某公司人事档案管理的通知

XXXX【人】字（2014）第23号 签发人：XXX关于XXXX人事档案管理的通知各公司：为规范XXXX人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性，现将有关事项通知如下：一、电子档案管理1电子信息录入：档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、离职返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入EAS人事系统。2电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。二、纸质资料管理（一）收集档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。（二）整理1人事档案分类人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案资料三大类；其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。（1）基本档案资料管理人员基本档案资料主要包括：实习期资料（校园招聘大学生）、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类；员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共四类；（2）其他档案资料其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。其他档案资料分类累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中；更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。管理人员其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）总结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类。员工其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）资料、调动交接资料两类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议资料、廉洁协议资料、体检资料两类。（3）离职档案资料离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。三、档案组卷、存放规定1有条件的单位应当设立专用的档案室，办公条件不足以设立档案室的，应当设立专用的铁质档案柜。档案存入箱柜时排列要系统，重要档案要专柜存放。2每位员工的人事资料使用人事档案袋，档案袋一面贴上基本档案目录并注明档案内的资料，必要时可统一使用（长）32cm（宽）6cm（高）22cm的档案盒存储档案。3档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。4档案盒内首页应当设置档案索引表。5根据制度有关档案分类的规定，设置档案盒。档案子类别、文件数量较多的情况下，应当设立档案分类分文件夹。6归档的文件材料，必须用统一的报告纸、拟稿纸书写，一律使用碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔或铅笔。五、管理原则1行政人事部设立档案管理员，对人事档案进行统一管理，原则上管理人员档案资料终身保存，生产工人档案至少保留两年；2员工调离原公司时，原公司档案管理员需对其档案资料进行检查，并抽出档案资料中的劳动合同资料存于原公司。