操作规程(SOP)-财务部

标准操作程序 SOP 财务部 目 录 会计工作规程 1 审计工作规程 2 4 收投款流程 5 备用金流程 5 付款程序 6 员工报销流程 8 成本核算流程 8 验收工作规程 8 采购工作流程 8 收银工作流程 8 1 标 准 操 作 程 序 STANDARD OPERATION PROCEDURE 第 1 页 共 18 页 部门 财务部 实行者职称 会计 任务号 SOP 01 任务的题目 会计工作规程 需要使用的工具 效益 质量标准 做什么 怎么做 为什么 审核单据 填制凭证 过 账 对账 编制报表 1 1 根据审核无误的原始凭证填制记账凭 证 1 1 1 外来原始凭证 酒店与其他单位或 个人发生业务 劳务关系时 由对方开 给本单位的凭证 发票 收据等 1 1 2 自制凭证 1 发出凭证 由财务稽核进行分类汇 总 核查无误后 由会计根据营业报表 填制记账凭证 送交会计主管 2 内部凭证 采购申请单 进货验收 单 直拨单 出入库单 费用报销单 收款收据 借款条 各类费用的计提待 摊及分配等 1 2 逐笔输入金蝶 K3 进行帐务处理 并 登记打印日记账和明细分类账 1 3 会计员对各种原始凭证进行审核 审 核完毕 填制记账凭证及时交会计主管 进行审核 会计员根据审核无误后的记 账凭证登记明细账 记账凭证由专人保 管 1 4 根据记账凭证汇总 登记总分类账和 明细帐 每月末 会计主管对全部记账 凭证进行汇总 编制相关报表 1 5 对总分类账与所属的明细分类账进行 核对相符 各二级明细账与有关三级明 细账及辅助账进行核对 明细账之间的 核对 1 5 1 总账与明细账核对借贷方发生额及 余额 1 5 3 成本会计对存货三级账与仓库三级 账进行核对 由会计员根据存货明细表 与总账进行余额核对 核对无误经双方 确认后 交回会计主管保管 1 5 4 库存商品明细账与商场进行账务核 对 并结转商品成本及进销差价 1 6 根据总分类账和明细分类账 编制会 计报表 审核其原始单据是否符合 规定标准 保证数据来源 的合法性和准确性 起草者 批准者 职称 总会计师 签字 日期 职称 财务总监 签字 日期 2 标 准 操 作 程 序 STANDARD OPERATION PROCEDURE 第 2 页 共 18 页 部门 财务部 实行者职称 审计主管 任务号 SOP 02 任务的题目 审计工作规程 需要使用的工具 效益 质量标准 做什么 怎么做 为什么 审核收银各类账单 核对 系统 出具酒店营业日报 表 1 1 前台账单审核 1 查看账单所列内容与附件是否齐全 附件指 除房租和房间电话外 其它账 单上所列的如洗衣 迷你吧 赔偿等必 须有原始单据 2 查看账单中所注明的房型与规定的 房价是否一致 如不一样 看是否是协 议单位执行的协议价或有折扣单 3 查看账单中打印的退房时间是否超 过 12 00 如超过则须加收半日房租 否则必须有效人签免及原因说明 4 账单中如附有销售部的预定单 要 查看预定单的内容 包括房型 房价 房数 要求 与账单是否一致 5 查看账单所附每张消费单据是否准 确合理 例如 赔偿标准 租车时间路 程 迷你吧消耗数量名称等 6 查看挂帐账单上有效人签字与挂帐 协议上所签是否一样 7 查看结账的信用卡有效期 签字 签购单 消费限额 授权号码等 8 查看账单上附的发票填写是否规范 有 无多开 9 查看以现金结算退房的账单中客人 押金单是否收回 账单上有无客人的签 字确认 10 查看贵重物品保管单 在客人退 房后请客人交还保险箱钥匙 1 2 餐饮及康乐账单的审核 1 查看账单上的项目与所附 order 单 卡是否一致 2 查看每张 order 单所标价格与菜谱 是否相同 菜谱上没有的菜价在账单中 必须有餐饮部经理签字标价 审核营业点收入是否准确 有无跑单 做弊情况 检 查其营业点的折扣 免单 是否答合规定 保证酒店 的收入能够完整入账 起草者 批准者 职称 总会计师 签字 日期 职称 财务总监 签字 日期 3 标 准 操 作 程 序 STANDARD OPERATION PROCEDURE 第 3 页 共 