办公室综合部管理制度

1 综合部 办公室 工作规章制度 为完善公司行政管理机制 建立规范化的行政管理 提高行政管理水平和 工作效率 使公司各项行政工作有章可循 照章办事 特制订本制度 一 工作职责范围 综合部工作的职责范围 行政管理 人事管理 项目拓展管理 1 拟定公司发展规划和经营方针 目标 编制经济责任制方案 起草公 司合同及行政工作安排 总结 报告等文件 2 负责公司各种相关证件 资质的年检考核工作 3 负责保管好公司公章 业务章 工程章 合同章 并做好使用登记工 作 4 管理公司的车辆 电脑 电话 传真机 复印机等办公设备 5 负责员工的考勤管理工作及员工的录用 考核 奖惩 离职工作 6 负责人事档案 技术档案 文书档案等资料的归档和管理 7 负责按月缴纳公司的电话费 水 电 暖 气 网费等物业管理费用 8 负责采购 分发 管理公司的办公用品 图书 音像资料等 9 做好各种文件的收发 传递 催办 整理等工作 10 负责协同经营部制作招投标文件等工作 11 负责公司办公会议的召集和会议纪录 整理会议纪要和决定 印发相 关文件 并负责督促检查文件的执行情况 12 督促检查部门职责和员工岗位责任制的落实 搞好综合管理 协调公 司各部关系 13 负责员工的社会保险工作 14 负责员工后勤工作 搞好员工的工作餐 15 负责监督检查公司的卫生清洁工作 为员工创建良好的工作环境 2 16 处理好公司与外部的公共关系 做好接待工作 17 完成公司领导临时交办的任务 二 具体工作规定 第一条 文件收发规定 一 公司的文件由办公室拟稿 文件形成后 属董事会的由董事长签发 属公司的由总经理签发 二 业务文件由有关部门拟稿 分管副总经理或总工程师审核 签发 三 属于秘密的文件 核稿人应该注 秘密 字样 并确定报送范围 秘 密文件按保密规定 由专人印制 报送 四 已签发的文件由核稿人登记 并按不同类别编号后 按文印规定处理 五 文件由拟稿人校对 审核后方能复印 盖章 六 董事会和公司的文件由办公室负责报送 送件人应把文件内容 报送 日期 部门 接件人等事项登记清楚 并报告报送结果 七 秘密文件由专人按核定的范围报送 八 经签发的文件原稿送办公室存档 九 外来的文件由办公室文书负责签收 并于接件当日填写阅办单 按领 导批示的要求送达有关部门 办好文件阅办 属急件的 应在接件后即时报送 十 文件阅办部门或个人 对有阅办要求的文件 应在三日内办理完毕 并将办理情况反馈至办公室 三日内不能办理完毕的 应向办公室说明原因 第二条 文印管理规定 一 所有文印人员应遵守公司的保密规定 不得泄露工作中接触的公司保 密事项 二 打印正式文件 必须按文件签发规定由总经理签署意见后打印 各部 门草拟的文件 合同 资料等 由各部门自行打印 打印文件 发传真均需逐 项登记 以备查验 3 三 文印人员必须按时 按质 按量完成各项打字 传真 复印任务 不 得积压延误 工作任务繁忙时 应加班完成 办理中如遇不清楚的地方 应及 时与有关人员校对清楚 四 文件 传真等应及时发送给有关人员 因积压延误而致工作失误或造 成损失的 追究当事人的责任 五 严禁擅自为私人打印 复印材料 违犯者视情节轻重给予罚款处理 第三条 办公用品购置领用规定 一 办公室负责公司办公用品 办公设备 低值易耗品的采购 保管与发 放 二 各部门将所需办公用品提前半个月报至办公室 由办公室文员列表报 办公室负责人审核 较大金额物品由须总经理批准 统一购买 三 负责购发办公用品的人员要建立台帐 办好入库 出库手续 出库一 定要由领取人员签字 四 公司新聘工作人员的办公用品 办公室根据部室负责人提供的名单和 用品清单 负责为其配齐 以保证新聘人员的正常工作 除正常配给的办公用 品外 若还需用其它用品的须经办公室主任批准方可领用 五 负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全 