医疗器械质量管理制度(DOC 58页)

XXXX医药有限公司 医疗器械经营质量管理体系文件医疗器械质量管理制度目录1. 文件管理制度12. 质量管理体系内部评审管理制度63. 首营企业和首营品种管理制度84. 医疗器械采购管理制度105. 医疗器械收货管理制度126. 医疗器械验收管理制度147. 医疗器械入库贮存管理制度168. 医疗器械养护管理制度189. 医疗器械出库复核管理制度2010. 医疗器械销售管理制度2211. 医疗器械销售退回管理制度2412. 医疗器械售后服务管理制度2513. 运输与配送管理制度2614. 不合格医疗器械管理制度2815. 医疗器械不良事件监测和报告管理制度3016. 医疗器械召回管理制度3217. 卫生管理制度3418. 培训管理制度3519. 经营设施管理制度3720. 仓储设施管理制度3821. 计算机系统设备管理制度4022. 校准与验证管理制度4323. 医疗器械质量投诉、事故调查和处理报告管理制度4624. 诊断试剂的购进和验收管理制度4825. 诊断试剂的储存、出库和运输管理制度5026. 诊断试剂的销售和售后服务管理制度5227. 诊断试剂有效期管理制度5528. 不合格诊断试剂管理制度5629. 诊断试剂退货管理制度57编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第57页 共58页名 称：文件管理制度编号：CJ-(QX)QM-001共2页起草部门：综合办公室起草人： 审核人： 批准人：版 本：2015起草日期：审核日期：批准日期：分发执行部门综合办公室、质量管理部、采购部、销售部、财务部、储运部执行日期：1. 目的：为了保证公司各机构及岗位能对质量管理体系具备沟通意图、统一行动的作用以及使得质量管理体系有效地运行，完成公司制定的质量方针目标。2. 依据：医疗器械经营质量管理规范、医疗器械监督管理条例、医疗器械经营监督管理办法等相关法律法规。3. 范围：适用于本公司医疗器械经营质量管理体系文件以及行政文件的管理。4. 职责：质量管理体系文件的编制、审核、修订、换版、解释、培训、指导、检查，统一由质量管理部负责组织，各部门负责起草本部门质量管理体系文件；质量负责人负责质量管理体系文件的审核；法定代表人或授权的总经理负责质量管理体系文件的批准执行；综合办公室负责行政文件的编制，法定代表人或授权的总经理批准行政文件的执行。综合办公室负责各类文件的分发、回收及销毁工作。5. 内容：5.1. 质量管理体系文件分为四类，即：质量管理制度类、部门及岗位职责类、操作规程类、记录和凭证类；行政文件分为公司董事会决议、机构设置文件、人员任免文件、会议纪要、法人委托书。5.2. 各部门负责人应当组织起草本部门质量管理制度类、操作规程类以及记录类体系文件；部门职能及岗位职责类文件由各部门起草。5.3. 质量管理部根据国家各类相关的法律法规对照本公司的质量体系要素，列出应有文件项目，确定格式要求、编制人员，明确进度。文件编制应遵循合法性、实用性、先进性、指令性、系统性、可操作性、可检查性的原则。5.4. 为规范内部文件管理，有效分类、便于检索，对各类文件实行统一编码管理，编码应做到格式规范，类别清晰，做到一事一文、一文一则、一则一号。质量管理体系文件编码具体要求如下：5.4.1. 文件编号结构：2个汉语拼音字母的公司代码、带括号的2个汉语拼音字母的范围类别代码、2个英文字母的文件类别代码及3位阿拉伯数字的序号组合而成，详如下图： - （） - 公司代码 （范围类别）文件类别 序号 质量记录的编号形式以：2位公司代码-（2位范围类别代码）2位文件类别附带3位流水号样式。公司代码：用汉语拼音字母“CJ”表示；范围类别代码：用“器械”的汉语拼音首字母字母 “QX”表示；文件类别代码：质量管理制度类别代码，用英文字母“QM”表示；部门及岗位职责类别代码，用英文字母“QD”表示；操作规程的文件类别代码，用英文字母“QP”表示；质量记录类文件类别代码，用英文字母“QR”表示。文件序号：用3位阿拉伯数字排列，在同一文件系统细分类内，每一文件一个顺序号，不可重复；版本号：用年份表示，如“2015”修订文件版本号：用带括号的年份号后加下划线，并连两位流水号表示，流水号01表示第一次修订，02号表示第二次修订，如2015（2016）_01。5.4.2. 文件编号的应用：质量管理体系文件的文件编号一经启用，不得随意更改。如需更改或废止，应按文件管理修改的规定进行；纳入质量管理体系的文件，必须依据本制度进行统一编码或修订。5.4.3. 文字要求：文件统一用宋体、小四文字，质量记录表格标题用宋体小三号字，表格使用统一版本，执行文件加盖“受控”字样印章。5.4.4. 体系文件表头的格式要求：名 称： 编号：共 页起草部门： 起草人： 审核人： 批准人：版 本：起草日期：审核日期：批准日期：分发执行部门执行日期：5.4.5. 岗位职责的格式要求：岗位名称所在部门直接上级直接下级岗位概况： 职责与工作任务职责与工作内容12工作权限任职资格健康状况学历与专业工作经验培训要求5.5. 质量管理体系文件的内容：5.5.1. 管理制度类（含质量记录表格）、操作规程类（含质量记录表格）文件的内容按：1.目的、2.依据、3.范围、4.职责、5.内容依次编写，文件的层次结构按阿拉伯数字1、2、3顺序编写，每个序号下相同层次的内容按1.1、1.2样式，相同层次的文件的下一级文件内容按1.1.1、1.1.2样式，同一层次文件内容下并列内容用（一）、（二）、（三）形式编写。