Excel使用技巧集锦—163种使用技巧大全(超全)

Excel 使用技巧集锦 163 种技巧 目 录 一 基本方法 7 1 快速选中全部工作表 7 2 快速启动 EXCEL 7 3 快速删除选定区域数据 8 4 给单元格重新命名 8 5 在 EXCEL中选择整个单元格范围 9 6 快速移动 复制单元格 9 7 快速修改单元格式次序 9 8 彻底清除单元格内容 10 9 选择单元格 10 10 为工作表命名 11 11 一次性打开多个工作簿 11 12 快速切换工作簿 13 13 选定超级链接文本 微软 OFFICE技巧大赛获奖作品 13 14 快速查找 14 15 修改默认文件保存路径 14 16 指定打开的文件夹 15 17 在多个 EXCEL工作簿间快速切换 15 18 快速获取帮助 16 19 创建帮助文件的快捷方式 16 20 双击单元格某边移动选定单元格 16 21 双击单元格某边选取单元格区域 17 22 快速选定不连续单元格 17 23 根据条件选择单元格 17 24 复制或移动单元格 18 25 完全删除 EXCEL中的单元格 18 26 快速删除空行 19 27 回车键的粘贴功能 19 28 快速关闭多个文件 20 29 选定多个工作表 20 30 对多个工作表快速编辑 20 31 移动和复制工作表 21 32 工作表的删除 21 33 快速选择单元格 21 34 快速选定 EXCEL区域 微软 OFFICE技巧大赛获奖作品 22 35 备份工件簿 22 36 自动打开工作簿 23 37 快速浏览长工作簿 23 38 快速删除工作表中的空行 23 39 绘制斜线表头 24 40 绘制斜线单元格 25 41 每次选定同一单元格 26 42 快速查找工作簿 26 43 禁止复制隐藏行或列中的数据 27 44 制作个性单元格 27 一 数据输入和编辑技巧 28 45 在一个单元格内输入多个值 28 46 增加工作簿的页数 28 47 奇特的 F4 键 29 48 将格式化文本导入 EXCEL 29 49 快速换行 30 50 巧变文本为数字 30 51 在单元格中输入 0 值 31 52 将数字设为文本格式 32 53 快速进行单元格之间的切换 微软 OFFICE技巧大赛获奖作品 32 54 在同一单元格内连续输入多个测试值 33 55 输入数字 文字 日期或时间 33 56 快速输入欧元符号 34 57 将单元格区域从公式转换成数值 34 58 快速输入有序文本 34 59 输入有规律数字 35 60 巧妙输入常用数据 36 61 快速输入特殊符号 36 62 快速输入相同文本 37 63 快速给数字加上单位 38 64 巧妙输入位数较多的数字 39 65 将 WPS WORD表格转换为 EXCEL工作表 39 66 取消单元格链接 40 67 快速输入拼音 40 68 插入 41 69 按小数点对齐 41 70 对不同类型的单元格定义不同的输入法 41 71 在 EXCEL中快速插入 WORD表格 42 72 设置单元格字体 43 73 在一个单元格中显示多行文字 43 74 将网页上的数据引入到 EXCEL表格 43 75 取消超级链接 44 76 编辑单元格内容 44 77 设置单元格边框 45 78 设置单元格文本对齐方式 45 79 输入公式 46 80 输入人名时使用 分散对齐 微软 OFFICE技巧大赛获奖作品 46 81 隐藏单元格中的所有值 微软 OFFICE技巧大赛获奖作品 46 82 恢复隐藏列 47 83 快速隐藏 显示选中单元格所在行和列 微软 OFFICE技巧大赛获奖作品 47 84 彻底隐藏单元格 48 85 用下拉列表快速输入数据 48 86 快速输入自定义短语 49 87 设置单元格背景色 50 88 快速在多个单元格中输入相同公式 50 89 同时在多个单元格中输入相同内容 50 90 快速输入日期和时间 51 91 将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间 51 92 在 EXCEL中不丢掉列标题的显示 52 93 查看与日期等效的序列数的值 52 94 快速复制单元格内容 53 95 使用自定义序列排序 微软 OFFICE技巧大赛获奖作品 53 96 快速格式化 EXCEL单元格 53 97 固定显示某列 54 98 在 EXCEL中快速编辑单元格 54 99 使用自动填充快速复制公式和格式 55 100 为单元格添加批注 56 101 数据自动输入 56 102 在 EXCEL中快速计算一个人的年龄 57 103 快速修改单元格次序 57 104 将网页上的数据引入到 EXCEL表格中 58 一 图形和图表编辑技巧 58 105 在网上发布 EXCEL生成的图形 58 106 创建图表连接符 59 107 将 EXCEL单元格转换成图片形式插入到 WORD中 60 108 将 WORD内容以图片形式插入到 EXCEL表格中 61 109 将 WORD中的内容作为图片链接插入 EXCEL表格中 61 110 在独立的窗口中处理内嵌式图表 62 111 在图表中显示隐藏数据 62 112 在图表中增加文本框 63 113 建立文本与图表文本框的链接 63 114 给图表增加新数据系列 64 115 快速修改图表元素的格式 65 116 创建复合图表 65 117 对度量不同的数据系列使用不同坐标轴 66 118 将自己满意的图表设置为自定义图表类型 66 119 复制自定义图表类型 67 120 旋转三维图表 67 121 拖动图表数据点改变工作表中的数值 68 122 把图片合并进你的图表 68 123 用图形美化工作表 70 124 让文本框与工作表网格线合二为一 71 125 快速创建默认图表 71 126 快速创建内嵌式图表 71 127 改变默认图表类型 72 128 快速转换内嵌式图表与新工作表图表 72 129 利用图表工具栏快速设置图表 73 130 