工程用物资管理办法-材料管理制度确认.doc

制度名称工程用物资管理办法材料管理制度受控状态编 号CG001执行部门采购部、项目部监督部门财务部考证部门总经办一、工程用物资分类施工项目在施工生产过程中所耗用的材料物资品种、规格繁多，用量大，收发频繁，用途各异，各种材料物资的供应渠道和在施工生产中所起的作用也不尽相同。为了做好材料物资核算工作，加强材料物资管理，正确反映各种材料在工程施工成本中的比重，施工项目一般可以按照材料物资在施工生产过程中的用途对其作如下分类：1.主要材料它是指用于工程施工并构成工程实体的各种材料，包括黑色金属材料（如钢材等）、有色金属材料（如铜材、铝材等）、木材（如原条、原木方材、板材等）、硅酸盐材料（如水泥、砖、瓦、石灰、砂、石等）、小五金材料（如合叶、圆钉、螺丝钉、镀锌铅丝等）、陶瓷材料（如瓷砖、瓷洗手盆等）、电器材料（如电灯、电线、电缆等）、化工材料（如油漆材料）等。01钢材线材（盘条） 圆钢 线材 螺纹钢 型钢（槽钢、角钢、工字钢、方钢、六角钢、扁钢、八角钢、钢板、 钢带） 钢管（用于钢架管的入周转） 钢丝绳等03木材锯材（用于架板、龙骨入周转）、板类（胶合板 纤维板 木工板等）04建材水泥 砂制品 石制品 玻璃 防水材料 耐火材料及制品 石材（天然大理石、天然花岗石建筑板材、 建筑水磨石制品） 保温材料 滑石粉 防水粉 瓷砖 马赛克 装饰与吸声板材05地材06砖 各种砌块（机红砖 机青砖 空心砌块 粉煤灰砖 炉渣砖 普通混凝土小型空心砌块 轻集料混凝土、 小型空心砌块、蒸压加气混凝土砌块、粉煤灰砌块、石膏砌块、泡沫混凝土砌块等） 瓦 石灰及石灰制品 砂 石子 石膏 混凝土（商砼）07五金各类铁钉 各型号铁丝 建筑大小五金 金属丝制品 钢丝绳 其它五金 焊接材料（普通电焊条 有色金属条 塑料焊线 焊剂 其它焊接材料） 08化工有机化学产品 无机化学产品 油漆及辅助材料 颜料 染料 粘合剂 化学试剂 炸药 火药 装饰涂料 砼外加剂（减水剂、早强剂、速凝剂、缓凝剂、其它外加剂等） 其它化工材料09电料电线 电缆（用于施工临时用电入周转） 灯具 高低压绝缘材料 各种电器开关 闸刀 照明和绝缘材料 各种电杆架设材料 电闸箱（用于施工临时用电入周转） 其它电料材料10水暖水暖管道材料 水暖管道零件及配件 卫生陶瓷及各种大小便器 其它水暖材料11机配件各种汽车配件 机械零、配件 振动机具配件 其它机配件等12其他燃料（煤炭、汽油、煤油、柴油）润滑油 棉麻产品 纺织品 纸类产品 农副产品 日用杂品 橡胶制品 塑料及制品 合成革 玻璃制品 工具【100元以下的手工工具及小型机具、各种金属切削工具、各种非金属切削工具、砂轮划片、切割工具、焊接工具、刀卡具、钻、锯、其它工具等】 2.结构件它是指经过吊装、拼砌和安装就能构成房屋、建筑物实体的各种金属的、钢筋混凝土的、混凝土的或木质的结构物、构件、砌块等。比如钢窗、木门、铝合金门窗、塑钢门窗、钢木屋架、钢筋混凝土预制件（如预制板、预制梁）等。3.机械配件它是指施工机械、生产设备、运输设备等各种机械设备替换、维修用的各种零件和配件，以及为机械设备准备的备品、备件。如曲轴、活塞、轴承、齿轮、阀门等。4.其他材料它是指不构成工程实体，但有助于工程实体的形成或便于施工生产进行的各种材料。如燃料、油料、饲料、擦拭材料、氧气、速凝剂、催化剂、润滑油、冷冻剂、爆炸材料、防腐材料、绳索等。5.周转材料它是指在施工生产过程中能够多次使用，可以基本保持其原有的实物形态，并逐渐转移其价值的工具性材料。如木模板、钢模板（包括配合模板使用的支撑材料、扣件等）、挡土板、脚手架（如搭脚手架用的竹竿、木杆钢管、跳板等），以及塔吊使用的轻轨、枕木等。周转材料分类分类明细范围摊销方法模板浇灌混凝土用的木模、钢模等，包括配合模板使用的支撑材料、滑膜材料和扣件等在内。