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国家行政机关公文处理办法 国务院2000年8月24日发布 2001年1月1日起施行 总则 共八条 主要阐述了制定 办法 的目的 公文和公文处理的定义 公文处理的基本原则 对各级行政机关负责人的要求 公文处理的管理机构和职责等 第一章总则 第一条为使国家行政机关 以下简称行政机关 的公文处理工作规范化 制度化 科学化 制定本办法 第二条行政机关的公文 包括电报 下同 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 第三条公文处理指公文的办理 管理 整理 立卷 归档等一系列相互关联 衔接有序的工作 第四条公文处理应当坚持实事求是 精简 高效的原则 做到及时 准确 安全 第一章总则 第五条公文处理必须严格执行国家保密法律 法规和其他有关规定 确保国家秘密的安全 第六条各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作 模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查 第七条各级行政机关的办公厅 室 是公文处理的管理机构 主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作 第八条各级行政机关的办公厅 室 应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作 第一条为使国家行政机关 以下简称行政机关 的公文处理工作规范化 制度化 科学化 制定本办法 主要阐述制定 办法 的目的 目的是使行政机关的公文处理工作实现 三化 规范化 制度化 科学化 规范化 是指公文处理的每一项工作都符合统一规定的标准 包括公文的语言文字规范 文种使用规范 公文格式规范 公文办理程序规范 符合本 办法 统一规定的标准 制度化 是指公文处理的各个环节都有大家共同遵守的明确规定 而且制度完善 配套 科学化 一是指公文运转机制符合客观规律 二是指公文处理手段先进 办公自动化水平高 公文办理业务实现数字化和网络化 逐步实现无纸化办公 第二条行政机关的公文 包括电报 下同 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 主要阐述公文的定义 第一句是定义 公文是什么 一是在行政管理过程中形成的文书 二是具有法定效力的文书 三是具有规范体式的文书 第二句是作用 一是指公文是贯彻依法行政方针的重要工具 二是指公文是公务活动的重要工具 公务活动包括传达贯彻党和国家的方针 政策 发布行政法规和规章 施行行政措施 请示和答复问题 指导 布置和商洽工作 报告情况 交流经验等等 这里概括了公文的四个作用 即传达政令 指导工作 公务联系 记载凭证 第三条公文处理指公文的办理 管理 整理 立卷 归档等一系列相互关联 衔接有序的工作 主要阐述公文处理的定义公文处理包括公文办理 公文管理 公文整理 立卷 公文归档等一系列工作 公文办理包括发文办理和收文办理 发文办理包括草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发等程序 收文办理包括签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办等程序 公文管理包括翻印管理 公开发布管理 复印管理 销毁管理 密电管理以及其他有关公文管理制度等 公文处理是一个系统工程 各个要素之间相互关联 衔接有序 每一个环节都不是孤立的 因此公文处理要运用系统思想 系统方法 第四条公文处理应当坚持实事求是 精简 高效的原则 做到及时 准确 安全 第五条公文处理必须严格执行国家保密法律 法规和其他有关规定 确保国家秘密的安全 第四条 第五条主要阐述了公文处理的总原则 实事求是 精简 高效 及时 准确 安全 保密 实事求是 精简 高效的原则 是首次提出的 它们与 及时 准确 安全 保密 构成了公文处理的总原则 公文处理的总原则 1 实事求是 这是我们一切工作的出发点和基本指导思想 办法 将其确定为行政机关公文处理工作的首要原则 我们应当坚持贯彻执行 在拟制文件 承办来文 制定政策规定中 都要坚持一切从实际出发 2 精简 准确 精简就是要压缩文件数量 提高文件质量 准确确定发文范围 行文要确有必要 防止文件过长 套话 空话 废话连篇 不能随意扩大文件分发范围 准确即指公文制作过程中的实事要准确无误 制定的政策规定要有针对性 又指公文的分发 投送传递 分办批示要准确无误 3 及时 高效 