进货管理制度-旧版.doc

进货管理制度一 目的：规范公司品种购进过程，同时对购进过程中的文件资料、单据进行归档，以确保公司日常购进能顺畅进行二 适用范围：本制度适用于公司品种购进的整个过程三作业流程说明： 1 品种/供应商审批、建档1.1 根据销售客户需求或上游客户反馈，销售部门提出需求，由采购员向上游客户索取新品种及供应商首营资料（根据GSP规范要求），资料备齐后由采购员填写；如涉及在营品种/供应商资料变更，则由采购员备齐相关变更资料，填写1.2 采购员将首营审批表交物价员核定物价1.3 核定好物价后，物价员将上交采购副经理、采购部经理审批1.3.1 采购副经理、采购部经理审批未通过，将退回给相关采购员，采购员再次核实相关品种、供应商信息1.3.2 采购副经理、采购部经理审批通过后，将交质量管理部审批1.4. 质量管理部审批1.4.1 质量管理部审批未通过，将退回给相关采购员，采购员再次补齐资料1.4.2 质量管理部审批通过后，安排录入基础数据，在业务系统建立品种、供应商基本档案，由质量管理部做好文件存档具体流程图：2 采购合同签订2.1 品种/供应商资质审核完毕后，采购员与上游客户协商议定购进数量、购进单价、品种效期，签订品种采购合同（采购合同应明确到货期限、付款期限及品种滞销、破损处理责任等）；2.2采购员将采购合同上交采购副经理、采购部经理审批相关数量、毛利、到货期、付款期及其它合同条款2.2.1采购副经理、采购部经理审批未通过，退回采购合同给相关采购员，采购员再次与上游客户协商更改2.2.2采购副经理、采购部经理审批通过，安排盖章后，交财务部审核2.3 财务部审核相关合同条款2.3.1 财务部审核未通过，退回采购合同给相关采购员，采购员再次与上游客户协商更改2.3.1 财务部审核通过，财务部备份存档，转交原件给采购部，合同生效，跟踪执行具体流程图：3 采购计划确定3.1 对于销售部提出的临购品种，采购员根据所搜集到的价格及效期信息等与采购经理协商后确定采购计划，3.1.1 采购副经理、采购部经理未核准，取消采购计划，采购员在半个工作日内反馈相关信息给销售部3.1.2 采购副经理、采购部经理核准通过，确定采购计划，采购员跟进相关购进，如需先款须与相关业务员确认(先款品种购进确认表)，在半个工作日内反馈相关信息给销售部3.2 对于配送品种，采购员根据销售部提出的医院计划，结合库存情况及上下限进行分析确定采购计划（如采购计划金额大于50万，需采购副经理、采购部经理审批）3.2.1 采购副经理、采购部经理审批未通过，退回采购计划给采购员，相关采购员再次调整采购计划3.2.2采购副经理、采购部经理审批通过，确定采购计划，采购员跟进相关购进，执行采购合同具体流程图：4 采购订单录入4.1 采购员根据购进合同及采购计划，半个工作日内在业务系统录入采购订单（核实采购数量、采购价格）5 商品到仓反馈及采购员确认5.1 仓库验收员在收到商品，根据随货同行将相应的到货信息与采购订单核对，5.1.1 相关信息相符，仓库验收员安排入库5.1.2 相关信息如有不符，由仓库验收员反馈给采购员，相关采购员即时与上游客户沟通，在业务系统修改采购订单后通知验收员安排入库；如出现混批或近效期情况，采购员填写商品购进通知单，上交采购副经理、采购部经理审批5.1.2.1采购副经理、采购部经理审批未通过，相关采购员即时与上游客户沟通，通知仓库验收员安排拒收5.1.2.2采购副经理、采购部经理审批通过，采购员传真商品购进通知单至验收组，仓库验收员安排入库6 验收入库完成进货6.1 仓库验收员收到采购员的确认后，需在四个小时内验收入库，录入业务系统完成入库具体流程图：四 操作附件：购进合同、首营审批表、变更审批表、先款品种购进确认表、采购计划、采购订单、商品购进通知单