18 页 部门 财务部 实行者职称 审计主管 任务号 SOP 02 任务的题目 审计工作规程 需要使用的工具 效益 质量标准 做什么 怎么做 为什么 3 查看账单或 order 单上有作更改 冲减 作废的必须有楼面主管以上人员 签字确认及原因说明 作废账单必须三 联齐全 4 根据宴请账单查看有无按宴请规定 办理或超标的 5 查看各部门工作餐账单及累计数 接近限额给予提醒 6 查看房包餐账单与预定单或前台实 际入住人数 房数是否相符 打折单有 无越权 7 查看结账的信用卡有效期 签字 签购单 消费限额 授权号码等 8 查看结账挂账账单上有效人签字与 挂账协议上所签是否一样 9 对于 待处理账单 须查明原因 跟踪解决 10 查看每张 order 单上是否有餐厅 收银员的签字 盖章 1 3 报表单据审核 1 客房部送来的酒水 洗衣 赔偿 麻将出租报表与电脑数核对 看有无单 据漏输 2 根据每班营业日报表核对与其所附 的原始账单 票据是否齐全一致 以及 投款记录情况 确保账款相符 3 通过营业部门报表与前台收银核对 房租 房态情况 4 检查帐表 对出现已退房帐结的帐 必须查明原因 确定责任并记录 及时 督促解决 5 通过电脑房价表检查入住房价是否 正确合理 有无漏输或多输 注意加床 免费房 团队会议减免等情况 6 通过客人离店表核对 12 00 后退 房半日租收 免情况 起草者 批准者 职称 总会计师 签字 日期 职称 财务总监 签字 日期 4 标 准 操 作 程 序 STANDARD OPERATION PROCEDURE 第 4 页 共 18 页 部门 财务部 实行者职称 审计主管 任务号 SOP 02 任务的题目 审计工作规程 需要使用的工具 效益 质量标准 做什么 怎么做 为什么 7 根据每日营业明细表查看每笔营业 收入明细及核对各营业点住客账与该表 所挂账是否一致 8 酒水单 酒水报表与酒水收入三方 核对 9 点菜单厨房联与送审账单中的财务 联核对 1 4 分析报告 每天出具营业日报表 每 月 4 日前做好上月的所有审计报告 详 细分析收入状况和应收帐回款率等 起草者 批准者 职称 总会计师 签字 日期 职称 财务总监 签字 日期 5 标 准 操 作 程 序 STANDARD OPERATION PROCEDURE 第 5 页 共 18 页 部门 财务部 实行者职称 总出纳 任务号 SOP 03 任务的题目 收投款流程 需要使用的工具 效益 质量标准 做什么 怎么做 为什么 收取营业现金 1 审计到保安部拿取保险柜钥匙 2 审计 保安 出纳至前厅办公室 由出纳打开保险柜 3 检查保险柜内投款袋的数量是否与 投款本登记的一致 不一致时应通 知各部门负责人进行调查 4 检查投款袋中的现金是否与投款单 上的金额相一致 不一致时应通知 各部门负责人进行调查 5 对投款单进行分类并根据投款单制 作现金明细表 6 对投款袋数量和登记本进一步核查 7 对投款金额和投款单进一步核查 8 对投款金额和投款单及投款金额和 投款单不符原因作出处理意见 9 将信用卡单及银行信用卡进账单交 由应收做账 10 将现金投款单及营业款现金解款单 交由明细做账 11 将现金明细表交由审计审查 12 月底对相关单据装订存档 下附流程图 规范收投款管理 保证资 金安全 起草者 批准者 职称 总会计师 签字 日期 职称 财务总监 签字 日期 6 标 准 操 作 程 序 STANDARD OPERATION PROCEDURE 第 6 页 共 18 页 收投款流程图 7 标 准 操 作 程 序 STANDARD OPERATION PROCEDURE 第 7 页 共 18 页 部门 财务部 实行者职称 总出纳 任务号 SOP 04 任务的题目 备用金管理 需要使用的工具 效益 质量标准 做什么 怎么做 为什么 现金的提取 支付 盘点 1 酒店财务总出纳核定酒店需要 备用金金额 向财务总监 总经理申请 批准 填写现金支票到 XX 银行酒店基本 账户提取 2 支付个人各种奖金 劳保 福利 差 旅费 员工食堂每天菜款 各部门零星 报销 在 1000 元内的现金报销 超过 