行政管理工作标准化手册

行政管理工作标准化手册目录第一部 岗位职责3一、总部行政中心31、总监32、秘书4二、总部行政管理部41、经理52、行政主管（外兼联职能）63、费用管控主管64、保险主管（不含车险）75、车务管理主管76、资产管理主管8三、物资采购部81、经理92、采购主管（办公设备、办公家具、办公用品、IT设备）93、物资记账员104、库房主管10 四、大区行政部111、行政总监112、经理113、行政主管124、后勤主管125、资产管理专员13 五、分部行政部131、行政总监142、经理143、副经理（XL级以上）154、行政主管165、车务主管166、资产管理专员177、物业主管178、后勤主管189、资产实物管理干事（XL级以下分部、XL级分部2个干事中其中一人履行此职责）1810、法律顾问19六、分部门店191、行政副店长192、人事及员工关系专员193、门店维修员20第二部分 行政管理制度20物业管理篇20一、水电管理20二、配电室管理25三、维修员管理25四、固定电话管理28五、手机话费管理29六、保洁费管理31七、资产日常维护管理38物资管理篇39一、固定资产管理39二、低值易耗及消耗材料管理47三、资产盘点管理52四、办公物资配备标准及管理56五、工服管理60六、物资购置、收、验货管理62七、闲店物资、闲置资产管理63八、可变卖资产管理65九、礼品礼金管理68车辆管理篇72一、车辆配备标准72二、车辆管理73公共关系篇82一、公共关系管理82商业保险篇86一、商业保险管理83第三部分 重点文件目录 94第一部 岗位职责一、 总部行政中心1. 负责制定公司行政体系、安保体系各项制度，优化工作流程，规划、组织、协调、管理行政安保系统各种职能工作，监督制度和流程在大区和分部的落实。2. 负责公司行政后勤物资保障及资产管理规则的制定并监督制度和流程在大区和分部的落实。3. 负责公司商品、资产安全保障及消防管理工作规则的制定并监督制度和流程在大区和分部的落实。4. 负责公司办公区域的安全消防、环境卫生、办公秩序、设施设备、节电节水的行政检查工作规则的制定并监督制度和流程在大区和分部的落实。5. 负责拟定公司行政费用预算、节控目标并监督大区和分部的执行情况。6. 负责行政费用的各项管控措施的出台、落实、跟进及检查。7. 负责公司大型公关活动和大型会议的后勤服务及安全保障工作。8. 负责公司高层领导的安全保卫工作。9. 负责总部办公区安全管理工作，对公司内部各种突发事件的协调或处理。1、 总监直接上级：总部-分管副总裁直接下属：总部-行政中心-副总监/秘书/各部门经理/副经理岗位职责：（1） 负责公司行政、安全、公共关系方面的服务工作。（2） 指导、制定中心系统专业建设和管理建设的各项措施、规章制度、流程，以管 理和控制整个行政系统完成中心工作目标。（3） 保障公司战略决策、经营决策在行政职能管理上的落实、执行，实现公司在行政费用上的节约增效。（4） 执行公司总经理、副总经理、管理中心下达的各项任务、措施，并分解、落实、督导到中心系统的各执行层面。（5） 规划本中心工作的策略、措施、计划，建立工作目标的阶段性推进体系及管理体系、组织成员的建设体系（6） 对员工宣贯中心管理方向及体系建设方向，保证公司战略思想、经营理念在中心系统内分解、规划并落实到实处，知道系统内全员的工作方向和绩效导向。（7） 对公司行政费用支出进行审核、审批，严格控制公司的行政费用支出，保证预算的执行。（8） 负责公司政府公共关系资源的建立、维护、整合与管理。（9） 负责全国安保队伍的建立和培养，指导安保、消防制度的完善，建立应急机制。2、 秘书直接上级：总部-行政中心-总监/副总监直接下属：无岗位职责：（1） 负责协助总监安排工作日程与会议计划。（2） 负责总监日常来访人员的接待工作。（3） 负责总监日常公文的流转和催办。（4） 负责总监布置的各专项任务、非专项任务的跟踪及督办。（5） 负责总监召开的临时小型会议的准备及纪要的整理。二、 总部行政管理部1. 负责拟订公司行政费用预算并监督执行，定期做出专题费用分析。2. 负责拟定公司行政后勤服务、资产管理、外联管理的工作计划并督导实施及控制。3. 严格控制行政费用预算，并具体实施各项管控措施。4. 负责授权对全国各大区、分部的行政租赁费、办公费、水电暖费、固定资产折旧费、物料消耗费、低值易耗品摊销费、行政车辆费、通讯费（固定电话费、手机话费）、维修费、财产保险费、行政运杂费、清洁卫生费、业务招待费（本系统）等行政费用审核、报批工作。5. 负责制定规定各项行政费用项目的考核标准，并根据行政费用的发生情况进行通报及奖罚。6. 负责公司所辖各大区、分部的固定资产、低值易耗品、材料物资、礼品等资产整体管理工作，规范和完成公司所辖各大区、分部的固定资产、低值易耗品、材料物资、礼品账目的管理工作。7. 负责监督公司资产管理制度的落实、督导事务管理部门的工作，检查并定期进行通报及奖罚。8. 负责公司财产险、公共责任险等各种商业保险的投保及理赔工作。9. 负责公司资产的使用状况管理及处置的审核上报。10. 负责整合分部外联资源，指导分部外联工作的开展。1、 经理直接上级：总部-行政中心-总监/副总监直接下属：总部-行政中心-行政管理部各主管、文员岗位职责：（1） 负责规范行政费用管理、资产管理、外联关系管理体系的各项制度流程及环节的相关联系。（2） 负责拟定公司行政后勤服务、资产管理、外联管理的工作计划并督导实施及控制。（3） 负责拟定公司行政费用预算并监督执行，定期作出行政费用分析。