利用Excel进行固定资产核算的方案.doc

利用Excel进行固定资产核算的方案目录：一、 固定资产的编码2二、 核算表格设置及操作3一） 总体方案3二） “固定资产”表41、 表格设置42、 折旧计算公式63、 操作注意事项9三） “固定资产减少”表91、 表格设置92、 操作过程10四） 报表101、 表格设置112、 操作过程11五） 日常操作12三、 与财务软件的对比12四、 总结13利用Excel进行固定资产核算的方案固定资产的核算是重要的会计业务之一，业务发生较少，记账量不大，而计算比较繁琐。使用Excel以表代账，可以摆脱繁琐的手工计算，提高准确性，方便、高效。从技术上看，利用Excel进行固定资产核算并不复杂，但也有其特点、难点。本文提出的方案中，第一个月建账必须建立一个Excel文件（工作簿），进行必要的设置，以后每个月主要工作是拷贝建立新文件、输入新数据等，大大减轻工作量。为更好的说明核算方案，本文附有简单案例。该案例文件在Excel2002中调试通过。一、 固定资产的编码在建立电子表之前，应对所有固定资产进行编号。资产数量少的企业没有编码固然可以，但建立编码，可以方便查询和日常管理。编码应当注意：1. 划分类别时，尽量不考虑可变属性要素，而主要依据不变属性要素，如物理技术性质分类。可以在数据库（清单）中设专门字段反映可变属性，如存放地点、使用部门、用途等要素。如果将可变属性列入编码，则每次改变地点、使用部门、用途就必须改变资产编号，难以跟踪，容易发生混乱，造成不必要的麻烦。2. 尽量简单。常见的是由类别、添置年月、流水号三个部分构成，总共需要912位左右。类别、添置年月、流水号三个部分用分隔符号隔开，方便识别。其中，类别可细分为大类、中类、小类，占35位。添置年月占4位基本可以满足需要。流水号（顺序号）则视公司规模大小而定，一般3位即可。每部分不足位数的，用“0”补足。甚至也可以象大型ERP软件那样，直接用流水号作为编码，在Excel数据库（数据清单）中，设立类别、添置年月字段。但一般财务软件功能难以适应这种做法。3. 每件资产都要有唯一的专用编码，即使是同一批次、同一时间购入、存放在同一地点也不能整批使用同一编码。因为购入时以上因素虽然一致，但今后每一件的用途、存放地点、寿命都可能有变化。分别编码，才能分别跟踪每件资产。4. 如果是集团性企业，固定资产编码规则应该统一，保证不重码，今后使用专门的管理信息系统如ERP软件时，可以减少编码工作。5. 减少的固定资产使用过的号码不得重复利用，以方便档案信息管理。6. 为方便识别，应将号码签贴在每台资产上。如果体积允许，每件资产应贴两份号码签，分别在显眼位置和不显眼位置，以防时间长以后遗失或磨损难以识别。较小型的设备、工具则使用牢固的号码签，贴一份即可。由于资产购进时间涉及保修期、更新决策等重要事项，如果号码中没有包含购进日期信息，最好能在标签上注明购进年月。7. 资产较多的单位，号码签如果能由编号和条码共同组成，则盘点时可以使用读码器采录数据，更方便、快捷。8. 编码尽量统一采用数字，不要混入字母、汉字等，以便在利用计算机输入数据时，不必在文字与数字键盘之间切换，提高速度。二、 核算表格设置及操作一） 总体方案固定资产核算的主要业务包括：增加、减少、折旧等。日常核算、管理需要建立一套明细账（卡片），增加、减少、折旧都在这套账上进行。利用Excel处理，需要分别设立“固定资产”、“固定资产减少”及“报表”三个主要表格。其中，“固定资产”相当于固定资产明细账（卡片），记录需要计提折旧和已提足折旧的在用固定资产。“固定资产减少”表相当于投资转出、报废、对外捐赠、无偿调出等减少资产的档案记录，相当于把这部分资产的明细账（卡片）另行抽出装订备案。“报表”用于分类汇总、分配资产折旧费用，汇总资产的原值、累计折旧等数据，制作固定资产报表。