就是要讲求公文处理的时效性 做到迅速 快捷 不得积压 拖延 4 安全 保密 行政机关的公文大多是国家意志 活动的书面形式 是国家机密的集中体现 这就要求在公文处理中密级文件不得泄密 一般文件也不能遗失 第六条各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作 模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查 主要阐述国家行政机关负责人在公文处理工作中的职责 办法 对行政机关负责人 包括政府领导同志和政府部门领导同志 提出的要求是 一要 高度重视公文处理工作 二要 模范遵守本办法 三要 加强对本机关公文处理工作的领导和检查 第七条各级行政机关的办公厅 室 是公文处理的管理机构 主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作 主要阐述办公厅 室 在公文处理工作中的地位 职责和作用 明确办公厅 室 是公文处理的管理机构 其职责是主管本机关并指导下级机关的公文处理工作 办公厅 室 是公文运转的中心枢纽 通过公文处理为领导决策发挥参谋助手作用 同时按照本 办法 的规定指导下级机关的公文处理工作 第八条各级行政机关的办公厅 室 应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作 规定办公厅 室 必须设立文秘部门或配备专职人员 只要是行政机关的办公厅 室 就应当设立文秘部门 起码要有专职文秘人员负责这项工作 第二章公文种类 第九条行政机关的公文种类主要有 一 命令 令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 二 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 三 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 四 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 第二章公文种类 五 通知适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属的机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 六 通报适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 七 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 八 报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 第二章公文种类 九 请示适用于向上级机关请求指示 批准 十 批复适用于答复下级机关的请示事项 十一 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法 十二 函适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 十三 会议纪要适用于记载 传达会议情况和议定事项 第二章公文种类 第二章只有一条 即第九条 第九条共分十三项 主要是规范国家行政机关的公文种类及各文种的适用范围 这次发布的 办法 对公文种类 只分种 不分类 将原来的12类13种 规范为13种 增加了 意见 删去了 指示 对一些公文的适用范围也作了调整 办法 取消了 指示 这个文种 但 中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法 中规定地方各级人民政府所属工作部门可以发命令 指示 这说明 指示 这个文种并不是绝对不可使用 第三章公文格式 第十条公文一般由秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期等部分组成 一 涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限 其中 绝密 机密 级公文还应当标明份数序号 二 紧急公文应当根据紧急程度分别标明 特急 急件 其中电报应当分别标明 特提 特急 加急 平急 三 发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称 联合行文 主办机关排列在前 四 发文字号应当包括机关代字 年份 序号 联合行文 只标明主办机关发文字号 第三章公文格式 五 上行文应当注明签发人 会签人姓名 