改善中小企业的基础管理：内部控制制度.doc

改善中小企业的基础管理：内部控制制度提要中小企业是我国企业生态系统中最具有活力的生力军，但我国中小企业普遍管理水平低下，基础管理薄弱。本文首先提出了中小企业中普遍存在的基础管理方面问题：业务流程和规章制度薄弱、组织结构和岗位设置不合理、原始记录和文档资料管理不健全、员工素质低下和员工离职率高。其次，针对以上存在的问题，提出要用内部控制制度来改善基础管理，即要加强业务流程和规章制度控制、组织结构控制和岗位责任制、原始记录和文档资料控制、建立学习型组织和良好的人力资源政策。 自90年代以来的经济快速增长中，工业新增产值的76.7是由中小企业创造的，中小企业发展非常迅猛，已成为拉动经济的新增长点。但是，我国中小企业普遍管理混乱，基础管理薄弱，生命力不强。许多企业管理者自身素质不高，缺乏系统的科学管理知识，他们只注重发展关系网络，而忽略内部管理，忽视内部控制，造成企业内部漏洞百出、效率低下、员工离职率高等现象，企业发展不健康，最终逐渐走向衰败的局面。因此，加强基础管理，提升企业素质，培育企业的核心竞争力，实现可持续发展是至关重要的。 一、中小企业基础管理中存在的问题 我们从一案例中出发来分析中小企业基础管理中的问题。北京某科技发展有限公司，成立于2001年5月份，注册资本200万元，主要经营防静电产品的批发、零售，其主要客户群为手机、电脑等通讯设备及其他高科技产品的制造商。该公司自成立以来，业务发展势头良好，2002年实现销售收入500多万元，2003年实现销售收入700万元左右。随着市场前景持续看好，公司老板王某拟打算扩大企业规模，但他却不敢扩大企业规模，因为公司的内部管理很混乱，内部控制非常薄弱。王某经常充当救火队员的角色，客户有抱怨时，王某就忙于与客户协调，供应商有意见时，王某又忙于与供应商谈判。公司的运作效率非常低下，对市场的反映速度很迟缓，有好几次因为不能及时供货而失去客户，另一方面，竞争对手的实力越来越强，竞争越来越激烈。 显然，很多中小企业都有类似于北京某科技发展有限公司的情况，中小企业基础管理中存在的共性问题表现如下： 1、企业流程控制和规章制度薄弱。企业流程是企业的一系列活动的有序集合，是企业运作的基础。中小企业普遍流程管理混乱，不存在规范的、书面的企业流程描述，各部门（或每位员工）一般都按经验或惯例办事，许多工作执行不到位，许多运作方式不规范，以及当瓶颈流程出现时，往往也得不到处理和改善。例如在上述案例中该公司的售后服务流程经常受到顾客的抱怨，产品供应流程经常不能按时向客户提供合适的产品，这些都是问题流程。这些问题流程，若其效率低下到了一定程度，就会严重限制企业的整体运行效率。没有适当的企业流程控制，特别是缺乏对关键控制点的把握，就会造成公司运作过程中的盲点，这些盲点越多，企业就越容易失控，越容易造成浪费和损失。 2、组织结构与岗位设置不合理。中小企业的管理者由于缺乏科学管理的系统知识，对企业的组织架构和岗位设置的认识比较模糊，一般凭经验和直觉进行组织结构和岗位设置，企业内没有形成合理的权责分派体系。 中小企业一般不设立独立的人力资源管理部门，对员工的工作岗位一般不进行岗位描述，也没有书面的工作说明、职务规范，每位员工的职责、权利界线不分明，造成一些工作相互推诿，一些工作无人负责，一些工作相互撞车等混乱局面。现代经济的发展，对企业岗位设置提出了更高的要求，提出了职务分离控制。职务分离控制是指组织内部的不相容职务必须进行分工负责，不能由一人同时兼任，一项经济业务至少不能由一个人从头到尾进行处理，否则会发生差错、舞弊、侵占财产等现象。但在中小企业中，一名员工兼任好几个工作岗位是常有之事。如在上述案例中，销售业务几乎由销售员一手完成，包括联系客户、接受订单、货物的发运、登记销售记录、客户关系管理和售后服务等都由销售人员一手经办，这就很有可能发生接受回扣、挪用货款等损害公司利益的行为。 3、原始记录与文档资料管理不健全。美国商业部曾做过一次调查，绝大多数倒闭的中小型公司记录都非常不完备。科学的管理需要企业各方面的数据，企业经营活动记录不完备，没有形成归类的、系统的文档资料，就意味着企业无法进行管理，缺乏管理的企业最容易在激烈的市场竞争中被淘汰。 我国的中小型企业也存在着同样的情况。有些企业虽然不大，但需要记录的信息却十分庞杂。中小企业由于管理设备落后、管理者素质不高，经营活动的原始记录往往不健全，对原始信息的加工能力比较差，没有健全的文档保管和记录制度，这就导致了在中小企业中容易发生差错、疏漏、舞弊等问题，如北京某科技发展公司对应收账款、客户信用情况等记录不健全，就采用了不适当的信用政策和收账政策，从而扩大了应收账款不能收回的风险。