5.5.2. 公司部门职能和岗位职责文件编制文件内容按：1、部门概述、2、部门职能、3、部门各岗位职责三部分。部门职能各项用阿拉伯数字1、2、3依次编写，岗位职责按岗位职责的格式要求编写。5.6. 质量管理体系文件的评审和修改：质量管理部负责对文件组织起草、评审和修改。评审中分歧较大时应广泛征求各部门的意见和建议。编制的文件应与现行的法律法规及行业规范标准相符。文件内容应简练、确切、易懂，不能有两种以上的解释；与本公司已生效的其他文件无相悖的含义；5.7. 质量管理体系文件的审定批准：质量管理制度文件、部门职能及岗位职责、操作规程、质量记录由公司质量负责人审核后，交公司负责人（总经理）审定批准并签发至分发的部门执行。5.8. 质量管理体系文件的发放：文件发放前，综合办公室应编制拟发放的目录，对经营质量管理制度、部门职能及岗位职责、操作规程和质量记录，详细列出文件名称、编码、使用部门等内容；文件下发时，应按照规定的范围，明确相关部门、人员应领取文件的数量，履行领用文件签收手续，填写文件发放记录。5.9. 质量管理体系文件的管理：综合办公室应对各部门领用的文件进行管理，对已废止的文件版本应及时收回，并做好记录，防止无效或作废的文件非预期使用，保证各岗位获得与其工作内容相对应的必要文件。已废止或者失效的文件除留档备查外，不得在工作现场出现。文件发放到位后，各部门应按生效日期执行文件有关规定；用于质量管理记录表格，各部门不得擅自印制。5.10. 质量管理体系文件的执行和监督检查（一）文件一经发出，应在规定的时间执行。（二）公司定期对各种文件执行情况进行监督检查，由质量管理部牵头组织。5.11. 质量管理体系文件的修订与废除：5.11.1. 质量管理体系文件的修订是指文件的题目不变，不论内容改变多少均称为修订；废除是指文件的题目改变，内容不论变与不变，原文件均称为废除；需对现行文件进行修订。5.11.2. 当发生以下状况时，公司应对质量管理体系文件进行相应内容的调整、修订。如质量管理体系改进时须1个月内修订完成；有关法律、法规修订后3个月内修订完成；组织机构职能变动时、使用中发现问题时以及其它需要修改的情况的须1个月内修订完成。（一）文件的修改必须填写文件修订申请表，经文件的批准人评价修订的可行性并审批。（二）修订的文件一经批准执行，其印制、发放应与新文件相同。（三）文件的修订必须记录，以便跟踪检查。5.11.3. 质量管理体系文件的废除（一）废除文件的范围指已过时的文件或发现内容有问题的文件。（二）新文件颁布执行之日，旧文件自行废止，对废除的文件定期做销毁处理。对修订的文件应加强使用管理，对废除的文件版本应及时收回，并作好文件的撤销与收回记录以防无效的文件继续使用。5.12. 质量管理体系文件的保管（一）公司所有文件必须妥善保管，不得随意存放。（二）各部门的文件由各部门负责保管。5.13. 质量管理体系文件的控制规定（一）确保文件的合法性和有效性，文件发布前应得到批准。（二）确保符合有关法律、法规和行政规章。（三）对记录文件的控制，应确保其完整、准确、有效。5.14. 综合办公室根据公司决策层的要求编制行政类文件，行政类文件的格式以公司名称为题。单位名称字体为方正姚体初号黑体红色，文件编号为宋体小五字体型号如：“马长江2015000号”其中2015为发文年号，中括号后3位数为文件序号。编号下为2.25磅红色线，长度为公司名称长度。文件内容标题为宋体小四黑体，正文部分为宋体小四。5.15. 行政类文件的内容分标题、正文、日期和落款。落款包括文件的主题词及分发部门。5.16. 行政类文件由综合办公室统一登记发放登记，综合办公室存档，分发的各部门保管。5.17. 各项记录至少保存5年。质量记录表格记录编码：CJ-(QX)QR001 文件发放记录CJ-(QX)QR002 文件的撤销与收回记录表CJ-(QX)QR003 文件修订申请表名 称：质量管理体系内部评审管理制度编号：CJ-(QX)QM-002共2页起草部门：质量管理部起草人： 审核人： 批准人：版 本：2015起草日期：审核日期：批准日期：分发执行部门综合办公室、质量管理部、采购部、销售部、财务部、储运部执行日期：1. 目的：为审核本企业的质量体系控制的缺陷和风险，保证公司的质量管理体系的持续改进，建立有效的质量保证体系和质量控制体系，特制定本制度。2. 依据：医疗器械经营质量管理规范、医疗器械监督管理条例、医疗器械经营监督管理办法等相关法律法规。3. 范围：适用于公司质量管理体系内审的规定。4. 职责：企业负责人、企业质量负责人、质量管理部门负责人、质量领导组织对本制度实施负责。5. 内容：5.1. 每年度至少组织一次质量管理体系内审，并于每年年底前向市食品药品监督管理局提交年度自查报告。5.2. 质量管理部负责牵头实施质量体系内审的具体工作，包括制定计划、方案标准、组织实施及编写内审报告等。以企业负责人、质量负责人以及质量管理部、采购部、储运部、销售部、综合办公室负责人组成的质量领导组织负责实施审核质量管理体系的运行状况；质量负责人负责批准质量管理体系内审计划的执行。5.3. 质量管理体系的审核范围主要包括构成企业质量管理体系的：质量方针目标、组织机构、人员、设施设备、质量管理体系文件、相应的计算机系统及业务流程等质量活动关键要素。5.4. 