（4） 负责各项行政费用节省、管控措施的后台，以及监督、落实工作。（5） 负责行政费用审核工作。（6） 负责制定规定费用项目的考核标准，并根据行政费用的发生情况进行通报及奖罚（7） 负责公司固定资产、低值易耗品、材料物资、礼品等资产整体管理工作。（8） 负责监督公司资产管理制度、保险管理制度的落实，检查并定期进行通报及奖罚。（9） 负责公司资产的使用状况管理及问题资产处置的审核上报。（10） 指导统筹各大区，各分部开展外联工作。（11） 负责本系统人员实施绩效管理及工作指导，并提出人事任免、晋级、奖罚建议。（12） 对全国各大区、分部行政体系进行行政工作的培训、指导、考核。（13） 对大区、分部主管级以上人员进行管理，对人员的异动、入职、离职进行审核。（14） 负责部门专项任务工作的完成。2、 行政主管（兼外联职能）直接上级：总部-行政中心-行政管理部-经理直接下属：无岗位职责：（1） 负责拟定物业、外联、修理、清洁卫生、固定电话、手机报销、行政租赁相关制度及工作流程并进行检查通报。（2） 负责拟定物业、外联、修理、清洁卫生、固定电话、手机报销、行政租赁相关费用审核及拟定和完善各类行政费用的标准及节控措施。（3） 负责分部行政费用预算的审核工作。（4） 负责对公司行政费用预算、发生情况进行初步审核。（5） 负责行政费用报表的收集汇总。（6） 负责监督总部及大区、分部行政费用预算执行情况，定期作出费用分析。（7） 负责行政费用管理办法的拟定、修改、完善工作。（8） 负责管理、带动公司电工进行水电费节控的各项措施的研究制定。（9） 负责对总部及分部办公区域环境卫生、办公秩序、设备设施、节电节水行政检查工作的月度汇总、通报工作。（10） 负责总部、大区、分部公共关系档案管理，及时更新。（11） 负责对总部、分部上报的业务招待费用进行初步审核、掌控。（12） 负责协助上级对公司大型公关活动的组织协调。（13） 负责协助指导完成总部、大区、分部应急公共关系的处理。（14） 负责协助总裁和总监进行日常公关事务的安排与处理，以及行业协会、商会等 日常对外活动的协调。3、 费用管控主管直接上级：总部-行政中心-行政管理部-经理直接下属：无岗位职责：（1） 负责拟定后勤相关制度及工作流程并进行检查通报。（2） 负责公司后勤相关费用审核及管理。（3） 负责拟定和完善办公物资配发标准。（4） 负责监督全国各大区、分部后勤费用发生情况并给予定期通报、奖罚。（5） 负责监督全国各分部库存物资的管理，并对闲置或剩余物资进行合理调配。（6） 负责行政费用管理办法的拟定、修改、完善工作。（7） 负责行政费用报表的收集汇总。（8） 负责监督总部及大区、分部行政费用预算执行情况，并定期作出费用分析。4、 保险主管（不含车险）直接上级：总部-行政中心-行政管理部-经理直接下属：无岗位职责：（1） 负责拟定保险管理工作的年度及阶段性工作计划。（2） 负责拟定保险管理的制度及流程。（3） 负责公司保险管理中各项具体工作的落实、跟进。（4） 合理选择商业保险公司及投保险种，规避公司的经营风险，参与公司与商业保险公司的谈判工作。（5） 负责公司保险管理工作各项通报的撰写工作。（6） 与财务中心协调，及时缴纳公司各项保险费用，及划拨保险赔款至分部。5、 车务管理主管直接上级：总部-行政中心-行政管理部-经理直接下属：无岗位职责：（1） 合理选择商业保险公司及投保车险险种，规避公司经营风险。（2） 负责拟定车务相关制度及工作流程并检查通报。（3） 负责公司车务相关的费用标准拟定和车务相关费用的审核及管理。（4） 按照公司车辆管理制度及各地需求，监督各大区、分部行政车辆使用情况，合理调配、规范用车、管控费用，保证行车安全。（5） 负责拟定和完善公司车辆配置标准。（6） 负责监督全国各大区、分部行政车辆费用发生情况并给予定期通报、奖罚。（7） 参与公司与商业保险公司的车险谈判工作。（8） 与财务中心协调，及时缴纳公司车辆保险费用，及时划拨车辆保险赔款至分部。6、 资产管理主管直接上级：总部-行政中心-行政管理部-经理直接下属：无岗位职责：（1） 针对全国各大区、分部资产管理现状、负责对日常出现问题和不足进行调研、汇总、分析，提出建设性意见并及时完善下发相应管理规定、制度，跟进检查落实情况。（2） 根据各时期全国资产较为突出的问题，负责制定解决方案并组织开展实施，将问题解决完毕。（3） 负责监督、考核各大区、分部资产维护保养、办公区环境卫生检查、门店设备设施维修率情况，月度通报、不定期抽查。（4） 负责组织每月度资产盘点工作（拟定通知、组织培训、审核报表、通报考核、跟进解决情况）。（5） 负责全国各大区、分部资产报废、调拨、借用、账务核销等工作。（6） 与财务、监察、信息等相关中心作好资产管理工作的对接。（7） 负责全国各大区、分部、门店保险投保工作（投保、撤保、地址变更）。（1） 对大区、分部后勤主管、资产管理专员进行培训、管理，对人员的异动、入职、离职进行审核。三、 总部物资采购部1. 负责拟定公司物资年度采购计划。2. 负责制定公司物资采购制度，制定各类行政办公物资的采购标准、质量要求并监督实施。3. 负责根据公司物资需求及消耗情况，确定各种物资合理的采购渠道及库存量，评估供应商信用、资质、规避合作风险。4. 根据采购计划及预算实施采购，保证公司物资供应。5. 负责将公司物资配发到位，并合理控制配送费用。6. 对供应渠道提供商品的价格、质量及售后服务进行有效管理和控制。7. 负责制定分部自购物资的品种、价位、质量标准，并监督管理。