快速选取图表元素 74 131 通过一次按键创建一个 EXCEL图表 75 132 绘制平直直线 75 一 函数和公式编辑技巧 75 133 巧用 IF 函数清除 EXCEL工作表中的 0 75 134 批量求和 76 135 对相邻单元格的数据求和 77 136 对不相邻单元格的数据求和 78 137 利用公式来设置加权平均 79 138 自动求和 79 139 用记事本编辑公式 80 140 防止编辑栏显示公式 80 141 解决 SUM 函数参数中的数量限制 81 142 在绝对与相对单元引用之间切换 81 143 快速查看所有工作表公式 82 144 实现条件显示 82 一 数据分析和管理技巧 83 145 管理加载宏 83 146 在工作表之间使用超级连接 84 147 快速链接网上的数据 85 148 跨表操作数据 86 149 查看 EXCEL中相距较远的两列数据 86 150 如何消除缩位后的计算误差 微软 OFFICE技巧大赛获奖作品 87 151 利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算 87 152 WEB查询 88 153 在 EXCEL中进行快速计算 89 154 自动筛选前 10 个 89 155 同时进行多个单元格的运算 微软 OFFICE技巧大赛获奖作品 90 156 让 EXCEL出现错误数据提示 91 157 用 超级连接 快速跳转到其它文件 92 一 设置技巧 92 158 定制菜单命令 92 159 设置菜单分隔线 93 160 备份自定义工具栏 93 161 共享自定义工具栏 94 162 使用单文档界面快速切换工作簿 94 163 自定义工具栏按钮 95 一 基本方法 1 快速选中全部工作表 右键单击工作窗口下面的工作表标签 在弹出的菜单中选择 选定全部工作表 命令即可 2 快速启动 Excel 如果想在启动系统自动运行 Excel 可 以这样操作 1 双击 我的电脑 图标 进入 Windows 目录 依次打开 Start Menu Programs 启动 文件夹 2 打开 Excel 所在的文件夹 用鼠标将 Excel 图标 拖到 启动 文件夹 这时 Excel 的快捷 方式就被复制到 启动 文件夹中 下次 启动 Windows 就可快速启动 Excel 了 如 果 Windows 系统已启动 你可用以下方法 快速启动 Excel 方法一 单击 开始 文 档 命令里的任一 Excel 工作簿即可 方 法二 用鼠标从 我的电脑 中将 Excel 应 用程序拖到桌面上 然后从快捷菜单中选 择 在当前位置创建快捷方式 以后启 动时只需双击快捷方式即可 3 快速删除选定区域数据 如果用鼠标右键向上或向左 反向 拖 动选定单元格区域的填充柄时 没有将其 拖出选定区域即释放了鼠标右键 则将删 除选定区域中的部分或全部数据 即拖动过 程中变成灰色模糊的单元格区域 在释放 了鼠标右键后其内容将被删除 4 给单元格重新命名 Excel 给每个单元格都有一个默认的名 字 其命名规则是列标加横标 例如 D3 表 示第四列 第三行的单元格 如果要将某 单元格重新命名 可以采用下面两种方法 1 只要用鼠标单击某单元格 在表的左上 角就会看到它当前的名字 再用鼠标选中 名字 就可以输入一个新的名字了 2 选 中要命名的单元格 单击 插入 名称 定义 命令 显示 定义名称 对话框 在 在当前工作簿中的名称 框里输入名 字 单击 确定 按钮即可 注意 在给单元格命名时需注意名称的第一个字 符必须是字母或汉字 它最多可包含 255 个字符 可以包含大 小写字符 但是名 称中不能有空格且不能与单元格引用相同 5 在 Excel 中选择整个单元格范围 在 Excel 中 如果想要快速选择正在 处理的整个单元格范围 按下 Ctrl Shift 注意 该命令将选择 整个列和列标题 而不是该列表周围的空 白单元格 你将得到所需的单元格 这 一技巧不同于全选命令 全选命令将选择 工作表中的全部单元格 包括那些你不打 算使用的单元格 6 快速移动 复制单元格 先选定单元格 然后移动鼠标指针到 单元格边框上 按下鼠标左键并拖动到新 位置 然后释放按键即可移动 若要复制 单元格 则在释放鼠标之前按下 Ctrl 即可 7 快速修改单元格式次序 在拖放选定的一个或多个单元格至新 位置的同时 按住 Shift 键可以快速修改 单元格内容的次序 方法为 选定单元格 按下 Shift 键 移动鼠标指针至单元格边 缘 直至出现拖放指针箭头 然后进行拖 放操作 上下拖拉时鼠标在单元格间边界 处会变成一个水平 工 状标志 左右拖 拉时会变成垂直 工 状标志 释放鼠标 按钮完成操作后 单元格间的次序即发生 了变化 8 彻底清除单元格内容 先选定单元格 然后按 Delete 键 这 时仅删除了单元格内容 它的格式和批注 还保留着 要彻底清除单元格 可用以下 方法 选定想要清除的单元格或单元格范围 单击 编辑 清除 命令 这时显示 清 除 菜单 选择 全部 命令即可 当然你也可以选择删除 格式 内容 或 批注 中的任一个 9 选择单元格 选择一个单元格 将鼠标指向它单击 鼠标左键即可 选择一个单元格区域 可 选中左上角的单元格 然后按住鼠标左键 向右拖曳 直到需要的位置松开鼠标左键 即可 若要选择两个或多个不相邻的单元 格区域 在选择一个单元格区域后 可按 住 Ctrl 键 然后再选另一个区域即可 若 要选择整行或整列 只需单击行号或列标 这时该行或该列第一个单元格将成为活动 的单元格 若单击左上角行号与列标交叉 处的按钮 即可选定整个工作表 10 为工作表命名 为了便于记忆和查找 可以将 Excel 的 sheet1 sheet2 sheet3 工作命名为容 易记忆的名字 有两种方法 1 选择要改名 的工作表 单击 格式 工作表 重命名 命令 这时工作表的标签上名字将被反白 显示 然后在标签上输入新的表名即可 2 双击当前工作表下部的名称 如 Sheet1 