物资采购供应工作制度.doc

物资采购供应工作制度为保证本公司工程项目、送货用物资的正常供应，特订如下制订如下制度：（一） 加强物资的计划管理。根据各部门上报的年度所需物资计划及仓存情况，每年第四季度统筹做好第二年的物资供就计划，力争按时准确上报公司年度物质材料计划。（二） 加强物资订购合同或协议的管理。物资合同或协议的签订是一种经济责任，必须由物资供应部统一对外签订，其它部门不得对签订合同或协议，否则财务部拒绝付款。在签订合同或协议前应主动征求有关部门的意见，尽量做到采购回来的物资符合质量要求，使用部门满意：同时要对购货合同或协议进行登记，便于办理提货及进付款手续。每年第一季度要根据年度的计划，寻找供应商，签订全年的大宗工程维护物资的供货合同或协议，以保证大宗物资供应的稳定可靠性。（三） 签订合同的物资由供应室根据仓存和工程送货用量情况衽分批过货。常用零考物资要根据要求部门的需求量和仓存情况进行分散进货，做到物资无积压，数量品种充足又齐全。（四） 物资进仓衽质检员、仓管员、采购员联合作业，对物资质量、数量进行严格检查，做到货板相符，把好物资进仓质量关。（五） 采购业务工作人员要严格履行自己的职责，在订货、采购工作中衽“货比三家”的原则，询价后报领导核准供应商，不得私自订购和盲目进货。在重质量、遵合同、守信用、售后服务好的前提下，选购低价物资，做到质优价廉。同时要实行跟踪办事负责到底的责任制，不得无故积压或拖延办理有关商务、帐务工作。（六） 为掌握瞬息万变的市场经济商品住处如价格行情等，物供人员必须经常自学学习业务知识，提高商务工作的能力，以保证用时、保持、保量地做好物资供应工作。（七） 物资供尖工作必须始终贯彻招待有关政策法令，严格遵守本公司的各项规章制度，做到有令即行，有禁即止。全体物供人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，在商务工作台中做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。附则：请购第一条 请购部门的划分各项物资的请购部门如下： （一）常备物资： 部门 （二）预备物资： 部门 （三）非常务物资： 部门第二条 请购单的开立、递送（一） 请购经办人员应依存量管理基准、用物资瞀，参酌库存情况开立请购单，并注明物资的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编呈（由各部门依事业部别编订），“请购单”附请购案件寄送清单送采购部门。需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购音附表，一单多品方式，提出请购。（二） 紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。（三） 总务用品由物料管理部门按月依耗用关况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。（四） 物资检验须待试用方能实施者，请购部门应于“请购单”上注明“试用检验”及预定试用期限。第三条、 免开请购单部分（一） 下列总务性物品免开请购单，并可以“总务用品申请单委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如下：1、 贺奠用物品；花圈、花篮、礼物等。2、 招待用品；饮料、香烟等。3、 书报（含技术性书籍及定期刊物）等。4、 打字、刻印、报表等。第四条、请购核决权限（一） 常备：1、 物资：（1） 请购金额预估在1万无以上者，由部门主管核决。（2） 请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。（3） 请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。2、 财产支出；（1） 请购金额预估在2000元以下者，由部门主管核决。（2） 请购金额预估在2000元至1万元者，由经理核工业决。（3） 请购金额预估在2万元以者，由总经理核决。3、 总务性用品：（1） 请购金额预估在1000元以下者，由部门主管核决。（2） 请购金额预估在1000元至1万元者，由经理核工业决。（3） 请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。附注：凡列入因定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核。（二） 紧急物资；1、请购金额预估在 万（含）元以下者，由经理核工业决。2、请购金额预估在 万元以上者，由总经理核决。第五条 请购案件的撤销1、 购案件的撤销应立即 由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于“请购单（内购）”或“请购单（外购）”第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。2、 采购部门办妥（1） 采购部门于原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。（2） 原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以请购单退回原请购部门。（3） 原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。（三） 采购第六条 采购部门的划分1、 采购部门负责办理。2、 总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供尖商或代理商议价，专案用料，必要时由经理或总经理指派专座 或指定部门协且办理采购作业。第七条 采购作业方式除一般采购作业方式外，采购部门可依物资使用及采购特性，选择下列一种最有得的方式进行采购；（一） 集中计划采购：凡具有共同性的物品，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定物品项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。（二） 长期报价采购；凡经常性使用，且使用量较大宗的物质，采购部门应事先选定厂商，方定长期供应价格，呈准后通知各请同乡会部门依需用要提出请购。第八条 采购作业处理期限、采购部门应依采购地区、物资特性及市场供水需，分类制定物资采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。第九条、采购作业处理询价、比价、议价（一） 采购经办人员接获“请购单（内购）”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核工业准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供尖商办理比价或经分析后议价。（二） 若厂商报价的规格与请购物资规格略有不同或属代用品者，采购经办人中应检附资料并于“请购单牙予以证明，经主管核工业发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。（三） 属于买卖惯例超交者（如最你采购量超过请购量），采购经办人员于议价后，应于请购单“询价栏“中注明，经主管签认后呈核。（四） 对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。（五） 采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即 指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。（六） “试用检验“的采购条件，采购经办人员应于”请购单“注明与厂商议定的付款条件呈核工业。第十条 呈核及核决（一） 采购经办人员询价完成后，于“请购单“详填询价或议价结果及把订”订购厂商“”交货期限“与”报价有效期限“经主管审核，并依请购核工业决权限呈枋。第十一条 采购核决权限；订购（一） 采购经办人员接到核决的“请购单“后应以”订购单“向厂商订商订购，并以电话或传真确定交货（到货）日期，同时要求供应商予”送货单“上注明”请购单编呈“及”馐方式“。（二） 若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单“上加盖”分批交货“章以资历识别。（三） 采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单“加盖”暂借款采购“章，以资识别。第十二条 进度控制及事务联系（一） 采购部门应分询价，订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表“控制采购作业进度。（二） 采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制：进度异常反应单“并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核工业示后转送请购部门，依请购部门意见拨订对策处理。第十三条形 整理付款（一） 物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同物资检验报告表（其免填“材料检验报告表“部分，应于收料单加盖”免填物资检验报告表“章）送采购部门，经与发票核工业对无误，于翌日前由主管核工业章后送会计部门，会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料者，”请购单“的会计联须于第一批收料后送会计部门。（二） 采购物资须待试用检验者，其订阅 合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。（三） 短交应补足者，请内参部门应依照实收数量，进行整理付款。（四） 超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则公依订货数付款。第十四条 订购与合同或协议（一）“请购单“经核工业决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。（二）需与供应厂商签订长期合同者，采购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核工业决权限呈核后办理。第十五条 本办法呈总经理核准后实施，增设修订亦同。