8. 负责对配发到总部、大区、分部的物资进行核对及费用结算工作。1、 经理直接上级：总部-行政中心-总监、副总监直接下级：总部-行政中心-物资采购部-各主管、专员岗位职责：（1） 负责拟定公司办公物资年度采购计划并负责监督实施。（2） 负责拟定公司物资采购、库房管理、物资配送等制度及流程标准。（3） 负责调查研究公司物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，拟定及提供物资选型及性价比方案。（4） 指导并监督员工开展业务，并不断提高业务技能，确保公司物资的正常采购量，减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的物资供应。（5） 负责审核年度各部门呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容，评估供应商信用、资质、规避合作风险。（6） 掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对公司的物资采购单价和质量要求负全面责任。（7） 负责监督参与大批量商品订货的招标和业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。（8） 负责选择物流配送公司，控制配送费用，保证办公物资按时送达。（9） 负责建立库房管理制度及流程，保证物资安全。对库房物资的盘点报表进行审核并提出处理建议。2、 采购主管（办公设备、办公家具、办公用品、IT设备）直接上级：总部-行政中心-物资采购部-经理直接下级：无岗位职责：（1） 负责按照公司采购制度，完成公司计划物资的采购，并保证及时采购到位。（2） 熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地，保障购进物资符合质量要求。（3） 选择合理的采购渠道，降低采购费用。（4） 参与商品订货的业务洽谈，签订采购合同。（5） 维护供应商关系，研究谈判策略。（6） 建立供应商档案，评估供应商信用、资质、规避合作风险。（7） 负责采购物资的售后服务工作。3、 物资记账员直接上级：总部-行政中心-物资采购部-经理直接下级：无岗位职责：（1） 负责与供应商、物流公司、分部联系，对配发到分部的物资进行账务核对。（2） 负责库房物资的进、出、存账务工作，监督并参与对库房物资进行盘点。（3） 负责与分部联系，对配发的物资质量、数量进行跟踪，并将结果反馈上级处理。4、 库房主管直接上级：总部-行政中心-物资采购部-经理直接下级：总部-行政中心-物资采购部-库房保管员岗位职责：（1） 全面负责物资库房的仓储管理和库房工作人员的管理工作，做好库区内防火、防盗工作，保证库存物资的安全。（2） 建立健全库房物资账目，做到账实相符。（3） 依据出入库的工作流程，负责对物资进行验收、组织装卸、清点数量、核对型号并办理一切入账手续。（4） 负责库存物资的码放工作，要求按品种分区分类码放。（5） 负责监管好库区卫生，做到地面无杂物。（6） 负责物资的出、入、存业务的管理，指导库房人员做好盘点工作。（7） 负责库存物资结构的汇总、分析工作，并及时上报。（8） 负责物资样品的管理。（9） 负责建立合理的配送工作业务流程并组织实施。（10） 负责保障物资配送的及时准确，监督与检查配送的服务质量，控制物资配送成本。（11） 负责监督配送物资的核对工作。四、 大区行政部1. 负责公司资产管理政策在区域的切实执行，监督所辖分部资产管理与资产安全。2. 依照公司授权对大区所辖分部行政费用申请进行审核，并根据区域和各分部行政费用预算进行费用节控。3. 负责所辖各分部行政部工作的督导及管理。4. 监督各分部做好后勤物资保障工作。5. 负责区域内安保队伍的建设。6. 对本区域所辖各分部重要公共关系进行维护和管理，并指导分部积极开展公共关系的维护工作。1、 行政总监直接上级：总部行政中心-总监-副总监直接下级：大区行政部-经理 分部-行政总监岗位职责：（1） 根据总部行政中心年度计划及阶段性计划对本大区内行政、安保、公共关系等相关工作实施指导、监督、管控。（2） 根据公司下达的行政费用预算及其它财务考核指标，带领大区内所辖各分部进行费用节控管理，指导分部进行费用节控措施的制定与完善。（3） 负责带领大区内所辖分部进行本大区内的资产统筹合理配置并监控资产盘点工作。（4） 负责带领大区内所辖分部安保队伍进行队伍管理及文化建设工作。（5） 负责带领大区内所辖分部对重要公共关系进行维护和管理，并指导分部积极开展公共关系的维护工作。2、 经理直接上级：大区-行政总监直接下级：大区-行政部-主管/专员/司机/礼宾接待员岗位职责：（1） 根据总部行政中心年度计划及阶段性计划进行本大区内行政、安保、公共关系等相关工作的工作计划、实施、监督、控制等管理工作。（2） 根据公司下达的行政费用预算及其他财务考核指标，带领大区及各分部进行费用节控。（3） 负责公司大区公共关系资源的建立、维护、整合与管理。特别是地方政府重要部门的对外重要公共关系的建立与维护。（4） 对所辖分部安保工作进行统筹管理和监督。（5） 负责统筹管理所辖分部行政费用、资产使用、维护监督管理。3、 行政主管直接上级：大区-行政部-经理直接下级：大区-行政部-专员岗位职责：（1） 负责对大区行政费用预算、发生情况进行初步审核。监督大区、分部行政费用预算执行情况，定期做出费用分析。