员工调出时还需与原公司签订劳动合同补充条款一式两份：一份存入档案资料里一起邮寄至调入公司，一份由原公司连同其合同资料一起保存；3未经允许，任何人不得借阅人事档案资料。附件：1.应聘人员登记表2.员工入职申请表（管理）3.员工入职申请表（普工）4.背景调查表5.与原单位解除劳动关系证明书6.入职培训记录表（管理）7.入职培训记录表（普工）8.劳动合同签收单9.劳动合同签收一览表10.员工转正审批表11.培训学分分录表12.外部培训申请表13.培训协议14.外部培训报告15.管理干部履历表16.内部调动审批表17.劳动合同补充条款18.工作移交清单19.管理人员离职审批表20.生产员工离职审批表21.解除劳动关系确认书22.档案管理信息表贴档案袋用23.管理人员人事档案目录24.生产人员人事档案目录XXXX股份有限公司总经理：二一二年八月二十五日主题词：规范 人事档案 通知抄 报：区域总经理 事业部（副）总经理 行政人事总监抄 送：事业部人事（副）经理XXXX股份有限公司华北区域 2012年8月25日印发001-应 聘 登 记 表 申请职位: 姓 名性别出生年月婚否相片政治面貌学历籍贯民族所学专业身 高体重技术职称电话号码身份证号身份证住址现居住地爱好及特长家 庭 成 员（若有亲属在本公司工作请说明）亲属姓名关系年龄工作单位、职务、通讯住址联系电话教 育 背 景（从最高学历填起）就读时间就读学校所学专业有否证书证明人及联系方式年 月至 年 月年 月至 年 月年 月至 年 月工 作 记 录（从最近工作填起）工作时间曾服务单位职位薪金证明人联系电话年 月至 年 月年 月至 年 月年 月至 年 月薪资要求及其它：备注：我确认以上所填内容全部真实可信，如有虚假愿承担重新核定、解聘和赔偿转正后一个月全部薪资的后果。并同意贵公司对我的个人资料进行查询；本人愿意遵守公司的一切规章制度；另本人对以上所填写信息已确认，后期若有变更将及时告知公司进行调整，否则给公司及个人带来的后果本人自愿承担一切责任。申请人签名： 日期：应聘评估请面试官根据应聘人员的个人情况在相应的分数栏上打，然后将总分相加，作为应聘者评价的主要依据。应聘者姓名应聘岗位原岗位毕业院校学 历专 业年 龄参加工作时间户口所在地项 目5分4分3分2分1分学历匹配专业匹配专业技能匹配领导能力匹配管理能力匹配沟通能力语言表达能力承压能力个人要求与公司期望匹配程度应聘者总得分初试评价可入职日期家庭情况可能存在的问题及其它意见：应聘者综合评价： 签 字： （招聘负责人、行政人事部负责人意见、部门负责人意见） 日 期：面试结论根据应聘人员的情况，认为他适合担任 一职 暂不考虑002-管理人员入职申请表公司声明：这是我公司入职程序的一个重要组成部分，您所填写的详尽信息与可能形成的劳动关系事宜完全相关，请您如实、详细填报。个人资料（由个人填写）基本信息姓 名性别民 族籍贯相片出生日期年 月 日身份证号学 历专 业婚姻状况政治面貌户口性质 现住地址身份证地址家庭电话移动电话紧急联络人关系联络地址联络电话社保、证件信息社保参保种类 资格证书 （职业资格证书、特种行业特种作业资格证书）个 人 情 况 调 查是否有亲属在本单位或关联公司工作 是否与其他企业签订保密、竞业限制协议 社 会 关 系（含集团内及关联公司）姓名关系年龄工作单位、职务联系电话主 要 家 庭 成 员姓名年龄与本人关系所在单位联系电话教 育 经 历（从最高学历填起）起 止 时 间学 校 名 称专 业学 历证明人及电话至至至至主要工作 经 历（从最高工作填起）起 止 时 间单 位 名 称职 务薪 资证明人及电话至至至至自 我 简 述承诺：我确认以上所填内容全部真实可信，如有虚假愿承担重新核定、解聘和赔偿转正后一个月全部薪资的后果。并同意贵公司对我的个人资料进行查询；本人愿意遵守公司的一切规章制度；另本人对以上所填写信息已确认，后期若有变更将及时告知公司进行调整，否则给公司及个人带来的后果本人自愿承担一切责任。 