化工企业物资采购管理办法.doc

物资采购管理办法第一章 总 则第一条 为加强物资采购的管理，保障经济秩序，规范采购流程，根据中华人民共和国招标法、国有工业企业物资采购管理暂行规定及安徽省经贸委关于进一步加强企业物资采购管理的通知精神，结合公司特点，制定本办法。第二条 本办法是公司内生产、检修、基建、技改中不能自供的，需要外购的原辅材料、设备及零部件、工器具、包装物、办公用品、劳动保护用品以及其他物资采购行为的基本规范。 第三条 本办法的目的是实施采购管理的全过程控制，把公司的采购管理与成本管理、质量管理、资金管理、财务管理、审计监督等各项基础工作紧密地结合在一起，以降低成本、提高效益为中心，促进公司整体管理水平的提高。 第四条 本办法适用于通过公司财务支付的一切物资采购行为。集团公司下属单位比照本办法，制定本单位的物资采购管理办法。集团公司将对子公司的物资采购行为进行监督检查。第二章 管理职责第五条 建立相互联系又相互制约的物资采购控制网络，为物资采购管理提供组织基础。将采购环节合理分工、明确职责，并做到奖罚分明。（一）企业管理部负责汇总编制公司采购计划；负责对采购部门实施的价格和质量控制的执行情况进行考核，并落实奖惩。（二）招标办公室负责制定招标采购管理制度；负责评标人才库的建立并定期对评标人才实施培训；负责组织邀标和评标并定期将招标采购情况向公司招标管理委员会报告。（三）供应部负责根据市场信息及时提出物资采购价格建议，严格执行物资采购程序，在保证质量的前提下，实现低成本采购；负责采购合同的履行及控制采购物资的质量；负责建立内部制衡机制，将计划和采购行为分开管理，健全各类物资采购台帐；负责配合招标办公室开展工作并自觉接受监督。（四）设备管理部负责对生产单位提出的采购计划进行审核，根据市场信息及时提出设备维修、改造采购价格建议，在保证维修、改造质量的前提下，实现低成本采购；对维修、改造合同的履行及质量负责；建立内部制衡机制，将计划和采购行为分开管理，健全各类维修、改造采购台帐；配合招标办公室开展工作；自觉接受监督；负责牵头组织相关单位对维修、改造及供应处采购的设备进行质量检验。（五）生产技术部负责审核生产单位提出的原辅材料（煤炭、油料、化工等）采购计划；负责采购原辅材料的质量检验并出具检验报告单。（六）仓库负责采购物资入库前的验收和质量监督；负责物资入库后的分类管理和防护；负责物资出库管理。（七）财务部负责物资采购的货款结算。（八）审计法务部负责对本办法的执行情况进行监督检查，通过参与招标采购开、评标会议、重大合同签订等形式，对重要采购环节进行监督。第六条 总经理及分管领导对物资采购事前控制、分级分权审批、事后检查，对公司物资采购工作进行全过程的领导和监督。第七条 公司物资采购招标管理委员会对物资采购管理制度和采购工作中的重大问题实行集体研究、民主决策，对公司物资采购工作中的重大事件、重要项目进行决策和监督。第八条 监事会、纪委监察部门依据法规法纪及规章制度的要求，负责对公司物资采购进行监督，调查处理损害公司利益的行为及人员。第三章 计划的申报和审批第九条 月度物资采购计划，由所在分厂、部门根据实际需要填写物资采购计划表（见附件1），经所在单位主要领导签字，分管领导审查后，于每月22日前报采购部门或主管部门初审，初审部门要对物资采购的数量、规格、单价、金额填写完整并分类汇总，于每月的26日前报企业管理部审核。非计划采购物资、临时追加采购物资等由分厂、部门专题报告提交主管部门和分管领导审批后，于每月24日前集中报送至采购部门初审，经采购部门估价并审查后，于每月的26日前报企业管理部审核。各主管部门不受理分厂、部门下属单位的采购计划或申请。第十条 使用单位原则上不得对所需物资指定生产厂家，特殊情况下需指定的，在计划表中说明情况，并经总经理或分管领导审批同意。初审部门对预计采购金额达到招标采购标准，但由于供货渠道单一、采购时间要求紧、货源紧张等原因不能进行招标采购的物资，应在备注中作出说明并报分管领导审批。