其中 请示 应当在附注处注明联系人的姓名和电话 六 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类 一般应当标明发文机关 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 七 主送机关指公文的主要受理机关 应当使用全称或者规范化简称 统称 八 公文如有附件 应当注明附件顺序和名称 九 公文除 会议纪要 和以电报形式发出的以外 应当加盖印章 联合上报的公文 由主办机关加盖印章 联合下发的公文 发文机关都应当加盖印章 十 成文日期以负责人签发的日期为准 联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准 电报以发出日期为准 第三章公文格式 十一 公文如有附注 需要说明的其他事项 应当加括号标注 十二 公文应当标注主题词 上行文按照上级机关的要求标注主题词 十三 抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关 应当使用全称或者规范化简称 统称 十四 文字从左至右横写 横排 在民族自治地方 可以并用汉字和通用的少数民族文字 按其习惯书写 排版 第十一条公文中各组成部分的标识规则 参照 国家行政机关公文格式 国家标准执行 第十二条公文用纸一般采用国际标准A4型 210mm 297mm 左侧装订 张贴的公文用纸大小 根据实际需要确定 第四章行文规则 第十三条行文应当确有必要 注重效用 第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般不得越级请示和报告 第十五条政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文 除以函的形式商洽工作 询问和答复问题 审批事项外 一般不得向下一级政府正式行文 部门内设机构除办公厅 室 外不得对外正式行文 第十六条同级政府 同级政府各部门 上级政府部门与下一级政府可以联合行文 政府与同级党委和军队机关可以联合行文 政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文 第四章行文规则 第十七条属于部门职权范围内的事务 应当由部门自行行文或联合行文 联合行文应当明确主办部门 须经政府审批的事项 经政府同意也可以由部门行文 文中应当注明经政府同意 第十八条属于主管部门职权范围内的具体问题 应当直接报送主管部门处理 第十九条部门之间对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 如擅自行文 上级机关应当责令纠正或撤销 第二十条下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 第二十一条 请示 应当一文一事 一般只写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用抄送形式 但不得抄送其下级机关 报告 不得夹带请示事项 第四章行文规则 第二十二条除上级机关负责人直接交办的事项外 不得以机关名义向上级机关负责人报送 请示 意见 和 报告 第二十三条受双重领导的机关向上级机关行文 应当写明主送机关和抄送机关 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关 第四章行文规则 行文规则 是制发 办理公文中必须遵循的基本准则 国家行政机关公文处理办法 以下简称 办法 第四章规定的 行文规则 共11条 主要是从行文原则 行文方向和行文要求三个方面确立了国家行政机关公文的行文规则 一 坚持行文原则 提高行文效用 行文应当确有必要 注重效用 办法 第十三条 这是行文的基本原则 也是行文的出发点 要注意纠正 发文越多 文件的规格越高 工作就越重视 的误区 根据实际需要确定是否行文 行文的必要性是上行文 平行文 下行文都必须遵循的原则 上行文中 如果要制发请求解决问题的文件 要研究问题的本身是不是属于上级应当解决的 还要研究解决这个问题的可行性 制发平行文件 要注意明确职权 防止推诿扯皮 搞公文旅行 对下行文 一定要符合实际 有针对性 这一方面 容易出现的问题是 照抄照转上级文件 以文件贯彻文件 要注意纠正 二 明确行文方向 把握行文权限 行文方向和行文权限主要从以下四个方面掌握 一 明确隶属关系和职权范围 办法 第十四条规定 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般不得越级请示和报告 隶属关系 主要是指行政隶属关系 