某公司经济合同管理办法

经济合同管理办法北大纵横管理咨询公司二零零二年十月1.目的加强对经济合同的事前、事中、事后的全面监督控制，充分发挥各职能部门的制衡作用，以保证公司和股东的利益。2.适用范围凡公司对外签订的各类经济合同、协议及补充协议。凡是必须进行招标的经济合同，严格按照招标管理办法选择合同单位，但合同的签订、履行、变更、归档等按照本办法执行。3.定义合同管理：包括资信调查、意向接触、合同谈判、合同签订、合同履行、变更、解除、归档、合同纠纷处理等全过程的管理。经济合同：包括前期、开发类合同、建设工程合同、管理咨询及其他合同。前期、开发类合同：包括房地产开发与招商合作、征地、土地出让、拆迁拆除合同等。建设工程合同：包括工程勘察、设计、施工、材料设备采购、市政供排合同等。管理咨询及其他合同：包括策划、广告、评估、测量、咨询、法律、融资、租赁、物业管理、商品房销售合同等。4.相关文件公司招标管理办法公司材料设备采购管理办法公司档案管理办法公司的相关财务管理制度5执行原则a. 职能部门负责基础性的工作，主管领导负责决策；b. 必须提高运行效率，在规定的时间内必须有反馈；c. 合同中应贯彻和坚持公司统一的付款和质量方面的原则。6.职责6.1各类经济合同的管理由相应的业务部门负责，其具体划分见附表一。6.2主管业务部门的职责a. 负责提出采购的需求计划和预算；b. 负责对合同意向单位进行信誉调查和意向接触；c. 负责组织合同谈判；d. 负责拟订合同文本和上报审批；e. 负责监督合同履行，并记录合同的履行状况；f. 负责合同变更的协商和验证；g. 负责处理违约和纠纷事件，并及时上报；h. 负责对合同单位进行考核评价。6.3财务部的主要职责：a. 负责公司合同印花税的完税工作；b. 合同签订前审定合同付款条款；c. 进行合同收付款的审核、办理收付款工作。6.4办公室的主要职责：a. 负责制定和完善合同管理的管理制度。b. 负责审查合同的审批流程，进行印章管理；c. 负责合同的归档、保管工作。6.5计划预算部的主要职责：a. 参与本公司工程建设中所发生的委托调研、建设用地、规划设计、工程承包、监理及材料设备采购等合同或协议的谈判；b. 提供相关的合同标准文本，并参与制定相关条款；c. 负责建设工程合同或协议所发生工作量的审核。6.6主管副总的职责：a. 负责对所辖业务部门提出的采购需求和预算进行审批；b. 负责对合同单位的选择提出审批意见；c. 负责对合同文本进行审批；d. 监督和质询合同单位的履约情况；e. 负责协调合同的违约及纠纷处理。6.7合同审查小组的职责：a 对合同文本进行集体讨论和把关；7合同管理程序7.1合同的计划和准备7.1.1业务部门提出采购需求及预算计划，以书面形式上报主管领导审批，主管领导应在5天内出具审批意见，下达给业务部门执行。7.1.2主管领导必须明确合同的原则和底线，由业务部门在具体操作中去执行和体现。7.2信誉调查7.2.1信誉调查主要是指对交易对方的资格的合法性、资信、履约能力等调查，为合同的签署、执行提供依据。7.2.2信誉调查主要由业务承办人和法律顾问完成，主要以业务承办人来执行，法律顾问给予必要的指导。必要时专业问题必须由相关部门参与。7.2.3资格的合法性主要是指对方是否经过工商登记、是否具有法人资格、经营范围中是否包括交易的内容，并取得对方的营业执照复印件。7.2.4资信主要是指对方财务状况、注册资金情况，并取得对方的资信证明、银行存款余额情况等。合同谈判前和谈判过程中，应注意调查对方的资信情况，可要求对方提供有关财务报表、资金证明和注册会计师出具的审计报告等资料。7.2.5在对交易对方的资格合法性、资信进行了解之后，必须对其履约能力进行调查，了解其以前的履约历史、市场反映、第三人的看法等，以取得更多的市场资料。7.2.6必要的时候，组织对对方的公司或项目进行考察。7.2.7在对交易对方进行调查之后，业务部门负责填写资信调查表（参见附件4）并附上相应的资质证明文件。7.2.8主管领导依据资信调查表确定合同入围单位，以进行进一步的接触和谈判，合同入围单位一经确定，任何人不得以任何理由提出新的合同候选单位。