填表人签名： 填表日期： . 录用情况（由人力资源部填写）部 门岗位职 级报到日期聘用形式 试用期合同期限薪资试用期津贴福利保险基数： 公积金基数： .转正 .其他公司规定 其他说明（其它福利补贴）：行政人事部意见：用人部门意见：区域/事业部总经理意见：注：1、经理级及以上职级员工由事业部总经理、区域总经理批准，报总部行政中心；2、主管级（含主管）以下员工由事业部总经理批准，报区域行政人事部备案。003-员工入职申请表(普工)员工编号：姓 名性别出生年月婚否相片政治面貌学历籍 贯民族所学专业户口 体重身份证号身份证住址联系电话现 住 址紧急联系人紧急联系人地址及电话教育背景就读时间就读学校所学专业有无证书/证明人 年 月至 年 月 年 月至 年 月工作经历工作时间曾工作单位职务/薪金证明人及联系方式年 月至 年 月年 月至 年 月年 月至 年 月家庭成员姓名性别年龄关系现在何单位任职或居住及联系电话工作地点期望薪资可上班时间个人要求及意愿：备注：本人所填以上资料真实无讹，如有虚假、虚报，本人愿承担一切责任，并同意贵公司对我的个人资料进行查询；本人愿意遵守公司的一切规章制度；我确认以上所填内容全部真实可信，如有虚假愿承担重新核定、解聘和赔偿转正后一个月。 申请人签名： 日期：以下由公司填写安排车间班组/工种入厂日期生产部意见经理：行政人事部意见经理：总经理意见004-员工背景调查表被调查人应聘职位调查时间工作经历调查1公司名称联系人联系方式1、我想证实 女士/先生提供的信息，他正在申请到我公司工作，他曾经在贵公司任职过吗？职位是什么？2、他离职的主要原因是什么？3、他在工作期间内表现如何？4、在工作期间内与同事和上司关系如何？有过相关奖惩吗？5、工作期间薪资、福利？工作经历调查2公司名称联系人联系方式1、我想证实 女士/先生提供的信息，他正在申请到我公司工作，他曾经在贵公司任职过吗？职位是什么？2、他离职的主要原因是什么？3、他在工作期间内表现如何？4、在工作期间内与同事和上司关系如何？有过相关奖惩吗？5、工作期间薪资、福利？证件核实毕业证属实 不属实学位证属实 不属实身份证属实 不属实职称证属实 不属实职业资格证属实 不属实其 他 调查人员： 年 月 日005-解除劳动关系说明书XXXX有限公司：本人在进入公司前，经过友好协商已与原单位 .依法解除劳动关系，工作交接完毕，不涉及行业竞业保密协议，允许自由择业。如与原单位发生劳动、经济等纠纷，本人愿承担全部责任。特此说明某某某二一二年某月某日006-入职培训记录表（管理人员）部门： 姓名： 职务 : 入职时间：公司级培训内容时 间具体时间培训内容主 讲新员工 培训确认签名公司简介（重点在本区域、事业部）企业文化XX重点规章制度讲解入职生活指南产品基本知识及工艺流程OA办公系统应用部门培训内容（*月*日-*月*日）部门基本掌握内容序号培训内容主讲新员工 培训确认签名1部门组织架构及功能2岗位职责及岗位描述3三级授权体系4本部门制度及关联制度讲解其它新员工培训建议：007-入职培训记录表（普工人员）部门： 姓名： 职务 : 入职时间：公司级培训内容时 间具体时间培训内容主 讲新员工 培训确认签名公司简介（重点在本区域、事业部）企业文化中技重点规章制度讲解入职生活指南安全意识产品基本知识及工艺流程部门培训内容（*月*日-*月*日）车间/班组序号培训内容主讲新员工 培训确认签名车间培训内容1车间概况2车间安全规章制度学习3车间事故教训及案例4其它班组培训内容1岗位工作内容、职责及考核2岗位安全操作规程3设备工具的安全使用及保管4岗位的事故教训及安全5其它新员工培训建议：008-劳动合同签收单档案编号部门姓名劳动合同期限签收人签名签收日期单位经办人备注起止劳动合同签收单档案编号部门姓名劳动合同期限签收人签名签收日期单位经办人备注起止劳动合同签收单档案编号部门姓名劳动合同期限签收人签名签收日期单位经办人备注起止劳动合同签收单档案编号部门姓名劳动合同期限签收人签名签收日期单位经办人备注起止序号部门姓名档案编号劳动合同期限 （起止时间）签收人签收日期备注009-劳动合同签收一览表010-员工转正审批表姓 名性 别入职时间部 门职 务转正时间个人述职 签 名： 申请时间：本人愿意在任职期间严格遵守公司的相关制度、规定。