要向某一个机关行文 必须搞清楚和行文机关是上下级关系 下上级关系 平行关系 对于业务性强的行政系统 也要注意业务指导关系 明确了这一点就便于确定文种 二 明确行文方向 把握行文权限 下级机关向上级机关行文 一般用 请示 报告 意见 等 不相隶属机关之间互相行文 一般用 函 对需要周知或共同执行的事项 也可以使用 通告 通知 通报 意见 等 上级机关向下级机关行文 一般用 命令 令 决定 通告 通知 通报 批复 意见 等 职权范围 就是文件内容 事项是不是行文机关和授文机关职权和职责内的事宜 办法 依据行文的隶属关系和职权范围 对行文的方向和权限做出了明确规定 二 明确行文方向 把握行文权限 二 严格遵守限制条件 1 政府各部门 除以函的形式商洽工作 询问和答复问题 审批事项外 一般不得向下一级政府正式行文 办法 第十五条 2 部门内设机构除办公厅 室 外不得对外正式行文 办法 第十五条 二 明确行文方向 把握行文权限 三 按照划定的范围行文 1 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文 办法 第十五条 2 属于部门职权范围内的事务 应当由部门自行行文或联合行文 联合行文应当明确主办部门 须经政府审批的事项 经政府同意也可以由部门行文 文中应当注明经政府同意 办法 第十七条 3 属于主管部门职权范围内的具体问题 应当直接报送主管部门处理 办法 第十八条 4 向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 办法 第二十条 二 明确行文方向 把握行文权限 四 掌握联合行文的要求 同级政府 同级政府各部门 上级政府部门与下一级政府可以联合行文 政府与同级党委和军队机关可以联合行文 政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文 办法 第十六条 三 严格行文要求 规范行文体式 办法 在 行文规则 中 对行文从行文纪律到行文体式都做出了明确规定 特别是对上行文做出了严格的规定 一 部门之间对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 如擅自行文 上级机关应当责令纠正或撤销 办法 第十九条 这些规定主要是解决和防止政出多门的问题 除上级机关负责人直接交办的事项外 不得以机关名义向上级机关负责人报送 请示 意见 和 报告 办法 第二十二条 这一条不仅是公文处理中的纪律 而且对于保证领导机关决策的科学化 民主化具有重要意义 也能够保证领导同志抓大事 抓主要问题 三 严格行文要求 规范行文体式 二 对上行文的体式要从严把关 主要是向上级行 请示 报告 意见 时 请示 应当一文一事 一般只写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用抄送形式 但不得抄送其下级机关 报告 不得夹带请示事项 办法 第二十一条 三 严格行文要求 规范行文体式 报告 与 请示 两个文种混用 报告 中夹杂 请示 事项的问题是目前公文制发中最常出现的问题 报告 与 请示 的不同主要表现在三个方面 一是发文机关对上级机关的要求不同 报告 是为了让上级知道情况 而 请示 是为了让上级对下级机关的请求做出答复或批准 二是发文的时间不同 报告 一般是在事后 即在某项工作任务完成之后 或上级机关明确要求答复有关问题时制发 而 请示 则多在事前或事中制发 三是正文中的结束语不同 报告 一般使用 特此报告 请阅知 或 专此报告 请周知 等语 而 请示 则多用 特此请示 望予批准 或 专此请示 请予指示 等语 第五章发文办理 发文办理是各级行政机关办公厅 室 工作的重要组成部分 是贯彻执行党和国家的方针政策 具体实现领导和开展工作的重要方式之一 发文办理工作做得如何 直接影响机关的工作作风 工作效率和工作水平 第二十四条明确了 发文办理是指以本机关名义制发公文的过程 包括草拟 审核 签发 复核 用印 登记 分发等程序 第二十五条规定了草拟公文的要求 第二十八条明确了签发要求 第二十九条明确了公文正式印制前应当进行复核的要求 第五章发文办理 第二十四条发文办理指以本机关名义制发公文的过程 包括草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发等程序 第二十五条草拟公文应当做到 一 符合国家的法律 法规及其他有关规定 如提出新的政策 规定等 要切实可行并加以说明 二 情况确实 观点明确 表述准确 结构严谨 条理清楚 直述不曲 字词规范 标点正确 篇幅力求简短 三 公文的文种应当根据行文目的 