备用金管理制度.doc

公司备用金管理制度为了加强公司对有关部门备用金管理，规范借款行为，提高自己利用效率，减少自己损失，特定指定本制度。一、 本制度适用于公司各部门。二、 备用金范围1、采购员零星采购备用金；2、个人因公出差借款备用金；3、经常性零星支出备用金；4、食堂费用备用金；5、其他备用金。三、 实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活的开展业务， 从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将从严处理。四、 临时备用金借款手续及报销手续1、工作人员临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际情况向借款人发放“借款单”。借款人按规定在财务人员指导下填写借款单。2、借款人将填写完毕的“借款单”交由直属领导核准。3、经过核准后的“借款单”交由财务部经理批准后，由财务部转交总经理批准。4、借款人凭借经过总经理批准的“借款单”向出纳处领取借款。5、借款人办理报销手续时，需要将报销发票整理并填写完成“费用报销单”，并于每周四、五两日将报销单交至财务部。6、财务部人员需在查明报销人员借款金额后，核对借款人“费用报销单”，核对无误后转交财务经理批准后转至报销流程。冲借款的“费用报销单”须要注明冲销借款人借款，致使财务管理单位将其作为支付凭证而重复支付该款项的，由填制人及经办业务部门负责人承担全部责任及相应损失。7、经过批准的“费用报销单”送至出纳处，勾销借款单并退回多余金额或者补足报销金额。五、 长期备用金因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。六、 备用金额度1、因公出差人员借款，按预计出差天数、往返路费、住及生活费用核定借款额度。2、食堂借款由平均月用餐人数及平均用餐标准核定借款额度。3、其他借款根据实际情况核定。七、 财务部应当按借款日期、部门、用途、金额、注销日期建立备用金使用台账，按月清理。八、 备用金管理要求1、出纳在审批手续不全情况下借支备用金的，按借支金额10%处罚，情节严重者直接除名并追究其法律责任。 2、到期临时备用金借款未及时收回的，也无法提供其他特批书面报告的，每发现一笔，对出纳扣罚100元。 3、财务部负责人负责对备用金定期盘点（一个月不少于一次），对因未及时盘点而出现的损失承担连带责任；备用金盘点损失，一律由责任人赔偿；盘点盈余，交公司财务部作挂账处理，无法查明原因的，进行账务处理，列入“营业外收入”科目。 4、临时备用金超过归定时间不归还，逾期按银行同期贷款利率计息，并在归还借款时付清；因长期出差在外无法回借款地归还的或其他特殊原因需要续借的，必须提出书面报告，并经主管领导证明，财务总监审核，董事长（或董事长）批准后免于罚息。 5、若借款人拒不归还（超过归还时间一个星期），由出纳提出申请经批准后，告知总务部相关人员在工资奖金中扣收借款额和逾期利息。如人力资源部未作扣款处理，每次处罚200元，造成损失的，由责任人承担。 6、财务部对借款人的借款信用进行评定，对于逾期还款或拒不还款等人员，严格控制以后借款甚至取消借款资格。 7、借款人员发生人事异动或离职，人力资源部未书面通知财务部确认清账，造成借款无法收回的，由人力资源部承担借款损失。九、 所有备用金必须在年末进行清理，年初重新办理借款手续。