当质量管理体系关键要素发生重大变化时，并在关键要素变化1个月内组织专项内审。其中质量管理体系关键要素包括：(一) 变更经营方式、经营范围；(二) 法定代表人、企业负责人、质量负责人、质量管理部门2人以（含）上发生变化；(三) 经营场所、仓库地址变更；(四) 仓库新建、改（扩）建；(五) 更换空调系统、库房温湿度自动监测系统；计算机软件；(六) 质量管理体系文件重大修订；(七) 出现药品质量安全事故；(八) 药监部门或企业认为需要进行内审的其他情形。5.5. 质量管理体系内审体系：公司的质量管理体系内审应当由企业的质量领导组织分组进行，质量领导组织成员不参与本部门或分管部门的质量管理体系的审核。5.6. 质量管理体系内审的准备：公司在每次内审前应当组织对内审人员进行内审方法、内审方式的培训，经考核合格后才能参与公司的质量体系的内部评审工作。正式内部评审前，各内审小组编制内审检查表的检查内容。5.7. 质量管理体系内审的方法：内审小组应当把药品经营质量管理规范（2012修订版）及各附录作为检查的标准条款逐一审核。内审小组依照标准条款审核企业的质量体系与标准条款的符合性；依照企业的质量体系文件检查质量体系实际运行与规定的一致性；依照企业制定的质量方针目标检查质量目标的实现的程度来审核质量管理体系运行的有效性方面对企业的质量管理体系进行审核。审核质量管理体系运行的充分性、适宜性、有效性，保证质量管理体系的持续改进。5.8. 质量管理体系内审后对企业的以下情况进行评价：5.8.1. 质量管理体系的充分性：5.8.1.1. 过程被识别并有相应的制度规定；5.8.1.2. 职责权限分配情况；5.8.1.3. 操作规程实施和保持情况。5.8.2. 质量管理体系的适宜性：5.8.2.1. 建立的质量体系与本企业组织规模相适应情况；5.8.2.2. 人员的素质能力经过培训等达到要求情况；5.8.2.3. 质量管理体系适用法律法规要求情况。5.8.3. 质量管理体系的有效性：5.8.3.1. 质量方针和质量目标的实现情况；5.8.3.2. 数据的收集、分析与利用、持续改进措施的有效性；5.8.3.3. 内审、纠正/预防措施等自我完善机制的有效性。5.9. 内审应有记录，包括内审现场评审记录、问题汇总记录、问题调查分析记录、纠正与预防意见、问题整改记录、整改跟踪检查记录等。质量体系审核的全部记录和资料由质量管理部归档、保存，保存时间至少为5年。 质量记录表格记录编码：CJ-(QX)QR004 质量管理体系内审检查表名 称：首营企业和首营品种管理制度编号：CJ-(QX)QM-003共2页起草部门：质量管理部起草人： 审核人： 批准人：版 本：2015起草日期：审核日期：批准日期：分发执行部门综合办公室、质量管理部、采购部执行日期：1. 目的：加强公司经营质量管理，确保从具有合法资格的企业采购合法和质量可靠的医疗器械，特制定本制度。2. 依据：医疗器械管理法、医疗器械经营质量管理规范（2012修订版）等法律法规。3. 范围：适用于公司对首营企业合法资格、质量信誉和首营品种合法性、质量可靠性的审批工作。4. 职责：采购部负责人负责首营企业、首营品种资料形式以及业务需求的初审；质量管理部负责首营企业和首营品种质量审核；质量负责人负责首营企业、首营品种的审批。5. 内容： 5.1. 定义：5.1.1. 首营企业：采购医疗器械时，与本企业首次发生供需关系的医疗器械生产或者经营企业；5.1.2. 首营品种：本企业首次采购的医疗器械。5.2. 采购部应当索取首营企业及首营品种的资质材料，经质量管理部对其资质的合法性、供货单位医疗器械销售人员的合法性以及其质量保证能力进行审核。5.3. 医疗器械供货单位合法性审核：5.3.1. 医疗器械生产许可证或医疗器械经营许可证、第二类医疗器械经营备案凭证复印件，包括变更记录，所经营医疗器械应在许可证生产范围或经营范围内，许可证应在有效期内；5.3.2. 营业执照复印件，核对其经营范围、法定代表人、企业负责人、注册地址等信息是否与许可证一致；5.3.3. 组织机构代码证和税务登记证复印件，内容信息应与营业执照内容一致；5.3.4. 开户许可证复印件和开票资料，登记备案的开票资料与税务登记证及开户许可证应当一致。5.3.5. 相关印章的原印章印模及随货同行单（票）原票样式，以便查验在经营过程中的各项业务印章与备案信息内容的一致性。5.3.6. 以上资料均需加盖供货单位原印公章。5.4. 医疗器械供货单位销售人员合法性审核：5.4.1. 医疗器械供货企业法人授权委托书，应加盖原印公章和法人章或签字，查看授权范围与有效期限。5.4.2. 销售人员身份证复印件，核实是否与法人委托书一致，同一医疗器械销售人员不得同时委托销售两个以上医疗器械供应商的医疗器械。5.5. 当供货企业的企业名称发生变化、医疗器械生产或经营许可证换证、企业法定代表人变更时，采购部应重新索取相关证明资质材料，交由质量管理部对供货企业重新审核销售人员的授权委托书。5.6. 对采购的首营品种应索取加盖原印公章的医疗器械注册证或者备案批件复印件，并交由质量管理部进行审核。5.7. 质量负责人应对首营企业和首营品种审核的结果给予批准。5.8. 质量管理部应当建立医疗器械质量档案和供应商质量档案。5.9. 各项记录保存应至少5年。