意博办事处管理细则.doc

办事处管理细则第一， 办事处人员上班时间为上午：08:1512:00；下午：13:0017:30；第二， 办事处人员有义务维护好办事处公司财产。第三， 每日晨会，每周列会，每月总结会议。第四， 每月对办事处仓库进行盘点，报公司财务。订单及仓库人员配合好办事处经理做好每月的库存计划，包公司领导批准。(一)、晨会1、办事处员工每天早晨签到后，由员工轮流坐班主持晨会。2、晨会的主要目的是简报各自当日的重要工作事项；提高员工的自信心，鼓舞斗志；锻炼员工的讲解口才，使员工每时每刻都保持良好的心情，专心致志的做好自己的业务工作。3、会议进程为在会议主持人的主持下，首先交流工作内容；其次由主持人自己命题（与自己工作相关），自己组织内容，自己讲解，但内容必须新鲜，感染力强，不能重复。4、每次晨会时间控制在 15 分钟左右。(二)、当日业务总结会1、每日工作完毕后，由办事处全体业务人员对当日工作完成情况进行交流、总结。2、由业务经理汇报一天的业务工作情况，解决当日发生的问题，准备并计划第二天的工作，力争当日工作当日完成，日清日结。3、总结会时间控制在 20 分钟。(三)、周会1、每周二晚上利用 2 小时时间，原则上是由办事处经理组织，如办事处经理有事不在，由内务主管主持。统计员对会议内容进行记录，记入专门的“每周工作会议纪要”。2、业务经理填写周计划表，办事处经理主持总结一周的业务情况检视目标完成，讨论需要解决的问题，并安排出下一周的工作要点。3、预测下周销售情况，制定周销售计划和周订货计划。4、业务工作讨论完毕后，办事处经理主持学习，由员工轮流交流自己的主题。(四)、月会1、每月 26 或27 日由办事处经理组织召开月会，全体员工参加。时间为晚上，4 个小时左右。2、会议前，须完成各项上报公司的统计报表以及业务经理下月业务计划表，各位员工做好自己本月的工作总结。3、会议主题为：总结一个月来的业务情况；员工工作述职；工作纪律与业绩完成情况进行点评；下月工作计划与目标进行分解；责任落实。4、会议结束后，办事处经理完成对各员工的业绩考评，填写办事处人员月度考核表，上报公司销售计划部。一、 办事处经理（直属区域经理）岗位职责1、传达、分解、落实销售计划部下达的公司政策与任务。2、对本办事处的各项工作的成果和经营业绩承担全部责任。3、主持每月销售目标的制定，报批销售计划部后分解落实，并督导实施；签发每批次的订单与退换货申请，主持拟订下月、下周分品种要货计划（意向）。4、监督业务经理填写日报告（成功手册）以及周、月工作计划的制定与总结，并对其进行评审、指导。5、保持本辖区市场网络建设的合理性与秩序性。合理布局分销商，关注通路价格的稳定性，洞察预测通路危机，并及时应对；亲自对重要客户定期巡访与维护。6、组织建立健全客户档案，分析市场需求，判断消费倾向，提出产品改善和产品开发建议。7、策划本区域促销、公关活动，报批及组织实施和结果评估。8、制定办事处的费用预算计划，负责费用的控制与现金收付的签发及监督。9、组织办事处人员的上岗培训及定期培训，召集办事处人员例会，及时解决员工在业务、思想动态等方面出现的问题。10、组织制定并定期调整库存的安全定额标准，上报销售计划部。11、负责办事处员工的月度绩效考评工作。二、 业务经理岗位职责任用原则：由营销中心派出，或由销售计划部授权当地招聘直接上级：办事处经理（或直属区域经理）1. 协助办事处经理制定销售目标计划和目标分解计划，完成办事处经理下达的销售综合目标，提出促销建议。2. 负责本辖区内市场秩序的维护，重点监控价格体系、窜货现象等，协助调解渠道冲突。3. 建立客户档案，按计划巡访客户，进行市场调查，及时反馈市场信息，协助办事处经理进行客户评估。4. 填写日工作计划与总结（成功手册）、每周工作计划与总结、每月巡访工作计划，完成每周的工作报告，上报办事处经理（直属区域经理）。5. 对辖区内各级经销商进行宣传公司政策，并对经销商的经营活动进行指导（库存、订货、展示、售后服务等），帮助经销商对经营目标进行分解，提出完成目标的建议,主动向经销商做新产品的卖点介绍、产品宣传工作，保证新产品得以顺利推广。6. 协助经销商做好售后服务维修工作，解决质量问题引起的纠纷。7. 执行公司的促销计划；规范终端卖场的布置和产品的展示，协助经销商做好展示样品定期更换保证产品展示位置明显、突出，保持展板及产品整洁。8. 力争做到卖场内有专人负责*产品的销售，定期对营业员进行产品知识、产品卖点、销售技巧的指导。9. 积极进行市场开拓，积极发展有潜质的客户；注意开发并维护工程客户及大型终端卖场。三、 内务主管岗位职责1. 在每一笔发货单据上签字，负责办事处货款收讫、应收款记录与催收工作。2. 坚持信用额度控制下的现金现货原则，加强现金管理，建立现金日记帐、销售收入账以及应收款账，每日下班后对帐、盘点，保证帐实相符。3. 遵守公司货款管理规定，及时回笼货款，并与公司财务核对有关财务帐目。4. 负责办事处日常费用现金支出管理工作，按公司财务相关规定支付收讫。每月26 日前向公司报送如下统计表：A 办事处现金日记帐目、B 人员考勤表、C 费用统计表；D 客户应收款月报表。5. 负责办事处办公室内勤服务工作，保管各类文件档案，及时登记清理客户档案；对招牌、专柜、展牌、展板、促销品发放地点及数量进行统计、记录，对办事处设施、用品进行登记与发放管理及其他文档管理。四、 仓管员岗位职责1. 