行政费用分析报告

控股集团行政费用分析报告一、 基本情况：集团行政费用包括固定费用和不固定费用两部分，固定费用主要指：房屋租赁费（办公楼及员工宿舍）、光纤通讯费、物管水电费、车辆费用、办公用品及耗材费、植物租赁费、饮用水、员工餐费补贴等常规及可预见性的费用，固定费用支出是行政部费用管控的重点部分；不固定费用是根据公司经营发展的需要临时性产生的接待费、烟酒采购费、机票费及办公设备及固定资产的采购等不可预见性的费用，不固定费用一般不可控。本分析报告仅对集团机关2011年度下半年至2012年度上半年期间行政费用支出情况对比分析。二、 集团2012年上半年不固定费用：2012年上半年不固定费用统计月份费用项目总费用实际支付金额未支付金额备注1月办公设备购置6,400.00 6,400.00 0.00 工程、人力资源各一台2月办公设备购置25,800.00 28,500.00 0.00 行政、人力资源部3月酒水、烟费用13,065.00 13,065.00 0.00 机票费用21,689.00 21,689.00 0.00 研发中心950.00 950.00 0.00 打印机一台工程体系10,980.00 10,980.00 0.00 打印机4280电脑4200总裁办2,500.00 2,500.00 0.00 电脑一台两江瑞尔酒店8,700.00 8,700.00 0.00 笔记本一台3700，兼容机两台2500*2财务中心3,700.00 3,700.00 0.00 笔记本一台3700审计部6,400.00 6,400.00 0.00 联想品牌机两台费用小计：67,940.00 4月酒水、烟费用22,080.00 22,080.00 0.00 四月220805月年会制作费45,810.00 18,000.00 27,810.00 年会时直播及录制的费用商标注册费用66,000.00 20,000.00 46,000.00 合同费用已付2万酒水、烟费用1,100.00 0.00 1,100.00 五月1100.工作装6,638.00 0.00 6,638.00 2011年12月服装费用（西服10套*640/套）食堂劳务服238元机票费用17,229.00 17,229.00 0.00 五月17229其他费用4,306.00 4,306.00 0.00 小冰箱699元、空调2507元加空调铜管1100元、费用小计：141,083.00 三、 集团上半年固定费用：集团上半年固定费用统计表：固定支出项目每月支出情况1月2月3月4月5月6月办公耗材费2013.00 12406.00 2099.00 1674.00 902.00 777通讯费0.00 2074.00 2322.00 1489.00 1073.59 光纤费5084.00 5084.00 5084.00 5084.00 5084.00 5084.00 物管费5962.80 5962.80 5962.80 5962.80 5962.80 5962.80 集团电费2226.40 7424.80 3163.10 3578.40 2862.00 集团租赁费用办公室.40 .40 .40 .40 .40 .40 高层宿舍1100.00 1100.00 1790.00 1790.00 1790.00 2480.00 员工宿舍7200.00 7200.00 7200.00 7200.00 7200.00 7200.00 车位费750.00 750.00 750.00 0.00 0.00 0.00 植物租赁费0.00 1450.00 1450.00 1450.00 1450.00 1450.00 饮用水费603.00 650.00 603.00 585.60 585.60 集团车辆费用860.00 3634.00 7810.00 6368.00 7295.00 0.00 4545.00 7755.00 5291.00 6941.00 7289.00 55394238.00 4200.00 4542.00 3682.00 2940.00 35140.00 0.00 0.00 4649.00 6019.00 41490.00 0.00 0.00 4190.00 4655.00 38110.00 0.00 1538.50 1538.50 0.00 0.00 员工餐费补贴0.00 10685.00 10550.00 9050.00 9470.00 8700合计.60 .00 .80 .70 .39 1、 2011年下半年及2012上半年费用对比图及分析月份2011年2012年7月8月9月10月11月12月1月2月3月4月5月6月费用90197 89941 从2011年下半年及2012年上半年行政费用分析来看，集团总部搬迁到重庆后，固定费用有所增加，主要表现在：（1）、房屋租赁费占绝大部分，每月费用为.40元。