按固定资产管理的固定钢模和现场使用固定大模板则不包括在内。挡板土方工程使用的挡土板，包括用于挡板的支撑材料脚手工具架料是指搭脚手架用的竹竿、木杆、竹木跳板、钢管及其扣件等，钢架管、钢脚手板、碗扣式脚手架 其它脚手工具。周转用木材木架板 竹架板 木顶柱 木龙骨 多层板 清水板 竹胶板周转用电器电缆 防水线 电焊线 镝灯 射灯 配电柜 其他配电设备其他其他周转材料6.低值易耗品它是指使用期限较短、单位价值较低，不够固定资产标准的各种物品。如各种工具、管理用具、劳保用品（工作服、工作帽、肥皂、手套、口罩、防护镜、防毒面具、安全帽、安全带、安全网等其它劳保用品等 ）玻璃器皿等。（工具-锯弓子、手钳、大锤、小锤、扳手、管钳子等：机具-砂轮机、电焊机、角磨机、切割机等电动机具；） 低值易耗品分类分类明细范围摊销方法生产工具生产用的土方机具、焊接机具、混凝土机具、木工机具、切割打孔机具、测量器具、刀具、量具、模具、夹具等工具以及各种辅助工具如扳手、千斤顶、铁锹、钻头、钳子、扳手、手推车、铁镐等。详见周转材料摊销表行政工具财会电动装订机桌椅、书架、文件柜、稳压器、电暖器、灭火器。工具单值100元，单次采购总额300元以下采购当期一次性摊销。 劳动用品工作服、工作鞋、安全带、安全帽、手套、面罩和其他防护用品a)工队工作服、安全带、手套、口罩-费用由工队负担；b)项目人员工作服-费用进入工程成本；c)安全帽-费用按内部使用价格进入工程成本，管理人员用安全帽施工期间由个人进行保管，若丢失或损坏照价赔偿。生活用具炊事用具、医疗器具、棉被、床架等详见周转材料摊销表其他用具其他是指除以上各类之外的用具。详见周转材料摊销表7、临时设施是指建筑业企业为保证施工和管理的进行而建造的各种简易设施，包括现场临时作业棚、机具棚、材料库、办公室、休息室、厕所、化灰池、储水池、沥青锅灶等设施；临时道路、围墙；临时给排水、供电、供热等管线；临时性简易周转房，以及现场临时搭建的职工宿舍、食堂、浴室等临时福利设施。8、办公用品（参见公司物资管理办法中的行政办公用品管理规定）项目部现场办公用纸张、文具、文件盒等办公用品 及生活用品。 9、固定资产（参见公司物资管理办法中的固定资产管理规定）项目部使用的相机、电脑等电子设备，及工程用的交通、运输工具、及公司购买的工程用机械等。在对材料物资的分类中，包括了周转材料和低值易耗品、临时设施。不过，从其性质上来看，它们并不具备一般材料的特征，在施工生产过程中的作用与其他四种材料也不同。周转材料和包装物一般能多次参加施工生产过程而不改变其实物形态，其价值也不是一次转入工程成本，而是分次、陆续转移到工程成本中去。有的周转材料或低值易耗品在使用中还会需要进行修理，报废时还存在残值。因此，周转材料和低值易耗品具有劳动资料的性质，这一点与固定资产类似。但由于它们的品种、规格复杂繁多，耗用量大，单位价值较低，使用期限较短，需要经常替换，如果都作为固定资产来管理和核算，会过于繁琐，而且会带来许多不便。因此，在实际工作中，建筑业企业一般将它们也归入材料物资类，但在管理与核算上，应采用固定资产和材料的管理与核算相结合方法进行。另外，按照材料物资的存放地点不同可以分为在途材料、库存材料、委托加工材料等三大类。如果施工项目的材料物资类别、品种、规格繁多，还可以在上述分类的基础上按其自然属性、物理性能、技术特征、规格型号、等级、成分等标准进一步分类并编制材料物资目录。例如，主要材料还可以分为黑色金属材料、有色金属材料、木料、硅酸盐材料、五金材料、电器材料、化工材料等类别。在材料物资目录中，一般应列明各种材料物资的类别、编号、名称、规格、计量单位和计划单价等内容。在组织会计核算时，施工项目部一般设置“在途物资”、“原材料”、“委托加工物资”、“周转材料”等科目来核算材料物资的采购、仓储、发出等业务。