部门主管评定部门领导意见行政人事部意见区域/事业部总经理意见011-培训学分分录表姓 名部 门职 务入职日期培 训 学 分 分 录序号培训内容讲师授课方式培训时间学分备注本年度合计总学分：综合评价： 文教部：012-外部培训申请表申请人部门职务培训机构培训地点培训课题培训时间申请原因讲师简介主要培训内容培训费用预算培训费交通费住宿费其它部门预算部门意见文教部意见区域/事业部总经理013-培训协议书甲 方： 乙 方： 甲方对乙方进行培训的相关事宜，就双方之间的权利与义务，经协商一致，双方本着平等、自愿的原则，签订如下协议：一、培训内容： 二、培训期限：自 年 月 日起至 年 月 日止。 三、培训费用：总计： （大写），以培训结束后实际发生费用为准。四、培训地点： 五、乙方保证在培训期间努力学习，取得优异成绩，保证拿到 证书），获得此结业证书方可以报销。 六、由参加培训所产生的的费用（包括学费、杂费）由全部由公司承担。七、乙方参加培训期间按正常出勤处理，不影响工资福利待遇的发放。 八、乙方参加培训成绩考试不合格者，如有补考，补考费用自理，如补考成绩再不合格且拿不到该课程颁发的证书者，乙方应赔偿甲方所有的培训费用。 九、乙方培训学习结束后一个星期内，需要向公司上交此次培训心得报告，并把所学成果由公司安排集中向公司进行讲授。十、服务期： 1. 服务期限签订原则：按公司 执行。 2.个人的培训费用确定原则：培训结束后所发生的费用总额除以参加培训的所有人数。3.培训完毕后，乙方须为甲方服务 年（大写）。自 年 月 日 至 年 月 日止。如甲方与乙方已签订的劳动合同中的劳动期限短于本服务期的，则该劳动合同中的劳动期限自动延长至服务期满。培训结束后乙方需把相关证书复印件至甲方备档。十一、违约责任 1.如乙方在服务期内被甲方辞退，则乙方不用承担培训费用。 2.如乙方在服务期内自愿离职，则乙方应赔偿 （大写）违约金 。 3.如乙方在服务期内自愿离职，乙方须补偿甲方培训费用（补偿额=公司支付的培训费用/规定继续服务月份*（规定继续服务月份已服务月份）。如乙方未付费擅自离职，甲方依照法律程序追究乙方责任，由此产生的一切后果由乙方负责。 十二、此协议作为甲方与乙方已签订的劳动合同的附件，自双方签字后开始生效。 十三、此协议一式两份，甲乙双方各执一份。 甲方（盖章）： 乙方签名： 签订日期：年 月 日 签订日期：年 月日014-外出培训报告培训名称参训人员培训方式使用资料培训时间培训地点培训机构证书名称讲师姓名及简介参加外出培训的员工外出培训心得（值得应用于本公司的建议）对下次派人参加该训练课程的建议事项培训相关资料管理干部履历表个人资料（由个人填写）基本信息姓 名性别民 族籍贯相片出生日期年 月 日身份证号学 历专 业政治面貌婚姻状况户口性质 现住地址职 称移动电话紧急联络人及联系方式个 人 情 况 调 查主要社会关系（直系亲属工作情况）姓名关系年龄工作单位、职务联系电话入职前主要工作经历（从最近工作填起）起止时间工作单位职务薪资联系电话 年 月至 年 月 年 月至 年 月 年 月至 年 月集团内部情况（从入职公司填起）起止时间工作单位职务薪资联系电话 年 月至 年 月 年 月至 年 月 年 月至 年 月备注：我确认以上所填内容全部真实可信，本人对以上所填写信息已确认，后期若有变更将及时告知公司进行调整，否则给公司及个人带来的后果本人自愿承担一切责任。 签名： 日期：016-内部调动审批表姓 名性别学历入职时间现工作单位原部门原职务调入单位调入部门 调入职务本 部 门 意 见截止 年 月 日，该员工本月出勤 天。