质量记录表格记录编码：CJ-(QX)QR005 供货（客户）单位业务人员资格审核表CJ-(QX)QR006 首营企业审批表CJ-(QX)QR007 首营品种审批表名 称：医疗器械采购管理制度编号：CJ-(QX)QM-004共2页起草部门：采购部起草人： 审核人： 批准人：版 本：2015起草日期：审核日期：批准日期：分发执行部门质量管理部、采购部、综合办公室执行日期：1. 目的：为严格把好医疗器械采购质量关，确保依法采购并保证医疗器械质量，特制定本制度。2. 依据：医疗器械经营质量管理规范、医疗器械监督管理条例、医疗器械经营监督管理办法等相关法律法规。3. 范围：适用本公司的医疗器械采购环节。4. 职责：采购部负责本制度的实施，质量管理部负责监督执行情况。5. 内容： 5.1. 采购原则：医疗器械应从合法的医疗器械供货企业采购，采购医疗器械不得超过本企业的医疗器械经营范围。采购部根据本企业库存医疗器械的下限以及市场销售的需求在保证医疗器械质量的前提下、择廉采购，严格执行国家医疗器械价格政策。5.2. 采购部应当从合格供应商目录中选择医疗器械供应商，签订书面的附带质量保证条款的购销合同或质量保证协议，并向合格供应商发出采购意向的采购订单。5.3. 采购人员首次向医疗器械生产企业和医疗器械经营企业供货单位采购医疗器械时应当索取对方提供加盖公章的以下资料的复印件：（一）医疗器械生产许可证或者医疗器械经营许可证复印件或者备案凭证；（二）营业执照复印件；（三）医疗器械注册证或者备案凭证；（四）相关印章印模、随货同行单（票）原样样式；（五）开户许可证及开票资料；（六）税务登记证和组织机构代码证复印件；5.4. 采购医疗器械应当核实供货单位销售人员的以下资质：（一）加盖供货单位公章原印章的销售人员身份证复印件；（二）加盖供货单位公章原印章和法定代表人印章或者签名的授权书，授权书应当载明被授权人姓名、身份证号码、联系方式以及授权销售的品种、地域，授权期限。供应商企业名称变更、许可证变更、法定代表人变更应重新索取企业相关变更证明性材料及销售人员的委托书。5.5. 采购医疗器械应当与供货商签署采购合同或协议，明确医疗器械的名称、规格（型号）、注册证号或备案凭证编号、生产企业、供货商、数量、单价、金额等信息。并与供货商约定质量责任和售后服务责任，保证医疗器械售后的安全使用。5.6. 采购医疗器械应向供货单位索取发票。发票应当列明医疗器械的通用名称、规格、单位、数量、单价、金额等；不能全部列明的，应当附销售货物或者提供应税劳务清单，并加盖供货单位发票专用章原印章、注明税票号码。5.7. 采购医疗器械应做到票、帐、货、款相符，保证资金流与商品流的一致。5.8. 采购的医疗器械应经验收员验收合格入库后方能转财务部门付款，未经验收合格并入库的，一律不予付款，预付货款的应凭借采购合同和经常务副总经理签字的预付款申请后，财务才可付款。5.9. 采购人员应与供货方联系，督促供应商按质按量履行购销合同。5.10. 采购部应当对医疗器械收货环节报告的拒收情况给予核实。5.11. 采购部门会同质量管理部、销售部、储运部每年度对医疗器械采购的整体情况进行质量评审，协助质量管理部建立供货单位质量档案并进行动态跟踪管理。不断优化品种结构，提高医疗器械经营质量。5.12. 采购部与供货单位应签订质量保证协议，内容至少包含：（一）明确双方质量责任；（二）供货单位应当提供符合规定的资料且对其真实性、有效性负责；（三）供货单位应当按照国家规定开具发票；（四）医疗器械质量符合医疗器械标准等有关要求；（五）医疗器械包装、标签、说明书符合医疗器械说明书和标签管理规定（局令第6号）规定；（六）医疗器械运输的质量保证及责任；（七）质量保证协议的有效期限；（八）明确医疗器械运输时限。5.13. 采购医疗器械应建立采购记录。采购记录应当列明医疗器械的名称、规格（型号）、注册证号或者备案凭证编号、单位、数量、单价、金额、供货商、购货日期等。5.14. 各项记录保存至少5年。名 称：医疗器械收货管理制度编号：CJ-(QX)QM-005共2页起草部门：储运部起草人： 审核人： 批准人：版 本：2015起草日期：审核日期：批准日期：分发执行部门质量管理部、储运部、综合办公室执行日期：1. 目的：为保证医疗器械质量，把好医疗器械入库质量关，防止不合格医疗器械入库特制定本制度2. 依据：医疗器械经营质量管理规范、医疗器械监督管理条例、医疗器械经营监督管理办法等相关法律法规。3. 范围：适用于医疗器械的采购及销售退回的收货管理。4. 职责：储运部收货人员负责公司到货医疗器械的接收工作，质量管理部负责收货过程的监督管理。5. 内容： 5.1. 医疗器械到货时，收货人员应当对运输工具和运输状况进行如下检查：5.1.1. 检查运输工具应当密闭，如发现运输工具内有雨淋、腐蚀、污染等可能影响医疗器械质量的现象，及时通知采购员并报质量管理员现场查看并按质量管理部意见作收货或拒收处理。5.1.2. 根据运输单据所载明的启运日期，检查应当符合协议约定的在途时限，对不符合约定时限的，报质量管理部质量管部做质量查询处理。5.1.3. 供货方委托运输医疗器械的，企业采购部门要提前向供货单位索要委托的承运方式、承运单位、启运时间等信息，并将上述情况提前通知收货人员；收货人员在医疗器械到货后，要逐一核对上述内容，内容不一致的，通知采购部，由采购部与供应商进行核实并报质量管理部做质量查询处理。5.1.4. 需冷藏的医疗器械到货时，查验冷藏车、保温箱的温度状况，核查并留存运输过程和到货时的温度记录；对未采用规定的冷藏设备运输或温度不符合要求的，应当拒收，同时对医疗器械进行控制管理，将医疗器械存放至冷库的待处理区，做好收货记录并报质量管理部进行质量复查处理。