另一方面，由于文档记录不健全，管理者也不容易及时发现问题、解决问题，使管理决策依据的信息不真实可靠。 4、员工素质低下和员工离职率高。中小企业往往资源有限，资金短缺，不能为员工提供优厚的报酬和福利，不容易吸引到高素质的人才，故招聘的员工往往学历偏低，道德修养和专业知识技能欠缺，总体员工素质偏低。如在上述案例中，该公司招聘的员工普遍是中专或高中学历，许多员工不会使用电脑，更不懂现代化的管理方法和知识。 同时，中小企业由于没有形成良好的运行机制，没有健全的人力资源政策，薪资水平低下，在业绩评价和考核、激励方面存在不足，造成员工离职率高，短期行为严重，企业员工经常发生损害公司利益以饱私囊的行为。 可见，中小企业在基础管理方面存在着许多显著的、突出的问题，这些问题是由于内部控制不好造成的，根源在于缺乏内部控制制度或内部控制薄弱，因此，中小企业应制定内部控制制度来改善企业的基础管理。 二、运用内部控制改善基础管理 1、业务流程和规章制度控制。中小企业应紧紧抓住过程管理，进行规范的业务流程控制。首先，应该对企业的业务流程进行书面描述，理顺每个流程的来龙去脉，使每个流程触及到企业运作的各个方面，说明每个流程的具体操作规程，编制流程手册。其次，要识别问题流程，抓住关键流程，处理好流程间的关系，必要时进行业务流程的重组和改造，使企业运作保持顺畅和高效。最后，要把规范的业务流程落实到实处，建立相应的监督和评审机制。 另一方面，中小企业应建立一整套制度体系。企业制度体系包括的内容很多，中小企业虽然规模不大，但必要的规章制度却一个都不能少。除了要建立人事管理制度、财务管理制度、行政管理制度外，必须建立与业务流程控制相配套的控制制度，如合同管理制度、信用管理制度、授权批准制度、财产物资管理制度、生产管理制度、质量管理制度等等，只有这样才能使得管理有足够的深度和取得实质性的效果。 2、组织结构控制与岗位责任制度。组织结构控制是对企业组织机构的设置、职务分工的合理性和有效性所进行的控制。 中小企业由于规模小，企业业主与管理者常集于一身，可采用集权式的、扁平的组织结构。在合理的组织结构框架基础上，应建立有效的权责分派体系。设置工作岗位时，要求贯彻不相容职务相分离的原则，合理设置内部机构，科学划分职责权限，形成相互制衡机制。 此外，根据既定的岗位设置，应详细分析每个岗位的工作性质，规定每一个岗位的员工应具备的业务能力、品行要求，编制岗位说明书，在岗位说明书中描述每个岗位的职责、权利、责任、报告关系和有关限制，并实施工作评价和绩效考核，实现每个岗位的责、权、利相统一。 3、原始记录和文档资料控制。健全、正确的原始记录和文档资料是企业保持工作效率、贯彻企业经营方针的基础。原始记录和文档资料控制的内容有：（1）建立企业组织机构职能图。（2）建立职位职责说明书。（3）建立业务流程手册。（4）建立会计系统控制。（5）文件和凭证连续编号。 同时，应建立严格的原始记录和文档资料管理制度，包括凭证流转、整理归档、加工分析、限制接近、保管等制度。对于信息量不大的企业，可以实行书面的原始记录传递。而对于信息量大的企业，应建立计算机管理信息系统，把企业的各种文档资料存入计算机中。企业的管理者应根据原始记录，运用各类统计软件如SPSS和运筹学、经济数学的方法，借助于计算机，对企业的整个活动记录进行分类、汇总、加工、分析和诊断，借以发现企业运行中潜在和暴露出来的问题，制定相应的改进措施和提升策略。 4、建立学习型组织和良好的人力资源政策。彼得圣吉在第五项修炼一书中，提出了学习型组织的管理理念。学习型组织是组织理论方面的最新成果。学习型组织是不断创造进步的组织，在其中大家都可以不断突破自己能力的上限，创造真心向往的结果，培养全新、前瞻、开阔的思考方式，全力实现共同的抱负以及不断学习如何共同学习。 中小企业应建立学习型组织，建立有效的培训机制，提高员工的文化素质，如内部伙伴关系、团队精神、知识共享，提高个人综合素质，如领导能力、技能、技术应用能力。 同时，中小企业应建立和实施科学的聘用、培训、轮岗、考核、奖惩、晋升、淘汰等人力资源管理制度，保证员工具备相应的工作胜任能力。人力资源管理制度包括：（1）面向人才市场，建立严格的招聘程序，保证应聘人员符合企业用工要求；（2）制定员工工作规范，以此引导并考核员工行为；（3）定期对员工进行培训，帮助其提高业务素质，更好地完成工作任务；（4）加强考评力度，定期对员工的绩效进行评估，并据此进行奖惩。 随着经济全球化的发展，我国企业不可避免地要加入到全球竞争中去，中小企业也不例外。“世界级的竞争是细节的竞争”，一个管理者不仅要关注企业宏观战略的内容，还要注意企业微观方面的管理内容。从细节入手把工作做细，夯实企业的基础管理，从而在企业中形成一种管理文化，会具有极其强大的竞争威力。