发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定 四 拟制紧急公文 应当体现紧急的原因 并根据实际需要确定紧急程度 第五章发文办理 五 人名 地名 数字 引文准确 引用公文应当先引标题 后引发文字号 引用外文应当注明中文含义 日期应当写明具体的年 月 日 六 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 七 应当使用国家法定计量单位 八 文内使用非规范化简称 应当先用全称并注明简称 使用国际组织外文名称或其缩写形式 应当在第一次出现时注明准确的中文译名 九 公文中的数字 除成文日期 部分结构层次序数和在词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 第五章发文办理 第二十六条拟制公文 对涉及其他部门职权范围内的事项 主办部门应当主动与有关部门协商 取得一致意见后方可行文 如有分歧 主办部门的主要负责人应当出面协调 仍不能取得一致时 主办部门可以列明各方理据 提出建设性意见 并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定 第二十七条公文送负责人签发前 应当由办公厅 室 进行审核 审核的重点是 是否确需行文 行文方式是否妥当 是否符合行文规则和拟制公文的有关要求 公文格式是否符合本办法的规定等 第二十八条以本机关名义制发的上行文 由主要负责人或者主持工作的负责人签发 以本机关名义制发的下行文或平行文 由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发 第二十九条公文正式印制前 文秘部门应当进行复核 重点是 审批 签发手续是否完备 附件材料是否齐全 格式是否统一 规范等 经复核需要对文稿进行实质性修改的 应按程序复审 一 草拟公文 草拟公文应当做到的方面归纳了九款内容 草拟公文方面主要存在这样几个问题 一是使用文种不当 二是行文目的不够明确 原因不够充足 依据的政策不够全面或不准确 比如 一些已经停止执行的文件或政策有时还作为行文依据 三是引文 结构层次序数 计量单位和数字应用等不够规范等 一 草拟公文 针对上述几个方面的问题 在草拟公文过程中 应该注意以下几点 一 要认真学习与研究有关的政策法规 准确把握政策界限 在接受一项具体的写作任务后 首先应该翻阅上级的有关文件 学习党和国家有关的方针 政策 深入理解其精神实质和政策界限 并根据本地区 本系统 本部门的实际情况有效地贯彻上级精神 正确地提出执行的具体措施和办法 确保草拟的公文 符合国家法律 法规及其他有关规定 一 草拟公文 二 要认真领会机关领导的意图 公文是为解决具体问题而制发的 因此 公文草拟者要结合本机关 本单位的实际 将上级某项政策 精神加以具体化 十分重要的途径就是要认真领会领导的意图 领会领导意图 具体说来 就是要搞清楚以下几个问题 1 机关领导布置这个写作任务的目的 背景是什么 2 机关领导要求在文稿中提出什么问题 解决什么问题 3 机关领导对文稿的内容提出了什么要求 4 机关领导对文稿的文种有什么要求 5 受文对象是谁 6 受文对象曾提出过什么问题 发文者的态度和意见是什么 一 草拟公文 三 要正确使用文种 公文处理办法 第二十五条三款规定 公文的文种应当根据行文目的 发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定 各级政府办公部门 特别是草拟公文的同志都应当认真贯彻执行 一 草拟公文 四 引文 结构层次序数 计量单位 数字 紧急程度等一定要规范 常见问题 公文中只引文号 不引标题 或标题文号倒引 层次序数混乱 不知是哪一条哪一款 计量单位习惯于用 斤 而不用 公斤 数字应用前后不一 或该用阿拉伯数码的却用汉字等等 二 公文涉及内容的协调 公文处理办法 第二十六条对拟制公文过程中 对涉及其他部门职权范围内的事项提出了协商要求 提出 取得一致意见后方可行文 在讨论决定地区或部门报送省政府的有些事项时 部门间出现新的分歧 新的意见 难以决断时在拟制公文中应该注意以下几点 二 公文涉及内容的协调 一 凡涉及其他部门的事项 拟文部门要主动与有关部门协商 待取得一致意见后再行文 决不能擅自行文 二 如有分歧意见 拟文主办部门的主要负责人要出面协调 确保协调结果能代表部门的意见 三 经过协调仍无法取得一致时 主办部门要实事求是地列明各方理据 并经各方的主要负责人会签后 报请上级机关协调或裁决 四 主管部门及有关部门要以大局为重 不能只顾部门利益 如上级机关一旦裁定 就要坚决服从 认真执行 自觉维护公文的权威性 保证公文的执行效用 