某地产公司《企业行政管理制度》.doc

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企业管理体系行政管理制度2010-8-2第一编2行政管理制度2第一章 文件管理制度2第一节 总 则2第二节 文件分类2第三节 文件格式3第四节 收文3第五节 办文4第六节 发文4第七节 其他4第二章 档案管理制度6第一节 档案范围6第二节 档案分类及编号6第三节 机要档案7第四节 档案装订7第五节 保存期限7第六节 保管部门8第七节 档案移交8第八节 档案查阅8第九节 档案销毁9第十节 其他9第三章 印章使用管理规定10第四章 证照管理制度18第五章 证明函管理制度21第六章 会议管理制度24第七章 办公用品管理规定25第八章 公司车辆管理规定26第九章 通讯费用管理制度27第十章 非工程采购及收货管理制度28第一编行政管理制度第一章 文件管理制度第一节 总 则一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化。二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由办公室统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。第二节 文件分类文件系指集团公司以及各下属公司、部门对内、对外发布和收到的上行、下行、平行类正式公文，包括但不限于计划、总结、决议、决定、请示、报告、通知、通告以及纪要等。文件管理工作指文件的起草、审批、打印、收发、登记、存档、保管、销毁等过程的管理与控制。一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，包括机构变更、人事任免等事宜，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。三、通知、通告、通报。发布规节制度，批转、转发公文，要求下级部门办理和共同执行事项，用“通知”；公布应当普遍遵守周知之事项，用“通告”；表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”；四、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。五、批复。答复请示事宜或对下级部署工作，用“批复”。六、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等；同级或不相隶属部门间协商、通报工作事宜，用“函”。七、会议纪要。记录会议主要内容和所做工作安排传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。第三节 文件格式公司文件参照执行GB/T 9704-1999国家行政机关公文格式，并结合企业实际情况的需要，以“红头文件”的形式发出，具体要求如下：一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部份组成。二、文件标题为二号黑体字，要求简要概括文件的主要内容，选用公文类别准确。三、发文字号包括代号、年号、顺序号。四、公司发文代号分为四种：“xxx发”、“xxx人发”、“xxx客发”。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。“xxx发”用于公司及各部门的对内对外发文，由办公室统一编号；“xxx人发”、“xxx客发”分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文，文件由发文部门自行编号，办公室统一认定。（公司其他部门均以“xxx发”的代号发文，以、代号发文，须在发文权限范围内。）五、文件必须盖章或签字。六、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。七、紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。八、正文根据实际情况，使用四号宋体字，文件内容要求事实清楚、观点鲜明、表达规范，层次分明，条理清晰、文字精炼、用语准确，标点准确。九、一事一题，不得以同一文件涵盖两项或两项以上不同类型的议事内容。十、附注中用包括主题词、打印、校对、抄送部门、打印份数、存档份数等内容，其中主题词要求为三号加粗宋体字，内容为标题中两个主要词汇加上公文类别；另外打印与校对不得为同一人。十一、发文单位必须注明全称，发文时间使用大写数字。十二、多页文件应标明页码。十三、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。十四、文件纸一般使用A4型。第四节 收文一、收文一律使用哈尔滨市东方城市建设综合开发有限责任公司收文簿登记。