（2） 负责对大区内部行政费用预算执行情况进行监督，及对大区和分部各项行政费用节省、管控措施的监督、落实与指导并给予定期通报、奖罚。（3） 负责大区领导的车辆使用的安排。（4） 负责大区汽车使用费及车辆保养、燃料费的审核，办理大区车辆的年检及各种车务手续，交纳各种税费。（5） 负责对大区车辆行驶、使用情况进行检查。（6） 负责分部消防设施设备配备标准及数量的审核工作。（7） 负责本大区行政费用报表的收集汇总。4、 后勤主管直接上级：大区-行政部-经理直接下级：资产管理专员岗位职责：（1） 负责对本大区及所辖分部物资类各项费用的初步审核。（2） 负责大区的固定资产、低值易耗品、办公用品、办公家具、维修物料等物资的管理，并监督所辖分部该类工作的实施。（3） 负责本大区后勤费用管理办法的拟定、修改、完善工作。（4） 负责监督本大区各分部后勤费用发生情况并给予定期通报、奖罚。（5） 负责督导大区、分部的资产盘点工作。5、 资产管理专员直接上级：大区-行政部-行政主管直接下级：无岗位职责：（1） 负责对大区的固定资产、低值易耗品、材料物资、台账类资产等物资账务及实物的管理工作。（2） 负责按照总部的资产盘点制度定期组织大区各单位进行盘点并汇总上报。（3） 根据总部盘点要求及大区资产所属分部的资产盘点时间安排，负责组织本大区各部门盘点业务知识的指导和培训。（4） 协调部门之间的资产调拨，及时办理调拨手续，保障公司资产的有效利用。（5） 负责全面掌握本大区内各分部资产状况，及时跟进、督促分部解决问题并向总部反映所存在问题。（6） 负责大区月度办公用品的汇总、初审工作。（7） 负责指导分部财产保险、公责险的投保、理赔和后续处理工作。（8） 负责对分部资产管理员保险工作的培训、考核。五、 分部行政部1. 根据制度规定进行分部资产管理的实物与台账管理，并定期盘点、保障资产安全。2. 根据分部行政费用预算进行费用节控。3. 负责分部外联工作，做好对外公共关系的建立与维护。4. 负责分部、门店各类证照的年审工作。5. 负责公司办公区域的秩序、设施设备巡检、节电节水及安全消防检查工作。6. 负责分部的零星办公物资的采购。7. 负责分部及门店物业管理、后勤物资保障、车辆日常管理、分部前台接待管理工作。8. 负责分部财产保险的申报、理赔等各项工作。9. 处理分部相关的经济、民事诉讼案件，开展或协助外聘律师开展调查、取证、起诉、应诉、出庭等工作，保障公司合法权益。10. 开展分部公司商标、专利等知识产权的打假、维权工作。11. 参与分部层面的重组、兼并、投资、上市、租赁、房屋买卖、资产转让等重要经济活动，处理有关法律事务。12. 参与部分进行重大经济项目的谈判，提出法律意见和建议。13. 参与部分人力资源部门处理劳动纠纷中涉及的法律事项。14. 负责审查分部各合同的合法性，对合同进行风险提示。15. 负责起草、审核分部的重大合同、章程、规章制度等有关规范性文件或法律文书。1、 行政总监直接上级：分部行政中心-总监/副总监 大区-行政总监直接下属：分部-行政部-经理 安保部-经理岗位职责：（1） 根据总部行政中心年度计划及阶段性计划对本分部行政、安保、公共关系等相关工作实施指导、监督、管控。（2） 根据公司下达的行政费用预算及其他财务考核指标，带领本分部进行费用节控管理，指导分部进行费用节控措施的制定和完善。（3） 负责带领本分部进行本大区内的资产统筹合理配置并监控资产盘点工作。（4） 负责分部安保队伍管理及文化建设工作。（5） 负责本分部对重要公共关系进行维护和管理，并指导分部积极开展公共关系的维护工作。2、 经理直接上级：分部-行政总监直接下属：分部-行政部-副经理/主管/专员岗位职责：（1） 负责分部内行政、外联等相关工作的工作计划、实施、监督、控制等管理工作。（2） 负责审核分部各项行政费用支出、执行情况，并进行相应管控。（3） 负责本部行政费用节控措施的出台。（4） 负责分部相关外联资源的建立、维护、整合与管理。特别是地方政府重要部门的对外重要公共关系的建立与维护。（5） 传达和贯彻公司的各项规章制度及会议精神。（6） 负责分部、门店各类证照的年审工作。（7） 负责分部固定资产、低值易耗品、办公用品、材料物资、礼品礼金办公物资的实物与台账管理，并组织盘点工作。（8） 督导分部行政部车队主管，开展对分部行政车队的管理工作和对配送车队的监管工作。（9） 开展对分部行政系统的员工队伍建设和岗位培训工作，不断适应公司未来经营发展的工作要求。（10） 当连锁发展部与物业谈判电价高于当地政府指定价的，负责与连锁发展部共同与物业方洽谈，以争取我方利益。（11） 负责对本部门员工、分部行政系统人员的工作绩效进行综合考评，并指出人事任免、晋级、奖惩建议。3、 副经理（XL级以上）直接上级：分部-行政部-经理直接下属：分部-行政部-主管、专员岗位职责：（1） 协助经理本部门行政后勤系统的发展规划及阶段性工作计划，负责分解并落实各单位的行政费用支出预算计划并督促执行。（2） 根据行政部的工作分工，做好归口管理，加强对相关工作的计划领导，组织并督导部门主管及工作人员做好实施工作，确保各项工作管理到位、督导严格、保障有力。（3） 负责对归口管理的员工及门店的行政员工进行综合考评，并提出人事任免、晋级的建议。（4） 负责协助本部门经理对分部固定资产、低值易耗品、办公用品、材料物资、礼品礼金办公物资的实物与台账的监控与管理，并负责具体组织盘点工作。（5） 负责协助本部门经理对分部相关外联资源进行建立、维护、整合、管理。特别是地方政府重要部门的对外重要公共关系的建立与维护。