7.3意向接触7.3.1业务部门与指定的入围单位进行接触和初步谈判，了解对方的报价、产品和服务的质量性能等重要合同事项。7.3.2业务部门负责编写意向接触报告，书面汇报与各家合同意向单位的谈判情况，并做出对比分析和初步建议。7.4选择合同谈判单位7.4.1业务部门填写合同单位选择审批表，和意向接触报告附在一起，上报主管副总。7.4.2主管副总如果认为还有要核实的情况和未明确事宜，责成业务部门进行进一步的了解，并将情况及时上报。7.4.3主管副总对合同单位的选择出具意见，填写合同单位选择审批表（参见附件5），上报高层领导审批。7.4.4高层领导最终确认合同单位。7.5合同谈判7.5.1业务部门组织合同谈判，必须由部门经理主持，建设工程类和材料设备采购类等与工程施工成本相关的合同谈判，计划预算部必须派人参加，公司参与合同谈判的当事人不得少于2人。7.5.2必须有专人做出谈判会议记录，所有合同条款必须在谈判中明确，并体现在会议记录中，会议记录上报给主管副总和高层领导，作为将来审查合同的依据。7.5.3所有的合同条款谈判必须在公开、有监督、有记录的环境下进行。7.5.3谈判人员不得超越权限和预算进行承诺，必须严格坚守立场，维护公司利益，对超过权限的合同事项，必须向主管副总请示。7.6合同文本的拟订7.6.1凡是有标准合同文本格式的合同，必须按标准合同格式拟订合同，由计划预算部提供标准合同文本以供参考。7.6.2业务部门负责组织合同文本的拟订，必要时相关部门参与拟订合同的相关条款，主管业务部门负责拟订专业性条款、计划预算部负责拟订价格条款，财务部负责拟订付款条款等，各部门各司其职，协同工作。7.6.3各部门参与拟订的合同条款必须由部门经理签字确认，并对其履行效果负责。7.6.4合同文本一般应包括以下基本条款：a. 当事人的名称或者姓名和住所；b. 标的；c. 数量；d. 质量；e. 价款或者报酬；f. 履行期限、地点和方式；g. 违约责任；h. 解决争议的方法。7.6.5合同条款中必须体现公司的统一原则：在付款条件上，首期款不得高于 %，尾款不得低于 ；在质量保修期上，期限不得少于 年。7.7合同文本的审查7.7.1业务部门在合同送审之前应填写合同签订审批表（参见附件6）。7.7.2合同金额在30万元以上的开发合同和建设工程合同，先经法律顾问审查，然后上报主管领导和三总师审批，再交合同审查小组合议，最后上报总经理审批。7.7.3合同金额在30万元以下的开发合同和建设工程合同，先经计划预算部、法律顾问审查，然后上报主管领导审批，再交合同审查小组合议，最后上报总经理审批。7.7.4合同金额在30万元以上的管理咨询合同和其他类合同，先经法律顾问审查，然后上报主管副总和总经济师、总会计师审批，再交合同审查小组合议，最后上报总经理审批。7.7.5合同金额在30万元以下的管理咨询合同和其他类合同，先经法律顾问审查，然后上报主管副总审批，再交合同审查小组合议，最后上报总经理审批。7.7.6所有合同金额在100万以上的合同，最后要上报董事会审批。7.7.7业务部门经理负责合同文本的上报审查，并组织各部门落实各项修改意见，原则上是谁拟订的条款谁负责修改，直至合同文本审查通过。7.7.8各类合同必须经过法律顾问审查通过，法律顾问审查的内容包括：a) 主体资格的合法性；b) 商务行为的合法性；c) 合同内容的全面性；d) 条款规定的有益性；e) 法律方面的可行性。7.7.9主管副总审查的内容主要是指业务上的可行性。7.7.10高层领导的审查工作主要集中在该项业务是否对公司有益或必须，资金供应和调拨是否能满足合同支付要求，合同文本是否执行最终由高层领导决定。7.7.11合同审查必须是高效率的，严禁拖而不决，一般审查意见和修改意见必须在3天之内必须出具。7.7.12各部门和领导必须对各自提出的审查和修改意见所造成的结果负责，所有的审查和修改意见，必须以书面形式提出，并存档备查。7.7.13送审的合同应手续完备、附件齐全，严禁合同先签订后审查的情况发生，如因特殊情况无法避免，必须报请主管副总和总经理批准，事后必须补齐手续。