第十一条 企业管理部对上报的采购计划进行审核，并根据历史价格和掌握的市场价格信息确定计划价格、金额，按每种物资计划采购金额和适用的采购方式，编制物资定点采购计划汇总表（见附件2）和物资招标采购计划汇总表（见附件3），并于每月29日前报分管领导、总经理审批，经审批后于30日前交采购部门、招标办执行，同时抄送财务部、仓库和质检部门备案。 第十二条 对生产、经营、管理工作中急需采购的物资，分厂、部门专题报告并填制物资材料紧急采购申报表（见附件4）提交主管部门和分管领导审批，采购部门、企业管理部应在1个工作日内完成受理工作，并及时安排采购，同时企业管理部将该项采购补充列入计划。第十三条 申购未使用过的新设备、新材料，必须经有关主管部门和技术总监对其性价比审核签字后，方可上报。电脑、打印机、复印机、空调、冰箱等办公及家电用品的采购，必须经董事长或总经理批准。第十四条 物资采购部门必须严格按计划采购。未列入计划的物资，采购部门不得采购，财务部不得结算货款。第十五条 各单位主要领导要认真审核本单位每月的采购计划，购置后要及时领用。凡多报少领，只报不领，造成物资积压损失浪费的，追究申购单位主要领导及直接责任人的责任。第四章 采购方式及范围第十六条 物资采购方式原则上分为招标采购和定点采购二种。招标采购分为公司内部招标和委托招标中介机构招标二种方式；定点采购是指只能在选定的合格供方（定点采购单位）中选择供货商的采购方式。第十七条 除国家相关法律规定必须招标采购或公司无评标技术力量外，招标采购原则上进行公司内部招标；外部招标中介机构的委托采取定项目委托，原则上以招标方式确定招标代理机构。第十八条 招标采购的原则、范围和程序按公司招投标管理办法的规定执行。第十九条 定点采购的原则和供应商的确定。（一）定点采购的原则1、公司所有采购物资除招标采购外，原则上从定点采购单位采购。定点采购时，合格供方名册中若存在两家以上符合条件的供货商，必须比质比价确定供应商。2、由于受货源、付款方式及交货期等因素影响不能定点采购时，采购部门要写出书面报告，说明情况，并根据采购金额报分管领导或总经理审批后才允许采购。3、不经批准从非定点单位采购的物资，仓库不准办理入库手续，财务部不准结算付款，由违反规定的单位和个人负责退回并按本规定或公司责任追究制处罚。（二）供应商的确定1、每批物资在定点采购时，应成立三人以上的临时评审小组，并且至少有两名采购单位领导。2、供应商报价形式原则上采用密封报价或网上报价，报价单开启时，需评审小组全员在场，经评审人员对供货单位的资质、报价、售后服务等方面综合评审后，以评审意见书（见附件5）的形式确定供应商。所有评审人员要在评审意见书上签名确认。3、报价单和评审意见书作为签定合同的附件，以便领导审核和备查。第二十条 合格供方（定点采购单位）的选择和评审。（一）合格供方的选择1、合格供方必须具有生产或经营许可证、营业执照、资金注册、制造或经营场所、质保体系，并提供企业经营状况、价格标准、业绩和较完善的售后服务体系。2、所有合格供方的产品，必须符合我公司采购物资的质量要求，达到国家或行业、企业的技术标准。3、主要原辅材料，应选择质量稳定、资源充足、信誉可靠、价格优惠的生产厂家为合格供方。4、电气、仪表、电缆、设备、泵阀等重要物资，原则上应以公司使用情况良好的生产厂家为合格供方。5、钢材、有色金属、备品配件、五金、机电、油料、建材、工器具等首先选择生产厂家，不能直接从生产厂家采购的，可根据实际需要选择有实力的代理商或经销商为合格供方，以满足零星采购的需要。6、其他零星物资，可就近确定几家具备一定信誉的商家实行定点采购。7、除供货单位具有唯一性或采购物资有特殊要求外，应选择两家以上为合格供方。（二）合格供方的评审1、供应部根据合格供方选择要求和掌握的信息，编制合格供方清单及相关资料报企业管理部。企业管理部牵头会同供应部、生产技术部、审计法务部、招标办公室等有关部门组成评审小组，按照ISO9001质量保证体系的要求对“合格供方清单”进行评审。评审小组根据评审结论编制合格供方名册并报招标管理委员会审定。2、合格供方名册经招标管理委员会审定后，发采购部门执行，并发财务部、审计法务部及仓库作为控制和监督的依据。3、已批准的合格供方名册，应按照ISO9001质保体系的要求实行动态管理，每半年定期评审一次。新增供应商应满足资质齐全、品质相当、价格优惠、服务及时等条件，必要时，可以进行实地考察。