贸易公司财务管理制度

财务管理制度 第一章 总则 第二章 货币资金管理 第一节 现金 第二节 银行存款 第三节 其他货币资金 第四节 账户维护 第三章 费用报销管理 第一节 差旅费 第二节 业务招待费 第三节 工伤药费 第四节 其他费用 第四章 销售管理 第一节 销售合同 第二节 出货 第三节 收款 第五章 采购管理 第一节 采购订单 第二节 收料 第三节 付款 第六章 存货管理 第一节 原材料 第二节 产品 第三节 低值易耗品 第四节 盘点及盈亏处理 第七章 成本核算 第八章 工资核算 第九章 资产管理 第十章 财务报表及分析报告 第十一章 罚则 第十二章 安全与保管 第十三章 附则 第一章 总则 第 1 条 为建立并逐步完善公司的财务体系 全面准确地 反映公司的经营成果 全面监督公司各项财产的使用及流 转 以维护公司集体的权益 特制定本制度 第 2 条 公司财务部直接受控于公司股东并对其负责 财 务部依据公司章程制定本财务管理制度 并根据实际情况 及需要修订本制度 第 3 条 公司各部门应积极配合财务部工作及促进本制度 的实行 相关人员应当按照本制度的精神及规定严格执行 公司所制度的各项财务制度 其他各部门所制定的规章制 度除不得与国家法律法规相抵触外 还不得违返公司章程 及本财务制度的相关规定 第二章 货币资金管理 第一节 现金管理 第 1 条 公司应当按照国家现金管理的有关规定合理使用 现金 第 2 条 本公司现金使用范围包括 支付工资 日常费用 报销 员工个人借款 预借差旅费 支付小额购物款 公 司备用现金等及其他必须以现金支付的支出 第 3 条 出纳应当严格按照现金付款程序支付现金 即报 销 申请付款必须由申请人填写报销单 借款单 经相总经 理批准并由财务进行审核后 出纳方可支付现金 第 4 条 报销单 借款单金额在 100 元 不含 100 元 以下 的 出纳可予支付现金 金额在 100 元及以上的 出纳以 银行汇款形式支付 总经理特批除外 第 5 条 出纳收到现金应填写现金收款单 并有交款人签 名 对于所收现金数额较大的 应即时送存银行 避免做 支现金及风险 第 6 条 出纳应在现金收 付款单上详细注明款项来源或 用途 以便于财务作账 第 7 条 出纳应对所收 付的现金及时登记现金流水账 当天下班前结出账面现金余额并与实际库存现金核对 第 8 条 出纳应当日将收 付现金单据送交财务部 并定 期与财务部对账 不符时应即时查明原因 做处相应处理 第 9 条 对于出纳保管的库存现金发生长短款时 应即时 查明原因 并做出书面报告经总经理批准后交由财务部进 行相应账务处理 第 10 条 公司当日库存现金不得超过 2000 元 若超过 出 纳需及时存入银行 总经理特批除外 第二节 银行存款管理 第 1 条 公司办理货款支付及回收销货款 原则上均应通 过银行转账方式进行 其他收 付款金额较大的款项支付 也应通过银行转账进行 第 2 条 通过转账付款的 付款人填写付款申请单 由财 务审核 总经理批准后 方可收出纳办理付款 第 3 条 出纳应当日将收 付银行存款单据送交至财务部 财务部应当定期与银行对账单进行核对 第 4 条 出现银行存款账面数与银行对账单不符时 必需 查明原因 直至核对正确为止 第三节 其他货币资金管理 第 1 条 公司因业务需要使用或收到其他形式的货币资金 如支票 银行本票等 应进行项登记管理 并将复印件送 交财务部入账 第 2 条 对于收到的其他货币资金 出纳应即时办理银行 入账手续 以免超期 第 3 条 对其他货币资金的收付 比照银行存款管理的规 定执行 第 4 条 出纳需妥善保管单据 