5.2. 医疗器械到货时，收货人员应当查验随货同行单（票）以及相关的医疗器械采购记录。无随货同行单（票）或无采购记录的应当拒收；随货同行单（票）记载的供货单位、生产厂商、医疗器械名称、规格（型号）、注册证号或者备案凭证编号、生产批号或者序列号、数量、储运条件、收货单位、收货地址、发货日期等内容，与采购记录以及本企业实际情况不符的，应当拒收，并通知采购部与供应商核实并作退回处理。供应商随货同行单（票）的开票日期不得早于本公司采购订单生成的日期。5.3. 收货过程中，对于随货同行单（票）或到货医疗器械与采购记录的有关内容不相符的，由采购部门负责与供货单位核实和处理。5.3.1. 对于随货同行单（票）内容中，除数量以外的其他内容与采购记录、医疗器械实物不符的，由采购部门联系经供货单位，并由供货单位确认后提供正确的随货同行单（票）后，方可收货。5.3.2. 对于随货同行单（票）与采购记录、医疗器械实物数量不符的，经供货单位确认后，应当由采购部确定并调整采购数量后，方可收货。5.3.3. 供货单位对随货同行单（票）与采购记录、医疗器械实物不相符的内容，供应商不予确认的，应当拒收。对于到的实物内外包装不一致、实际运输方式与约定方式的不一致、送货地址非本企业仓库注册地址、供应商的业务人员临时性发生变化、供应商的在途运输时间超过协议约定时间情况时，收货员应当报质量管理部做质量查询处理。5.4. 收货员应当拆除医疗器械的运输防护包装，检查医疗器械外包装应当完好，对出现破损、污染、包装受压变形、标识不清等情况的医疗器械，应当拒收。5.5. 收货人员应当将核对无误的医疗器械按医疗器械储存温度要求放于相应库区的待验区域内，并在随货同行单（票）上签字后，移交验收人员。5.6. 医疗器械收货环节各项记录应当至少保存5年。质量记录表格记录编码：CJ-(QX)QR008 医疗器械拒收报告单名 称：医疗器械验收管理制度编号：CJ-(QX)QM-006共2页起草部门：质量管理部起草人：审核人： 批准人：版 本：2015起草日期：审核日期：批准日期：分发执行部门质量管理部、综合办公室执行日期：1. 目的：为保证医疗器械质量，把好医疗器械入库验收质量关，特制定本制度。2. 依据：医疗器械经营质量管理规范、医疗器械监督管理条例、医疗器械经营监督管理办法等相关法律法规。3. 范围：适用于采购及售后退回医疗器械的验收管理。4. 职责：验收员负责公司医疗器械的验收工作。5. 内容：5.1. 医疗器械验收由质量管理部的专职质量验收人员负责，验收人员应经专业或岗位培训，经培训考试合格后上岗。5.2. 待验收医疗器械经收货员收货后放置于相应储存库区的待验区内，验收员收到验收通知后应及时进行医疗器械验收工作。一般医疗器械应在2个工作日内验收完毕，冷藏医疗器械及有特殊管理要求的医疗器械应随到随验。5.3. 验收员应对每次到货医疗器械按照生产批号或序列号进行逐批抽样验收，抽取的样品应当具有代表性，对于不符合验收标准的，不得入库，并报质量管理部处理：5.3.1. 对到货的同一批号的整件医疗器械按照堆码情况随机抽样检查。整件数量在2件及以下的，要全部抽样检查；整件数量在2件以上至50件以下的，至少抽样检查3件；整件数量在50件以上的，每增加50件，至少增加抽样检查1件，不足50件的，按50件计。5.3.2. 对抽取的整件医疗器械需开箱抽样检查，从每件的上、中、下不同位置随机抽取3个最小包装进行检查，对存在封口不牢、标签污损、有明显重量差异或外观异常等情况的，至少再增加一倍抽样数量，进行再检查。5.3.3. 对整件医疗器械存在破损、污染、渗液、封条破坏等包装异常的以及零货、拼箱的，要开箱检查至最小包装。5.3.4. 到货的非整件医疗器械要逐箱检查，对同一批号的医疗器械，至少随机抽取一个最小包装进行检查。5.4. 验收员应当对抽样医疗器械的外观、包装、标签、说明书逐一进行检查、核对，出现问题的，报质量管理部处理：5.4.1. 检查运输储存包装的封条有无损坏，包装上是否清晰注明医疗器械名称、规格（型号）、生产厂商、生产批号或者序列号、生产日期、有效期、注册证号或者备案凭证编号、贮藏、包装规格及储运图示标志。5.4.2. 检查整件包装的医疗器械是否有合格证。5.4.3. 检查最小包装的封口是否严密、牢固，有无破损、污染或渗液，包装及标签印字是否清晰，标签粘贴是否牢固。5.4.4. 检查每一最小包装的标签、说明书是否符合规定。5.5. 验收医疗器械应当按照医疗器械批号逐批查验医疗器械的合格证明文件，对于相关证明文件不全或内容与到货医疗器械不符的，不得入库，并报质量管理部处理。5.6. 验收时发现有疑似不合格的品种时验收员应及时报质量管理部，质量管理部不能确认其质量状态时应抽样送检。5.7. 验收员应在电脑中建立医疗器械验收记录，验收记录应当包括医疗器械的名称、规格（型号）、注册证号或者备案凭证编号、生产批号或者序列号、生产日期和有效期（或者失效期）、生产企业、供货单位、到货数量、到货日期、验收合格数量、验收结果等内容。打印医疗器械验收入库单并签字或盖章，交保管员确认入库。保管员按医疗器械验收入库单核对验收合格医疗器械入库。5.8. 验收管理各项记录按规定保存至少5年。质量记录表格记录编码：CJ-(QX)QR009医疗器械验收入库单名 称：医疗器械入库贮存管理制度编号：CJ-(QX)QM-007共2页起草部门：储运部起草人： 审核人： 批准人：版 本：2015起草日期：审核日期：批准日期：分发执行部门质量管理部、储运部、综合办公室执行日期：1. 