再输入新的名称 11 一次性打开多个工作簿 利用下面的方法可以快速打开多个工 作簿 方法一 打开工作簿 xls 所在的 文件夹 按住 Shift 键或 Ctrl 键 并用鼠 标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿 将它们全部选中 然后按右键单击 选择 打开 命令 系统则启动 Excel 2002 并将上述选中的工作簿全部打开 方法二 将需要一次打开的多个工作簿文件复制到 C Windows Application Data Microsoft Excel XLSTART 文件夹中 以后启动 Excel 2002 时 上述工作簿也同 时被全部打开 方法三 启动 Excel 2002 单击 工具 选项 命令 打开 选项 对话框 点击 常规 标签 在 启动时打开此项中的所有文件 后面的 方框中输入一个文件夹的完整路径 如 d Excel 单击 确定 退出 然后将需 要同时打开的工作簿复制到上述文件夹中 以后当启动 Excel 2002 时 上述文件夹中 的所有文件 包括非 Excel 格式的文档 被 全部打开 方法四 在 Excel 2002 中 单 击 文件 打开 命令 按住 Shift 键或 Ctrl 键 在弹出的对话框文件列表中选择 彼此相邻或不相邻的多个工作簿 然后按 打开 按钮 就可以一次打开多个工作 簿 方法五 用上述方法 将需要同时打 开的多个工作簿全部打开 再单击 文件 保存工作区 命令 打开 保存工作区 对话框 取名保存 以后只要用 Excel 2002 打开该工作区文件 则包含在该工作 区中的所有工作簿即被同时打开 12 快速切换工作簿 对于少量的工作簿切换 单击工作簿 所在窗口即可 要对多个窗口下的多个工 作簿进行切换 可以使用 窗口 菜单 窗口 菜单的底部列出了已打开工作簿 的名字 要直接切换到一个工作簿 可以 从 窗口 菜单选择它的名字 窗口 菜单最多能列出 9 个工作簿 若多于 9 个 窗口 菜单则包含一个名为 其他窗口 的命令 选用该命令 则出现一个按字母 顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话 框 只需单击其中需要的名字即可 13 选定超级链接文本 微软 Office 技巧大赛获奖作品 如果需要在 Excel 中选定超级链接文 本而不跳转到目标处 可在指向该单元格 时 单击并按住可选定单元格 14 快速查找 在执行查找操作之前 可以将查找区 域确定在某个单元格区域 整个工作表 可选定此工作表内的任意一个单元格 或者工作簿里的多个工作表范围内 在输 入查找内容时 可以使用问号 和星 号 作为通配符 以方便查找操作 问 号 代表一个字符 星号 代表一 个或多个字符 需要注意的问题是 既然 问号 和星号 作为通配符使用 那么如何查找问号 和星号 呢 只要在这两个字符前加上波浪号 就可 以了 15 修改默认文件保存路径 启动 Excel 2002 单击 工具 选项 命令 打开 选项 对话框 在 常规 标签中 将 默认文件位置 方框中的内 容修改为你需要定位的文件夹完整路径 以后新建 Excel 工作簿 进行 保存 操 作时 系统打开 另存为 对话框后直接 定位到你指定的文件夹中 16 指定打开的文件夹 我们可以指定打开文件的文件夹 方 法如下 单击 开始 运行 输入 regedit 命令 打开 注册表编辑器 展 开 HKEY CURRENT USER Software Microsoft Office 10 0 Common Open Find Places UserDefinedPlaces 在下面 新建主键 名称为 mydoc 然后在该主 键中新建两个 字符串值 名称分别是 Name 和 Path 值分别为 我的文 件 可以随意命名 和 d mypath 定 位文件夹的完整路径 关闭 注册表编辑 器 重启电脑 以后在 Excel 2002 中进 行 打开 操作时 打开对话框左侧新添 了 我的文件 这一项目 点击该项目 即可进入 d mypath 文件夹 17 在多个 Excel 工作簿间快速切换 按下 Ctrl Tab 可在打开的工作簿 间切换 18 快速获取帮助 对于工具栏或屏幕区 按组合键 Shift F1 鼠标变成带问号的箭头 用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区 它就弹 出一个帮助窗口会显示该元素的详细帮助 信息 19 创建帮助文件的快捷方式 Excel 帮助文件是编译的 HTML 帮助文 件 Xlmain10 chm 存放在安装目录 Office10 2052 目录中 单击并拖拉此文 件到 Windows 快速启动工具栏上 此后 不管 Excel 是否在运行 而且也不用调用 Office 助手 单击 Windows 快速启动工具 栏上的这个图标将引出 Excel 帮助 20 双击单元格某边移动选定单元格 在工作表内移动选定单元格有一种快 捷方法 将鼠标指针放置于选定单元格的一 边 注意要选择与移动方向相关的一边 即要向下移动 就将鼠标指针放置于单元 格的底部 如果要向右移动 就将鼠标指针 放置于单元格的右边 依此类推 这时鼠标 指针变为白色箭头的形状 双击选择单元 格的某边 鼠标指针将沿选定的方向移动 到特定的单元格中 如果此方向相邻单元 格为空白单元格 则将移动到连续最远的 空白单元格中 如果此方向相邻单元格为非 空白单元格 则将移动到连续最远的非空 白单元格中 21 双击单元格某边选取单元格区域 与上一技巧类似 如果在双击单元格 边框的同时按下 Shift 键 根据此方向相 邻单元格为空白单元格或非空白单元格选 取从这个单元格到最远空白单元格或非空 白单元格的区域 22 快速选定不连续单元格 按下组合键 Shift F8 激活 添 加选定 模式 此时工作簿下方的状态栏 中会显示出 添加 字样 以后分别单击 不连续的单元格或单元格区域即可选定 