因个人原因保管不善 保 管人员负全责 第四节 账户维护 第 1 条 出纳根据实际情况对于公司公户进行维护 及时 缴纳账户维护费用 银行对账 证书更新 资质更新等 第 2 条 出纳妥善保管银行支付工具 银行支付密码器 支 票等工具 第 3 条 出纳根据实际情况 每 15 天 对于账户进行测试 确保账户能够支付款 第 4 条 支付账户及支付密码等进行统计并设置密码和禁止 编辑修改 打印一份存入保险柜 公司账户密码等信息严 禁记录在个人笔记本中 第 5 条 支付账款时 双人核对 严禁单人操作汇款 违者 重罚 第 6 条 密码输错一次后 未查明原因前 严禁第二次输入 第三章 费用报销管理 第一节 差旅费报销 第 1 条 差旅费指公司业务人员 管理人员等因公外出 本地或外地 所发生的交通费 住宿费 餐费 出差补 贴等费用 第 2 条 出差旅人员应本着合理 必要 节简的原则支付 各项费用 第 3 条 公司员工划分为经理级 主管级 普通级三大类 出差人员根据各自相应级别与出差地 按相关规定的限额 内报销出差费用 暂不执行 第 4 条 为鼓励出差人员节省差旅费 享有某一级别待遇 的出差人员如果实际采用了下一级别出差人员待遇标准花 费费用 公司可以将两级待遇差额部分的 50 补偿给出差人 员 暂不执行 第 5 条 出差人员外出 预计所需费用在 200 元以上的 可向公司预借差旅费 借款人填写借款单由总经理批准后 送至财务审核 第 6 条 预借差旅费在出差人员报销时冲抵报销款 报销 时实行多退少补的原则 第 7 条 普通人员 主管级人员的报销单分别由部门主管 经理批准 再交由财务审核后方可至出纳处领款 经理级 人员的报销单先由财务审核后送交总经理批准 再到出纳 处领款 暂不实行 全部报销单由总经理批准 第 8 条 对于超过差旅费用规定的标准而需要报销的 报 销单必须先交总经理特别批准 后由财务审核 再至出纳 处报销领款 第 9 条 差旅费费用控制标准由公司根据人员级别 出差地 补贴 其他制定 具体详细标准另行专门制定 第二节 业务招待费报销 第 1 条 业务招待费指公司业务人员陪同 招待客户用餐 住宿 交通 送礼等所花费用 包括在本地与外地招待客 户所花生的各项费用 第 2 条 业务陪同人员应本着必要 适当 合理 节简的 原则 招待好公司的客户及其派出的代表 第 3 条 公司将客户分为 A B C 三大类 A 类客户为订单 业务量大 又有可能发展为长期稳定合作关系的大客户 B 类客户为订单量较多 合作关系相对稳定的客户 C 类客户 为其他普通客户 第 4 条 业务招待费根据客户类别及人数控制费用上限标 准 业务陪同人员应根据客户情况适当按捺陪同人数 业 务招待费费用控制标准由公司另行专门制定 第 5 条 业务招待人员根据需要可向公司预借招待款 所 借现金需经总经理审批方可至出纳处领款 第 6 条 费用报销人员填写报销单经总经理批准 财务审 核后 方可至出纳处报销领款 第 7 条 业务费报销金额超过费用标准时 报销人员必须 将报销单交由总经理审批 未经审批的 出纳根据报销总 额扣除财务注明超标金额后的余额支付报销款 第 8 条 业务人员出差至外地 同时有发生招待客户费用 情况时 业务招待费根据公司标准结合异地物价情况适当 调整报销上限 报销人员应当将自身差旅费与异地业务招 待费分别填差旅费报销单及业务招待费销单进行分项报销 第三节 工伤医药费报销 第 1 条 工伤医药费是指公司员工在工作过程中或其他因 公出现工伤事故时发生的费用 包括医药费 医疗费 工 伤补偿费等 第 2 条 员工发生一般性的工伤事故 可凭正规医院出具 