4、凡发现有欺诈行为、两次供货质量不合格、售后服务跟不上或其它可能影响其持续经营的情况时，应立即取消其供货资格。第五章 合同的签订与审批第二十一条 所有的物资采购原则上都必须签定供需经济合同，合同条款要符合合同法的要求。第二十二条 评标报告、中标通知书或评审意见书应作为合同附件供审批人参考和备查。第二十三条 合同的签订、审批、履行、存档等管理严格按照公司合同管理规定执行。第二十四条 因经营业务需要，需相互抵帐或串换的物资合同，需由供应部牵头组织相关部门进行价格审定，报分管领导和总经理批准。 第六章 质量检查与入库管理第二十五条 原辅材料的质检工作由生产技术部负责。对主要生产消耗性原料，在采购合同中应明确规定质量标准，并把质量和采购价格挂钩，严格进货质量检验制度。公司不具备检验条件的，由质检部门委托有检验能力的单位检验。第二十六条 设备及备品配件的质检工作由设备管理部和使用部门组织相关技术人员，根据国家标准、产品合格证、材质证明书、图纸等进行验收，需要进行理化检验的按有关技术规定进行检验，备品配件可按20抽查。对现场无法验收的设备要在安装时或投运后跟踪验收。第二十七条 对其他零星、低值、易耗物资由供应部及仓库人员根据产品合格证和外观进行初步质量认定。第二十八条 建立采购物资质量跟踪制度。使用单位若发现领用的物资存在质量问题，应填写物资采购质量情况反馈单（见附件6），分别报送供应部、生产技术部、企业管理部、招标办公室和招标采购管理委员会。第二十九条 采购物资发生质量争议，由生产技术部负责复检或委托有资质的仲裁机构判定。第三十条 采购物资质量问题一经确定，由采购单位和采购人员负责与供货商交涉，办理修复、更换、增补或索赔等事宜。造成公司损失的，按公司责任追究制处罚。第三十一条 仓库应检查所购物资是否为当期核准的采购计划，物资的品名、规格、型号、产地、数量等是否与采购计划或检验报告单相符，经检查后填写物资入库单，并将物资堆放整齐，妥善保管。第七章 货款支付第三十二条 采购部门在订立物资采购合同时，原则上应规定货到后付款。必须预付时，首次预付原则上不得超过货款的30%。第三十三条 订立大型设备、备品配件、阀门、管件等物资的采购合同时，应包括质保金条款，质保金数额不得低于货款的10%，特殊情况不低于5%。第三十四条 为保障资金安全，预付物资采购货款，必须由采购部门提出申请（附采购合同），报分管领导审核，总经理批准。第三十五条 采购部门每月月末前，应将经审批后的下月采购资金计划报财务部（采购资金计划应按项目计划和生产经营计划分列），再根据经营调度会确定的资金使用计划，合理编制月度资金使用计划，经分管领导审批后，报财务部。财务部在资金支付时要根据月度资金使用计划、采购合同、检验报告单、入库单、采购发票等齐全资料方可结算，资料不齐全的，财务部不得结算。第八章 奖励与惩罚第三十六条 具有下列情况之一的，公司可根据情况给予奖励：（一）市场价格信息了解及时，向公司建议后带来明显经济效益的；（二）严格履行职责，成效显著的质量、价格监督人员；（三）举报违反本办法的有关规定，经查证属实，并避免了重大经济损失的人员。第三十七条 下列情况视为违规或违法行为：（一）不经批准，私自提高物资采购价格控制权限的；（二）不经批准，私自从非定点采购单位采购的；（三）未按规定签订合同的；（四）暗中收受回扣和贿赂的；（五）泄露公司采购物资价格机密的；（六）用料单位对所报采购物资不领用造成经济损失的；（七）货款支付中给公司造成资金损失的。第三十八条 对有前条行为之一的，公司将视情节轻重，给予下列处罚：（一）造成经济损失的，赔偿损失；（二）有非法所得的，责令其将非法所得上缴公司财务入帐；（三）对直接责任人员和部门主要负责人给予经济处罚或行政处分。情节严重的，移交司法机关追究刑事责任；（四）以上处罚可以并处。第九章 附 则第三十九条 本办法实施后，具有采购职能的单位及其他相关单位应根据本办法制定更为具体的内部管理规定并认真落实。附件1：物资采购计划表附件2：物资定点采购计划汇总表附件3：物资招标采购计划汇总表附件4：物资材料紧急采购申报表附件5：评审意见书附件6：采购物资质量情况反馈单