目的：为把好医疗器械入库关，保证医疗器械质量，特制定本制度。2. 依据：医疗器械经营质量管理规范、医疗器械监督管理条例、医疗器械经营监督管理办法等相关法律法规。3. 范围：适用于医疗器械入库贮存管理。4. 职责：储运部保管员负责医疗器械的入库贮存管理。5. 内容：5.1. 保管员根据验收员的医疗器械验收入库单对医疗器械的名称、规格（型号）、注册证号或者备案凭证编号、生产批号或者序列号、生产日期和有效期（或者失效期）、生产企业、供货单位、到货数量、到货日期、验收合格数量、验收结果，进行逐一核对确认并签字，建立医疗器械入库记录。5.2. 保管员应根据医疗器械的验收质量状况和验收结论存放医疗器械，具体如下：验收合格的放置在合格品区（绿色）；验收不合格的，应注明不合格事项，放置在不合格品区（红色），并按照公司规定采取退货、销毁等处理措施；疑似不合格的放置在待处理区（黄色）并报告质量管理部进行处理。5.3. 保管员应根据医疗器械的质量特性进行合理贮存，具体要求如下：5.3.1. 按照说明书或者包装标示的贮存要求贮存医疗器械，常温库温度在10-30之间，阴凉库温度2-20之间，冷库温度在2-8之间；相对湿度为35%75%；5.3.2. 贮存医疗器械应该按照要求采取避光、通风、防潮、防虫、防鼠、防火等措施；5.3.3. 搬运和堆垛医疗器械应当按照包装标示要求规范操作，堆垛高度符合包装图示要求， 避免损坏医疗器械包装；5.3.4. 按照医疗器械的贮存要求分库（区）、分类存放，医疗器械与非医疗器械应当分开存放；5.3.5. 医疗器械应当按规格、批号分开存放，垛间距不小于5厘米，与库房内墙、顶、温度调控设备及管道等设施间距不小于30厘米，与地面间距不小于10厘米；5.3.6. 贮存医疗器械的货架、托盘等设施设备应当保持清洁，无破损；5.3.7. 非作业区工作人员未经批准不得进入贮存作业区，贮存作业区内的工作人员不得有影响医疗器械质量的行为；5.3.8. 医疗器械贮存作业区内不得存放与贮存管理无关的物品。5.3.9. 对质量可疑的医疗器械应当立即采取停售措施，并在计算机系统中锁定，同时报告质量管理部门确认。对存在质量问题的医疗器械应当采取以下措施：存放于标志明显的待处理区，并有效隔离，不得销售。5.4. 做好库存医疗器械的账、货管理工作，按时盘存，确保账、票、货相符。5.5. 入库记录保存至少5年。名 称：医疗器械养护管理制度编号：CJ-(QX)QM-008共2页起草部门：储运部起草人： 审核人： 批准人：版 本：2015起草日期：审核日期：批准日期：分发执行部门质量管理部、储运部、综合办公室执行日期：1. 目的：为规范医疗器械仓储养护管理行为，确保医疗器械储存期间的质量，特制定本制度。2. 依据：医疗器械经营质量管理规范、医疗器械监督管理条例、医疗器械经营监督管理办法等相关法律法规。3. 范围：适用于医疗器械养护检查的管理。4. 职责：养护员负责医疗器械养护工作，质量管理部负责监督。5. 内容：5.1. 坚持以预防为主、消除隐患的原则，养护员按医疗器械养护计划开展在库医疗器械养护工作，防止医疗器械变质失效，确保储存医疗器械质量的安全、有效。5.2. 养护员应指导保管员按照医疗器械储存条件的要求合理储存医疗器械，没有注明具体温度数值的的医疗器械按常温处理。常温库在1030之间，阴凉库温度220之间，冷库温度在2-8之间，正常相对湿度在3575之间。5.3. 养护员应每日检查各库房温湿度监测设备的温湿度情况，并每日登记库房温湿度设备记录。库房温湿度监测系统出现温湿度超标而造成温湿度自动监测系统报警的，养护员应当填报温湿度超标报警处理记录表，并对超标现象采取降温、升温以及增湿、除湿措施进行处理。5.4. 按照养护计划对库存医疗器械的外观、包装等质量状况进行检查，并建立养护记录，发现有问题的医疗器械应当及时在计算机系统中锁定和记录，养护员应当将有质量疑问的医疗器械移至待处理区，并通知质量管理部门进行质量复查，待处理区的医疗器械经质量管理部复查合格的，由养护员移至合格品库，不合格的移至不合格品库。5.5. 养护人员应当根据库房条件、外部环境、医疗器械质量特性及有效期要求等对医疗器械进行养护，主要内容是：5.5.1. 检查并指导督促储存人员对医疗器械进行合理储存与作业；5.5.2. 检查并改善储存条件、防护措施、卫生环境；5.5.3. 对库存医疗器械的外观、包装、有效期等质量状况进行检查；5.5.4. 对库房温湿度进行有效监测、对出现温湿度超标情况的应采取有效的调控措施，确保医疗器械储存环境符合要求。5.6. 养护员应对库存医疗器械有效期进行跟踪和控制，采取近效期预警，超过有效期的医疗器械应当禁止销售，放置在不合格品区，然后报告质量管理部按照公司规定进行销毁，并保存相关记录。5.7. 质量管理部负责对养护工作的技术指导和监督，包括审核医疗器械养护工作计划、处理医疗器械养护过程中的质量问题、监督考核医疗器械养护的工作质量。5.8. 医疗器械养护记录保存至少5年。质量记录表格记录编码：CJ-(QX)QR010 医疗器械养护记录名 称：医疗器械出库复核管理制度编号：CJ-(QX)QM-009共2页起草部门：储运部起草人： 审核人： 批准人：版 本：2015起草日期：审核日期：批准日期：分发执行部门质量管理部、储运部、综合办公室执行日期：1. 