的诊疗书及发票填写费用报销单 经总经理批准 财务审 核后到出纳处报销领款 第 3 条 公司员工发生重大工伤事故急需用款时 总经理 口头批准后直接至出纳处借款 事后借款人应即时补填借 款单并交由总经理补签批准 再由财务审核后交由出纳留 底及入账 第 4 条 重大工伤事故当事人的借款及费用报销根据情况 可由部门主管负责代为办理 报销单均需由财务审核后交 由总经理批准 再至出纳处领款或冲预借款 第 5 条 员工工伤事故的工伤补偿费由当事人自行提出申 请 经总经理批准 财务审核后方可至出纳处领款 第四节 其他费用的报销 第 1 条 其他费用的报销指除差旅费 业务招待费 工伤 医药费以外的日常营业费用的报销 第 2 条 其他费用的报销由报销人填写报销单经总门主管 批准后送交财务部 财务根据公司相关规定审核报销项目 有相关规定的 经财务审核后可直接至出纳处领款 无相 关规定的 需由总经理审批后方可至出纳处领款 第四章 产品销售管理 第一节 销售合同 第 1 条 公司业务员与客户签订订单 均需以公司的名义 与客户签订书面销售合同 第 2 条 业务员签订合同后应即时将合同正本送交至财务 部 合同被取消时 应即时告知财务部 财务部需妥善保 管相关单据 第 3 条 公司合同专用印章和公章应由专人保管 所有销 售合同应当经总经理审批后才能加盖 未经审批的合同 由此产生的合同责任由签单人自行承担 如果合同有加盖 印章的 印章保管人承担连带责任 第二节 销售出货 第 1 条 业务部根据产品完工情况拟定发货通知单 通知 单交由总经理审批后分送至财务部及仓库 第 2 条 仓库根据发货通知单填写发货单 仓库主管应对 货物出库及装车进行监督并负责 第 3 条 财务部对仓库开具的发货单进行审核 并根据审 核过的发货单开具销售发票 第 4 条 已发出的货物如因质量等问题客户要求退货的 应取得本公司业务部的同意 仓库根据业务部的退货通知 书办理产品的退库手续 未经本公司同意 客户退回的产 品仓库暂只做代管商品处理 第 5 条 成品仓仓管人员应严格按照发货通知单及相关程 序组织发货 并即时填写发货单 发货单应当即时送交财 务部 第 6 条 仓管应在产品出库时起 8 小时内按照规定格式要 求填写发货单 24 小时内将发货单送交至财务部 退货单 应自办理退货入库手续时起 48 小时内将退货单送交至财务 部 第三节 收取货款 第 1 条 财务部根据仓库的发货单及销售合同单价计算确 定应收账款的金额 第 2 条 财务部根据出纳提供的收款凭证即时核销客户的 应收账款 如为收取客户的订金 应先做预收货款入账 待尾款收齐时再予以冲销 第 3 条 财务部定期制作客户对账单送交业务部 由业务 部负责直接与客户进行对账 第 4 条 财务部应定期检查应收账款的回款情况 对于未 及时收回货款的客户 应通知业务部进行催收 仍无法收 回货款的 应当即时告知总经理以便进行相应处理 第 5 条 业务部或财务部应告知客户本公司收款的详细账 号 客户应当将货款汇入本公司指定的账号 客户汇款后 业务部应当以邮件或电话方式即时告知本公司财务部 第 6 条 仓库应根据原材料的类别 规格 性质 特征等 分别存放 各种原材料存放区应标有物料标识卡 以便于 收发及管理 第 7 条 仓管人员应定期检查各种材料的状况 如发现变 质 损坏等情形 应即时填写报告单送交总经理申请处理 第二节 产品 第 1 条 本处所指产成品包括已完工但未包装的销售成品 已包装可随时发货的库存成品及各种样品 第 2 条 产成品是公司的重要财产 仓管人员应重点加强 对产成品数量的管理 严防被盗 丢失 仓管应保证产品 实际库存数与账面数相符 