1000 元以上的一律转账 3 根据财务指定报销时间 凭各部门填 写现金报销单有报批手续的单据 由财 务指定人员出具付款凭证 出纳核实报 销金额无误后报销 按定额补足报销的 备用金 4 为了避免每天现金报销收付过程中发 生错误 每天下班前出纳应清点现金 每月最后一天在总账会计监督下盘点库 存现金 出纳应按券别 壹角 贰角 伍角 壹元 伍元 拾元 伍拾元 壹 佰元 分别清点其数量 然后加总 即 可得出当月的实存数 将盘存得出的实 存数和账面余额进行核对 如发现有长 短款 应进一步查明原因 及时处理 5 审计 出纳应每月不定时对各收银点 及部门的备用金抽查 2 次 每月底在现 金盘存表上各收银点及部门的备用负责 人签名 控制好备用金的使用管理 起草者 批准者 职称 总会计师 签字 日期 职称 财务总监 签字 日期 8 标 准 操 作 程 序 STANDARD OPERATION PROCEDURE 第 8 页 共 18 页 部门 财务部 实行者职称 总出纳 任务号 SOP 05 任务的题目 付款程序 需要使用的工具 效益 质量标准 做什么 怎么做 为什么 各类支付 1 付款方式有 现金付款 转账付 款 各部门确定发生业务种类 由部 门文员填制付款凭证 2 各部门根据业务需要 现金付款 的填制现金付款凭证 3 对超过现金收付限额 1000 元以上的 款项进行收付时 必须通过银行结算 转账付款的填制转账付款凭证 4 付款申请需附完整的的单据凭证 正式发票 能够事先提供的情况下 收货记录 支付供应商货款时 还应 附供应商一联收货报告 已批准的采购申请单 如有合同的付款项目须附有合同复印 件 固定资产的付款 差旅费的支付等有 关费用需附有经总经理审理批的预算 各部门自行申请员工福利费或奖励金 等必须附有总经理的批准文件 5 各部门填制好付款凭证 部门经 理签名 送财务对口人员核对签名 财务总监 总经理 董事长 规范管理 起草者 批准者 职称 总会计师 签字 日期 职称 财务总监 签字 日期 9 标 准 操 作 程 序 STANDARD OPERATION PROCEDURE 第 9 页 共 18 页 部门 财务部 实行者职称 总会计师 任务号 SOP 06 任务的题目 员工报销流程 需要使用的工具 效益 质量标准 做什么 怎么做 为什么 员工各类费用报销 1 员工填写报销单及其它支持文件 2 部门经理 会计 财务总监 总经 理 董事长 3 财务部查询员工是否已申请备用金 或借款 4 财务部查询员工申领备用金或借款 是否超过报销金额 5 对于没有申领备用金或借款的员工 付出现金 6 总账人员进行标准会计维护 7 对于报销金额超过备用金或借款的 员工付出现金 8 总账人员进行标准会计维护 9 对于申领的备用金 或借款 大于报销 金额的员工 收取现金 10 总账人员进行标准会计维护 下附流程图 规范管理 权责分清 防 止浪费 起草者 批准者 职称 总会计师 签字 日期 职称 财务总监 签字 日期 10 标 准 操 作 程 序 STANDARD OPERATION PROCEDURE 第 10 页 共 18 页 员工报销流程图 11 标 准 操 作 程 序 STANDARD OPERATION PROCEDURE 第 11 页 共 18 页 部门 财务部 实行者职称 成本主管 任务号 SOP 04 任务的题目 成本核算管理规程 需要使用的工具 效益 质量标准 做什么 怎么做 为什么 成本核算管理规程 1 物品申购 审核仓管员填写的物品补 库申购单及各使用部门申购单的规格 数量是否合理 尽可能内部调拨 并签 名认可 2 物品询价和定价 月底与相关部门人 员到市场询价并记录 经与相关部门及 供应商协商后对进行定价 如市场价格 有较大变动时 再询价重新调整 3 物品采购 将手续完备的申购单交采 购员进行采购 4 物品验收 将收货人员验收过程中发 现的不合规格 质量 数量的问题及时 通知采购或供应商 及时进行更换或退 货 保证供应 5 物品入库 审核收货人员开出的验收 记录价格 数量 金额是否正确 并做 出相应的帐务处理 6 物品领用 