而不必按住 Ctrl 键不放 23 根据条件选择单元格 单击 编辑 定位 命令 在打开的 定位 对话框中单击 定位条件 按钮 根据你要选中区域的类型 在 定位条件 对话框中选择需要选中的单元格类型 例如 常量 公式 等 此时还可以 复选 数字 文本 等项目 单击 确定 按钮后符合条件的所有单元格将 被选中 24 复制或移动单元格 把单元格从一个位置复制或移到另一 个位置 其方法为 选择源单元格 单击 编辑 菜单中的 剪切 或 复制 命 令 选定目标单元格 从 编辑 菜单中 选择 粘贴 命令 则源单元格便被移动 或复制到目标单元格中了 25 完全删除 Excel 中的单元格 想将某单元格 包括该单元格的格式 和注释 从工作表中完全删除吗 只要选 择需要删除的单元格 然后按下 Ctrl 减号 在弹出的对话框中选择单元 格移动的方式 周围的单元格将移过来填 充删除后留下的空间 26 快速删除空行 有时为了删除 Excel 工作簿中的空行 你可能会将空行一一找出然后删除 这样 做非常不方便 你可以利用自动筛选功能 来实现 方法是 先在表中插入新的一行 全空 然后选择表中所有的行 单击 数据 筛选 自动筛选 命令 在每一 列的顶部 从下拉列表中选择 空白 在所有数据都被选中的情况下 单击 编 辑 删除行 然后按 确定 所有的 空行将被删去 注意 插入一个空行是为 了避免删除第一行数据 27 回车键的粘贴功能 回车键也有粘贴功能 当复制的区域 还有闪动的复制边框标记时 虚线框 按 下回车键可以实现粘贴功能 注意 不要 在有闪动的复制边框标记时使用回车键在 选定区域内的单元格间进行切换 此时你 应该使用 Tab 键或方向键进行单元格切换 28 快速关闭多个文件 按住 Shift 键 打开 文件 菜单 单击 全部关闭 命令 可将当前打开的 所有文件快速关闭 29 选定多个工作表 若选择一组相邻的工作表 可先选第 一个表 按住 Shift 键 再单击最后一个 表的标签 若选不相邻的工作表 要按住 Ctrl 键 依次单击要选择的每个表的标签 若要选定工作簿中全部的工作表 可从表 标签快捷菜单中选择 选定全部工作表 命令 30 对多个工作表快速编辑 如果想一次操作多张相同的工作表 省略以后的复制 粘贴操作 可采用以下 方法 按住 Shift 键或 Ctrl 键并配以鼠 标操作 在工作簿底部选择多个彼此相邻 或不相邻的工作表标签 就可以实行多方 面的批量处理 一般情况下 进行的操作 主要有如下几种 1 页面设置 可快速对 选中工作表设置相同的页面 2 输入相同 的数据 可快速在多个工作表中输入相同 的数据 3 快速操作 在多个工作表中进 行一系列相同操作 如设置字号 字体 颜色 进行单元格的合并撤销等 4 输入 公式 快速输入相同的公式 进行公式汁 算 31 移动和复制工作表 不仅可以在一个工作簿里移动和复制 工作表 还可以把表移动或复制到其它工 作簿里 若要移动工作表 只需用鼠标单 击要移动的表的标签 然后拖到新的位置 即可 若要复制工作表 只需先选定工作 表 按下 Ctrl 键 然后拖动表到新位置即 可 当然 用这种方法可以同时移动和复 制几个表 移动后 以前不相邻的表可变 成相邻表 32 工作表的删除 单击 编辑 删除工作表 命令 然 后单击 确定 按钮 则这个表将从工作 簿中永久删除 注意 删除工作表 命 令是不能还原的 删除的工作表将不能被 恢复 33 快速选择单元格 在选择单元格 行 列 时 同时按住 Shift 键可以选中连续的单元格 行 列 在选择单元格 行 列 时 同时按住 Ctrl 键可以选中不连续的单元格 行 列 34 快速选定 Excel 区域 微软 Office 技巧大赛获奖作品 在 Excel 中 要想在工作簿中快速选 定某块区域 只需单击想选定的区域的左 上角单元格 同时按住 Shift 键不放 再 单击想选定的区域的右下角单元格即可 另外 按住 Ctrl 键再用鼠标可任意选定多 个不相邻的区域 事实上选定区域和顺序 无关 只需首先选定矩形区域的一个角的 单元格 在按下 Shift 的同时单击对角单 元格 35 备份工件簿 单击 文件 保存 命令 打开 另 存为 对话框 按右上角的 工具 旁的 下拉按钮 单击 常规选项 在随后弹 出的对话框中 选中 生成备份 选项 单击 确定 按钮保存 以后修改 该工作簿后再保存 系统会自动生成一份 备份工作簿 且能直接打开使用 36 自动打开工作簿 微软 Office 技巧大赛获奖作品 我们只要将某个需要自动打开的工作簿的 快捷方式放到 C Prograrn Files Microsoft Office Office10 XLStart 文件夹中 以后 每次启动时 Excel 都会自动打开相应工作 簿 37 快速浏览长工作簿 当你浏览一个有很长内容的表格时 按下 Ctri Home 键可以回到当前工作表 的左上角 即 A1 单元格 按下 Ctrl End 键可以跳到工作表含有数据 部分的右下角 另外 如果你选取了一些 内容 那么你可以通过重复按 Ctrl 句号 在所选内容的 4 个角 单元格上按顺时针方向移动 38 快速删除工作表中的空行 如果用户想删除 Excel 工作表中的空 行 一般的方法是需要将空行都找出来 然后逐行删除 但这样做操作量非常大 很不方便 下面提供一种快速删除工作表 中的空行的方法 首先打开要删除空行的工 作表 在打开的工作表中单击 插入 列 命令 从而插入一新的列 X 在 X 列中顺序 填入整数 然后根据其他任何一列将表中 的行排序 使所有空行都集中到表的底部 删去所有空行中 X 列的数据 以 X 列重新 排序 然后删去 X 列 39 绘制斜线表头 一般情况下在 Excel 中制作表头 都 把表格的第一行作为表头 然后输入文字 不过 这样的表头比较简单 更谈不上斜 线表头了 能不能在 Excel 中可以实现斜 线表头 下面就是具体的方法 由于作为 斜线表头的单元格都要比其他单元格大 所以首先将表格中第一个单元大小调整好 然后单击选中单元格 