第 3 条 出现产成品丢失或实有数与账面数不符时 仓管 应即时查找原因 同时向部门主管 总经理报告 并申请 做出相应处理 第 4 条 样品原则上均应先入成品仓并由专人负责管理 领出样品应按照按照领料材料的规定办理出库手续 第 5 条 对于客户退回的产品 仓库收到退货后 填写退 货单送交财务部 第三节 低值易耗品 第 1 条 低值易耗品是公司生产 办公用的价值较低的消 耗性物料 如机台配件 办公用品等 第 2 条 低值易耗品的收发原则上都要通过仓管进行 通 过仓库收发的按照材料的出入库规定办理手续 直接报销 的 报销单所付的购料单应有仓管或领用人的签名 第 3 条 对于价值不高 使用时间较长但未做固定资产管 理的生产用具 配件等 应由使用人或相关部门指定专人 负责管理 财务部建立备查账簿进行登记并定期进行检查 物品用具不能使用时由相关负责人填写报废申请单经批准 后予以报废 第四节 盘点及盈亏处理 第 1 条 仓管应做好仓库的日常管理工作 加强财产物资 的安全性管理 仓库应当定期对库存材料 物料 半成品 成品等进行盘点 盘点方式采取仓管自盘 财务监盘或抽 盘 第 2 条 公司对所有的存货进行全盘的次数每年至少一次 全盘应当在停产停工的状态下进行 以保证盘点数的准确 性 非全面性的部分存货盘点每年不应少于三次 盘点时 应当暂停盘点材料部分的收发料工作 第 3 条 仓库根据实盘数量与账面数计算出盘盈或盘亏的 数量 对于账实不符的 仓库应制作盘点盈亏处理意见申 请报告 说明原因及处理意见 交由总经理批准 第 4 条 财务部根据报告单进行相应的账务处理 对于盘 亏的存货 如非属于正常的损耗应追查仓管人员的责任 第七章 成本核算 第 1 条 财务部应定期核算公司的经营成本 准确反应公 司的各项费用及开支 第 2 条 公司成本核算采用订单法 根据销售合同订单归 集结转成本支出及费用 第 3 条 其他成本核算的方法由财务部另行具体规定 第八章 工资核算 第 1 条 公司员工工资为计时工资 管理人员采用计时工 资制 按实际出勤时间计算应付工资 第 2 条 工资项目由基本工资 加班工资 全勤奖 奖金 补贴款及其他款组成 为员工代扣代缴的款项不列入应付 工资 第 3 条 工资的具体核算办法及程序由公司另行专门规定 第九章 固定资产管理 第 1 条 固定资产指单位价值较高 使用期限在一个会计 年度以上的房屋 机器设备 工具 配件等资产 第 2 条 固定资产是公司的重要财产 对其加强管理主要 表现在对资产的安全性及使用功能上的管理 防止各种资 产被盗 丢失及被损坏 第 3 条 财务部应对公司的所有固定资产详细登记 制定 固定资产目录表 建立固定资产管理档案 固定资产应指 定专人负责日常管理 保证固定资产的既定使用功能 第 4 条 固定资产应进行相应的分类 根据企业会计准则 及实际情况对固定资产采用适当的折旧方法计提折旧 第 5 条 对于不能使用而需报废的固定资产 资产管理人 应填写报废申请单 经财务部审核后交由总经理批准 第 6 条 对于丢失或多出的固定资产 资产管理人员应填 写报告单并查找原因 报告单交由总经理批准并做出处理 意见后交由财务部进行账务处理 第 7 条 财务部应组织人员定期对公司的固定资产进行盘 点 全面清盘的次数每年至少一次 对盘盈或盘亏的资产 由资产管理人员填写盘盈 亏表 由财务签属处理意见 交 总经理批准后财务部做出相应账务处理 第十章 财务报表及报告 第 1 条 财务报表是反映公司资产状况 经营成果及现金 流量等信息的基本资料 财务部应对公司的各项经济业务 活动进行全面准确的核算 并定期向股东提交资产负债表 