（2）、每月物业管理及水电费用为10000.00元；（3）、2012年集团新增三辆车且均为大排量（、）除费用较低外，其余车辆月均费用7500.00元，且集团总部搬迁后，车辆往返0000及各公司频率相比2011年频繁。（4）、员工餐费补贴为250.00元/月.人，每月9000.00元左右。（5）、其余费用如光纤、电话、植物租赁、饮用水等均有所增加。（6）、由于4月起机关新进渝BV7563、渝AXZ563等行政公务用车，费用较3月份有所增加。四、 行政费用管控措施行政人力资源管理中心在管控和降低行政费用过程中主要采取了以下措施：1、严格费用登记制度。针对原费用登记不详、记录不全的情况，集团行政人力资源管理中心加强了对费用支出过程的监控，对月度行政费用支出情况作了详尽的登记，随时掌握和检查行政费用支出，通过数据化的对比，分析行政费用合理支出的关键节点；对行政费用的开支严格按照公司相关规定，做到了流程化、制度化，做到了心中有帐，心中有数。2、为了规范集团车辆管理，行政人力资源管理中心于5月18日对集团各下属子公司车辆使用及管理情况进行了一次全面检查，对各单位车辆使用及费用支出情况实行了月报制度，全面了解各司车辆管控情况，针对费用支出虚高、超出正常预估范围的单位和个人进行专项检查；同时，对集团公务车辆实行了月定量采购油料的管控制度，其中，月初油料保有量5000元，月初油料保有量3000元，月初油料保有量4000元，做到了油料消耗清晰，对比有据，改变以往无油便加的盲目加油现状。3、办公用品实行定额控制。二季度开始，行政部严格执行0000集团发【2012】85号文件精神，对集团各部门办公用品采购、领用进行了严格管控，并取消卫生纸等部分用品采购，办公用品支出标准控制在每人6元/月内。 4、 降低能耗支出。在常规工作日，行政部注重通过降低能耗支出节约行政费用成本，例如上班时间关闭办公室走廊灯，中央空调的开启需室内温度30度以上，下班时间关闭空调主机，午休关闭办公室节能灯等。5、减少不必要开支。因集团领导车辆停放员工宿舍车库时间不多，故4月伊始，行政部减少了原车位租赁费用，每月节省750元。五、 行政费用控制结果：整体效果：集团直属部门2012年度二季度行政费用支出呈逐月下降趋势，其中5月比4月降654.31元，降幅为0.4%，6月比5月降15912.39元，若列入未统计内的电费和电话费用，预计降幅为7%，成效较明显，6月支出费用下降主要体现在车辆使用成本和办公用品支出费用的持续下降。单项效果：行政人力资源管理中心根据实际工作需要，对集团各下属单位车辆进行了重新调配，共计收回公务用车5台，根据以往使用成本，按4000元/辆/月开支进行综合测算，车辆日常使用成本可节约24万元，人力资源成本按2000元/人/月测算，可节约人力成本12万/年。1、 办公及低值易耗品：月份1月2月3月4月5月6月办公耗材费2013.00 12406.00 2099.00 1674.00 902.00 777.00注：2月费用高的原因为集团行政人力资源管理中心采购一台打印复印多功能一体机。2、 通讯费：月份1月2月3月4月5月6月通讯费0.00 2074.00 2322.00 1489.00 1073.59 注：集团每月对各部门、各号码费用进行了分析，发2月、3月费用较高，原因是研发中心023-号码2月、3月的费用分别为503.66元和616.11元，了解到的情况为研发中心在沿海有合作机构，经常有业务探讨。经同研发协调，建议采用网上沟通的方式解决。3、 集团办公楼电费：月份1月2月3月4月5月6月办公楼电费2226.40 7424.80 3163.10 3578.40 2862.00 注：2月开启了中央空调，导致费用较高。3月、4月、5月较平缓，由于气温的上升，费用将成上升趋势。4、 集团饮用水费用月份1月2月3月4月5月6月饮用水费603.00 650.00 603.00 585.60 585.60 备注：集团直属11部门(含总裁办2办公室)平均饮用水为50桶左右，其中行政人力资源管理中心因人数较多，用水量大。但是总体费用不大，控制在600.00元以内。 六、行政费用管理工作的重点：下一步，集团行政部将进一步展开对行政费用管理，主要把握以下几个方向：（1）、严格管控行政公务用车，合理安排用车计划，提升车辆有效利用率，强化车辆油料、日常费用、维修等费用的监管；（2）、注重合理降低能耗费用。随着气温持续攀升，办公能耗能将会呈上升趋势，行政部将加大对空调等耗能较大的设施设备合理使用的检查和监管，杜绝浪费；（3）、行政办公用品按照集团相关规定，控制在标准范围以内；（4）、认真总结经验，形成制度，将行政费用管控工作深入到全集团，从而实现全集团行政支出成本下降的目标。 集团行政人力资源管理中心 2012年06月25日