收文不分种类、性质，采取统一编号，一文一号；无论通过何种途径发送至公司的外来文件，均由总裁办负责签收并登记编号，其他部门签收者也应转至总裁办进行登记并处理。文件登记后，总裁办应填写文件阅批单，根据文件内容所涉及部门，报有关领导批示，并按批示组织传阅或交有关部门办理，实施催办。二、外单位来文均由总经办指定专人收文，由办公室统一拆封、登记，根据文件属性及时分送相关部门。第五节 办文一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。二、办文由办公室统一安排，包括文件的分送、传递和催办。三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。四、文件的催办由办公室负责，防止漏办或延误。五、严格按照时限要求完成。六、文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。七、文件办理完毕后，统一交由办公室指定专人保管、立卷归档。第六节 发文一、发文一律使用哈尔滨市东方城市建设综合开发有限责任公司发文稿纸，具体要求如下：1、填写文件签批单，拟稿人签字后由部门领导进行核稿，主管经理在“拟稿单位领导”栏签批意见；交总裁办主任审核并签批意见，明确并上报签发领导；2、以集团公司名义发出的文件，原则上一律由总裁签发；以部门名义发出文件，经总裁授权，可由主管副总经理或总经理签发；3、行文单位在报送签发之前，应认真做好审核工作，各级领导审批文件应认真负责，并签署明确意见、姓名和时间，签批时须使用钢笔或碳素笔。4、文件签发后由总裁办统一打印下发；无集团公司领导签发，总裁办不得用印。二、发文程序如下：1、公司内部发文:拟稿人部门经理审核主管副总经理核准总经理签发办公室统一编号打印盖章（签字）发文备案2、对外发文:拟稿人部门经理审核主管副总经理核准总经理/总裁签发办公室统一编号打印盖章（签字）发文备案第七节 其他一、时限要求：1、特急：限个工作时内完成。2、急：限个工作时内完成。3、平：限个工作时内完成。二、文件的保密要求：1、绝密文件：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。2、机密文件：阅后应立即保存在保险柜内。3、秘密文件：阅后立即保存在文件柜内。三、文件立卷归档按照档案管理制度执行。1、文件传阅后统一由总裁办存档，因办理有关事宜需要使用文件者，总裁办可提供复印件，必须使用原件者须由总裁批准后办理借用手续。部门及个人不得保存应予归档之文件。2、无存档价值和存查必要，或失去时效性的文件，经总裁办鉴别并报总经理批准，可以定期销毁，销毁文件应进行登记，并由总裁办指定专人监督，由总裁办实施。第二章 档案管理制度档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。第一节 档案范围本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的各种文件，具有保存价值的文件、图纸、图表、图片、账册、凭证、报表、技术资料、方案、电脑盘片、胶卷、荣誉实物、证件、软件、音像、实物等不同形式的历史记录都必须立卷、归档。其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。第二节 档案分类及编号一、档案按其内容及关联部门可分为八大类：1、文件档案：由集团收发并归档、立卷的公文材料；2、音像档案：记录集团重大活动而摄制的照片、光盘、录象带、录音带等音像制品；3、人事档案：集团管理员工的应聘登记表、入职登记表、劳动合同书及其附件、个人身份、学历、职称证明、工资定级以及调整凭证、岗位变动凭证、奖惩纪律和培训记录等；4、合同档案：以集团公司名义对外签订的各类合同文本；5、项目档案：项目审批单以及所附原始资料、针对项目所做的市场调查、可行性分析、项目定位、规划、投资效益分析、立项决策等相关材料（含会议纪要）；招拍挂相关手续、记录以及立项、报批手续；6、工程档案：设计方案、施工图纸以及评审、变更记录；工程招标、报建的相关手续、资料；对施工单位的考核评价记录；竣工验收手续及相关资料；建管交接的手续及相关资料等；7、营销档案：营销策划方案、客户资料、客户回访以及满意度测量记录、降价审批手续、房屋交接验收手续等；8、财务档案：依照会计法以及其他国家有关规定，应当建档保存的会计帐目、报表、凭证以及审计资料等。二、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。三、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。 依照类别进行编码如下：1、确定档案类别，并以英文大写字母予以区分：档案类别编 码文件档案A音像档案B人事档案C合同档案D项目档案E工程档案F营销档案G财务档案H2、类别编码后以两位数标明档案存入年份，如2008年存入即标为“05”；3、年份编码后以三位数标明存入次序，如2008年以16序位存入的案卷则标为“016”4、类别编码、年份编码和序位编码之间以“”号相隔，共同组成完整的案卷编号，如2008年以第25序位存入的工程档案，其编号为“F08025”。