单击 格式 单元 格 命令 弹出 单元格格式 窗口 选 择 对齐 标签 将垂直对齐的方式选择 为 靠上 将 文本控制 下面的 自 动换行 复选框选中 再选择 边框 标签 按下 外边框 按钮 使表头外框 有线 接着再按下面的 斜线 按钮 为 此单元格添加一格对角线 设置好后 单击 确定 按钮 这时 Excel 的第一个 单元格中将多出一个对角线 现在双击第 一单元格 进入编辑状态 并输入文字 如 项目 月份 接着将光标放在 项 字前面 连续按空格键 使这 4 个 字向后移动 因为我们在单元格属性中已经 将文本控制设置为 自动换行 所以当 月份 两字超过单元格时 将自动换到 下一行 现在单击表格中任何一处 退出 第一单元格看看 一个漂亮的斜线表头就 完成了 40 绘制斜线单元格 利用 Excel 边框 选项卡的两个斜线 按钮 可以在单元格中画左 右斜线 如 果想在单元格中画多条斜线 就必须利用 绘图 工具 方法是 打开 Excel 的 绘 图 工具 单击 直线 按钮 待光标变 成小十字后拖动光标 即可画出需要的多 条斜线 只要画法正确 斜线可随单元格 自动伸长或缩短 至于斜线单元格的其他 表格线 仍然按上面介绍的方法添加 当 然 斜线单元格的数据输入要麻烦一些 通常的做法是让数据在单元格内换行 按 Alt 回车键 再添加空格即可将数据 放到合适位置 41 每次选定同一单元格 有时 为了测试某个公式 需要在某 个单元格内反复输入多个测试值 但每次 输入一个值后按下 Enter 键查看结果 活 动单元格就会默认移到下一个单元格上 必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格 极不方便 如果你按 Ctrl Enter 组合 键 则问题会立刻迎刃而解 既能查看结 果 当前单元格也仍为活动单元格 42 快速查找工作簿 你可以利用在工作表中的任何文字进 行搜寻 方法为 1 单击工具栏中的 打 开 按钮 在 打开 对话框里 输入文 件的全名或部分名 可以用通配符代替 2 在 文本属性 编辑框中 输入想要搜寻的 文字 3 单击 开始查找 即可 43 禁止复制隐藏行或列中的数据 如果你复制了包含隐藏列 或行 的一 个数据区域 然后把它粘贴到一个新的工 作表 那么 Excel 把隐藏列也粘贴过来了 要想避免这种情况 可以选取你要复制的 数据区域 然后选择 编辑 定位 命令 单击 定位条件 按钮 出现 定位条件 对话框 选中 可见单元格 选项 再复 制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望 的结果 44 制作个性单元格 如果你的表格需要菱形 三角形之类 的特殊单元格 可用以下方法实现 先在单 元格内输入数据 然后打开 绘图 工具 栏 在 自选图形 基本形状 子菜单中 找到需要的图形 单击后光标变成一个小 十字 由单元格左上角向右下角拖动 即 可画出所需形状的单元格 如果单元格的 内容被覆盖 可用鼠标右击刚刚画出的单 元格 选择快捷莱单中 设置自选图形格 式 命令 将 设置自选图形格式 和 颜色与线条 选项卡打开 选中 颜色 填充 下拉列表下 无填充颜色 确定 后单元格内的原有内容即会显示 出来 如果你将 属性 选项卡中的 大 小 位置均随单元格而变 选项选中 它 还会随单元格自动改变大小 一 数据输入和编辑技巧 45 在一个单元格内输入多个值 我们有时需要在某个单元格内连续输 入多个数值 以查看引用此单元格的其他 单元格的效果 但每次输入一个值后按回 车键 活动单元格均默认下移一个单元格 非常不便 其实可以采用以下方法 单击鼠 标选定单元格 然后按住 Ctrl 键再次单击 鼠标选定此单元格 此时 单元格周围将 出现实线框 再输入数据 敲回车键就不 会移动了 46 增加工作簿的页数 单击 插入 工作表 命令 即可在 底部看到一个新名称的工作表 一个工作 簿最多可以有 255 张工作表 47 奇特的 F4 键 Excel 中有一个快捷键的作用极其突出 那就是 F4 键 作为 重复 键 F4 键可以 重复前一次操作 在很多情况下起作用 比如在工作表内加入或删除一行 然后移 动插入点并按下 F4 键以加入或删除另一行 根本不需要使用菜单 48 将格式化文本导入 Excel 1 在 Windows 记事本 中输入格式化 文本 每个数据项之间会被空格隔开 当 然你也可以用逗号 分号 Tab 键作为分隔 符 输入完成后 保存此文本文件并退出 2 在 Excel 中打开刚才保存的文本文件 出现 文本导入向导 3 步骤之 1 对话框 选择 分隔符号 单击 下一步 3 在 文本导人向导 3 步骤之 2 对话框中 选择文本数据项分隔符号 Excel 提供了 Tab 键 分号 逗号以及空格等供你选择 注意 这里的几个分隔符号选项应该单选 你在 预览分列效果 中可以看到竖线分 隔的效果 单击 下一步 4 在 文本 导人向导 3 步骤之 3 对话框中 你可以 设置数据的类型 一般不需改动 Excel 自 动设置为 常规 格式 常规 数据格 式将数值转换为数字格式 日期值转换为 日期格式 其余数据转换为文本格式 单 击 完成 按钮即可 49 快速换行 我们在使用 Excel 制作表格时经常会 遇到需要在一个单元格输入一行或几行文 字的情况 如果输入一行后敲回车键就会 移到下一单元格 而不是换行 有一个简 便实用的操作方法可以实现换行 在选定单 元格输入第一行内容后 在换行处按 Alt 回车键 即可输入第二行内容 再按 Alt 回车键 输入第三行以此类推 50 巧变文本为数字 在工作中 发现一些通过文本文件或 其它财务软件的数据导入 Excel 中后居然 是以文本形式存在的 数字默认是右对齐 而文本是左对齐的 即使是重新设置单元 格格式为数字也无济于事 有一个办法可 以快速地将这些文件转变回数字 在空白的 单元格中填人数字 1 然后选中这个单元格 执行 复制 命令 然后再选中所要转换 的范围 选择 选择性粘贴 中的 