二） “固定资产”表1、 表格设置如图1，设“固定资产”表，包括以下字段：列号字段名内容说明A行次记录的行次B编号固定资产编码C入账日期入账日期D入账凭证号入账的凭证号E名称固定资产名称F规格型号品牌、规格、型号等说明G物理类别按物理技术性质的大类（如计算机及通讯设备、交通运输设备、机器设备、家具及办公设备、房屋建筑物）H用途生产经营用、非生产经营用I原值按会计制度入账的金额J残值率预计残值率K预计使用年限预计经济使用寿命L已提折旧月份计算已计提折旧的月份，以判断是否应当继续计提M每月折旧每月的平均折旧额N本月折旧当月计提的折旧额O累计折旧累计计提的折旧额P净值原值扣除累计折旧后的余额Q使用部门使用部门R存放地点存放地点S折旧科目计提折旧的费用归属科目T状态在用、出租等U备注补充说明资产的有关事项图1：固定资产图2：固定资产减少表中首列为“行次”，其作用是，由于经常需要进行排序等操作，打乱原数据排列顺序，按“行次”排序就可以恢复原有顺序。建立数据表后，就可以把账簿数据录入表中。其中，月折旧、本月折旧、净值等字段可以计算得到，不必录入。值得注意的是，累计折旧是历史数据，必须按账簿数据录入。如果发现以前计提折旧有错误，最好在录入前编制凭证调整准确。注意，由于需要用到Excel的数据库（数据清单）功能，除表头、明细数据之外，表中不要录入其他无关的内容。为免程序在判断数据范围时出错，Excel的数据库（数据清单）功能要求：1) 每列都要有列头（字段名、标题）；2) 每一列中包含有相同类型信息；3) 数据清单中不能有任意一行或一列空白（即中断）；4) 在数据清单范围外相临的行列（包括上下各一行、左右各一列）不能有数据；2、 折旧计算公式固定资产的折旧计算包括每月折旧、本月折旧、累计折旧、净值等。在判断是否需要计提折旧时，还要用到已计提折旧的月数。1）每月折旧Excel提供了直线法、双倍递减余额法、年数总和法等各种折旧方法的函数。本文以最常用的直线法为例，不必使用专门的函数。每月折旧原值（1残值率）预计使用年限12例中，每月折旧在M列，公式为：=(I2*(1-J2)/K2)/122）已提折旧月份判断一项资产是否已经提足折旧，本月是否应当计提，可以根据累计折旧、净值或已提折旧月份。这里介绍根据已提折旧月份判断的方法，通过比较已提折旧月份是否小于预计使用寿命期，来判断是否应当继续提取折旧。从计算方法上看，已提折旧月份等于两个日期（最近折旧月份与入账日期）的间隔月份。Excel没有直接提供计算两个日期之间相隔多少月份的函数。由于每个月天数不固定，如果直接利用两个日期之间的间隔天数计算，比如“（折旧日期入账日期）30”，结果是不准确的。许多书刊介绍了如下变通公式：TRUNC（折旧日期入账日期）（36512）1其中，TRUNC的含义是去除小数点后面的数字。其实不需要考虑间隔天数，以下公式同样可以计算已提折旧月份。=（YEAR（折旧日期）YEAR（入账日期）12+MONTH（折旧日期）MONTH（入账日期）1其含义是：先不考虑月份，把折旧日与入账日的年份差乘以12，相当于两个对年对月日期的月份差。再根据实际月份调整，比如，折旧日期为5月，入账为2月，则应加上（523）。反之，折旧日期为2月，入账为5月，则应加上（253）。计算结果为连同折旧计算月份在内的月份差，还应扣除1个月，才是以前计提了多少个月。例如，设备入账日期1999年2月8日，计提折旧日期2003年4月30日，则：已提折旧月份（YEAR（2003年4月30日）YEAR （1999年2月8日）12+（MONTH（2003年5月30日）MONTH （1999年2月8日）1=（20031999）12+（52）150如果是当月购入的固定资产，则已提折旧月份计算结果为1。可以据此来判断是否当月增加的资产。例中，已提折旧月份在L列，公式为：=(YEAR(折旧汇总!$B$1)-YEAR(固定资产!E2)*12+MONTH(折旧汇总!$B$1)-MONTH(固定资产!E2)-1（注：符号$在公式中，代表绝对引用。