及财产等的损失的赔付；l 员工保险是劳动法规定的企业应为其员工购买的五种保险，包括养老、失业、医疗、工伤等；l 其他相关险种。2、在购买保险过程中所涉及的公司相关信息：l 影城名称、影城地址、开业日期、总银幕数、总座位数、建筑模式；l 员工来源、管理人员数量及年薪总值、合同制员工人数及年薪总值、计时工人数及年薪总值；l 资产及设备总价值、预计年均观影人数、预计年均票房收入；l 银行交易数据：每次最大交易额、周交易次数、交易时间、负责交易的人数；l 现金存放：存放地、存放最大金额、保险箱钥匙数量及密码、掌管人、报警器的设置及品牌；l 其他安全信息：保安人数、值班时间、本地区公安支持等。3、申报：各种保险条款中赔付的突发事件都应该在二十四小时内报告给上级及相关公安、保险部门，如果可能尽量提供现场照片及证人证言。这些突发事件包括但不仅限于：l 火灾；l 偷窃（包括影城及观众财物）；l 设备损坏；l 观众物品及车辆损坏；