利润表 现金流量表 费用支出表 销售报表及其他相关 报表 第 2 条 财务部在全面监督管理公司的财产及经营活动过 程中 对发现的重要问题 应拟写相关财务报告送交总经 理 并及时反馈相关信息 以促进问题的解决或改善 第 3 条 财务部除应定期向董事会提交财务报表外 还应 定期拟写工作报告 向股东及总经理详细反应及说明公司 生产经营过程中存在的问题及不足 提出解决方案或参考 建议 并向总经理反应财务部监督 管理工作的执行情况 第十一章 罚则 第 1 条 公司各部门及相关人员应严格执行财务部制度的 各项财务制度及相关规定 为保证本制度的顺利执行 特 制定本罚则 第 2 条 本罚则所制定的惩罚措施包括 会议点名批评 全公司通报批评 罚款 辞退 开除等 其他部门制定的 罚则与本罚则有冲突的 以财务部制定的内容或解释为准 第 3 条 各种原始凭证及单据是财务部工作的重要依据 单据分为从外部门 公司取得的原始单据 送货单 发票 收据等 和公司内部自制单据 材料入库单 采购订货单 领料单 发货单 报销单等 对于应取得而未取得外部 门 公司原始单据的相关人员 采取 会议点名批评 罚款 的处罚措施 对于应填制而未填制内部自制单据的相关人 员 采取 全公司通报批评 罚款 的处罚措施 根据实 际情况而定 第 4 条 履行单据审批手续是制度执行的重要保障 对应 当履行相关批准 审核 审批等手续而未履行的 首先采 取会议点名批评的处罚措施 但最多批评两次 以后再次 违规的采取直接罚款的处罚措施 第 5 条 公司各部门间是一种合作共事的关系 财务部的 工作更需要其他各部门的积极协助与支持 对于不积极协 助其他部门开展工作的人员 采取全公司通报批评的方式 处罚 对于累教不改的 指次数为三次以上不含三次 采 取罚款措施 第 6 条 财务部招集各类人员开会时 相关人员无正当理 由不得缺席会议 无正当理由缺席会议的采取罚款措施 相关人员三次以上 不含三次 以同样或类似的理由拒不 出席会议的 视同无正当理由缺席会议 因出差或总经理 特批的例外 第 7 条 会议点名批评指在由财务部招集的会议或有财务 经理出席的会议上 对违规人员进行点名批评 全公司通 报批评是指以公告的形式将打印的书面批评文件张贴于公 司的宣传栏或醒目位置 张贴时间不少于三日 第 8 条 罚款指对个人进行现金扣款 根据实际情况而定 第 9 条 因财务人员个人过失所造成的损失 其本人承担 全部责任 第 10 条 因出纳个人操作失误造成账户故障 因会计个人 操作失误造成账户锁定等产生的损失 当事人负有全部责 任 第 11 条 擅自开设银行帐户或擅自转移银行存款或擅自将 公司资金转为储蓄或出借银行帐户的予以开除 第十二章 安全与保管 第 1 条 出纳需妥善保管与账户相关的全部物品及密码并登 记在册 公私户网银 支付密码器 银行卡 信用卡 支 票等 第 2 条 会计需妥善保管会计用品及公司资质 金税盘 各 公司证件 印章 等 并登记在册 第 3 条 会计妥善保管好公司记账凭证及公司报表 第 4 条 公司印章及公司资质 需经总经理审批后才能使用 并登记 第 5 条 出纳需要定期维护账户并每年进行密码更新 确保 账户正常运行 账户出现状况且无法处理需及时告知财务 经理 第 7 条 会计需要定期维护金税盘等并每年进行密码更新 确保相关软件及硬件正常运行 出现状况且无法处理需及 时告知财务经理 第 8 条 会计负责保管发票及重要会计工具 严禁丢失 严 禁外借 第十三章 附则 第 1 条 本制度由财务制定 并根据实际情况进行修改 增加或删除 财务部负责本制度的解释 第 2 条 本制度经总经理签字批准执行