三 公文审核 公文送负责人签发前 需经办公厅 室 进行审核 负责核稿的人员 必依据 公文处理办法 和 细则 坚持实事求是 执行政策 精减 高效 精益求精的原则 及时审核 严格把关 三 公文审核 审核的重点是 一 行文 是否确需行文 行文方式是否恰当 二 政策 是否符合党和国家的方针 政策 是否符合行文规则和发文办理的有关要求 新出台的政策规定有无依据 有无说明 是否切实可行 与本部门和有关部门的相关规定有无矛盾 涉及其他部门职权范围的事项 是否经过协商 分歧意见是否一致 会签单位是否齐全 是否符合拟制公文的有关要求等 三 格式 是否符合 公文处理办法 和 细则 的有关规定 文种是否恰当 文稿结构是否符合公文写作要求 四 文字 表述是否规范 包括字 词 标点 语句和逻辑结构是否准确 合理 计量单位是否符合国家标准 行文 数字 层次 序数 用笔用墨是否规范 三 公文审核 公文审核一般有初核 校核 审核 复审 审签5个程序 草拟公文单位的负责人进行初核 办公厅 室 秘书部门进行校核 办公厅 室 负责公文处理的领导进行审核 与公文涉及工作有关的领导和分管副秘书长 副主任 进行复审 同时 办公厅 室 的行文应经办公厅 室 主任复审 政府的行文 应经政府秘书长复审 最后 送有签发权限的负责人审签 四 公文签发 关于公文的签发权限 公文处理办法 第二十八条和 细则 第三十一条 第三十二条作了以下规定 以本机关名义制发的上行文 由主要负责人或者主持工作的负责人签发 以本机关名义制发的下行文或平行文 由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发 签发公文 签批人应当明确签署意见 并签署姓名和时间 部门不应将代拟稿直接送本级政府负责人签批 未经发文机关文秘部门审核的文稿 负责人原则上不予受理签发 公文一经负责人签发 即意味着正式生效 因此 各级行政机关及部门一定要严格按照规定的权限进行审签 不能随意签发 要保证公文的严肃性 权威性和法律效力 五 公文复核 一 公文复核是公文正式印制前文秘部门进行的最后一次复审 关于复核的内容 目的是为了防止遗漏和疏乎大意 确保成文的质量 复核的重点是 审批 签发手续是否完备 附件材料 在办理过程中是否有遗失或缺页 齐全 格式是否统一 规范 是否有错别字 漏字等等 公文处理办法 要求 经复核需要对文稿进行实质性修改的 应按程序复审 负责公文复核的文秘人员应该认真履行职责 把好最后一关 新课 第六章收文办理 收文办理是公文处理工作的一项重要内容 也是机关秘书工作的重要组成部分 收文办理是指对收到公文的办理过程 包括签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办 反馈等 第六章收文办理 第三十条收文办理指对收到公文的办理过程 包括签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办等程序 第三十一条收到下级机关上报的需要办理的公文 文秘部门应当进行审核 审核的重点是 是否应由本机关办理 是否符合行文规则 内容是否符合国家法律 法规及其他有关规定 涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商 会签 文种使用 公文格式是否规范 第三十二条经审核 对符合本办法规定的公文 文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理 需要两个以上部门办理的应当明确主办部门 紧急公文 应当明确办理时限 对不符合本办法规定的公文 经办公厅 室 负责人批准后 可以退回呈报单位并说明理由 第三十三条承办部门收到交办的公文后应当及时办理 不得延误 推诿 紧急公文应当按时限要求办理 确有困难的 应当及时予以说明 对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的 应当及时退回交办的文秘部门并说明理由 第六章收文办理 第三十四条收到上级机关下发或交办的公文 由文秘部门提出拟办意见 送负责人批示后办理 第三十五条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项 主办部门应当主动与有关部门协商 如有分歧 主办部门主要负责人要出面协调 如仍不能取得一致 可以报请上级机关协调或裁定 第三十六条审批公文时 对有具体请示事项的 主批人应当明确签署意见 姓名和审批日期 其他审批人圈阅视为同意 没有请示事项的 圈阅表示已阅知 第三十七条送负责人批示或者交有关部门办理的公文 文秘部门要负责催办 做到紧急公文跟踪催办 重要公文重点催办 