四、归档后须填写档案管理登记表（附表1）。第三节 机要档案一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中：二、划分标准：绝密档案包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在200万元以上的重大合同。机密档案包括：1、财务资料；2、公司重要会议纪要；3、公司经营情况；4、人事档案、薪资性档案、劳动合同；5、技术资料；6、金额在10万-200万元的合同。秘密档案包括：1、重要项目资料；2、项目合同协议。第四节 档案装订一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。第五节 保存期限档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：一、永久保存：1、公司章程；2、股东名簿；3、股东会、董事会、监事会会议纪要；4、公司证照；5、各级批文；6、印鉴；7、公司年度经营计划；8、公司年度经营总结；9、年度财务报表；10、技术资料；11、不动产所有权状及其他债权凭证；12、人事资料；13、大型活动图片、音像资料；14、其他核定须永久保存的文书。二、十五年保存：1、会计凭证；2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)三、五年保存：1、期满或解除的合同协议；2、完结后的项目方案；3、其他经核定须保存五年的文书。四、一年保存：1、部门工作计划及工作总结；2、完结后的部门请求报告；3、完结后无长期保存必要文书。五、公司规章制度由总经办永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。第六节 保管部门一、财务专项机要档案由计财部部负责保管。二、人事专项机要档案由总经办人力专员负责保管。三、股东会、董事会、监事会资料由总经办主任或副主任保管。四、其他档案均由总裁办负责统筹管理，并设档案室，专门用于保管合同、项目、工程、营销等专项档案；档案室属集团公司机要重地，除总裁办负责档案室管理的专职人员外，其他人一律不得进入。五、档案员应妥善保存档案室钥匙。除总裁特别批准外，任何人不得单独进入档案室。六、档案室应使用具有防火及防盗功能的档案柜，配备消防设施。并采取防蛀、防潮等措施，确保档案的保存期限。第七节 档案移交一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交办公室。二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交办公室。三、合同协议应在签订之日移交办公室。四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。五、其余档案半年移交一次，时间为每年的1月和7月。六、档案移交须填写档案移交清册（附表2）。七、档案移交清册一式三份，移交双方各一份，办公室留存一份。第八节 档案查阅一、因工作需要需查阅档案时，须填写档案查阅申请单（附表3），并经相应核准人核准后方可查阅。1、填写档案调阅申请单，注明借阅理由，由部门领导和主管经理分别签字批准后方可借阅（需在档案管理员指定位置阅读）；2、如需自档案室调走档案，须填写档案调阅申请单并经部门经理、主管经理签字批准，但原则上应使用复印件，并在复印件上加盖“受控”节；无特殊原因，不得将档案材料带出公司，必须带出者须经总裁批准。3、列入秘级的档案材料不得借阅，特殊情况下须经总裁批准方可。4、档案管理人员在办理借阅手续时，应认真审核是否符合审批程序，并进行登记，登记内容包括借阅人、借阅档案名称、页数、编号、要求返还时间以及借阅人、审批领导签字。到达返还期后，管理人员应督促借阅人将借用档案及时返还。二、各类档案的查阅须部门经理核准，跨部门档案查阅须总经办主任核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或查阅机要档案资料须总裁核准。（保密性档案的范围见机要档案管理制度）。三、档案管理人员必须严格按照档案查阅申请单的内容，将档案调出，供调档人查阅。四、调档人必须是档案查阅申请单里注明的查阅人。五、档案查阅申请单由档案管理人员留存备查。六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。七、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。第九节 档案销毁一、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。