创新管理模式 提升档案管理水平

创新管理模式 提升档案管理水平 摘 要：档案管理工作是企业管理中重要的一个环节，优良的档案管理能很好的促进企业的经济发展。新时期，为适应企业发展要求，档案的管理水平迫切要求被提高，通过在档案管理中运用新思路，新办法，并不断进行创新，使得档案管理成为提升企业管理水平的最大助力。 关键词：档案管理；创新 随着科学技术的不断发展，我国迎来了高新科技引领企业发展的时代，为顺应当前时代发展状况，档案管理工作要做出与时代相对应的变革，创新档案管理模式，使得档案管理工作能更好的为企业发展所服务。 1 企业档案管理的重要性 企业档案是在企业发展过程中所形成的有价值的文字记录或图表等，记录了企业各个发展阶段的细节。在日常工作中，由专业性人才队伍对企业的文件进行科学的分类整理，便于以后企业人员进行查询。其中记录的各种信息为企业提供了可选择的发展模式，也使得企业在发展过程中能少走弯路，可以作为企业发展的理论指导。 具体来说，企业档案管理重要性主要体现在以下方面。首先，良好的档案管理对企业科技发展的促进作用，它能激励企业健康的向前发展。其次，档案是企业文化凝聚的产物，是企业文化的实体表现形式，良好的企业档案管理反映了企业对于企业文化的利用程度。再次，企业档案管理能够很好的使企业经济效益与社会效益相匹配。最后，良好企业档案管理能使档案做为企业的理论指导更加的科学化，时代化。 2 企业档案管理当前的发展状况 良好的企业档案管理遵循着以下原则，首先，企业中各个部门的档案要有统一的管理部门，管理中实行综合管理，分类处理，实现档案管理中的集中管理与分级管理。其次，注重档案管理的安全性，对企业档案进行严格管理与保护，避免档案的泄露与遗失，严格遵守保密条例，增强企业知识产权意识，维护好企业档案的安全与完整。 现今，我国企业本着以上原则进行档案管理，但在管理过程中都或多或少的出现了这样或那样的问题，总结我国企业的发展现状，主要存在以下几个方面的问题： 档案管理制度的不完善。包括档案整理笼统，归档责任人不明确，归档范围不明晰，这些都体现了档案管理水平的落后。如果在岗人员职位不变也罢，如果稍加变动，档案的不连续、无规则的管理状态就体现出来，将给档案的查找带来很大的麻烦。同时又由于近年来全球经济下滑，人员的精简在很多企业发生，由于档案管理人员很少，使得档案整理的任务相当繁重。档案管理的环节很多，若是提高管理水平，其中任何一项环节都不能落下，不仅要求管理设备的提高，从业人员的素质，领导的重视程度等制度的完善上都要在一定程度上有所提高。 当前科技信息发展迅猛与企业档案管理归档单一化不相匹配。当前高新技术的发展，给企业带来了自动化、数字化与网络化，利用信息技术可以有效的使得企业档案管理变得简洁。通过将档案资源整合到自动化管理系统中，就能档案的无缝连接，并对档案加以保存与随时的利用。由于企业档案管理思想的落后，这些高新科技并没有很好的应用到档案管理当中去，档案管理自动化在企业中的运用空间还很狭小，这使得档案在管理上很不方便。 企业档案管理的不科学、不规范。在许多企业的档案室中，我们很容易发现一些档案的档号不规范，一些档案缺少卷内目录，以及案卷混乱的问题，这是档案管理不规范的集中体现。在查阅相关档案时候，会发现档案的调阅极不便利。 从事档案管理人员的素质不高，表现在专业水平不高。实现档案管理现代化，不仅要求设备的现代化，还要求从业人员具有先进的科学知识，能够对新设备进行使用和维护，。但就目前我国大多数企业来看，档案管理人员还仅仅从事着文件的收发、归档与查找。对于现代化管理的基本知识还处于不了解阶段，对于现代设备的使用，能熟练掌握使用技能的从业人员更是稀少，新时期的档案管理对从业人员的专业水平要求很高，对档案管理人员如不进行后期的培训学习，那么在人才这一方面，它会成为阻碍企业档案管理水平提升的短板。 