4、 行政主管直接上级：分部-行政部-经理/副经理直接下属：无岗位职责：（1） 负责对分部行政费用预算、发生情况进行初步审核，监督分部行政费用预算的执行情况，并定期做出费用分析，给予定期通报、奖罚。（2） 负责对分部内部行政费用预算执行情况进行监督，及各项行政费用节省、管控措施的监督、落实。（3） 负责分部行政费用报表的收集汇总。（4） 负责协助行政部经理建立、维护、整合分部的公共关系资源。（5） 负责分部公共关系档案管理，及时更新。（6） 负责对分部各部门上报的业务招待费用进行初步审核、掌控。（7） 负责协助行政部经理对公司大型公关活动的组织协调。（8） 负责协助指导完成分部应急公共关系的处理。（9） 负责分部及门店相关证照（工商执照、组织机构代码证、卫生许可证等）的办理及年审工作。5、 车务主管直接上级：分部-行政部-经理、副经理直接下属：分部行政部司机岗位职责：（1） 负责管理分部的行政车队人员及车辆。（2） 负责分部公务车调度工作。（3） 负责分部行政车队车辆税费缴纳及车务手续的申办工作，并审核相关费用。（4） 负责办理分部新购车辆的选型、询价及车辆上户手续工作。（5） 负责分部行政车队的油料管理、车辆使用及分部所有车辆的维修保养、保险理赔、年检及相关税费的审核管理工作。（6） 负责管理分部行政车队车辆和人员档案的建档、跟踪工作。负责对分部行政车队人员的工作考核及人事任免、晋级、奖惩建议。（7） 负责对分部行政车队及配送车队进行日常检查及考核工作。（8） 负责对分部所有驾驶人员开展交通安全法规培训对发生的交通安全事故进行备案及善后处理工作。（9） 定期向总部上报各类车辆管理的专用报表。（10） 负责分部行政费用支出项目中的车辆管理科目费用的综合评估和有效控制。6、 资产管理专员直接上级：分部-行政部-经理、副经理直接下属：无岗位职责：（1） 按照公司相关制度，负责规范本分部固定资产、低值易耗品、材料物资、台账类资产账目的登记管理工作，准确运动金力资源管理软件对本分部资产进行有效管理。（2） 负责对本分部所有的兼职资产管理员进行业务知识的指导和培训。（3） 负责根据相关制度监管、检查各部门对资产管理制度的执行情况。（4） 负责资产盘点组织实施及报表的汇总上报。（5） 协调部门之间的资产调拨，及时办理调拨手续，保障公司资产的有效利用。（6） 负责分部礼品管理，及时掌握库存并合理消耗领出，监督分部人员礼品、礼金上缴手续及流程。（7） 每月与分部财务部进行账务核对，保证账账相符。（8） 负责本分部财产保险、公责险的投保、理赔和后续处理工作。（9） 负责对分店行政副店长进行保险工作的制度、知识的宣导和培训。（10） 资产的日常维护与保养。（11） 负责资产的报废及变卖。7、 物业主管直接上级：分部-行政部-经理、副经理直接下属：无岗位职责：（1） 负责审核分部及门店的物业及相关费用（水电费、中央空调制冷及供暖、固定电话、清洁卫生费、修理费等）、政府规定的其他费用。（2） 负责管理分部及门店的物业设施、通讯设备等硬件设施的维护保养及后勤保障工作，并对相关费用进行审核。（3） 负责按总部的物业管理及工程维护的规章条列开展物业管理及设施维护工作。（4） 负责分部行政费用支出项目中的物业管理科目费用的综合评估和有效控制。（5） 负责分部办公区域安全消防、环境卫生、办公秩序、设备设施、节电节水行政检查工作中问题的督促整改、汇总、上报工作。8、 后勤主管直接上级：分部-行政部-经理/副经理直接下属：分部-行政部-干事岗位职责：（1） 负责按照后勤物资采购制度的有关规定，规范分部的固定资产，低值易耗品、办公用品、办公家具、维修物料等物资的采购申报、验收、入库、发放工作，并负责上述工作的监督落实。（2） 负责分部的固定资产、低值易耗品、材料物资、礼品、贵重物品的实物管理。（3） 负责与总部集团采购的协调联络工作。（4） 负责新开门店的所有后勤物资供应及督导管理工作。（5） 负责对分部的行政费用支出项目中的后勤管理科目费用进行综合评估和有效控制。9、 资产实物管理干事（XL级以下分部、XL分部2个干事中其中一人履行此职责）直接上级：分部-行政部-主管直接下属：无岗位职责：（1） 负责分部的库管固定资产、低值易耗品、材料物资、礼品、库存贵重物品办公用品及其他物资的实物管理。（2） 资产验收（验收采购回来的物资是否符合标准及要求），办理好出、入手续。（3） 库房管理，对管辖的库房定期盘点，将盘点数据及时与金力系统资产管理软件数据进行核对，并对盘点情况及时上报后勤主管。（4） 物资发放，凭借部门申请单据及金力系统出入、库单，进行对应资产的发放，确保领用人签字确认。（5） 配合资产管理专员组织分部月度、季度盘点工作。10、 法律顾问直接上级：分部-行政部-经理，大区-法务部-经理直接下属：无岗位职责：（1） 负责起草、审核分部日常经营合同。（2） 提供分部法律咨询和服务，对经营项目和决策提供法律意见，进行法律风险防范。（3） 处理或指导分部内各关联公司处理各类诉讼。（4） 配合分部外聘律师的法务工作。（5） 执行公司的法律事务工作计划。六、 分部门店1、 行政副店长直接上级：门店-店长直接下属：门店-营销组、人事组、安全组、库房组、服务台组岗位职责：（1） 负责本门店财产保险和公责险出险时拍照取证、险情控制、现场工作协调、出险上报及索赔资料的提供。2、 人事及员工关系专员直接上级：门店-行政副店长直接下属：无岗位职责：（1） 根据公司资产管理制度，负责本部门/中心资产（包括固定资产、低值易耗品、材料物资）的领用、管理、发放、资产调拨申请、损坏维修申请、报废申请。