ACCESS经典教程-报表制作.ppt

1 第7章 报表制作 Access数据库技术应用 2 第7章报表制作 7 1报表的基础知识7 2创建与维护报表7 3报表设计7 4报表的打印输出7 5本章小结 3 7 1表单的基础知识 7 1 1报表的类型7 1 2报表的结构7 1 3报表的视图方式 4 7 1 1报表的类型 Access系统提供了比较丰富 多样的报表样式 主要有4种类型 纵栏式报表 表格式报表 图表报表和标签报表纵栏式报表也称为窗体报表 其格式是在报表的一页上以垂直的方式显示 5 7 1 1报表的类型 续 2 表格式报表其格式类似于数据表的格式 其以行 列的形式输出数据 因此可以在报表的一页上输出多条记录内容 6 7 1 1报表的类型 续 3 图表报表是指报表中的数据以图表格式显示 类似 Excel 中的图表 图表可直观地展示数据之间的关系 7 7 1 1报表的类型 续 4 标签报表一特殊的报表格式 其对数据的输出类似制作的各个标签 例如实际的应用中 可制作学生表的标签 用来邮寄学生的通知 信件等 8 7 1 2报表的结构 9 7 1 3报表的视图方式 在报表的设计与显示中经常要用到报表的视图方式 报表的视图方式主要有 设计视图 打印预览与版面预览 有以下几种选择视图方式的操作 1 当查看一个已经生成的报表的视图方式 可在 报表 对象下 使用鼠标指向某个报表名 单击右键 可从快捷菜单中选择视图方式 2 在 报表 对象下 使用数据库的工具栏 3 使用常用工具栏 4 当编辑一个报表时 欲改变 视图 方式 可使用Access 视图 菜单的下拉菜单 从中选择 10 7 1 3报表的视图方式 续 2 报表的设计视图在该视图方式下 可完成报表的设计与编辑 3 报表的打印预览在正式打印报表前 总要先预览报表 在报表设计过程中 还要反复通过 打印预览 视图方式 在 打印预览 中 可以看到报表的打印外观 3 报表的版面预览在 版面预览 中 可以预览报表的版式 在该视图中 报表只显示几个记录作为示例 11 第7章报表制作 7 1报表的基础知识7 2创建与维护报表7 3报表设计7 4报表的打印输出7 5本章小结 12 7 2创建与维护报表 7 2 1使用 自动创建报表 创建报表7 2 2使用 报表向导 创建报表7 2 3在设计视图中自行创建报表7 2 4几种创建报表方法的比较 13 7 2 1使用 自动创建报表 创建报表 1 使用 自动创建报表 创建 纵栏式 报表 14 7 2 1使用 自动创建报表 创建报表 2 使用 自动创建报表 创建表格式报表 15 7 2 2使用 报表向导 创建报表 1 使用 报表向导 创建报表2 使用 图表向导 创建报表3 使用 标签向导 创建报表 16 7 2 3在设计视图中自行创建报表 使用 向导 与 自动创建报表 的方式创建报表 操作简单 容易掌握 但是报表格式不能随心所欲 因此还要学习使用 设计视图 创建报表 17 7 2 4几种创建报表方法的比较 18 第7章报表制作 7 1报表的基础知识7 2创建与维护报表7 3报表设计7 4报表的打印输出7 5本章小结 19 7 3报表设计 7 3 1报表工具箱的使用7 3 2为报表添加标题 字段名 字段内容7 3 3排序和分组7 3 4美化报表 20 7 3 1报表工具箱的使用 21 7 3 1报表工具箱的使用 续 22 7 3 2为报表添加标题 字段名 字段内容 1 添加标题一个报表总要有标题 标题一般放在 报表页眉 处 对于标题 可以添加 还可以修饰 使其美观 漂亮 23 7 3 3排序和分组 24 7 3 4美化报表 1 设置报表格式2 设置标题格式3 添加背景图案4 添加日期时间5 添加 页码 和 分页符 6 添加计算公式 25 7 3 4美化报表 日期时间函数 页码函数 分页符计算公式 26 第7章报表制作 7 1报表的基础知识7 2创建与维护报表7 3报表设计7 4报表的打印输出7 5本章小结 27 7 4报表的打印输出 报表设计完成后 就可以打印输出了 一般 在打印报表之前 反复使用 打印预览 与 设计视图 修改报表格式与内容 最后再打印该报表 前后翻页当前页号左右版面移动 28 本章小结 本章介绍了关于报表的有关知识 报表是数据库应用系统中非常重要的设计 初始使用Access的用户在使用报表设计时 可先学会 自动创建报表 和使用 报表向导 设计报表 但也要会在设计视图中 做适当调整 熟悉系统后 可使用 自行设计报表 来设计理想的报表 但是 要设计出随心所欲的 设计合理 漂亮的报表 就要熟练掌握报表工具箱中的各个工具项的使用方法 还要熟知报表的结构 29 本章小结 本章内容要点 1 报表的3种视图方式 2 报表的数据源 3 报表可分为纵栏式 表格式 图表报表 标签报表 带分组的报表 或称带小计的报表 等4 报表设计中 工具箱 的使用 30 下课了 休息一会儿 研究