二、工程用材料物资采购计划管理1采购计划编制依据每个项目开工前，由项目部经理组织设计部、质量技术部、预算部等相关部门的人员、与生产副总、经营副总、总经理，进行施工前项目会议。会议内容包括合同分析、图纸汇审、预算分析、技术分析（工艺要求）等内容。项目经理必须在熟知合同重点，设计理念，技术交底，人工、材料等预算内容，根据以上内容，项目经理结合施工实际进度提出采购计划。（附件：采购计划表）2采购计划内容要求采购计划应由项目经理提前7天提出申请，写清材料数量、规格、品牌、质量等要求，交采购部采购。未注明相关参数（如品名、规格型号、使用要求等）造成采购员无法判别的，采购员应及时通知项目部，项目部与质量技术部负责人沟通后，重新填写物资申购单后，采购部再行采购。材料采购计划表物资名称品名规格适用产品上旬中旬下旬库存量订购量单号用量单号用量单号用量 物资申购单申请部门部门编号项目编号需求时间收货地址联系人联系电话申请理由采购对象固定资产 生产用料 办公用品（家具、文具） 办公用品（其他） 低值易耗品 其他采购项目描述名称规格用途数量需求日期预计单价金额预算情况年度预算已用预算部门可用预算预算编号尚余预算审核财务部申请人使用部门经理预算负责人 物资请购申请表请购项目品名规格料号部门数量用途说明需要日期预算编号总经理生产部经理采购总监经办人料别原料 物料 设备 零配件 其他交货情况一次交货 分批询价记录供应商名称单价总价交货期及品质供应商选择参考资料库存量可用天数请购量可用天数前次购买单价供应商总经理采购部经理主管副总采购专员（详见公司印刷采购材料用表格）3采购审批权限规定常规材料，采购价值在一千元以内的由项目经理审批后，采购员进行采购；赏规材料，采购价值在一万元以内的，由项目经理审核后，生产副总审批后，采购员进行采购；特殊材料、设备、工具（非生产直接用材料）或总值一万以上，单值五千元以上的，由项目经理和生产副总审核后，由经营部副总和总经理审批后方能购买。如因工地急需或路途较远，确需在当地采购的材料，要经过生产副总和经营副总联合审批后，方可办理，并按照公司采购办法办理报销手续。（采购内业办理报销手续并登记账薄）三、工程用材料价格管理1.供应商信息库的价格管理采购人员在把物资供应商的信息录入信息库前必须对供应商进行综合考评，对其生产能力、质量保证、付款要求、售后服务、产品特点等进行比较，并以报告的形式上报经营副总、总经理批准，确保录入信息库的资料正确、有效。采购专员采购前应调取供应商信息库，对历史价格信息进行了解。2.采购员询价管理采购部在接到采购计划书（物资采购申请单）时，应立即安排相关采购员接手采购任务。采购员首先应和库房管理员联系，查看相关材料的现有库存量，若现有库存量不足或库存无相关材料时，材料员则应积极展开调查了解相关材料市场信息，走访市场，进行供应商调查与询价，必须做到货比三家。采购员将走访信息进行汇总上报采购经理，采购经理将走访询价信息与项目部、经营部共同进行商讨，最终确定最合适的材料供应商。如采购非常规材料无法比较价格，或采购价格明显高于市场行情（网上询价）或高于历史价格的，必须报总经理审批，说明具体原因，确因市场应急价格无法调整 ，总经理与副总协商，通过审批后方能采购。3.采购三比一算原则采购部对于采购的物资必须进行三比一算，即比质量(品牌）、比价格、比售后服务、算成本。采购部尽量开发直接采购渠道。4.采购挂账采购部对于挂账的物资必须要经常进行询价，确保不能高于市场价格，挂账金额超过现金采购的金额，如高于资金成本必须经总经理审批后方能采购。采购产品必须含票，含票比例不能少于60%，另含票加价不能超过税点。（财务要求）5.价格回访集团总部定期安排神秘人进行价格回访，如发现因工作能力问题造成采购价格过高的，纳入绩效考核范围进行处罚，如发现有回扣行为，根据情节严重交于公司或公安局处理。