一般公文定期催办 一 签收 登记是收文办理的基础工作 任何机关办理收文的工作 一般都有签收 登记 审核 拟办 批办 承办和反馈等程序 签收是收文办理的开始 因此 要做好清点和分类工作 注意检查来件是否是发给本机关 本单位的 封皮编号是否与记载相符 信件有无破损 散包 被拆现象 清点收件总数与清单是否一致 通知单或回执单标明的文题 编号 数量是否符合要求 文件是否完全完整 如有无缺附件 缺页 白页 未具落款 未盖公章 对于不符合要求的要及时退回 这样既可以体现公文的严肃性 也可以科学 规范地处理收文 提高办理效率 一 签收 登记是收文办理的基础工作 签收的公文要根据文件的秘密程度 文件的性质 实际工作需要 文件数量等进行登记 文件的登记范围没有统一的界限 但是 上级机关文件 下级机关文件 重要的带有密级的刊物 资料 其他机关商洽问题和需要答复的文件 上级机关如开会印发的会议文件材料等必须登记 登记方法主要有两种 流水式登记法 分类式登记法 二 审核工作是收文办理的关键 国家行政机关公文处理办法 第三十一条规定 收到下级机关上报的需要办理的公文 文秘部门应当进行审核 审核的重点是 是否应由本机关办理 是否符合行文规则 内容是否符合国家法律 法规及其他有关规定 涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商 会签 文种使用 公文格式是否规范 做好审核把关工作既有利于纠正来文机关行文的错误 也有利于收文的及时 有效办理 有的下级来文是请求批复的 但是由于把 请示 文种错用为 报告 致使请示事项得不到及时答复 二 审核工作是收文办理的关键 收文的审核工作除了内容是否符合国家法律 规范和其他有关规定外 更需注意以下几点 1 公文用纸 国务院 办法 规定 公文用纸一般采用国际标准A4型 210mm 297mm 左侧装订 2 公文要素 如果收文是涉密文件而没有保密期限 应按不规范文件退回送文单位 同时 请示 文种要在附注处注明联系人及联系电话 这也是收文中应该注意的事项 还要注意审查公文文种是否正确 行文是否符合规则 需协商 会签的公文是否履行必须的手续 如果收文不符合行文规则 格式不规范 用纸不符合标准 要及时退回文件呈报部门并说明理由 二 审核工作是收文办理的关键 经审核 对符合本办法规定的公文 文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理 需要两个以上部门办理的应当明确主办部门 紧急公文 应当明确办理时限 国家行政机关公文处理办法 第三十二条 拟办是指秘书人员对来文应由那位领导审批 那一部门承办 以及承办过程中可能涉及到的事项提出初步处理意见 供领导同志批办时参考的工作程序 需要拟办的文件主要有三种 上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件 本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件 平行机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件 国务院 办法 还规定 原则上不办理越级上报的公文 三 承办是收文办理的重点 承办是指机关有关部门或有关人员对应办复的文件根据领导批办意见进行具体办理的工作 首先 要认真研究文件内容和批办意见 弄清是否属于自己主管业务范围 其次 要弄清文件处理的时间要求 然后再按照轻重缓急进行落实 处理意见或处理结果是代表一定的机关和部门的 决不能以个人名义答复问题 三 承办是收文办理的重点 另外 为了加快文件处理速度 提高机关工作效率 对于送负责人批示或交有关部门办理的公文 文秘部门要负责催办 催办工作一般由负责文件处理工作的秘书人员承担 也可以配备专职的催办人员 文件催办方法主要是电话催办 发函催办 登门催办 请承办部门来人汇报等 第七章公文归档 第三十八条公文办理完毕后 应当根据 中华人民共和国档案法 和其他有关规定 及时整理 立卷 归档 个人不得保存应当归档的公文 第三十九条归档范围内的公文 应当根据其相互联系 特征和保存价值等整理 立卷 要保证归档公文的齐全 完整 能正确反映本机关的主要工作情况 便于保管和利用 第四十条联合办理的公文 原件由主办机关整理 立卷 归档 其他机关保存复制件或其他形式的公文副本 第四十一条本机关负责人兼任其他机关职务 在履行所兼职务职责过程中形成的公文 由其兼职机关整理 立卷 归档 第四十二条归档范围内的公文应当确定保管期限 按照有关规定定期向档案部门移交 第四十三条拟制 修改和签批公文 书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求 