二、需销毁的档案由保管部门填报档案销毁申请表（附表4），经相应核准人核准后方可销毁。三、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总裁核准销毁；其余档案由主管副总经理或总经理核准销毁。四、销毁档案须两人以上人员共同完成，办公室指定专人监督销毁，并填写档案销毁登记表（附表5）。五、档案销毁每半年进行一次，即每年的1月和7月。六、档案销毁申请表、档案销毁登记表各一式二份，申请部门一份，办公室一份。第十节 其他一、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。二、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。三、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。四、本制度附件包括：机要档案管理制度。五、以上表格均由办公室统一编号。六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。第三章 印章使用管理规定一、根据公司不同业务的工作需要，公司印章有不同的使用范围。为保证公司的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定如下印章使用办法。二、印章刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由总经办统一办理。印章刻好后由总经办办理印章登记手续，填写印章管理登记表，备案并留好印章样图。三、总经理通过授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。由被授权人在总经办签字领取印章，指定专人保管。各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。四、 公司印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见附表（附表1）。五、 印章由指定保管人专人妥善保管。保管人对所负责的印章丢失或盗用，所引起的经济损失和法律责任等负全部责任。六、 当印章管理人变动或印章在经公司领导审批同意调走时，应及时办理交接手续，填写“印章管理登记表”。七、 印章的使用1、 每枚印章使用前要由经办人填写印章使用审批单，并经指定的审批负责人进行审核。审批人要按公司有关规定审查要加盖印章的文本内容是否在授权的范围内，审批通过后通知印章保管人员后，方可使用印章。审批人对文本加盖印证后的一切经济损失和法律义务负主要责任。印章保管人须将加盖印章的文本连同印章使用审批单归档保存。2、 公司印章原则不允许携带外出，如确系特殊需要须经部门经理提出书面借用申请，并经总经理批准签字后方可借走，借用时须填写印章借用申请表（见附表3），并必须两人以上一起办理借用手续，在借用登记表上签字。原则上借出的印章当天归还，不得延误。印章外借期间的使用由部门负责人全权负责。3、 员工如需要公司出具有关证明，本人应先提出书面申请，部门负责人审核，总经办签字后方可盖章。八、 责任1、 印章使用责任人（签字人）对印章负有经济、行政、法律责任。监印人员对违反规定的签印有权拒绝用章，印章保管人员不得私自动用印章。若非法使用印章，一经查出根据事件的严重程序给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任。2、 若印章在使用、保管过程中不慎遗失，则追究责任人相应的行政、经济责任，给予严厉的处分，并赔偿所发生的一切费用。序号印章名称使用范围保管部门使用审批人使用规定备注1公章公司对外所有正式文件,对内通知等正式行文总经办总裁、总经理或授权人2财务专用章公司正式财务文件、报告、证明、票据等计财部计财部经理财务报表使用时，由计财部经理审批，除支票用印按照财务管理制度相关规定外，其余均由主管副总经理核准3合同专用章公司各类合同总经办参见合同管理规定参见合同管理规定财务合同需总经理核准4法定代表人印（支票）支票计财部见财务制度有关规定见财务制度有关规定5法定代表人印（除支票外）公司正式的合同，财务报表文件、票据总经办总经理或授权人合同管理规定6总经办章一、行政：公司物品进出证明二、人事：1.公司人事证2.员工聘用、解聘等各类通知3.工资发放,调整通知4.对口单位函件往来总经办总经办主任重大事项与外单位人员出具证明，需总经理审批8工程专用印章1.工程施工告示2.