目的：为了规范医疗器械出库复核管理工作，确保本企业销售的医疗器械复核质量标准，杜绝不合格医疗器械流出，特制定本制度。2. 依据：医疗器械经营质量管理规范、医疗器械监督管理条例、医疗器械经营监督管理办法等相关法律法规。3. 范围：适用于医疗器械出库复核的管理。4. 职责：储运部复核员对本制度负责。5. 内容：5.1. 器械出库应遵循“先产先出”、“近效期先出”和按批号发货的原则。5.2. 医疗器械出库，必须有销售出库复核清单或销售随货同行单，储运部复核员认真审查销售出库复核清单或随货通行单，逐项复核购货单位、医疗器械的名称、规格（型号）、注册证号或者备案凭证编号、生产批号或者序列号、生产日期和有效期（或者失效期）、生产企业、数量、出库日期等内容。做到数量准确，质量完好，包装牢固。5.3. 医疗器械出库时，储运部复核员应当对出库的医疗器械进行核对，发现以下情况不得出库，并报告质量管理机构或者质量管理人员处理：5.3.1. 医疗器械包装出现破损、污染、封口不牢、封条损坏等问题；5.3.2. 标签脱落、字迹模糊不清或者标示内容与实物不符；5.3.3. 医疗器械超过有效期；5.3.4. 存在其他异常情况的医疗器械。5.4. 整件与拆零拼箱医疗器械的出库复核：5.4.1. 整件医疗器械出库时，应检查包装是否完好；5.4.2. 拆零医疗器械应按配送单逐批核对无误后，由复核人员进行装箱并加封；5.4.3. 医疗器械拆零拼箱发货应使用统一的配送拼装箱，并应有醒目的发货内容标示。5.4.4. 医疗器械出库复核过程中发现有质量疑问的医疗器械，出库复核员应当立即在计算机系统中锁定该医疗器械，并上报质量管理部进行质量复查。5.5. 出库复核完毕后，要做好医疗器械出库复核记录。出库复核记录包括：销售日期、销往单位、品名、规格（型号）、数量、生产批号或者序列号、有效期、生产厂商、质量情况、经手人等。5.6. 销售出库复核记录保存至超过有效期后 2 年，至少5年。质量记录表格记录编码：CJ-(QX)QR011销售出库复核记录名 称：医疗器械销售管理制度编号：CJ-(QX)QM-010共2页起草部门：销售部起草人： 审核人： 批准人：版 本：2015起草日期：审核日期：批准日期：分发执行部门质量管理部、销售部、综合办公室执行日期：1. 目的：为了保证医疗器械销售流向真实、合法，特制定本制度。2. 依据：医疗器械经营质量管理规范、医疗器械监督管理条例、医疗器械经营监督管理办法等相关法律法规。3. 范围：适用于本公司医疗器械销售管理。4. 职责：医疗器械销售人员按照本制度执行，综合办公室负责对销售人员的销售授权委托进行管理，质量管理部负责监督本制度的执行情况。5. 内容：5.1. 医疗器械销售原则：销售人员应按批准的经营方式和经营范围销售本公司医疗器械。销售人员只能将医疗器械销售给具有合法资格的购货单位单位，不得向个人销售医疗器械。5.2. 销售人员不得为其他无证单位及个人提供医疗器械经营场所、资质证明以及票据等条件，不得为他人提供挂靠经营行为。5.3. 综合办公室负责为本企业的销售人员开具法人授权委托书，不得为非本公司销售人员提供法人委托书。5.4. 销售人员销售医疗器械应向客户单位提供的资料：5.4.1. 加盖本企业原印章的企业合法性资料：（一）医疗器械经营许可证复印件；（二）第二类医疗器械经营备案凭证复印件（三）营业执照复印件；（四）组织机构代码证、税务登记证复印件；（五）开户许可证复印件和开票资料；（六）公司印章印模实样、随货同行单（票）实样。5.4.2. 加盖本企业原印章和企业法定代表人印章（或签名）的授权书及销售人员本人身份证复印件，授权书应当载明授权销售的品种、地域、期限，注明销售人员的身份证号码。5.4.3. 经双方签订盖章的明确了质量条款的质量保证协议书。5.5. 对于首次建立业务关系的客户，销售人员在销售医疗器械时应索取客户单位以下资质：5.5.1. 医疗器械经营单位：（一）医疗器械经营许可证复印件；（二）第二类医疗器械经营备案凭证复印件；（三）营业执照复印件；（四）税务登记证复印件。5.5.2. 医疗机构医疗机构执业许可证复印件，营利性医疗机构还需提供营业执照。5.6. 销售人员应索取的客户合法资质，交由质量管理部和质量负责人对其合法资质进行审批，合格后才能销售医疗器械。5.7. 销售人员销售医疗器械时需索取购货单位采购人员身份证复印件及采购授权委托书，并核实身份，保证医疗器械销售流向真实、合法。在委托书超过有效期前半个月通知客户单位重新提供。5.8. 销售部应当严格核实购货单位的生产范围、经营范围和诊疗范围，并按照相应的范围销售医疗器械。5.9. 销售医疗器械时应当如实开具发票，做到票、帐、货、款相符。5.10. 医疗器械销售应当建立销售记录（清单），销售记录包括：5.10.1. 医疗器械的名称、规格（型号）、注册证号或者备案凭证编号、数量、单价、金额；5.10.2. 医疗器械的生产批号或者序列号、有效期、销售日期；5.10.3. 生产企业和生产企业许可证号（或者备案凭证编号）；5.10.4. 购货者的名称、经营许可证号（或者备案凭证编号）、经营地址、联系方式。5.11. 各项记录至少保存5年。质量记录表格记录编码：CJ-(QX)QR012 购货单位质量档案CJ-(QX)QR011销售出库复核记录名 称：医疗器械销售退回管理制度编号：CJ-(QX)QM-011共1页起草部门：销售部起草人： 审核人： 批准人：版 本：2015起草日期：审核日期：批准日期：分发执行部门质量管理部、销售部、储运部、综合办公室执行日期：1. 