企业档案管理效率低下。企业档案工作的规范化、标准化是企业档案管理的基本要求。档案管理普遍存在问题是，大量卷宗的质量不高，搜索工具不完善。一些企业档案的整理并不符合国家档案局的标准。在文件检索方面，大部分企业还是传统的手工检索，机器检索在企业中所占的比重很小。文件检索要求的精度很高，人工操作代替机器操作并不能很好的完成文件检索的精度标准。 对于档案信息的整理、编研投入力度不足。档案的编研可以做为企业制定发展目标的参考。大多数企业的情况是对于信息的编研不是很重视。编研人员的选取没有从专业技术方面考虑，只是随意的指派。这就造成了编研产品的层次低下，信息量不足，不具备很大的参考价值。 3 创新管理模式，提升企业档案管理水平的一些措施和建议 档案管理模式的创新，首先，要注重理念的创新，理论指导实践，实现档案管理工作创新，首先要解放思想，转变传统观念和意识。其次，要注重档案管理的机制创新，通过总结当前经济发展形势下对档案管理工作的要求，逐步建立起与经济发展相匹配的档案管理模式。譬如，各项管理的规章制度要符合当前经济发展形势。最后，要注重管理手段的创新，借助当前高新技术发展的强劲势头，将信息技术融入到企业档案管理中，成为提升档案管理水平的最大助力。利用信息技术使得档案管理变得方便简洁。 具体来说，档案管理模式的创新可以从以下几个方面着手。 强化档案管理体系建设，完善档案管理制度与监督体制。档案管理体系的形成具有阶段性，档案管理模式符合企业各个阶段的发展情况。各个阶段档案管理体系的形成要有明确的目标责任人，实行问责制，加强档案管理的监督机制，由于在不同的过程中，不同的运用对象其目的是不一样的，管理人员可以根据具体的情况加强监管的措施。 对档案进行细致化分类，科学合理的进行归纳整理。档案管理是一系统的工程，档案管理的好坏会直接影响企业其余各部门的工作质量。各部门既是档案信息提供的对象，也是档案信息分享的主体。做好档案归类整理工作才能使得档案管理更好的为企业部门所服务。 建立健全档案管理中的评价机制，激励从业人员工作的积极性。档案管理部门因为受长期的计划经济的影响，一直被认为是闲散部门，所以许多从业人员对于档案管理不是很重视，在工作中的热情也不够。消极怠慢的工作态度会使得员工在工作过程中产生许多纰漏，如档案归类混乱遗失等。现今的档案管理相当重要，从业人员就的从思想上端正态度，通过合理的奖惩机制，能有效的调动员工的工作热情，切实做好档案的归类整理工作。 加快档案管理的信息化建设。首先，可以搭建一个档案信息平台，通过档案管理系统将档案管理机制延生到企业的每个部门。其次，通过网络共享平台，将档案中的文字信息编入到数据库中方便企业工作人员的查找。最后，在员工中加大宣传档案管理信息化的利用优势，提高利用率，最大化的实现档案管理信息化建设的价值。 提升从业人员的业务水平。先从思想上让他们真正对档案管理重视起来，并通过对在职的员工进行后期的培训学习，让他们熟知一些新设备的应用，建设一批高素质的管理人才，使得档案管理队伍更加精良。 4 结语 企业档案管理是企业管理中相当重要的一个环节，它从企业这个这个整体上产生，同时又服务于整个企业。良好的企业管理能使得企业获得突飞猛进的发展，而良好的档案管理，能在很大程度上促进企业管理水平的提高。面对当前快速发展的经济，进行企业档案管理模式的创新，提高档案管理水平已是刻不容缓。通过思想上的变革，人才队伍的建设与高新技术设备的引进等，使得档案管理模式与时俱进，如此才不会成为企业发展的短板。 参考文献 1孙雪峰.档案管理中若干问题的思考J.浙江档案.第 6 页 共 6 页