各部门根据使用情况填写 的领料单 由成本会计审批后方可发货 7 物品发放 仓管员根据手续完善的领 料单发放货物 并将领料单财务联交成 本会计做帐务处理 8 物品盘点 月末对仓库及各部门的库 存物品进行盘点 核对 对盘盈盘亏结 果须查明原因 明确责任 做相应的帐 务处理 9 分析报告 每月 5 日前做好上月的所 有成本报告 详细分析成本状况和成本 率高低原因等 起草者 批准者 职称 成本主管 签字 日期 职称 财务总监 签字 日期 12 标 准 操 作 程 序 STANDARD OPERATION PROCEDURE 第 12 页 共 18 页 部门 财务部 实行者职称 仓库管理员 任务号 SOP 04 任务的题目 验收工作规程 需要使用的工具 效益 质量标准 做什么 怎么做 为什么 验收工作规程 1 进货检查 在验收货物时 要检查货物是否和 申购单上所填写的相符 凡是申购单没 有的物品 应查明原因并完备有关手续 才给予受理 对手续不全的物品不予受 理 2 验收 凡发票或送货清单与实物名称 型 号 规格 数量不相符的不予签收 食 品的质量检验可请相关人员进行鉴别 其他物品进货要有使用部门人员在场检 验 3 入库或直拔使用 对于验收合格的物品根据情况 采 取直拔或入总库的方法进行管理 一般 鲜货都采用直拨的方式 4 记录 及时填写收货记录 便于管理人员 了解进货及库存情况 作为控制进货的 依据 填写好的收货记录 要妥善保管 及时送交成本会计 供应商 使用部门 下附流程图 起草者 批准者 职称 成本主管 签字 日期 职称 财务总监 签字 日期 13 标 准 操 作 程 序 STANDARD OPERATION PROCEDURE 第 13 页 共 18 页 验收流程图 到 货 审查进货手续 手续不完备 手续完备 查明原因 验 货 原因不明 不合格 合 格 填验收单 直拔部门 入总库 退 货 补办手续 14 标 准 操 作 程 序 STANDARD OPERATION PROCEDURE 第 14 页 共 18 页 部门 财务部 实行者职称 采购经理 采购员 任务号 SOP 05 任务的题目 采购部日常采购程序 需要使用的工具 效益 质量标准 做什么 怎么做 为什么 1 填写采购申请单 2 审批采购申请单 3 采购申请单审批完毕 采购部负责采购事宜 4 物品验收 5 报帐 结算 6 单据整理 7 每日厨房原材料报单 各部门填写所需物品采购申请单 名称 规格型号及数量部门须填写清楚 个别 物品没有规格型号须提供样品给采购部 按照部门经理 采购经理 成本经理 财财务总监 总经理的顺序依次审批 采购物品须采购部通过三家报价后选 定采购价格 采购部根据审批完毕的采购申请单安排 采购事宜 物品到货后通知收货部 使用部门按照 规定验收 采购完毕后根据相关单据及时填写会计 报销凭据汇总单和付款通知单报帐 付 款 每月月底对采购申请单 采购合同及收 货单等进行装订归档 每日厨房所需的蔬菜 鲜活类原材料 由厨师长或指定专人开具 厨房每日申购 单 经厨师长签字后交采购部 采购部 通过传真 电话形式通知供应商 供应 商按要求送货 规范采购流程 杜绝私自 采购 保证物资正常供给 起草者 批准者 职称 采购经理 签字 日期 职称 财务总监 签字 日期 15 标 准 操 作 程 序 STANDARD OPERATION PROCEDURE 第 15 页 共 18 页 部门 财务部 实行者职称 收银员 任务号 SOP 05 任务的题目 收银工作规程 需要使用的工具 效益 质量标准 做什么 怎么做 为什么 收银工作规程 1 前台收银 1 1 班前准备 1 前台收款员依照排班表 准时到岗签 到 由前台收银主管或领班监督 并编 制考勤表 2 清点上一班转来的备用金是否准确无 误后 在现金交接本上签字 完成转交 手续 3 检查单据及发票等是否充足 根据客 人流量及时补充 保证当天的正常使用 4 领用发票时 要检查发票及其号码 如有缺号或断联应及时退回 下班时将 未使用的发票办理移交手续 5 查阅交接班记录 做好相关工作 1 2 办理客人入住手续 A 散客 1 检查预订单的内容 