乘 你就会发现它们都变为数字了 51 在单元格中输入 0 值 一般情况下 在 Excel 表格中输入诸 如 05 4 00 之类数字后 只要光 标一移出该单元格 格中数字就会自动变 成 5 4 Excel 默认的这种做法让 人使用非常不便 我们可以通过下面的方 法来避免出现这种情况 先选定要输入诸如 05 4 00 之类数字的单元格 鼠 标右键单击 在弹出的快捷菜单中单击 设置单元格格式 在接着出现的界面 中选 数字 标签页 在列表框中选择 文本 单击 确定 这样 在这些 单元格中 我们就可以输入诸如 05 4 00 之类的数字了 52 将数字设为文本格式 不论是否对含有数字的单元格应用了 文本格式 Excel 都会将数字保存为数字数 据 若要使 Excel 将类似零件号码的数字 解释为文本 首先应将空白单元格设置成 文本格式 然后键入数字 如果已经输入 了数字 那么也可以将它更改成文本形式 方法是 1 选择含有要设置成文本格式的 数字单元格 2 单击 格式 单元格 命 令 然后单击 数字 选项卡 3 在 分类 列表中 单击 文本 然后再 单击 确定 4 单击每个单元格 按 F2 键 然后再按 Enter 键重新输入数据 53 快速进行单元格之间的切换 微软 Office 技巧大赛获奖作品 在 Excel 中 可以用以下方法实现在一 个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单 元格之间的切换 方法如下 用鼠标圈定一 定区域后 按 Tab 键可使目标单元格向后 移 按 Shift Tab 可向前移 这样就可 以在键盘上连续输入一组数据而不需用鼠 标 从而提高输入速度 提示 事实上 采用此方法最大的好处是 在一行的最后 一个单元格 继续按 Tab 则可以转到下一 行开始的单元格 在选定区域最后一行的最 后一个单元格继续按 Tab 则会回到选定区 域第一行第一个单元格 同样用 Enter 可 以按列输入数据 54 在同一单元格内连续输入多个测试值 一般情况下 当我们在单元格内输入 内容后按回车键 鼠标就会自动移到下一 单元格 如果我们需要在某个单元格内连 续输入多个测试值以查看引用此单元格的 其他单元格的动态效果时 就需要进行以 下操作 单击 工具 选项 编辑 取消 选中 按 Enter 键后移动 选项 从 而实现在同一单元格内输人多个测试值 55 输入数字 文字 日期或时间 单击需要输入数据的单元格 键入数 据并按 Enter 或 Tab 键即可 如果是时间 用斜杠或减号分隔日期的年 月 日部分 例如 可以键入 9 5 96 或 Jun 96 如果 按 12 小时制输入时间 请在时间数字后空 一格 并键入字母 a 上午 或 p 下午 例如 9 00 p 否则 如果只输入时间数 字 Excel 将按 AM 上午 处理 56 快速输入欧元符号 先按下 Alt 键 然后利用右面的数字 键盘 俗称小键盘 键入 0128 这 4 个数字 松开 Alt 键 就可以输入欧元符号 57 将单元格区域从公式转换成数值 有时 你可能需要将某个单元格区域 中的公式转换成数值 常规方法是使用 选择性粘贴 中的 数值 选项来转换 数据 其实 有更简便的方法 首先选取包 含公式的单元格区域 按住鼠标右键将此 区域沿任何方向拖动一小段距离 不松开鼠 标 然后再把它拖回去 在原来单元格区 域的位置松开鼠标 此时 单元格区域边 框变花了 从出现的快捷菜单中选择 仅 复制数值 58 快速输入有序文本 如果你经常需要输入一些有规律的序 列文本 如数字 1 2 日期 1 日 2 日 等 可以利用下面的方法来实现 其快速输入 先在需要输入序列文本的第 1 第 2 两个单元格中输入该文本的前两个 元素 如 甲 乙 同时选中上述两 个单元格 将鼠标移至第 2 个单元格的右 下角成细十字线状时 我们通常称其为 填充柄 按住鼠标左键向后 或向 下 拖拉至需要填入该序列的最后一个单 元格后 松开左键 则该序列的后续元素 如 丙 丁 戊 依序自动填入 相应的单元格中 59 输入有规律数字 有时需要输入一些不是成自然递增的 数值 如等比序列 2 4 8 我们 可以用右键拖拉的方法来完成 先在第 1 第 2 两个单元格中输入该序列的前两个数 值 2 4 同时选中上述两个单元格 将鼠标移至第 2 个单元格的右下角成细十 字线状时 按住右键向后 或向下 拖拉 至该序列的最后一个单元格 松开右键 此时会弹出一个菜单 选 等比序列 选项 则该序列 2 4 8 16 及其 单元格格式 分别输入相应的单元格中 如果选 等差序列 则输入 2 4 6 8 60 巧妙输入常用数据 有时我们需要输入一些数据 如单位 职工名单 有的职工姓名中生僻的字输入 极为困难 如果我们一次性定义好 职工 姓名序列 以后输入就快多了 具体方 法如下 将职工姓名输入连续的单元格中 并选中它们 单击 工具 选项 命令打 开 选项 对话框 选 自定义序列 标 签 先后按 导入 确定 按钮 以后在任一单元格中输入某一职工姓名 不一定非得是第一位职工的姓名 用 填充柄 即可将该职工后面的职工姓名 快速填入后续的单元格中 61 快速输入特殊符号 有时候我们在一张工作表中要多次输 入同一个文本 特别是要多次输入一些特 殊符号 如 非常麻烦 对录入速度 有较大的影响 这时我们可以用一次性替 换的方法来克服这一缺陷 先在需要输入 这些符号的单元格中输入一个代替的字母 如 X 注意 不能是表格中需要的字母 等表格制作完成后 单击 编辑 替换 命令 打开 替换 对话框 在 查 找内容 下面的方框中输入代替的字母 X 在 替换为 下面的方框中输入 将 单元格匹配 前面的钩去掉 否则会无法替换 然后按 替换 按 钮一个一个替换 也可以按 全部替换 按钮 一次性全部替换完毕 62 快速输入相同文本 有时后面需要输入的文本前面已经输 入过了 可以采取快速复制 不是通常的 Ctrl C Ctrl X Ctrl V 的方法来完成输入 1 如果需要在一些连 