（2） 检查、指导各资产使用人正确使用资产，避免因使用不当造成资产破坏。（3） 对在日常管理和盘点检查中发现的重要问题及时准确地向行政部报告，资产发生丢失、损毁、非正常耗费、损坏的，及时报行政部，并落实上级处理决定。（4） 按公司制度进行资产盘点，全面参加月度、季度、年度资产盘点，配合行政部、财务部对资产的抽查。（5） 部门资产台账的登记并定期与行政部进行账务核对。（6） 协助门店行政副店长进行出险索赔资料的收集和上报工作。3、 门店维修员直接上级：门店-行政副店长岗位职责：（1） 负责门店水电表的日常抄表工作，并于门店物业对接按月度与物业方核对门店用电、用水的实际使用量，并签字确认与分部物业主管对接缴纳门店水电费。（2） 检查门店水、电路，保证门店的正常营业，并负责监督门店内、外是否存在电路私搭现象，保证用电安全。（3） 定期巡检门店电路，并核对门店水、电表读数，防止外部单位、个人窃电、窃水。（4） 负责门店配电室、变压器的管理，并定期检查。（5） 负责门店小型维修工作。第二部 行政管理制度物业管理篇一、 水电管理制度(一) 用电管理1、 管理内容（1） 维修员每日统计用电量，保证数据真实、准确、完整。并上报分部行政部。（2） 分部行政部每周将各门店营业时段与非营业时段的用电量进行监控，并对原始数据进行保留。（3） 维修员如发现电能表烧坏、停转、空转、封印损坏、电能表被窃、表位挪位、用电量突增或突降、及时向店长及行政部汇报。（4） 严格控制非营业时段的用电量，夜间在保证必要照明的情况下，切断门店内所有设备电源。门店有单独电表的每日营业时间前20分钟和营业时间结束后由门店店长指定人员（驻店人员除外）进行抄表，并登记台账。2、 照明操作指导（1） 照明灯具标准按公司门店经营中心要求执行。（2） 新装门店照明严禁使用T8灯具。（3） 公共区域照明应于开店前10分钟内才能全部开启，营业结束后20分钟内必须关闭，只允许开启长明灯，晨会或培训时只允许开启所在场地上方照明。（4） 店招照明开关时间：日期 地域12月-2月3月-5月6月-8月9月-11月开关开关开关开关长江以北17:4022:0019:0022:0019:3022:3019:0022:00长江以南18:2022:0019:3022:0020:0022:3019:3022:00备注除北京、上海、宁波、福州、广州、深圳可到零点关外，其余地域必须按以上时间关闭照明。（5） 外立面厂家广告位照明开启时间同店招开启时间，关闭时间除北京、上海、广州、深圳四个城市可在22:00关闭外，一级市场不得超过21:30，其余地方不得超过21:00.（6） 根据卖场内自然采光的情况，合理调整顶部照明，开启数量，关闭时间，在确保正常营业的情况下可考虑节约使用。卖场内不得有重复照明（主要指AV厅房自装照明和卖场整体照明）。 3、 空调操作指导（1） 当室内温度低于10度时开启取暖空调，当室内温度高于28度时开启制冷空调，南方地区由于空气相对湿度较高，梅雨季节时可开启送新风系统。（2） 重大节假日空调必须于开店前半小时开启，于闭店时关闭，平时空调于开店时同时开启，闭店前一小时必须关闭。其余时间不得开启空调。专场闭店销售等特殊情况除外。（3） 各门店在采暖期及制冷期必须采取相应措施（例如门帘、风隔等）对冷热空气对流交换进行有效阻隔。4、 样机操作指导（1） 冰箱：正式营业后允许每品牌开启一台冰箱样机进行展示，营业结束时必须全部关闭。（2） 洗衣机：各门店正式营业后只允许各品牌洗衣机演示机进行展示，营业借宿时必须全部关闭。（3） 彩电：正式营业后一小时内只允许开启70%的样机。营业结束前一小时内关闭30%的样机，营业结束后全部关闭。（4） 电脑：正式营业后两个小时内只允许开启50%的样机，营业结束前一小时内关闭50%的样机，闭店后全部关闭。（5） 非营业时间内禁止驻点人员私自使用店内营业设备，公司配发驻店物资除外。5、 办公区用电操作指导（1） 办公室人员下班或者长时间（2个小时以上）离开必须关闭主机，1个小时以上关闭显示器，下班必须关闭主机、显示器，并随手关灯、关闭饮水机、空调电源。（2） 分部用电暂由前台员工管理，负责分部办公室空调、风机、电脑、饮水机、照明的巡查并及时上报给行政管理部（会议室会议结束后及时关闭照明灯及视频设备电源）。(二) 用电费用管理其它实施细则1、 新开门店接房前（1） 关注（监督）门店租赁合同中物业相关条款的谈判和签订。水电费用的管理应从签订门店租赁合同开始，在租赁合同中应明确“租赁方”（门店租赁合同中一般为甲方）应在国美门店使用的线路进线端安装分表（可以是多个分表），国美在缴纳电费时以分表计算电费，同时约定公摊费率，不再承担其他损耗电费。分部连锁发展部应在门店合同签订前15日通知分部行政部，或由分部行政部在得知分部开店具体日程时提前要求分部连锁发展部告知相关租赁条款的签订意向，对新开门店电路情况，公摊费率做出相应的判断，提前避免后期因电量计算或公摊计算不合理所引发的问题。在此需特别注意合同预定的电费公摊费率，应了解公摊费率的计算过程及计算公摊的所在电表，合理的计算公摊的方式应为：公摊水电费=（总表当月起至度-户内所有分表当月起至度）（我方租赁面积总面积）或（我方用当月电总量物业方当月整理用电量）其中针对于无空调电费公摊的门店多采用用电量比值计算公摊，在有空调电费公摊的门店多采用面积比值计算公摊。（2） 门店租赁合同签订后，分部行政部物业主管必须熟悉该门店物业管理类的各项条款，并将物业条款进行整理归类随时查阅。