客人姓名 人数 入住天数 房价 包早餐 2 检查付款方式 现金 信用卡 挂帐 3 前台收款 客人签名 4 客人的姓名 地址 电话 身份证号 码 5 日租金 天数 2 应收取的押金 例 300 房价 1 天交 600 元 6 如客人入住 5 天 无法一次付完住房 预付款 可先付 2 3 天 如客人不确定 住几天 可让客人交付最少一天的房费 押金 起草者 批准者 职称 签字 日期 职称 财务总监 签字 日期 16 标 准 操 作 程 序 STANDARD OPERATION PROCEDURE 第 16 页 共 18 页 17 标 准 操 作 程 序 STANDARD OPERATION PROCEDURE 第 17 页 共 18 页 部门 财务部 实行者职称 收银员 任务号 SOP 05 任务的题目 收银工作规程 需要使用的工具 效益 质量标准 做什么 怎么做 为什么 收银工作规程 7 一般收取押金要足够以减少发生房租 催收和跑单的情况 8 注意交押金的订房人与住房人是否一 致 以免退房时把押金退错 B 团队 1 提前核对销售部下的预订单 团号 团队名称 旅行社名称 人数 用房数 房价及是否有免单 2 审核前台团队入住单内容是否与预订 单一致 3 房数 房价 人数的变动 须由销售 部确认后更改 4 结算房费总额 收取押金 1 3 房租催缴 1 客人余款 当天房租 押金 所欠 房租 向客人解释含押金 例 押金 500 元 房价 300 元 住 1 天 第二天催 房租 200 300 200 300 2 所押信用卡如超限额 应及时通知客 人 1 4 离店结账 1 根据各收银点的客账与客人核对消费 明细 2 凭押金单办理结账手续 请客人签字 确认 3 结账时 若客人押金单遗失 请客人出示身份证 核对入 住登记单 是否该客人 OK 后 请客人在账单上注 明押金单 NO XXX 已遗失 声明作废并签 名 标日期 然后核对客人签名字样同 收银联押金单或入住登记单上签名是否 一致 4 编制收银报表 起草者 批准者 职称 签字 日期 职称 财务总监 签字 日期 18 标 准 操 作 程 序 STANDARD OPERATION PROCEDURE 第 18 页 共 18 页 部门 财务部 实行者职称 收银员 任务号 SOP 05 任务的题目 收银工作规程 需要使用的工具 效益 质量标准 做什么 怎么做 为什么 收银工作规程 1 5 信用卡操作 按各银行信用卡操作执行 2 餐饮 康乐收银 2 1 当服务员把点菜单或酒水单交到收银 台时 收银员应检查单上的人数 台号 及所购物品的名称 单价 金额是否记 录齐全 如记录不全或有涂改应尽快核 实 2 2 菜单上的内容记录完全后 将客人点 菜的内容输入电脑 并在点菜单上签名 2 3 客人要求结账时 收银员应及时结算 客人消费总额 与客人核对结账单 结 算消费款 结账方式有现金 支票 刷 卡 挂帐 2 4 收取款项后开具发票 2 5 编制餐厅收银日报表 2 6 营业结束后 收银员应核对账款是否 一致 如不相符应及时查找原因 2 7 将挂账单据送交前台收银代收 2 8 账款一致后 将营业款项和报表放入 前台投款保险柜 2 9 收银交接班工作 1 清点上一班的备用金是否足够 在现 金交接本上签字 不准以白条抵库 未经 财务经理批准不得在营业收入现金中借 支给任何部门或个人 2 登记发票 单据使用的号数 3 零钱 单据 卡单是否够用 办公物 品齐全与否 4 查阅交班记录 做好相关工作 下附流程图 起草者 批准者 职称 签字 日期 职称 财务总监 签字 日期 19 标 准 操 作 程 序 STANDARD OPERATION PROCEDURE 第 19 页 共 18 页 收银工作流程图 班前准备 工作 前台收银 餐厅收银 康乐收银 现金 备用金交 接 检查办公用品 领用单据 查阅交班记录 宾客入住 散客 团队 散客入住单 查阅预定单 团队入住单 结算房费与押金 宾客离店 散客 团队 查房完毕 打印相关账单 结账 信用卡 现金 支 票 挂账 编制报表 交班 用餐消费 娱乐消费 核对录入 ORDER 单 打印结账单