6.价格折扣激励如采购价格在同质、同规格、同品牌的情况下，明显低于市场行情，并且账期符合公司规定，在付款时产生现金折扣的行为，按公司规定给与相应的奖励。四、材料时间管理1.采购计划时间规定常规材料项目经理必须提前7天提出采购计划，（同种材料如在三天内再次提出采购计划，或采购计划超出使用量的20%，将列入项目经理绩效考核中计划管理欠缺范围）急用材料项目经理必须提前三天提出采购计划，定制材料必须提前两个月提出采购计划。（根据项目合同和生产周期来确定）2.采购的询价时间规定规格性产品询价时间不能超过24小时，特殊材料询价时间不能超过48小时，定制产品不能超过合同要求期限。3.采购材料时间规定常规材料在一周内完成采购，急用材料本着特事特办原则，立即采购，必须在三天内完成采购，特殊材料，或单宗价格较高的十天之内必须完成采购。货到现场为采购完成时间。1) 材料入库时间规定：采购专员发货时必须附带一份发货明细清单（供应商出库单），库管员和项目材料管理负责人联合进行验收必须在48小时内完成，并报送入库单扫描件给采购内业（附数量、质量、规格检验情况）如因材料数量过多，进行抽检的，最迟也必须在一个月内完成检验。2) 材料出库时间规定：库管员对于当月出库的材料出库单，附材料使用人签字，汇总后每月25日前报采购内业一份材料消耗表。3) 领导审批时间规定：无论领导工作多忙，审批时间不能超过48小时，如遇出差情况，先行电话沟通，后续回公司后在48小时内补签完成。4) 报账时间规定：符合规定的票据，必须在一周内进行报账处理，如需调整的票据必须在每个月的25日前进行报账处理。如因票据丢失，数量不符，质量不合格等情况，而未能在当月内处理完成的，必须请示总经理后方能跨月办理，并计入绩效考核范围。五、材料验收、库存管理1.材料的验收入库1.1主料、辅料、工机具及劳保用品的入库采购员购回的材料须经项目经理或指定技术人员（对质量负责）和仓库管理员（对数量负责）验收签字后方可报销。技术人员对不符合采购要求的材料（即与材料采购计划要求不符，以及票据清单未注明相关参数要求致使无法判别的）有权拒收，因此造成的后果，由采购员承担。仓库管理员对数量与票据清单上的数量不符的材料，有权进行拒收，并及时与采购员联系，让采购员及时与厂家联系，查明错误产生的原因并及时解决。材料验收必须在48小时内完成（如质量、规格、数量等有问题必须在三天之内反馈给采购部），并于一周内报送入库单扫描件给采购内业（附数量、质量、规格检验情况）如因材料数量过多，进行抽检的，最迟也必须在一个月内完成检验。）入库单一式三份，一份库管留存，一份给采购员（做报销用），一份给采购内业。入库完成后，库管员把入库单和发货明细单同时返回采购内业员。出库单一式三份，一份库管留存，一份给采购内业，一份给工队领料人签字后做为材料消耗表的附件。1.2周转材料及低值易耗品的入库采购员购回周转材料及低值易耗品时，必须先将采购明细报公司物资管理专员处登记，公司物资管理专员办理入库登记手续后再转拨各使用项目（程序类似于办公用品的领用）。采购员对于周转材料及低值易耗品的报销附件必须包括：公司物资管理部入库单、项目部入库单、采购明细清单等资料。（如核算部单设内业，也可让核算部内业代行政专员按些流程办理）财务设置周转材料及低值易耗品明细账核算，按次摊销成本。1.3临时设施项目经理提报临时设施的相关材料采购申请时，必须标明临时设施用，采购部报销时也同样标明临时设施（使用项目名称），财务对于临时设施单独核算成本。库管员在材料入库时直接标注临时设施科目。2.材料的库存管理仓库管理员在接收到项目部下发的采购计划时，则应积极做好材料入库前的准备工作（根据材料的质地、规格、工程使用频率等因素确定材料置放地点）。