2、 新开门店接房后（1） 新门店接房后应督促连锁发展部协调物业方履行合同义务，在国美门店进线端安装分表。同时要求物业方提供我公司水电费用的组成依据，即哪些表是由我公司承担费用，表的倍率是多大，由我公司承担费用的表是否是我公司独立使用，非我公司独立使用的表的费用计算方式是否合理（是否按照用电比例承担公摊损耗）；如费用按照分表计量同时需要分摊物业总表的输差损耗时要求物业方能够准确提供总表下所有分表的数量和起止度数。（2） 公司大部分门店系租赁物业，与其他用户公用供电线路及变压器，无论合同中是否约定“由甲方在国美门店进线端安装分表”，分部行政部均应在接房后组织门店维修员（2名以上）到现场查看线路。检查我公司水电费用的计算是否与物业公司提供的水电费用组成依据一致。杜绝非我公司用电线路、用电设备搭在我公司的电表下端，造成计费不准，我公司承担不合理费用的情况。检查方式包括：查看门店关闭或切断电源后电表计量情况；查看物业方的工程线路图；查看电表下端线路的走向；通过门店每日每月用电设备容量、用电量等情况分析，是否存在用电量忽增忽减，用电量长期偏高等现象，判断是否存在窃电可能性等。（此工作应每半年进行一次）3、 门店装修期间（1） 在门店的装修过程中，应对该门店维修员进行培训和强调装修时的节电标准。要求维修员严格按照公司相关规定监督厂家展台展柜、厅房、室内包柱灯箱等的灯具使用情况，对不符合节电标准的厂家要求其限期整改。（2） 在门店装修或重装时考虑自然光线，对门店的照明进行分区控制。夏季或中午光线较好时关闭靠窗附近或大门口的照明灯。4、 门店日常水电费用管理（1） 水电费用支付的注意事项：是否与国家标准费率或合同约定费率一致，公摊费用是否提供有数据支撑的依据。如国美某门店用分表计量并按照用电、用水比例承担公摊，物业方提供总表的数据、总表下分表的数据，以此数据要求该门店按照用电比例承担公摊，这样的数据是没有说服力的数据，严禁分部以这样的数据支付公摊。分布在支付门店公摊费时必须要求物业提供总表的起止度数和总表下所有分表的起止度数，每月对物业提供的数据进行核对，这个月的起度即为上月的止度，该数据才能作为支付该门店公摊的依据。（2） 租赁合同中没有约定公摊费率的门店，物业又不能提供各项数据。为保证水电公摊费的真实性和合理性，建议分部可以根据门店水电费用的历史公摊数据等结合门店的实际情况估算该门店的公摊费率，协同连锁开发部与物业进行水电公摊费用谈判，公摊费用经总部行政中心审批后方可签订补充协议。（3） 因门店离主干道较近，灯具灰尘过多，会影响卖场的照度。分部应组织门店维修员每季度清洁一次灯具，提高照度。（4） 对电能表应每半年检定及校验一次。（5） 费用支付后关注费用的入账情况，每月与财务部核对。水电费用应分为物流和行政费用。二级市场门店外租库房的水电费应该纳入物流水电费用。（6） 各分部对水电费用的预算管理细化到门店，以门店历史数据、用电功率等为参考指定门店的用电标准，并形成月度或季度通报。门店每月水电费用应从过程加以控制，要求维修员每周查抄水、电表数据一次，密切关注并掌握门店当月用电进度。（7） 各分部完成门店分时段控制用电时段安排表（附件2），该表格需分部行政部物业主管与门店店长共同定制，制定原则为：顾客高峰期温度设置尽可能舒适，照明尽可能充分，扶梯、样机的开启也尽可能齐全。以满足顾客感受需求。在客人少或开闭店时段，作为节电主要设施阶段。可分区、分时、有节奏、有章法的针对各门店特点制定节控措施并监督实施。(三) 用水管理分部的用水管理，主要依据分部的实际用量、卖场面积大小及卫生间的多少实施定额控制。严防冒、跑、滴、漏现象发生。(四) 注意事项：1、 维修员应经常检查三相电的电流情况，确保三相均衡。2、 维修员应经常检查电表功率因数控制在85%以上，避免罚款。(五) 相关使用表格： 分部 门店用电设施功率及用电量统计表 门店分时段控制用电时段安排表见行政管理制度附件以上 表格见行政管理制度附件二、 配电室管理制度(一) 配电室（间）店长为第一责任人，维修员为第二责任人(二) 管理内容1、 严格保持各开关状态和模拟盘相一致，不经领导批准，维修员不得随意更改设备运行情况。2、 在天气突变的环境下，要加强对设备的特别巡视。3、 在与物业方工作接触时，要按照物业方要求进行操作。4、 禁止闲杂人员进入配电室，不得在配电室逗留；参观配电室或在配电室执行检修安装工作，须经得店长或物业主管同意后，并进行登记方可进入检修。5、 安保员对配电室（间）进行安全检查时应二人以上，须经维修员陪同或同意。6、 配电室（间）必须保持整洁，严禁吸烟，乱拉电线或动用明火。7、 禁止存放易燃、易爆物品或与机房无关的一切物品。(三) 管理要求1、 配电室（间）内配备的消防器材要妥善保管，保证完好有效，严禁挪做他用，并要由维修员负责定期交安保员进行更换。2、 维修员应认真维护电压负荷的变压情况，填写运行记录。3、 停电清洁检修时，严禁用汽油、煤油擦洗设备。4、 维修员在安装、维修清洁电气设备、线路时，必须按规程操作，使用相应防护用具，不的违章作业，并有专人陪同监护。5、 定期投放鼠药，并检查鼠药数量的变化，发现变质或减少等情况及时更换或增补。(四) 注意事项：对门窗要采取可靠的防范措施，防止飞禽、动物等入内造成事故。三、 维修员管理制度(一) 维修员上岗要求1、 维修上岗人员需持有国家统一颁发的低压电工上岗证。2、 工作中严格遵守行业规范标准。(二) 强电工作内容1、 电路设备检修（1） 每日对门店路线、设备等巡视二至三次并做好记录。