围绕飞行校验业务实现文档管理创新

围绕飞行校验业务实现文档管理创新中国民用航空飞行校验中心以下简称中心成立于1989年，隶属中国民用航空局空中交通管理局，是中国唯一的民用飞行校验机构，承当着中国大陆、香港、澳门范围内所有民用机场和航路的导航、雷达、通信、助航设施以及飞行程序的飞行校验任务。随着我国民航事业的蓬勃开展，民用机场建立日益加强，机场及航路助航设备不断增加，飞行校验任务日益加重。中心在执行校验任务和日常维护中产生了大量业务技术文件，包括飞行校验报告、飞行校验技术通告、飞行任务书、飞行任务通知单、飞行校验方案单、签派飞行方案单、签派放行单、飞机合同、校验台合同、航材订货合同、飞机及设备送修合同等。如何进步飞行校验文档管理，使之可以更好的为中心核心业务效劳成为民航档案管理人员关注的焦点。一、以核心业务为中心，构建文档管理制度中心的业务工作有其鲜明的专业特征，因此文档内容与文档管理也有着显著的自身特点。基于此，我们在工作中以国家档案工作法律法规为根据，结合中心飞行校验业务的实际情况，在系统调研和详细分析业务现状的根底上，制定了?中国民用航空飞行校验中心档案管理工作施行细那么?及?中国民用航空飞行校验中心归档文件整理暂行方法?，形成了中心档案管理标准体系。其中，除完善了文档管理岗位职责、文件归档制度、归档文件整理标准及流程等根底性制度外，还特别增加了针对飞行校验文件的质量控制、归档控制、过程管理、保密管理等方面的规定，确定了飞行校验文件是中心文档管理“重中之中的原那么。同时，针对校验业务和日常管理中电子文件、声像材料逐渐增多的情况，专门设定条款明确了非纸质载体档案的归档和整理要求。在不断探究与理论中，中心构建了一套以飞行校验业务文件为核心的文档管理制度体系，为中心校验业务和指导决策提供了强有力的信息支持。二、以业务流程为根据，强化文件过程管理和归档控制中心围绕飞行校验业务流程，不断加强文件过程管理和归档控制，从源头保证业务文档的质量和操作标准。首先，中心在各项业务流程中强化文件管理过程中的标准化操作。业务工作的标准化是文档管理的前提条件，文档管理程度的上下直接影响着业务工作的质量，两者相辅相成。中心从标准业务流程入手，编制了?工作流程手册?，将各部门的业务标准与文件管理标准相结合，施行科学的文档管理标准和操作流程，一方面可以更好的为校验业务效劳，另一方面可以从源头上保证和进步文档质量，进而以高质量的文档管理为中心业务工作提供优质的信息保障效劳。以校验飞行任务的组织与施行为例。中心运行管理部飞行签派室负责对所有飞行活动进展组织安排，负责制定飞行方案，协调飞行中遇到的各种航务问题，并根据飞机性能计算飞行油量，限制复杂机场飞机的最大起飞重量，保证平安起飞爬升梯度不受飞行区障碍物的影响。签派室在严格按照业务流程运作的同时，将各环节生成的飞行方案单、放行单等业务文件按照规定的分类方法及时整理，同一任务文件集中存放，保证文件之间的有机联络，并随时编制归档目录，既便于日常工作的查询，也减轻了年底归档的压力。其次，中心在业务流程中强化对文件归档的控制。根据特定的要求和性质，中心不同业务环节生成的业务文件具有不同的历史价值和保管期限；由于工作安排的限制，移交时间也各不一样。为了防止归档混乱、资源流失等问题的发生，中心根据各业务特性明确了业务文件的归档要求、归档时间、归档范围和保管期限。以飞行校验报告的归档整理为例。飞行校验报告是中心核心业务文件，是反映中心业务的原始资料之一。由于不同设备校验周期等特性各不一样，因此归档方法也不尽一样。比方仪表着陆系统ils一类校验周期为270天，二、三类校验周期为120天；助航灯光papi校验周期为540天；全相信标/测距仪v/d进近台校验周期为540天，航路台校验周期为1080天；无方向性归航台ndb进近台校验周期为540天等。中心在详细分析业务现状的同时，参照美国联邦航空局faa的管理方法制定了飞行校验报告归档整理标准。为便于日后查找利用，中心采用“时间区域的分类方法进展归档，设定了不同设备飞行校验报告的保管期限，如电子版校验报告及投产设备、特殊校验的纸质校验报告永久保存，仪表着陆系统ils、助航灯光papi定期校验的纸质校验报告保存3年，全相信标/测距仪v/d、无方向性归航台ndb定期校验的纸质校验报告保存6年，并在不影响工作需要的情况下，于翌年6月移交中心档案室。三、以业务人员为根底，落实文档管理职责将每项工作落实到人几乎成为管理的精华。中心从业务过程的文件控制抓起，遵循统一指导、分级管理的原那么，将文档管理职责分别落实到中心档案员、兼职档案员、业务人员身上，形成中心文档管理职责体系。中心在制定的?签派运行手册?、?维修管理手册?等规定中明确了飞行校验文件的日常整理工作是业务人员的责任，并对他们如何处置文件、管理文件进展了明确的责任划分和标准工作。最终飞行校验文档管理工作不再仅仅是档案人员的职责，而成为全体员工的共同责任，这从根本上改变了文档管理的弱势地位，同时也为飞行校验档案资源的建立打下了坚实的基矗在上述职责体系中，业务人员是根底性角色。这是由业务技术人员独特的优越性所决定的。首先，业务人员是文件的编制者、使用者，最理解业务文件的形成过程、内容成份及互相间的有机联络，这是合理整理文件的根底，而档案人员不具备这些根底；其次，通过系统整理，业务技术人员还可以进一步检查知识性成果的质量，为业务鉴定和成果申报做好准备。因此，中心飞行校验文档的系统整理是业务人员不可推卸的责任和不可多得的时机。中心专职档案人员在文档管理职责体系中担任组织协调、检查指导的角色，催促中心各部门开展文件材料的积累、整理和归档工作，从总体上把握中心档案工作的进展，完成档案的日常管理和编研工作，实现中心档案资源集中管理和提供利用的目的，确保室藏档案的质量和平安。兼职档案员在职责体系中发挥承上启下的作用，积极配合中心档案员的业务工作，传达文档管理标准和要求，负责完本钱部门文档管理的详细工作。四、以满足业务需求为目的，实现信息资源的共享实现信息资源共享是新时期档案工作的一个重要目的，也是文档工作信息化的开展方向。中心从实际业务需求出发，在标准纸质文档管理的同时，引进数字化技术，推进文档工作的信息化，探究信息资源共享之路。中心及时对飞行校验报告等核心业务文件进展扫描，将信息内容存储于计算机，形成了飞行校验报告数据库，并将其传输至中心内网予以发布，通过建立包括地区、机尝路道、校验种类、机组、校验员等查询途径的多途径查询系统，实现了电子文件的模糊查询和准确查询，进步了查全率和查准率，满足了业务部门随时查询数据、及时掌握校验动态的业务需求。同时，将电子文件与归档目录相链接，年终刻制成光盘存档，实现了电子档案的全文查询。中心方案将其他公开档案资源逐渐在内网公布，实现共享，进而进步档案利用效率。目前，飞行技术数据库和飞行技术通告数据库正在紧张的建立当中。