续的单元格中输入同一文本 如 有限公 司 我们先在第一个单元格中输入该 文本 然后用 填充柄 将其复制到后续 的单元格中 2 如果需要输入的文本在同 一列中前面已经输入过 当你输入该文本 前面几个字符时 系统会提示你 你只要 直接按下 Enter 键就可以把后续文本输入 3 如果需要输入的文本和上一个单元格的 文本相同 直接按下 Ctrl D 或 R 键就可以完成输入 其中 Ctrl D 是向 下填充 Ctrl R 是向右填充 4 如果 多个单元格需要输入同样的文本 我们可 以在按住 Ctrl 键的同时 用鼠标点击需要 输入同样文本的所有单元格 然后输入该 文本 再按下 Ctrl Enter 键即可 63 快速给数字加上单位 有时我们需要给输入的数值加上单位 如 立方米 等 少量的我们可以直 接输入 而大量的如果一个一个地输入就 显得太慢了 我们用下面的方法来实现单 位的自动输入 先将数值输入相应的单元格 中 注意 仅限于数值 然后在按住 Ctrl 键的同时 选取需要加同一单位的单元格 单击 格式 单元格 命令 打开 单元 格格式 对话框 在 数字 标签中 选中 分类 下面的 自定义 选项 再 在 类型 下面的方框中输入 立 方 米 按下确定键后 单位 立 方米 即一次性加到相应数值的后面 64 巧妙输入位数较多的数字 大家知道 如果向 Excel 中输入位数 比较多的数值 如身份证号码 则系统 会将其转为科学计数的格式 与我们的输 入原意不相符 解决的方法是将该单元格 中的数值设置成 文本 格式 如果用命 令的方法直接去设置 也可以实现 但操 作很慢 其实我们在输入这些数值时 只 要在数值的前面加上一个小 就可以了 注意 必须是在英文状态下输入 65 将 WPS Word 表格转换为 Excel 工作表 有时需要将 WPS Word 编辑过的表格 转换成 Excel 工作表 可利用 Excel 的数 据库操作 宏操作等功能进行分析 处理 转换方法非常简单 1 启动 WPS Word 打 开 WPS Word 文档 拖动鼠标 选择整个 表格 再在 编辑 菜单中选择 复制 命令 2 启动 Excel 打开 Excel 工作表 单击目标表格位置的左上角单元格 再在 编辑 菜单中选择 粘贴 命令 注 若需将老版本的 WPS 表格转换为 Excel 工 作表 应先将其用 WPS97 WPS2000 WPS Office 或 Word 打开 再进行转换 66 取消单元格链接 将链接单元格格式更改为数值格式就 可以取消单元格链接 方法如下 选择包含 链接的单元格 然后单击 复制 按钮 保持该格处于选中状态 单击鼠标右键选 择 选择性粘贴 命令选择 数值 后单 击 确定 单元格内容就被单元格实际 数值替代 与其它源文件的链接就删除了 67 快速输入拼音 选中已输入汉字的单元格 然后单击 格式 拼音信息 显示或隐藏 命令 选中的单元格会自动变高 再单击 格式 拼音信息 编辑 命令 即可在汉字上 方输入拼音 单击 格式 拼音信息 设 置 命令 可以修改汉字与拼音的对齐关 系 68 插入 首先选择要插入 的单元格 在 字体下拉列表中选择 Marlett 字体 输 入 a 或 b 即在单元格中插入了 69 按小数点对齐 有以下两种方法使数字按小数点对齐 1 选中位数少的单元格 根据需要单击格 式工具栏上的 增加小数位数 按钮多次 将不足位数补以 0 2 选中位数少的单元 格 右键单击选择 设置单元格格式 命 令 在弹出的窗口中单击 数字 标签 选中 数值 在右面的 小数位数 中 输入需要的 程序就会自动以 0 补足位 数 同样 对于位数多的单元格 如果设 置了较少的小数位数 程序会自动去掉后 面的数字 70 对不同类型的单元格定义不同的输入法 在一个工作表中 通常既有数字 又 有字母和汉字 于是 我们在编辑不同类 型的单元格时 需要不断地切换中英文输 入法 这不但降低了编辑效率 而且让人 觉得麻烦 下面的方法能让 Excel 针对不 同类型的单元格 实现输入法的自动切换 1 选择需要输入汉字的单元格区域 单击 数据 有效性 命令 在 数据有效性 对话框中选择 输入法模式 选项卡 在 模式 下拉列表中选择 打开 单击 确定 按钮 2 同样 选择需要输 入字母或数字的单元格区域 单击 数据 有效性 命令 选择 输入法模式 选 项卡 在 模式 下拉列表中选择 关闭 英文模式 单击 确定 按钮 此后 当插入点处于不同的单元格时 Excel 会根 据上述设置 自动在中英文输入法间进行 切换 从而提高了输入效率 71 在 Excel 中快速插入 Word 表格 1 打开 Word 表格所在的文件 2 打开 要处理 Word 表格的 Excel 文件 并调整好 两窗口的位置 以便看见表格和要插入表 格的区域 3 选中 Word 中的表格 4 按住 鼠标左键 将表格拖到 Excel 窗口中 松 开鼠标左键将表格放在需要的位置即可 72 设置单元格字体 选定要格式化的全部单元格或单个单 元格中的指定文本 单击 格式 单元格 命令 在 字体 框中 单击所需字体 在 字号 框中 单击所需的字体大小即 可 另外 如果某一单元格中的少量 数据不可见 那么可减小这些数据字体的 大小 而不用调整列的宽度 以显示单元 格中所有数据 73 在一个单元格中显示多行文字 选定要设置格式的单元格 单击 格 式 单元格 命令 在打开的单元格格式 对话框中选中 对齐 选项卡下的 自动 换行 复选框 即可 74 将网页上的数据引入到 Excel 表格 网页上表格形式的信息可以直接从浏 览器上复制到 Excel 中 而且效果极佳 你可以选中信息并复制它 然后将信息粘 贴到 Excel 中 或者可以选中信息并将其 拖放到 Excel 中 使用这种 拖放 方法 传输和处理任何基于网络的表格数据会显 得非常简单并且异常快捷 在 Excel 2002 中 你可以像使用 Excel 工作表那样打开 Html 文件 并获得同样的功能 格式及编 辑状态 75 取消超级链接 