（2） 每月至少三次对应急灯具、风幕机、层间电表配电箱进行检查、检测并做好记录。（3） 每月至少一次对层间线路进行检修，并做好记录。（4） 每半年对高、低压绝缘用具进行绝缘检测。（5） 每年定期对高低压配电柜、变压器停电检修清扫紧固。（6） 及时处理各种突发电器设备故障。（7） 故障经过维修后两个月内避免出现同样故障。（8） 对现有设备包括变电室运行情况和供电线路状况要清楚，出现故障能够分析并准确做出判断和维修处置。（9） 维修电器及线路，须停电时要及时通知主管领导或门店经理，协调驻店安保员进行工作配合。（10） 维修员违反工作规定或失职影响营业或损坏设备，要追究当事人责任。2、 配电间管理（1） 每日检查配电室内设备运行情况，早上9:00和晚上闭店前10分钟为固定检查时段。门店日常运营时隔2个小时为巡视周期，并做好相应记录。（2） 每周进行配电室内卫生清扫及擦拭工作，并有专人陪同监护。严禁用汽油、煤油擦洗。（3） 熟悉配电室内设备的工作原理、性质、用途及各路输出的送电范围。（4） 值（当）班时，认真检查信号屏各种灯光信号，警告信号，事故信号声响是否正常，认真填写运行记录，记录要求真实准确清楚，并及时向上级主管领导反映不安全和不稳定因素。（5） 接到突然停电情况时，应立即赶赴现场，检查应急灯是否正常，查明停电原因及时处置；并通知有关店长同时做好记录；通知安保员做维修现场的维护工作。3、 电梯管理内容（1） 维修员每周对电梯运行状况进行一次检查，并在门店电梯维修保养巡检表上进行记录，发现问题及时处理或联络电梯维保公司处理，督促电梯维保公司及时维修保养。（2） 实时监控电梯运行状况，发现异常，立即设立警示标志，并及时通知店长或电梯维保公司维修。（3） 协助电梯维保公司进行维修保养，并监督维修保养工作质量。（4） 因维修保养需停梯时，须提前通知分部行政部经理主管或物业主管（专员）及店长，在不影响营业时方可停梯进行工作。（5） 维修保养结束时，必须认真清理现场，清点工具和物品。（6） 维修员应按照电梯维保时间进行跟踪检查。4、 空调监管职责（1） 空调运行中，每天定期巡查空调运转状况，发现异常，及时通知店长或空调维保公司维修。（2） 每月对各层空调阀进行一次检测，检查开关能否到位，有无漏水现象，发现问题及时通知空调维保公司解决，并做好相关记录。（3） 监督空调维保公司每半年对门店风机盘管进行一次检修，并做好相关记录（检修内容按门店空调维保合同进行）（4） 监督空调维保公司检查新风机组初效及中控进滤网是否干净，无异物，外型是否完好，如有异常应及时清洗及维修，每月至少清洗一次。（5） 巡视检查表冷器，视表冷器翅片间附加着的粉尘情况进行吹吸或用水清洗，翅片如有压倒的要用翅梳梳好。（6） 巡视检查风机，听风机运行声音是否正常，测风机运行电流是否正常，看风机叶轮及外壳是否干净，如有异常应及时检修清洗。（7） 巡视检查控制柜仪表是否正常，操控系统是否正常，及各原器件是否正常，如有异常应及时通知空调维保公司维修。（8） 检查机柜、壁挂机空调的过滤网是否洁净，如有异物应及时检修清洗。（9） 换季时通知空调维保公司空调系统进行一次完整维保工作，做好换季清洗保养防尘工作。(三) 注意事项：1、 维修员在应聘时，必须安排物业主管对其进行面试的环节（包括笔试和技能操作）。2、 入职上岗时必须安排技能专业丰富的物业主管对其进行专业知识培训和安全操作培训。在岗应定期和不定期开展岗位技能考核和阶段性培训。3、 对有物业方管理的配电房应在一定的时间内对配电室内到我商场的所有线路进行检查，防止出现有其他搭电（第三方用电）的行为产生。4、 做好对电器设备的日常维护工作，禁止让电器设备超负荷使用和带病运转。5、 增强保密意识，不得向无关人员透漏配电房设备情况。(四) 相关使用表格：门店维修记录表门店用电设施巡视检查表 门店电路系统统计表，以上表格见行政管理制度附件四、 固定电话管理制度(一) 固定电话配备数量及费用标准单位一级分部机关配送中心门店/个二级分部机关门店数量为X费用标准X20个2000元X20个3500元旗舰店1500元X20个10000元X10个16000元X10个3000元标准店1200元X10个8000元5X10个13000元5X10个2000元超市店1000元X5个5000元X5个10000元X5个1500元手机店800元1、 400电话的费用实报实销，该项费用列入通讯费中400电话单项中，不列入固定电话费中。2、 POS机刷卡电话，该项费用列入通讯费中POS机电话费单项中，不列入固定电话费中。3、 该标准为最高限额，而非必须达到的配置，各分部可根据业务发展实际需要安排。各分部需按本分部实际预算情况制定部门及门店固定电话费用标准，并指定相应责任人，超出标准部分由部门、门店负责人及当事人承担。4、 以上内容包括分部及门店网络费用，但不含ERP费用和设施数量。5、 门店电话严禁出现长途电话费，若出现由门店负责人及当事人承担。(二) 管理内容1、 各分部行政部必须严格按照固定电话配备数量及费用标准执行，并以固定电话配备数量及费用标准内容要求为上限，各分部依照本分部的实际预算情况制定本分部及所辖二级分部、门店的实际话费标准。2、 各分部必须依据本分部实际预算情况，针对分部各职能部门及门店制定固定电话费用考核标准，并制定各考核单位的考核责任人，依据考核标准每月度对考核单位进行考核，对于超出分部制定标准的部门、门店，超出金额将由责任人及当事人承担。五、 手机话费管理制度(一) 人员分类1、 行政类总经理/总监：除