材料到库后，积极配合技术人员将材料验收入库（对于量大不能及时验收的材料必须在规定的时间段内验收完毕），对于不合格的材料拒绝入库，并及时与采购员联系。材料入库后，库管员必须及时填制材料入库单（填制入库单时必须遵循“不同的物料采用不同的计量单位，同一物料前后计量单位必须一致”的原则）并将填制好的入库单及时返回采购部（7天之内）以备采购进行报销。严格杜绝仓管员积压库存单据。超过一个月未能报账的入库单，对库管员纳入绩效考核范围。库管员必须对库房里的材料物资进行每月盘点，对于长期积压的或存储量大但使用频率较小的材料进行登记汇总并及时向相关领导汇报、处理，从而提高材料利用率、节约流动资金。对于采购内业或财务人员、审计人员进行不定期的抽查盘点，库管员和项目经理要给与高度配合。六、材料的领用、退料、调拨管理1.材料的领用管理（工队领用材料应由技术人员或指定专人开具限额领料单，注明使用部位，交保管员复核无误后发料；对当日未用完的材料，工队应及时退回，不得丢弃或据为己有，否则库管员有权按办法给予处罚。对于有虚报虚领者，处以材料总价3倍的罚款。对于节约材料的工队，则会给予相应的奖励。材料节约办法（处罚办法）：用料计划，按计划进料，使材料不积压，长料不短用，优料不劣用，工人做到活完料净脚下清。限额领料 竣工工程材料结算表 奖励处罚）适时推行限料管理方案。库管员发放材料时必须是先办手续后发放。发放资料必须遵循“推陈储新、先进先出”按规定供应。对于可分割拆零的必须拆零供应，不准一次性发料。急需领用的，经相关人员同意，可先领料后办手续，但经手人之后必须限期办理手续（3天内）。库管员的操作流程遵循“一盘底、二核对、三发货、四减数”。对于大型材料不能进入库房管理的，项目经理要安排具体负责人和库管一同监管使用情况。2.材料的退料管理2.1材料的退货材料在入库前发生退货，未造成损失或间接费用发生的，由采购员及时与供货商取得联系，将需要退货的材料列出清单、注明退货原因经技术人员和库管签批后反馈给供应商；发生损失或间接费用的，由采购员注明原因报公司处理；材料在入库后发生退货的，由保管员开具红字退货单，按上述程序操作。2.2材料的退库领用工队已经领用出库但尚未耗用或用后多余的材料，下月此种材料不再继续使用时，领用工队必须及时要求相关责任人将多余或不再使用的材料退回库房并填制“退料单”或用红字填制领料单，办理退库手续；如下月仍需继续使用的，应分别核算对象进行盘点，材料不退回仓库，但应办理退库手续，同时填制本月的退料单和下月初的领用单（即虚退库）。材料的退库、退货均应注明原因、责任及有关损失情况，由当事人及时向公司发回书面报告，请求处理，未及时报告或不报告者，将追究当事人的责任。工程收尾，项目部同成本核算部一同处理工地库存材料，必须具有详细的材料清单方可办理退库手续，否则相关责任人罚款200元以上。退回供应商的材料退货单一式三份，库管、财务、采购内业、各一份。退回项目库房的材料退库单一式三份，库管、材料内业、（当月复印报财务一份）退料工队各一份。3.材料的调拨管理为了降低集团项目资金成本，提高集团资金的利用率，项目之间在互不影响的情况下，可以进行材料调拨。材料调拨由调出工地填写调拨单，经项目经理和生产副总批准后方可进行调拨，调拨单上须标注清楚调出物品名称、数量、规格等，调拨单一式五联（一联调出工地留底、一联物流部留底、一联公司库房留底、一联调入工地留底、一联上交财务部留底）。七、工程完工后的材料处理管理工程完工后，工地剩余材料应先分类清理：有退货协议的，按协议退货；不能退货但其他工地可以使用的，调拔给其他工地，但需注明原因并上报公司；如工地不需用的材料可调回公司总库房。工程完工后，工程库房的库存量应为零。八、材料消耗分析1.库管员每月将当月消耗表汇总上报采购内业和财务部各一份。财务对照同比数据进行分析报总经理。2.