当把公式移动或拷贝到其他位置时，符号$后的行或列不会跟着改变。如果没有$，就是相对引用，当把公式移动或拷贝到其他位置时，引用的行或列将跟着改变。）3）本月折旧按照“当月增加当月不提，当月减少当月照提”的规则，根据已提折旧月份判断是否应计提折旧。条件1：当月增加的固定资产不应提折旧。按上述计算已提折旧月份的公式，当月增加的固定资产已提折旧月份为1，只有它大于和等于0之后才能计提折旧。条件2：已提折旧月份小于预计使用年限12，即未提足折旧，才能继续提取折旧。则公式为：IF(AND(已提折旧月份=0，已提折旧月份=0,$L2$K2*12),$M2,0)4）累计折旧如果没有计算误差、错误等问题，则累计折旧公式应该为：（已提折旧月份+1）月折旧但是，由于以表代账之前是手工计提折旧，总有一些四舍五入的差异，实际累计折旧数据与以上计算结果会有差异。因此，应当在计提完本月折旧后，复制本月折旧列的数据，利用“选择性粘贴数值加”命令，将本月折旧额累计到累计折旧上。例中，累计折旧在O列，没有公式。5）净值计算公式比较简单：固定资产原值累计折旧例中，净值增P列，公式为：=I2-O23、 操作注意事项每列只要在第一条记录输入公式，利用下拉复制，就可以编制好所有公式。特别需要注意的是，必须在菜单中的“工具选项重新计算”中，将“以显示值为准”项选中打勾选中，避免出现四舍五入误差。折旧日期应当统一引用“报表”中的折旧日期，以方便维护。选中该单元格，利用“插入名称定义”将存放折旧日期的单元格命名为“折旧日期”。命名后，可以在公式中折旧输入“折旧日期”代替实际的日期。三） “固定资产减少”表1、 表格设置在用Excel对固定资产进行减少处理时，如果简单地在“固定资产”工作表上把减少的固定资产记录删除，就会造成无账可查，是不允许的。需要新建一个“固定资产减少”表，专门用来存放减少的固定资产记录，如投资转出、出售、报废、对外捐赠、无偿调出等。如图2，此表应包含的有用信息列（字段）如下：列号字段名（列头）内容说明A行次记录的行次B编号固定资产编码C入账日期入账日期D入账凭证号入账的凭证号E名称固定资产名称F规格型号品牌、规格、型号等说明G原值按会计制度入账的金额H预计使用年限预计使用年限I累计折旧累计计提的折旧额J净值原值扣除累计折旧后的余额K减少日期减少日期L减少凭证号减少的凭证号M减少价格有偿转出的价格，无偿为0N减少原因注明固定资产减少的原因2、 操作过程建立“固定资产减少”表后，在第一行输入以上字段。日常发生固定资产减少时，将“固定资产”中的记录复制到本表。注意粘贴时，必须使用“编辑选择性粘贴数值”，去除原来的公式，并输入减少的日期、凭证号、价格、原因等。复制完成后，删除“固定资产”中的相应记录。仍必须遵守Excel关于数据库的约定。四） 报表日常财务管理中，往往需要一份综合报表，提供当月固定资产原值、折旧的总额，并作明细分类。包括：1) 按技术（编码中的大类）：房屋建筑物，机器设备，通讯及电子设备，家具及电器设备，交通运输设备等。2) 按折旧费支出科目：制造费用，管理费用，其他业务支出等。汇总处理的方法主要有两种。一是利用SUMIF函数汇总；二是利用数据透视表汇总。两种方法都比较简单，但利用SUMIF函数自动程度高一些，可以节省很多操作。本文介绍SUMIF函数的办法。1、 表格设置图3：报表1） 建立“折旧汇总”工作表，建立如图3所示报表框架。折旧日期可以输入计提折旧的月份（即折旧费所属月份）内的任意一天。如2003-3-2。然后利用“格式单元格日期”来更改显示格式为“2003年3月”。并将该单元格命名为“折旧日期”。其他表如“固定资产”表可以直接调用为计提折旧日期。2） 在“固定资产”工作表，对固定资产清单各列指定名称，方便计算公式引用。方法为，选定数据清单范围（包括表头、记录），然后单击菜单“插入名称指定”命令，在“指定名称”对话框中，选中名称创建于“首行”，按“确定”即可。当添加了新记录后，命名范围会自动扩展包括新数据行。