7.8合同签订7.8.1合同必须由法人代表或法人代表委托的代理人签订。委托代理人签字合同时必须有经公司法人代表签字并盖章后生效法人委托书。授权委托只限在法人委托书中规定的权限、有效期限及授权范围内使用。7.8.2合同签订时，公司有不少于2名的相关人员参与。7.8.2重大合同如有必要召开签字仪式的，报请总经理审批，由办公室组织会务，高层领导出席签字，业务部门参与仪式的组织。7.8.3业务部门凭合同签订审批表，到办公室申请盖章，经办人员审查合同的审批手续是否齐全，是否通过总经理或董事会的审批，确认无误后才能盖章。7.9合同的履行7.9.1业务部门负责记录和监督合同单位的履约情况，保留好有关的单据、信函等文字资料，并针对合同单位的重大行为和发生事项填写合同执行情况监控表（参见附件7）。7.9.2对合同单位各项履约行为和承诺（如质量、进度）进行验证，并出具相应的证明文件，主管副总签署意见后才能进行付款。7.9.3合同结算条款规定对方有付款义务的，合同执行部门应按付款条款中的规定及时向对方收取，由财务部统一出具发票。7.9.4合同结算条款规定本公司有付款义务的：a. 执行合同的各部门应依照财务部门有关规定和合同具体约定，向财务部报送用款计划。b. 执行合同的各部门应填写合同资金支付申请表，本表一式三份，由预算合同部、财务部、业务部门分别留存。c. 款项拨付的具体程序参见相关的财务管理办法。7.9.5如果合同履行中出现违约责任中所规定的行为，业务部门应及时以书面形式反馈给主管副总，主管副总应按合同规定进行违约处罚，并通知财务部在结算时执行。7.9.6合同履行过程中出现的问题，业务部门应及时督促解决。如无法履约，应向总经理汇报。7.10合同的变更和解除7.10.1合同在履行过程中，需要变更或解除的，应在法律规定或合同约定的条件下与合同单位进行协商。7.10.2变更、解除合同必须采用书面形式，其审批权限、报送办法与原合同签订的审批权限、报送办法相同。7.10.3工程施工合同中的变更洽商，必须经过双方工程主管部门负责人签字确认，经监理审核确认，报计划预算部审核通过后，方可进入工程决算。7.10.4对方当事人要求变更或解除合同的，业务部门应及时报告，经总经理批准，在法律规定的有效期限内答复对方。逾期答复或不答复造成严重后果的，业务部门相应人员应承担相应的责任。7.10.5变更、解除合同的协议尚未达成之前，仍应履行原合同。7.11合同纠纷的处理7.11.1合同纠纷发生后，当事人应立即向部门经理汇报，经协商未能解决的纠纷，及时向主管副总汇报拿出解决的办法。7.11.2公司申请仲裁、起诉或公司作为被告应诉的，由公司委托法律顾问作为诉讼代理人并由总经理办公室办理具体委托手续。7.11.3合同双方就解决合同纠纷达成的和解协议、裁决书、调解书、判决书生效后，发生合同纠纷的部门应将相关文件交由办公室存档，并确定专人去落实事后事宜。7.12合同的归档7.12.1签订生效的合同正本，交办公室归档留存，业务部门、计划预算部、财务部根据需要只保留合同的复印件。7.12.2合同签订后5个工作日内，经办人员应将合同档案原件整理装订送交办公室存档。合同档案的范围包括：信誉调查报告、意向接触报告、合同文本草稿、合同签订审批表及审批修改意见、法人授权委托书、对方资质证明文件、各种审批管理表格、合同谈判记录、合同正本及附件、合同签订、变更、解除过程中的信函、电报、电话记录、传真资料、票据凭证以及其他有关资料、文件。合同正式文本及有关附件的原件应永久保存。7.12.3公司内任何人查阅合同档案均需按照公司规定办理手续，具体参见公司档案管理办法。7.12.4办公室必须对合同加以妥善保管，不得私自向外复印、借阅，更不允许丢失。不得向无关人员透露合同内容。任何人不得擅自销毁合同。8.奖罚措施8.1有关部门应认真履行合同管理职责，对合同签订、履行情况进行检查、监督，发现问题后应及时处理。8.2具备下列条件之一的给予适当奖励：a. 在合同签订、履行中，发现重大问题，积极采取补救措施，避免重大经济损失的，给予 千元至 千元的奖励。b. 