外租房屋管理制度-修订版.doc

外租房屋管理制度为了节约项目实施驻外住宿成本，并规范公司员工因项目实施需要在外租房屋的申请、审核审批手续及费用报销流程，特制定本制度。1. 公司员工因项目实施需要，凡符合以下条件之一的，均应办理外租房屋申请、审核审批手续： 合同项目实施周期，并且连续实施时间需在一个月以上的外派员工； 特殊情况需要租房的。1.1 合同项目和研发项目外租房由项目经理或负责人（或委托部门助理） 提出书面申请；申请内容应包括：项目名称、租住地点（项目实施地）、项目负责人、租房期限（实施周期）、住宿人员数量、租住房责任人、租房面积及预计费用金额等，详见附件。1.2由项目经理（或委托部门助理）提出租房书面申请，报经部门经理和分管领导审核签字，再报公司总经理（或由总经理授权人）批准。审批时间5个工作日内完成。1.3 由公司授权项目经理与房屋出租人签订租房协议。2. 外租房屋要求2.1应在距离项目实施地附近，并且能够步行或是方便上下班乘座公共汽车租房； 2.2 租房地应首选在环境安全的居民小区，或与旅店/招待所签订协议房；2.3 租房内应包括基本的生活家具用具（床、衣柜、桌椅、热水器、洗衣机、空调 、宽带）；2.4 租住房须有防盗门窗等必要的防护设施，保证室内财产人生安全。2.5 租房费用及床上用品和日用品费用标准（详见下表）：序号住宿人数面积杂费包干标准（元/人均）租房费用标准（元/月）说明11-2人一居室50-60平米90元/人/月一类城市：2500元二类城市：1200元三类城市：800元1）有线电视收视费和宽带上网费均按当地月缴费标准凭正式发票报销。2)报销手机费用，就不再报固话费23-5人两居室70-90平米80元/人/月一类城市：3800元二类城市：1500元三类城市：1000元36-9人三居室95-120平米60元/人/月一类城市：4300元二类城市：2000元三类城市：1200元注：1）杂费包括：水、电、燃气，日用品（牙膏牙刷、手纸、洗衣粉、拖鞋、碗筷等）、办公用品；杂费由各房间负责人统一管理,每月需提供报销凭证,领取费用，报销凭证主要包括：水电燃气费用，日用品费用、办公用品费用等发票。2）城市分类：一类城市：北京、天津、上海、广州（含深圳、珠海）、杭州、南京二类城市：宁波、温州、含无锡、扬州、苏州、福州（含厦门）、海口（含三亚）、南宁（含北海）、济南（含青岛）、石家庄、郑州、沈阳、吉林、哈尔滨、太原、武汉、合肥（含芜湖）、长沙、成都、呼和浩特、贵州、重庆、西安、昆明三类城市：银川、兰州、西宁、拉萨，以及除上述包括的地级市以外的所有地级市。上述房租标准每季度根据HR提供信息更新一次。4.1租住房小区物业费、取暧费以及提供租金正式发票所需税款均应由出租人承担；(如果有特殊情况下,出租人执意要求我方缴纳物业费、取暖费以及税款等金额是，由项目经理上报审批，我方权衡租住费用总额，如果在租住标准内则可以)4.2各类城市租房标准均不得突破上限，如确实需突破上限的必须提出书面申请说明原因经部门经理和分管领导签字确认后，报总经理（或总经理授权人）批准后，方可签订租房协议；审批时间5个工作日内完成。房租协议原件交PF，HR复印件备案。4.3如租金低于上限，则按月租金的节约部份的50%奖励给项目组成员，奖励额度为租期低于3个月的按实际租月数奖励，租期超过3个月的只奖励前3个月，奖金放在月工资中一起发放。4.4 床上用品使用周期为两年，新购置床上用品金额不得超过480元一套（包括被子、褥子、床单、被罩、枕巾、枕头）。5.费用报销要求及流程5.1 项目经理（或委托部门助理）借房租、中介、押金款项，并提供中介、房东帐号，由PF直接汇款支付。5.2 报销各项费用必须提供正式发票（旅店/酒店住宿发票）。5.3费用报销必须按月报销，当月费用在次月的20日前报销完毕，如按期支付租金的，可在支付租金时一次性报销租金；5.4原则上公司规定按月支付租金，如出租人硬性要求提前支付租金的，租期在一年以内的一次性支付租金不得超过租期的50%；租期超过一年的一次性支付租金不得超过6个月。5.5 租房中介费和租房押金不得超过所租住房一个月的月租金；5.6 租房中介费可在第一次报销租金时报销；租房押金做为项目经理的借款，在租住房期满时以冲销最后一个月的租金，如出租人提出住宿人损坏其财产需赔偿的，赔偿款由项目经理个人承担或由项目经理追索损坏人承担。5.7租房各项费用报销由部门助理负责按公司费用报销流程报销，报销款由PF直接存入报销人的卡内。6.外租房屋管理6.1 每一租住房的项目经理或责任人为该租住房的第一责任人，主要负责住房内人员安排、日常卫生等事务的管理。6.2 项目组部门助理负责对本部门外租进行备案登记，即：住宿人员姓名及变更情况、床上用品数量及清洗时间等日常电话联络跟踪登记。并报HR部门统一备案，HR负责电话监督抽查；必要时可到现场进行抽查，对检查出的违规情况要及时通报处理。6.3 部门经理以及公司管理层到项目地出差的人员，应该尽量住租房内，并负有对外租房使用情况、宿舍卫生情况进行检查的责任，并将检查出的情况及时报告给HR部门以做检查情况通报。6.4 卫生管理6.4.1床上整理干净，被、褥叠放整齐；6.4.2地面干净无垃圾；6.4.3桌上物品摆放整齐；6.4.4 床上用品必须保证干净，每月清洗两次，每张床位清洗费用为15-20元一次，可请钟点工清洗，费用按月报销。6.5安全管理。6.5.1宿舍内不得留非本公司人员；6.5.2 人员外出时必须关闭照明、空调等电源；6.5.3 不得在床上吸烟；使用明火时应注意安全，以免发生火灾。7其他规定7.1上述租房标准和各项费用规定不适用于当地招聘的公司员工；7.2当地招聘的员工非因特殊情况不得在公司租房内住宿；7.3 要充分利用租住房的使用率，各BU派出到有租住房地方出差的员工，应在出发前必须从部门助理处了解租住房的住宿情况，并由部门助理帮助落实住宿床位；如有床位而不住宿的，公司不予报销其出差期间的住宿费用。7.4 给予项目经理的租住房管理补助包含在项目经理津贴中。按月放在工资中发放，如因管理不到位，经检查发现违反了上述第6条相关之规定的，每次罚款100元。在立项验收周期内发放管理补助，逾期不验收的，则不再发放。8.HR是外租住房统一管理部门，须及时跟踪了解掌握各地租房租金水平的信息资源，指导项目经理租房；每月须将外租房管理情况反馈给部门经理和分管领导，以便指导当事人纠正。9.本制度自下发之日起新租住房按本规定执行，原已经租住房应遵守本制度之管理规定，租期届满时按本制度规定的租房标准。 二OO七年九月四日