考勤员： （工作交接情况）经 理/总监：财 务 部（有无借款报销等）主办会计：经 理/财务总监：信 息 部（OA、EAS、ERP等账号是否转移）信息管理员：行 政 人 事 部（饭卡、宿舍、有无物品损坏等）后勤主管（电脑、办公桌椅等）行政主管：1、工资结算情况： 天 元/天 = 元；补 贴： 元；罚 款： 元；社 保： 元；公积金： 元；个 税： 元；合 计： 元。2、自 月份起，停止购买社保与公积金。3、人事档案4、劳动关系（劳动合同补充条款） 人事主管：经 理/行政人事总监：总经理意见：017-劳动合同补充条款根据中华人民共和国劳动法、中华人民共和国劳动合同法及其他相关劳动法律、法规，甲、乙双方在平等自愿的基础上，就双方之间劳动合同关系的有关事宜，经友好协商达成一致，现签订 劳动合同(原签订的合同编号或名称)补充条款。乙方承诺本补充条款为其真实的意思表示。1、经双方协商，乙方愿意服从甲方调动，从 公司（A公司）调入 公司（B公司），并自愿终止与 公司（A公司）的劳动合同关系，重新与 公司（B公司）建立新的劳动合同关系。2、乙方进入 公司（B公司）后，应当及时与 公司签订劳动合同。3、甲方承诺因调动原因，乙方在“中技桩业”连续工作的工龄累积计算，从而确保乙方服务的利益。甲方： A公司 乙方： （员工签字、按手印）年 月 日 年 月 日018-工作移交清单移交人部门职位到职日期接收人部门职位到职日期移交原因： 调职 离职 开除 其他移交事项一、文件移交名称数量名称数量二、日常工作移交每日工作工作内容相关报表完成时间上交部门每月工作工作内容相关报表完成时间上交部门三、未完及待办事项事项完成情况待办重点四、实物移交名称数量单位用途说明五、其他事项移交人接收人监交人移交日期接收日期监交日期部门领导意见019-管理人员离职审批表姓 名部 门职 位入职时间籍 贯身份证号码身份证地址离职类别试用期 辞职 劳动合同到期 其他离职原因：申请人：本 部 门 意 见截止 年 月 日，该员工本月出勤 天。考勤员： （工作交接情况）经 理/总监：财 务 部（有无借款、报销等）主办会计：经 理/财务总监：信 息 部（OA、ERP、EAS等账号是否注销）信息管理员：行 政 人 事 部（饭卡、宿舍钥匙、水电费、有无物品损坏等）后勤主管：（电脑、办公桌椅等等） 行政主管：1、工资结算情况： 天 元/天 = 元；补 贴： 元；罚 款： 元；社 保： 元；公积金： 元；个 税： 元；合 计： 元。2、自 月份起，停止购买社保与公积金。3、劳动关系(解除劳动关系确认书、离职档案等) 人事主管经 理/行政人事总监：总经理意见：020-员工离职审批表（普工）姓 名性 别出生年月籍 贯部 门车 间班 组工 种入厂时间离职时间身份证号离职类别试用期 主动辞职 合同期满 其它 离职原因：申请人：日 期：部 门 意 见该员工本月出勤 天； 直属领导（班长）：本月按 元/天计算，奖（罚） 元，合计 元。（工作交接情况） 主管（车间主任）： 经 理：财 务 部仓库主管：（有无借款、报销） 主办会计：经 理：行 政 人 事 部（饭卡、宿舍钥匙、水电费结算、有无物品损坏等）后勤主管：1、本月社保/农综险 元，公积金 元，个税 元，合计本月实际应发工资 元。2、自 月起，停止购买各种社保及公积金。3、劳动关系（解除劳动关系确认书）人事主管：经 理：总经理意见021-解除劳动关系确认书 甲 方：XXXX有限公司乙 方： 身份证号码为： （按手印） 鉴于乙方已于 年 月 日向甲方提出解除劳动关系并书面提请辞去所有职务，甲方已同意乙方的辞职申请，现甲、乙双方就解除劳动关系有关事宜确认如下： 1. 自即日起双方劳动关系解除，双方的权利义务终止；2. 乙方出于自身原因主动要求解除劳动关系，故甲方不必向其支付经济补偿金；3. 自即日起甲方不再为乙方支付任何社会保险金费用；4. 