发现合同管理环节中出现的违反本办法规定的行为，敢于抵制揭发，经查实确有事实的，给予 千元至 千元的奖励。8.3有下列情况之一的，给予责任人相应的经济处罚、行政处分：a. 不严格按照本办法规定的程序进行合同管理，经过提醒警告后，仍不严格履行的，给予当事人以警告处分。b. 不对合同意向单位进行信誉调查或不认真进行调查，给公司造成损失的，给予业务部门经理和经办人员警告处分，处以 至 元的罚款。c. 没有充分了解意向单位的信息，在意向接触报告中故意扭曲事实，致使选择合同单位时出现失误，给予业务部门经理及经办人警告处分，处以 至 元的罚款。d. 选择合同单位时显失公平，当事人不能拿出有力的证据表明选择原因的，给予警告处分，处以 至 元的罚款，并保留追究其法律责任的权力。e. 泄露公司机密、与对方单位串通取得合同的，开除当事人并追究其法律责任。f. 不严格按本办法规定进行合同谈判，私下达成有关不利于公司的协议，追究当事人的法律责任，并处以 至 元的罚款。g. 合同条款中明显出现重大失误，给合同的履行造成极大风险或带来合同纠纷的，追究各级人员的责任，处以 至 元的罚款。h. 合同专用章使用失控，给公司造成经济损失的，追究当事人的责任，处以 至 元的罚款。i. 没有监督、协调好合同单位的履约行为，给公司造成损失的，给予当事人警告处分，并处以 至 元的罚款。j. 对合同纠纷疏于职守或对合同的变更没及时汇报、处理，给公司造成经济损失的，给予当事人警告处分，并处以 至 元的罚款。k. 没有对合同加以妥善保管致使合同丢失或向外泄露合同内容，给公司造成损失的，给予当事人警告处分，并处以 至 元的罚款。l. 当事人利用工作便利条件构成违法事实的，移送司法机关依法追究其刑事责任。9.附则9.1本办法由办公室组织制订并负责解释。9.2本办法的修订权在办公室。9.3本办法自 年 月 日起执行。10.附件：编号表格名称文件编号附件1经济合同主管业务部门划分表附件2合同管理流程附件3合同分类审批流程附件4资信调查表HTZXDC*附件5合同单位选择审批表HTDWXZ*附件6合同签订审批表HTQDSP*附件7合同执行情况监控表HTZXJK*附件1经济合同主管业务部门划分部门序号合同项目办公室开发部拆迁部规划部工程管理部材料设备部销售部计划预算部财务部备 注一前期、开发类合同 主责1土地出让合同2征地协议3土地管理合同4拆迁、拆除委托合同5拆迁补偿合同6招商合作合同二建设工程合同1工程总承包合同2专业分承包合同3监理委托合同4规划委托合同5施工图设计委托合同6园林绿化设计委托合同7园林绿化施工合同8市政设计委托合同9市政施工合同10勘察委托合同11材料设备采购合同12市政供排合同三管理咨询及其他类合同1策划、广告委托合同2管理咨询委托合同3投资咨询委托合同4市场调查委托合同5销售代理委托合同6工程估价委托合同7测量、测绘委托合同8法律服务委托合同9招标委托合同10物业管理合同11商品房销售合同12借款合同13租赁合同谁使用，谁负责附件2合同管理流程附件3合同分类审批流程附件4文件编号：HTZXDC*资信调查表合同项目：单位名称法人名称联系电话公司地址邮 编营业范围工商登记号注册资金开户行及账号公司主要业绩和项目履约情况及市场反馈调查审核意见 签 字： 时间：经办人： 时间：附件5文件编号：HTDWXZ*合同单位选择审批表合同项目：业务部门谈判参与人备选单位主要合同条款和承诺单位甲单位乙单位丙初步建议选择单位及原因签字： 时间： 主管副总审批意见签字： 时间： 高层领导审批意见签字： 时间： 附件6文件编号：HTHTSC*合同签订审查表合同项目： （附合同）合同制订部门负责人合同制订参与部门负责人合同类型（如30万元以上的广告委托合同）审批意见计划预算部审查意见签字： 时间： 主管副总审批意见签字： 时间： 总经济师审批意见签字： 时间： 总会计师审批意见签字： 时间： 总工程师审批意见签字： 时间： 总经理审批意见签字： 时间： 附件7文件编号：HTZXJK*合同执行情况监控表部门：合同项目合同编号签订时间经办人合同主要条款执行情况时间123重大事项记录记录人时间记录人时间记录人时间记录人时间