2、 操作过程以第一个报表中的房屋及建筑物原值为例，其他项目汇总公式类似。其计算公式为：=SUMIF(物理类别,$A6,原值)其中，物理类别、原值均是“固定资产”表中指定的名称（首行）。合计栏简单利用“SUM”函数即可。五） 日常操作i. 每月把上月的文件复制一个，更改名称。采用内容年月的方式比较容易识别，如“固定资产管理200303”。固定资产核算文件应设置打开权限密码，以免其他人未经同意修改内容。ii. 打开新文件，在“折旧汇总”表中，更改折旧日期。由于当月增减固定资产并不影响折旧计提，日期可以统一为每月1日。iii. 折旧费等计算项目均自动计算，但应利用“编辑复制”、“编辑选择性粘贴数值加”把当月折旧叠加到累计折旧列。iv. 在“固定资产”表中添加本月增加的固定资产记录，并拷贝相应的计算公式。v. 固定资产减少的操作：在“固定资产减少”表中添加减少记录，并在“固定资产”表中删除相应记录。由于当月减少的固定资产必须照提折旧，因此，打印固定资产折旧清单必须在进行固定资产减少操作之前。vi. 操作完成务必保存，并打印报表。三、 与财务软件的对比国内的财务软件如用友、金蝶等在固定资产核算方面的功能、操作方法上大同小异。1、 核算功能上，财务软件可以轻松地实现所有固定资产核算业务，如同一台傻瓜型全自动的机器；Excel虽然也可以实现所有核算业务，要求使用者有一定的应用经验；2、 安全性、操作方便性上，财务软件比较稳定，操作简单，误操作的可能性较小。而Excel虽然在安全性上也可以采取一定的保护措施，但还是比较脆弱，容易受到有意或无意的破坏。3、 多机同时操作方面，网络版财务软件胜过Excel。Excel主要适用单独操作，是“个人英雄”，在联机共享同时作业方面功能较弱。4、 数据结构上，Excel的数据结构可以随意定义，而财务软件的数据结构是开发者固定的，不能更改。在字段内的数据，可以像财务软件的每个字段数据那样，形成树状结构，同时，各字段之间也可以形成树状结构。比如，资产存放地点可以设区域、建筑、楼层、房间号等字段，这些字段间呈树状层级结构。也可以像财务软件那样，都放在一个地点字段内。这意味者Excel可以管理更多的信息，或以更灵活的方式组织、管理数据信息，并提供灵活的查询、分析功能。比如，我们可以随时查询某个楼层或建筑物的所有资产数据，而财务软件不行。5、 在数据录入、编辑、查询、分析上，Excel远胜财务软件。Excel录入数据方便、快捷，可以单个或成批录入、修改、编辑，可以随时以任何条件组合查询。同时， Excel本身是强大的数据分析工具。财务软件的这些功能受限于系统设计者，录入、编辑较慢，查询、分析功能有限，进一步分析需要导出数据到Excel处理。一般财务软件为弥补此缺陷，均提供导出数据到Excel的功能。6、 在灵活性上，Excel远胜财务软件。只要能熟练使用Excel，在任意一台微机上都可以核算固定资产，资料携带、转移、保存方便，而安装财务软件的微机显然很少，资料携带、转移、保存不便。7、 成本上，Excel比较低廉，一套正版的Office软件也才2000元左右。而财务软件的固定资产一个模块至少是这个价钱的两倍。四、 总结由于篇幅限制，本文主要叙述了总体方案和部分难点及解决方案，基本可以完成固定资产核算的大部分工作，大幅度提高工作效率。但还有许多操作细节问题没有在此探讨，比如自动编制记账凭证打印固定资产明细账（卡片），编制“固定资产增减变动表”，固定资产投资决策时计算内部收益率、编制固定资产增减变动表等。除打印固定资产、累计折旧明细账有一定的难度外，其他问题在Excel中不难解决。Excel一个工作表有65536行、256列，可以处理数万条数据。而销售额在3亿元以下的中小型劳动力密集型企业（如服装厂、鞋厂等）固定资产一般不超过3000件，使用Excel管理游刃有余。因此，对于尚未实现会计电算化的中小型企业来说，利用Excel进行固定资产核算、管理是可行的。