项目结束后，预算部、项目部、经营部、质量技术部对照预算和项目合同进行材料消耗分析。总经理列席会议。 材料月度进消存报表编号 材 料计划单价上月结存本月收入本月发出本月结存名称规格单位数量金额自 购临时设施基础用数量金额数量金额数量金额数量金额12345678910111213141516171819202122合 计00000九、采购付款与结算1.材料挂账要求采购员必须在材料到货一周内完成验收入库，取得发票，审核附件，报销挂账的流程。附件要求有入库单、发货明细单（供应商出库单）发票（要有供应商名称、电话、地址、联系人全名）收据（要有收款人的身份证复印件，或法人营业执照）运费清单（运费收款人身份证复印件和电话）。2.付款要求采购员根据采购经理编写的付款计划，总经理审批后，按照如下要求办理：1）付款计划由采购部专员根据订购合同的时间要求、供应商的重要性、采购物资的时间、公司现有资金情况等制定，分清轻重缓急。付款计划需采购经理编写后，由副总审核后，总经理审批。采购款项须按采购合同规定或订购单所约定的时间，由采购部向财务部申请付款，统一支付。2）应付账款时，要在项目验收合格，并无退回材料，或已退回材料入账后方能支付。并由财务直接汇入供应商账户。（供应商先开具收据，采购员才能代付。）3）采购部和财务部应根据每天的入库单或收货清单分别建立应付账款台账。采购部应在每批物资收货后一周内及每月底与供应商核对账务，防止出现差错。4）采购部根据收货清单、结算单与订货合同、应付账款核对无误后，统一制订结算计划。结算计划须经采购部经理审核及主管副总审批。5）在向供应商或配送方支付货款时，采购部专员须对照合同、收货清单等仔细复核，并同预付货款及应收账款等全部债权一起清理结算，防止重复付款。6)支付货款时，财务部一般应采用银行划账的支付办法，采购专员必须在付款后7日内向供应商索要发票等有关票据或证明文件。7)在部分物资紧张或供应商坚持要求先款后货时，所需货款须由采购部、财务部和总经理严格审查及批准后方可办理。预付款支付时，要写清付款内容及供应商电话，如应急材料在当月内完成报销的，可后附明细挂到采购员账上，如一个月以上时间才能完成报销手续的，一律挂入预付账款。8)确实需要直接交付支票的，应由采购专员带正式合法发票到财务部办理借款手续。十、现场材料管理办法1.施工所需各类材料，自进入施工现场保管、使用后直至工程竣工余料清退出现场前均属于施工现场材料管理的范畴；2.在施工平面图中应标明各种料具存放的位置；3.项目部材料员（库管员）必须按施工用料计划严格进行验收，并做好验收记录，有关资料必须齐全；4.现场的库存材料应帐物相符，每月定期进行材料盘点；5.施工用料发放规定：5.1施工现场必须建立限额发料办法和履行出入库手续；5.2在施工用料中的主要材料和大宗材料必须建立台帐；5.3凡超限额用料必须查清原因，及时进行材料核算。十二、公司材料记账要求1材料名称及规格不同需分别设帐记录；2材料名称、规格及单价均相同可统一设账记录；3材料名称及规格相同，但单价不同需分别设帐记录；4按账面格式记账，注意借贷方，入库为借方，出库为贷方，数字大小一般占用空格的1/3-1/2，账面整洁，不得随意涂改、刮挖，如需加页拆开捆绑绳即可加页，但不得随意撕扯已有记录的账页，如出现记录错误需改正时必须按下列方法改正。a）划线更正法，即用红笔在需改正的文字或数字上面画一道红线，在红线上方空格处填写上正确文字或数字。b）红字冲销法，即原记录错误不动，用红笔照着错误记录再记一笔，然后用兰色（黑色）笔记录正确的记录。备注：财务部关于材料核算方式详见装饰公司财务管理制度(参照会计准则与会计法执行）编制日期2012年11月1日审核日期2012年12月15日批准日期2012年12月15日修改标记红色修改处数10处修改日期2012年12月14日