下面介绍两个方法 让你方便地取消 Excel 中的超级链接 1 如果正在输入 URL 或 E mail 地址 在输入完毕后敲回车 键 刚才输入的内容会变成蓝色 此时单 击智能标记选择 撤消超链接 命令即可 2 如果在工作表中已存在超级链接 右键 单击单元格 在快捷菜单中选择 取消超 链接 命令即可 76 编辑单元格内容 双击要键入数据的单元格 直接输入 数据或对其中内容进行修改 完成后若要 确认所做的改动 按 Enter 键即可 若取消 所做的改动 按 Esc 键 另外 你还可以 单击单元格 再单击工作表上边的编辑栏 你就可以在编辑栏中编辑单元格中的数据 了 77 设置单元格边框 选择要添加边框的所有单元格 单击 格式 单元格 命令 选择 边框 选 项卡 然后在 样式 中选中所需的 线型样式 同时可以在 颜色 中指定不 同的颜色 再单击 外边框 按钮 最后 单击 确定 按钮即可 要设置含有旋转 文本的选定单元格的样式 单击 格式 单元格 命令 选择 边框 选项卡 然 后使用 预置 下的 外边框 和 内部 按钮 边框应用于单元格的边界 它会和 文本旋转同样的角度 78 设置单元格文本对齐方式 选择要设置文本对齐的单元格 单击 格式 单元格 命令 单击 对齐 标 签 然后根据需要设置文本对齐方式即可 79 输入公式 单击将要在其中输入公式的单元格 然后键入 等号 若单击了 编辑公式 按钮或 粘贴函数 按钮 Excel 将插入一 个等号 接着输入公式内容 按 Enter 键 80 输入人名时使用 分散对齐 微软 Office 技巧大赛获奖作品 在 Excel 表格中输入人名时为了美观 我们一般要在两个字的人名中间空出一个 字的间距 按空格键是一个办法 但是我 们这里有更好的方法 我们以一列为例 将名单输入后 选中该列 点击 格式 单元格 对齐 在 水平对齐 中选择 分散对齐 最后将列宽调整到最合适 的宽度 整齐美观的名单就做好了 81 隐藏单元格中的所有值 微软 Office 技巧大赛获奖作品 有时候 我们需要将单元格中所有值 隐藏起来 这时你可以选择包含要隐藏值 的单元格 单击 格式 单元格 命令 选择 数字 选项卡 在 分类 列表中 选择 自定义 然后将 类型 框中已 有的代码删除 键入 3 个分号 即 可 提示 你也许奇怪为什么会这样 其实单元格数字的自定义格式是由正数 负数 零和文本 4 个部分组成 这 4 个部 分用 3 个分号分隔 哪个部分空 相应的 内容就不会在单元格中显示 现在都空了 当然就都不显示了 82 恢复隐藏列 通常 选择隐藏列两边列上的单元格 然后选择 格式 列 取消隐藏 菜单项 可以恢复隐藏的列 其实恢复隐藏列还有 一种快捷方法 将鼠标指针放置在列标的分 割线上 例如 若隐藏 B 列 则将鼠标指 针放置在列 A 和列 C 的分割线上 轻轻地 向右移动鼠标指针 直到鼠标指针从两边 有箭头的单竖变为两边有箭头的双竖杠 此时拖动鼠标就可以打开隐藏的列 83 快速隐藏 显示选中单元格所在行和列 微软 Office 技巧大赛 获奖作品 在 Excel 中隐藏行或列 通常可以通 过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实 现 或者是选中行号或列标后通过鼠标右 键的快捷菜单来完成 对于分散的单元格 区域 可以这样快速隐藏 快速隐藏选中 单元格所在行 Ctrl 9 快速隐藏选 中单元格所在列 Ctrl 0 取消行隐 藏 Ctrl Shift 9 取消行隐藏 Ctrl Shift 0 84 彻底隐藏单元格 在很多时候我们会将一些行或列的内 容隐藏起来不让别人查看 但是如果用户 复制包含隐藏行或列的区域 这样隐藏的 内容就会在粘贴的新的工作表中出现 降 低了隐藏效果 如果要想避免这种情况 我们可以先选中要复制的区域 然后单击 编辑 定位 命令 在打开的对话框中 点击 定位条件 按钮 在定位条件对话 框中选中 可见单元格 选项 这样就 可以避免上面所发生的情况了 85 用下拉列表快速输入数据 如果某些单元格区域中要输入的数据 很有规律 如学历 小学 初中 高中 中 专 大专 本科 硕士 博士 职称 技 术员 助理工程师 工程师 高级工程师 等 你希望减少手工录入的工作量 这时 我们就可以设置下拉列表实现选择输入 具体方法为 选取需要设置下拉列表的单 元格区域 单击 数据 有效性 命令 从 数据有效性 对话框中选择 设置 选项卡 在 允许 下拉列表中选择 序 列 在 来源 框中输入我们设置下拉 列表所需的数据序列 如 技术员 助理 工程师 工程师 高级工程师 并确保 复选框 提供下拉箭头 被选中 单击 确定 按钮即可 这样在输入数据 的时候 就可以单击单元格右侧的下拉箭 头选择输入数据 从而加快了输入速度 86 快速输入自定义短语 使用该功能可以把经常使用的文字定 义为一条短语 当输入该条短语时 自 动更正 便会将它更换成所定义的文字 定义 自动更正 项目的方法如下 单击 工具 自动更正选项 命令 在弹出的 自动更正 对话框中的 替换 框中键 入短语 如 电脑报 在 替换为 框 中键入要替换的内容 如 电脑报编辑部 单击 添加 按钮 将该项目添加到项 目列表中 单击 确定 退出 以后只要 输入 电脑报 则 电脑报编辑部 这 个短语就会输到表格中 87 设置单元格背景色 选择要设置背景色的单元格 单击 格式 单元格 命令 然后单击 图案 选项卡 要设置带有图案的背景色 请在 颜色 框中单击选中一种颜色 然后单 击 图案 下拉菜单 选择所需的图案样 式和颜色即可 88 快速在多个单元格中输入相同公式 先选定一个区域 再键入公式 然后 按 Ctrl Enter 组合键 可以在区域内 的所有单元格中输入同一公式 89 同时在多个单元格中输入相同内容 选定需要输入数据的单元格 单元格 可以是相邻的 也可以是不相邻的 然后 键入相应数据 按 Ctrl Enter 键即可 90 快速输入日期和时间 当前日期 选取一个单元格 并按 Ctrl 当前时间 选