第七章公文归档 第七章 专门就公文归档问题作了规定 办法 第七章共六条 分别就及时立卷 归档 保证归档公文齐全 完整 便于保管利用 联合办理公文的归档 兼职过程中形成的公文的归档 确定保管期限 公文用纸和字迹材料六个方面作了原则性规定 第八章公文管理 第四十四条公文由文秘部门或专职人员统一收发 审核 用印 归档和销毁 第四十五条文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度 第四十六条上级机关的公文 除绝密级和注明不准翻印的以外 下一级机关经负责人或者办公厅 室 主任批准 可以翻印 翻印时 应当注明翻印的机关 日期 份数和印发范围 第四十七条公开发布行政机关公文 必须经发文机关批准 经批准公开发布的公文 同发文机关正式印发的公文具有同等效力 第四十八条公文复印件作为正式公文使用时 应当加盖复印机关证明章 第八章公文管理 第四十九条公文被撤销 视作自始不产生效力 公文被废止 视作自废止之日起不产生效力 第五十条不具备归档和存查价值的公文 经过鉴别并经办公厅 室 负责人批准 可以销毁 第五十一条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销 保证不丢失 不漏销 其中 销毁绝密公文 含密码电报 应当进行登记 第五十二条机关合并时 全部公文应当随之合并管理 机关撤销时 需要归档的公文整理 立卷 后按有关规定移交档案部门 工作人员调离工作岗位时 应当将本人暂存 借用的公文按照有关规定移交 清退 第五十三条密码电报的使用和管理 按照有关规定执行 一 公文管理的基本原则 公文管理是指对公文的公开发布 撤销 废止以及本机关所有收文 发文的存放 复制 清退等工作的科学管理 公文管理还必须遵循以下原则 一 统一渠道 集中管理 办法 第四十四条规定 公文由文秘部门或专职人员统一收发 审核 用印 归档和销毁 这就是说 公文应该由文秘部门实行集中统一管理 二 建章立制 科学管理 管理得好 就会有条不紊 一目了然 不会显得乱七八糟 既便于查找使用 又不容易造成文件散失或泄密 二 公文管理的基本职责和要求 公文管理主要包括公文的公开发布 撤销 废止以及翻印 复印 清退 销毁等环节 复印 照原样重印 特指用复印机重印翻印 原封不动照原样印制 多指非原出版者重印书刊 图画等 二 公文管理的基本职责和要求 一 翻印 根据工作需要 下级机关可按规定翻印上级机关下发的文件 翻印公文的只能是 下一级机关 而不能越级翻印 如县级机关就不能直接翻印省级机关的文件 二 公开发布 公开发布行政机关公文 必须经发文机关批准 公开发公文应当坚持 谁发文 谁批准 的原则 非发文机关无权批准公开发布公文 三 复印 根据工作需要 非秘密级以上公文可以复印 但不能作为正式公文使用 在特殊情况下 确需以公文复印件作为正式公文使用时 必须加盖复印机关证明章 否则 可视为无效 四 撤销 公文被撤销时 视作自始不产生效力 只有发文机关及其上级机关有权宣布撤销公文 五 废止 与现行政策 法规不符的公文 应及时宣布废止 公文被废止 视作自废止之日起不产生效力 二 公文管理的基本职责和要求 六 清退 就是按照规定 定期对收到的上级公文和本级下发的公文进行清理和回收 清退文件的范围一般包括 1 绝密文件 2 有重大错情的文件 3 传阅文件 4 征求意见和送审文件 5 会议文件 6 承办件 7 未经本人审阅的领导同志讲话8 离职人员文件 七 销毁 不具备归档和存查价值的公文 经过认真鉴别并经办公厅 室 负责人批准 可以销毁 销毁文件的范围一般包括 上级下发的不需立卷归档的文件 上级下发的需要归档立卷的重份文件 本机关制发的归档立卷后的余份文件 下级机关抄送本机关的无存档价值的文件 上级机关指定销毁的文件等 八 合并机关的公文管理 机关合并时 全部公文应当随之合并管理 机关撤销时 需要归档的公文整理 立卷 后按有关规定移交档案部门 第九章附则 第五十四条行政法规 规章方面的公文 依照有关规定处理 外事方面的公文 按照外交部的有关规定处理 第五十五条公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定 统一规定发布之前 各级行政机关可以制定本机关或者本地区 本系统的试行规定 第五十六条各级行政机关的办公厅 室 对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度 有关规定另行制定 第五十七条本办法自2001年1月1日起施行 1993年11月21日国务院办公厅发布 1994年1月1日起施行的 国家行政机关公文处理办法 同时废止