优质 库存合理 开 支适当 妥善保管 六 各部门应本着节约的原则领取 使用办公用品 并指定专人管理办公 用品 七 办公室统一建立各部门耐用办公用品档案 并定期检查使用情况 如 非正常损坏或丢失由当事人赔偿 八 办公室负责收回集团调离人员移交的办公用品和物品 九 劳保用品的配给 由办公室根据各部门的实际工作需要统一购买 统 一发放 第四条 档案管理规定 4 一 归档范围 公司的规划 年度计划 统计资料 财务审计 人事档案 会议记录 决 议 决定 委任书 协议 合同 通告 通知等具有参考价值的文件材料 二 档案管理 1 专人负责 明确责任 保证原始资料及单据齐全完整 密级档案必须 保证安全 2 要分门别类的整理与归档 做到方便查询 科学分类 保存完整 三 档案的借阅与索取 1 总经理 副总经理 总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管 理人员办理借阅手续 直接提档 2 公司其他人员需借阅档案时 要经主管批准 并办理借阅手续 3 借阅档案必须爱护 保持整洁 严禁涂改 注意安全和保密 严禁擅 自翻印 抄录 转借 遗失 如确属工作需要摘录和复制 凡属密级档案 必 须由总经理批准方可摘录和复制 一般内部档案应由办公室主任批准方可摘录 和复制 四 档案的销毁 1 任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料 2 若按规定需要销毁时 凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁 一 般内部档案 须经公司办公室主任批准后方可销毁 3 经批准销毁的公司档案 档案人员要认真填写 编制销毁清单 由专 人监督销毁 第五条 印鉴管理规定 一 公司印鉴由总经理办公室主任负责保管 二 公司印鉴的使用一律由主管许可后管理印鉴人方可盖章 如违反此项 规定造成的后果由直接责任人员负责 三 公司所有需要盖印鉴的介绍信 说明及对外开出的任何公文 应统一 5 编号登记 以备查询 存档 四 盖章后出现的意外情况由批准人负责 第六条 介绍信管理规定 一 介绍信种类 存根介绍 信笺介绍 证明信 材料 二 介绍信一般由办公室负责保存 三 介绍信开具要严格履行审批手续 一般事宜由部门负责人签字后办公 室审批 重要事宜需由公司总经理审批 方可开具 四 严禁开出空白介绍信 第七条 证件年检办理规定 一 公司各类证件年检与考核工作包括 营业执照 组织机构代码 安全 生产考核 资质证考核 工程规费考核及三类人员 造价员 建造师等的培训 与考核工作 二 办公室主任负责公司的每一项有关资质考核和年检工作 并安排文员 具体工作事宜 由文员经办 不得贻误 第八条 对外接待工作 一 接待客人时面带微笑 与宾客谈话时应站立端正 讲究礼貌 用心 聆听 不抢话 插话 争辩 讲话时声音适度 有分寸 语气温和文雅 不大 声喧哗 听到意见 批评时不辩解 冷静对待 及时上报 二 遇到服务对象询问 做到有问必答 不能说不 不知道 不会 不管 不明白 不行 不懂等 不得以生硬 冷淡的态度待客 三 尊重服务对象风俗习惯 不议论 指点 不讥笑有生理缺陷的客人 四 接转电话时 要先说 您好 然后仔细聆听 声调温和 勿忘使用 本岗位礼貌用语 第九条 保密机制 不向客户或外部人员谈论公司的一切内部事务 一切内部文件 资料 报 表 总结等 都应做到先收锁再离人 保证桌上无泄密 第十条 本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要 6 的 各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复 第十一条 本规定解释权归办公室 第十二条 本规定从发布之日起生效