工程建设中与相关单位的非正式函件往来工程建设维护中心工程建设维护中心负责人哈尔滨市东方城市建设综合开发有限责任公司印 章 销 毁 登 记 表印 章 名 称材 质 形 状启用时间、文件废止时间、文件销 毁 原 因销 毁 人监 销 人印 模印章制发单位负责人审批审批意见：签名： 日期：公司领导审批审批意见：签名： 日期：哈尔滨市东方城市建设综合开发有限责任公司印 章 档 案 移 交 登 记 表序 号印 章 档 号*印 章 名 称印 章 保 管 人材 质 形 状启用时间、文件废止时间、文件废 止 原 因保 管 期 限 永久 定期(15年)印 模移交单位（盖章）：负责人：移交经手人：日期：接收单位（盖章）：负责人：移交经手人：日期：注：*标记项为总经办填写；本表一式两份，移交单位、接收单位各存一份；印模页（一式两份）与印章档案一并归档；材质和形状标注时均以印面材料为准。公司印章使用审批单部 门 年 月 日事 由用印数：经办人部门经理领导审批 总经办制公司印章使用审批单部 门 年 月 日事 由用印数：经办人部门经理领导审批 总经办制公司印章使用审批单部 门 年 月 日事 由用印数：经办人部门经理领导审批 总经办制公司印章使用审批单部 门 年 月 日事 由用印数：经办人部门经理领导审批 总经办制第四章 证照管理制度一、 公司证照由总经办指定专人统一管理。二、 证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。如：营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、组织机构代码证、基本户开户证等。三、 证照的使用包括借用、复印等。四、 证照使用必须填写证照使用申请表。五、 证照借用程序：借用人申请部门负责人复核主管副总经理审核总经理核准办理借用手续归还借用完毕后，应在时限内归还证照保管人。六、 证照复印程序：借用人申请部门负责人复核主管副总经理核准办理借用手续归还如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人。七、 如需使用原件，则须总经理核准。八、 证照复印件必须加盖“再复印无效章”。九、 证照保管人必须做出登记，认真填写证照使用登记表。第五章 证明函管理制度一、 证明函的范围包括：介绍信、法定代表人证明书、授权委托书等。二、 公司证明函由总经办指定专人统一管理。三、 使用证明函必须填写证明函使用申请表，经部门经理核准后方可。四、 法定代表人证明书、授权委托书须经主管副总经理核准。五、 使用证明函必须做好登记，填写证明函使用登记表。六、 严禁开出空白证明函或外借证明函。七、 证明函开出后，使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向主管领导汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失；如证明函未使用，应立即退还总经办。八、 总经办应妥善保管证明函存根。第六章 会议管理制度一、总经理办公例会1、总经理办公例会分工作例会和专题会议。2、工作例会于每周一定期召开，由总经理主持。会议由总经办召集。3、专题会议必须由主管副总经理提议，总经理同意后方可召开。4、总经理会议都应做好会议记录，必要时应形成会议决议。二、部门主管工作例会1、部门主管工作例会于每周一定期召开。2、公司经营班领导至少应有一人出席，由总经理召集、总经理或副总经理主持。三、重大事项专题会议1、需由部门经理提议，由总经办统一安排。2、会议由部门经理召集、主持，由主管副总经理核准。四、部门内工作例会1、部门内工作例会召开时间由部门自定。2、部门经理主持。五、以上会议共同事项：1、专题会议的召开应填写会议提案表。2、会议经核准召开后，由总经办发会议通知单或会议通知。3、所有会议应做好会议记录。4、会后形成会议纪要，及时传达会议精神。5、以上第一、二、三项会议的会务工作由总经办统一安排。6、与会者应做好会议准备，准时出席。7、因故无法出席或无法准时出席者，原则上应以书面形式请假，报上级领导批准，否则作无故缺席处理。8、由会议主持人负责会议考勤工作。9、会间应关闭通讯工具，或将其消音。六、会议室管理：参照会议室管理规程第七章 办公用品管理规定为使办公用品管理合理、有效，进一步做到规范、标准，结合公司的具体情况，特制定本规定。一、本规定将办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。1、消耗品：铅笔、胶水、透明胶、大头针、图钉、回形针、笔记本、复写纸、卷宗、标签、告示贴、便条纸、信纸、橡皮、夹子、圆珠笔、钉书钉等。2、管理消耗品：钢笔、签字笔、白板笔、修正液、打（复）印纸等。3、管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、计算器、印泥、笔筒等。二、办公用品分为个人领用与部门领用两种。个人领用，系个人使用保管用品，如圆珠笔、签字笔、直尺等。部门领用，系部门共同使用用品，如打孔机、大型钉书机等。三、消耗品及管理消耗品每月25日申请一次，管理品每季度末的十日内申请一次，原则上不再另行申请。四、各部门于每年的1月25日填报部门年度固定资产申购单，交总经办汇总，并会同计财部共同拟定公司年度固定资产购置计划。五、原则上，每人每月发放圆