负责办事处货品的日常进、出和仓储管理工作，凭内务主管签字的发货单据为储运员备货。2. 做好仓储帐目管理，及时掌握动态数据，监控安全库存量，及时、准确地提供各种货品库存的数据，协助制定订货计划和库存计划。3. 做好仓库的日常管理，杜绝仓储损耗和任何严重事故，对储存货物的安全、完好负责。4. 建立库存管理卡，每日对账，每周自我盘库，每月月底全面盘库。对库存差异进行分析，查明原因。根据流量情况及时向办事处经理提出储存结构调整的建议。5. 协助完成办事处经理交付的其他工作事项。五、 办事处工作制度（一） 办事处全体员工须严格遵守公司的各项规章制度，以制度为本，不可肆意散漫，自行其事。对违反各项制度者必给予相应的处分。给公司造成重大经济损失或严损企业形象者，当即除名，并承担相应的经济损失。（二） 办事处全体员工须服以直接上级领导的安排，可就其指令提出合理建议，不可肆意顶撞违抗。上级员工要主动做好沟通工作，营造良好的沟通氛围，不可粗鲁武断。各级员工必须明确各自的权责范围，可对职责外的事务提出合理建议，不可肆意干涉。（三） 办事处全体员工须以严谨、谦虚、认真的态度对待工作，按时完成上级安排的各项工作，同时发挥团结协作的团队精神，一切从公司的整体利益出发，不可在工作中谋取私利，一经发现，严肃处理。（四） 全体员工须树立以客户为中心，以企业形象为生命的思想，做到仪容整洁端庄，待人接物文明礼貌，严守公司秘密。对待客户耐心认真，尊重团结同事和领导。上班时间禁止大声喧哗、谈论私事和打私人电话。（五） 办事处员工在工作和使用办公用品中，须本着节约的原则，不可肆意浪费。员工对所需的办公用品，须向财务主管提出申请。（六） 办事处的全体员工须在周二和月初向办事处经理提交周计划和月计划，在总结会议中上交上周和上月的周总结和月总结。计划与总结工作作为绩效考核的一项依据，与个人奖惩相联系。（七） 员工出差时，须提交出差费用申请，报请办事处经理批准后，方可从财务主管处提取相应款项。出差完毕，须在当月月底前向财务主管上交剩余款项及相应报销凭据，不可滞留公款。（八） 员工在出差中，须及时向办事处经理汇报出差进度及所遇到的各项问题。对于超出个人职责权限以及疑难的问题，须报请办事处经理批示后方可行事, 不可自作主张。（九） 办事处员工应及时向上级领导上报反映各种市场问题和情况，并鼓励提出个人见解，参与讨论解决方案。（十） 办事处车辆由办事处经理行使调度权力，员工因工作所需用车者，须报请办事处经理同意后，方可使用车辆。六、 办事处办公设备使用制度（一） 办事处的办公设备应由内务主管进行登记，由办事处经理明确各设备的保管责任人。使用办公设备的所有人员均须按有关要求操作。（二） 办公用计算机，打印机等办公设备由专人负责使用，其它人员不经允许不能私自使用该设备，否则一切后果及所造成的经济损失均由当事人负责赔偿。（三） 办公室使用计算机的员工严禁进入计算机游戏程序，不得因私上网，如发现一次罚款200 元。（四） 员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室时，要检查关闭所有设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。（五） 任何人未经领导批准，不能将公司的专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负。（六） 上班时间不能打私人电话，保持工作信息的畅通无阻。一、仓库管理制度(一) 基本规范1、仓管员以发至办事处货物的随货同行联、产品进仓单、发货单作为储存与出货的依据，做到先进先出。2、 产品进仓单、发货单的数据及时登记入帐，定期或不定期盘点，做到单帐相符，帐实相符。3、未经仓管员核准的人员不得进入仓库，搬运完毕后，亦不得在仓库逗留。4、每天核对库存，进行安全库存储备，根据安全库存提出订货计划。5、做好库房门禁管理，妥善保管货物，经常维持清洁、通风，做到防鼠、防潮、防火、防爆，放置消防器材，每半年检查一次，如发现异常及时处理或更换。仓库内及周围严禁吸烟，并有明显标识。6、仓管员下班离开前，应巡视仓库电源、水源是否关闭，确保仓库的安全。(二) 库位规划与配置依成品入出库情况、包装、方式等规划所需库位及其面积，以达库位空间的有效利用。(三) 库位配置原则1、 配合仓库内设备（例如手推车、消防设施、通风设备、电源等）及所使用的储运工具规划运输通道。2、依销售类别（如成品储存区与退货区）、产品类别分区存放，收发频繁的成品配置于进出便捷的库位。3、将各项成品依品名、规格、批号划定库位，标明于“库位配置图”上，并随时显示库存动态。相同规格品名的产品不能放在两个仓库内。(四) 成品堆放依成品包装形态及质量要求设定堆放方式及堆积层数，以避免成品受挤压而影响质量，产品存放高度不能超过2 米。(五) 库位标示产品应于每一库位设置货卡标示牌，标示其品名、规格、单位包装量、库位数量。每次进出货，及时更改存量，做到卡账货相符。依配置情况绘置“库位标示图”悬挂于仓库明显处。(六) 库位管理仓管员应掌握各库位、各产品规格的进出动态，依先进先出原则发货。每种规格原则上应配置两个以上小库位，以备轮流交替使用，以达先进先出的要求。（七） 不良品管理对不良品设专区摆放整齐，每箱装有清单，载明产品数量、名称、收回原因及经办人，予以封存，待销售计划部或客户服务部批准后进行处置。