目的：为规范对医疗器械销售退回的质量管理，特制定本制度。2. 依据：医疗器械经营质量管理规范、医疗器械监督管理条例、医疗器械经营监督管理办法等相关法律法规。3. 范围：适用于医疗器械销售退回的管理。4. 职责：质量管理部是医疗器械销售退货监督管理的责任部门；销售部、储运部是医疗器械退货管理的具体操作部门。5. 内容： 5.1. 销售部应当依据原医疗器械销售出库记录确认退回医疗器械为本公司售出的医疗器械，经销售部负责人审核后方可办理退货手续，对存在疑问的退回医疗器械应当经质量管理部核实后才可办理退回收货。5.2. 销售出的医疗器械除质量问题外，凡无正当理由或责任不应由本单位承担的退换货要求，原则上不予受理。5.3. 销售退回的医疗器械应由收货员接收核对确认后存入医疗器械相应储存要求的退货区，并通知验收员进行验收。5.4. 对销售退回医疗器械，验收员应严格按照采购医疗器械的验收程序对照销售退回医疗器械质量验收入库通知单和售后退回通知单对实货进行逐批验收并注明验收结论。验收合格的由保管员记录后放入合格品库；对不合格医疗器械按不合格医疗器械管理制度执行，对存在质量疑问的医疗器械通知质量管理部进行质量复查。5.5. 冷藏医疗器械原则上不予销售退回，如有特殊情况需要销售退回的，销售部应要求退货方提供冷藏医疗器械售出期间和运输途中的温度控制的数据，收货员和验收员在收货验收时应查验冷藏医疗器械售出期间和运输途中的温度控制数据，温度数据不符合冷藏要求的不予退货。5.6. 销售部门接到收货员收货签字确认后，开票员才能作冲红处理。5.7. 所有退货医疗器械均应办理交接手续，并认真做好退货医疗器械的收货记录，退货记录应保存5年备查。质量记录表格记录编码：CJ-(QX)QR013 售后退回通知单名 称：医疗器械售后服务管理制度编号：CJ-(QX)QM-012共1页起草部门：销售部起草人： 审核人： 批准人：版 本：2015起草日期：审核日期：批准日期：分发执行部门质量管理部、销售部、综合办公室执行日期：1. 目的：为促进质量管理体系不断完善，提高药品质量和服务质量，特制定本制度。2. 依据：医疗器械经营质量管理规范、医疗器械监督管理条例、医疗器械经营监督管理办法等相关法律法规。3. 范围：适用于医疗器械售后服务的管理。4. 职责：销售部负责医疗器械售后服务工作；质量管理部负责指导并配合销售部的售后服务工作。 5. 内容： 5.1. 医疗器械是特种医疗产品，品种、种类繁多，技术性较复杂，因此产品质量要求较高， 必须搞好售后服务。5.2. 应根据实际，售后服务的内容包括投诉渠道及方式、档案记录、调查与评估、处理措施、反馈和事后跟踪等。5.3. 企业选取一些固定医疗单位作为定期售后服务定点单位，定期派出（每月一次）和随机派出相结合，到定点单位进行售后服务。5.4. 对于一些特殊产品，在必要的时候也采取跟踪售后服务。5.5. 售后服务的主要任务：5.5.1. 向客户咨询产品质量情况，使用情况。5.5.2. 接受客户的意见、反馈的信息，协助解决具体问题，维修和保养，并进行跟踪。5.5.3. 向客户解释医疗器械的性能和注意事项。5.5.4. 向客户征求对产品的改进意见，咨询市场信息。5.5.5. 填写“质量信息反馈处理表”, 反馈给企业领导，及时给予处理。5.6. 随时了解市场信息，掌握同行业产品价格、质量信息，及时反馈给企业领导，促使领 导正确决策。质量记录表格记录编码：CJ-(QX)QR014 质量信息反馈表名 称：运输与配送管理制度编号：CJ-(QX)QM-013共2页起草部门：综合办公室起草人： 审核人： 批准人：版 本：2015起草日期：审核日期：批准日期：分发执行部门质量管理部、销售部、储运部、综合办公室执行日期：1. 目的：为规范本公司医疗器械运输与配送管理工作，确保医疗器械运输途中的质量以及满足客户需求特制定本制度。2. 依据：医疗器械经营质量管理规范、医疗器械监督管理条例、医疗器械经营监督管理办法等相关法律法规。3. 范围：适用于医疗器械的运输与配送管理。4. 职责：储运部、销售部对本制度负责。5. 内容：5.1. 常温、阴凉储存要求的医疗器械以及包装没有注明储存温度条件的医疗器械应当采用普通箱式货车运输；冷藏要求的医疗器械应当选择冷藏车、保温箱等方式进行运输。5.2. 普通医疗器械的运输与配送：5.2.1. 运输前，驾驶员应当检查运输工具，发现运输条件不符合规定的，不得发运。运输应当根据医疗器械的质量特性、天气等因素采用封闭式箱式货车，根据车况、道路以及运输距离等因素采用货物加固减缓开车速度的方式，防止出现破损、污染等问题。运输途中车厢落好锁并尽量少停留、中途卸货双人复核的措施，防止在运输过程中发生医疗器械盗抢、遗失、调换等事故，保证运输过程中的医疗器械质量与安全。车厢结构牢固、货箱门应当严密做到防尘、防雨，禁止使用敞棚车辆运输。5.2.2. 送货员应严格按照外包装标示的要求搬运、装卸药品。已装车的医疗器械应当及时发运并尽快送达。5.2.3. 医疗器械运输应有记录，实现运输过程的质量追溯。运输记录内容至少包括：发货时间、发货地址、送达时间、收货单位、随货同行单单（票）号、件数、运输工具、车牌号、驾驶员。5.3. 冷藏医疗器械的运输与配送：5.3.1. 根据医疗器械的温度控制要求，在运输过程中采取必要的保温或者冷藏措施。5.