自即日起，双方已将所有工资、奖金、津贴、补助、加班费、集资、借款等结清，不存在任何的债权债务关系；双方都已将所有的公司资料交接完毕；5. 乙方离职后将不得利用在甲方获取的商业秘密（包括但不限于经营方式、客户名单）从事有损甲方名誉或利益的行为；本确认书一式两份，甲、乙双方各执一份。甲方（盖章）：XXXX有限公司 乙方（签字按手印）： 年 月 日年 月 日022-档案管理信息表编号： 姓名： 部门： 基本档案信息其他档案信息序号资料名称份数页数序号资料名称份数页数1员工简历1任用通知2应聘登记表2调令3身份证复印件3工作移交清单4居住证复印件4劳动合同补充条款5学历证书复印件5劳动合同签收单6学位证书复印件67职称证书复印件78职业资格证书复印件89劳动合同910劳动合同1011劳动合同1112廉洁协议1213保密协议1314银行卡复印1415就失业证（天津必需）1516养老保险手册（天津必需）1617照片1718体检报告离职档案信息19背景调查1辞职申请书20前公司离职证明 2工作移交清单21转正申请3离职审批单224解除劳动合同确认书2352810人事部 年 月023-(1)管理人员基本档案目录基本信息栏姓 名性 别籍 贯任用日期基本档案资料目录栏资料名称数量（份）存档日期备注 实习期资料应届毕业生入职申请表实习协议实习周志 入职基本资料应聘登记表入职申请表个人简历入职笔试题面试评估表背景调查表一寸彩色照片二寸彩色照片入职体检表原单位离职证明书 试用期资料新进管理人员培训记录表培训（学习）总结新入职人员培训考试试题新入职人员培训考核表 转正资料试用期总结转正OA申请 证件（书）资料身份证复印件毕业证书复印件学位证书复印件户口本复印件驾驶证复印件其他证书复印件 注：以上资料需在试用期结束后尽快整理，并按照目录内容的先后顺序装订成册、归档。023-(2)管理人员其他档案目录基本信息栏姓 名性 别籍 贯任用日期其他档案资料目录栏资料名称数量（份）存档日期备注 培训（学习）总结资料（累积类资料）培训学分分录表外部培训申请表培训协议外部培训报告表管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表（累积类资料） 任免（调动）类文件（累积类资料）*年第*号调令OA任用工作流程内部调动审批表 调动交接资料（累积类资料）劳动合同补充条款工作移交清单劳动合同及保密协议（更新类资料）劳动合同保密协议廉洁协议劳动合同签收单 体检资料（更新类资料）023-(3)管理人员离职档案目录离职人员基本信息栏姓 名性 别籍 贯任用日期部 门职 务离职信息记录离职时间离职原因社保处理情况住房公积金处理情况工资结算情况电子档案处理情况离职档案资料目录栏资料名称数量（份）存档日期备注管理人员离职审批表解除劳动关系确认书工作移交清单024-(1)生产人员基本档案目录基本信息栏姓 名性 别籍 贯入职日期基本档案资料目录栏资料名称数量（份）存档日期备注 入职基本资料入职申请表个人简历一寸彩色照片二寸彩色照片入职体检表原单位离职证明书 试用期资料入职培训记录表 转正资料生产人员转正审批表 证件（书）资料身份证复印件毕业证书复印件技术职称复印件户口本复印件驾驶证复印件其他证书复印件 注：以上资料需在试用期结束后尽快整理，并按照目录内容的先后顺序装订成册、归档。024-(2)生产人员其他档案目录基本信息栏姓 名性 别籍 贯入职日期其他档案资料目录栏资料名称数量（份）存档日期备注 任免（调动）类文件（累积类资料）*年第*号调令 调动交接资料（累积类资料）劳动合同补充条款工作移交清单劳动合同及保密协议（更新类资料）劳动合同保密协议廉洁协议劳动合同签收单 体检资料（更新类资料）024-(3)生产人员离职档案目录离职人员基本信息栏姓 名性 别籍 贯入职日期部 门职 务离职信息记录离职时间离职原因社保处理情况住房公积金处理情况工资结算情况离职档案资料目录栏资料名称数量（份）存档日期备注生产人员离职审批表解除劳动关系确认书