《企业行政管理》PPT课件.ppt

企业行政管理 行政管理学院中国十大职业资格教育培训机构 高燕gaoyan82086518 行政管理 企业行政管理 如何做好行政工作 心 明确岗位职责 日常办公事务管理包括日常事务的计划安排 组织实施 信息沟通 协调控制 检查总结以及奖励惩罚等方面的管理工作 办公物品管理包括办公物品的发放 使用 保管及采购以及相应制度的制定 文书资料管理包括印信管理 公文管理 档案管理 书刊管理 会议管理包括会前准备 会中服务 会后工作 其他事务视各公司具体情况而定 加强沟通 沟通包括纵向沟通和横向沟通 纵向沟通分为与上级沟通和与下级部门沟通 与上级沟通主要是要充分领悟上级领导的意思 把握住方向 同时将自己和下级部门的观点很好的传达给上级 这需要行政人员有观察分析能力和表达能力 与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级部门各项信息 这就需要较强的应变能力和组织能力 横向沟通包括公司内部相关职能部 与关系企业窗口部门和外界媒体政府机关等等 在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时 务必真诚 谦虚 与外界沟通需要强的适应能力和自我控制能力 信息的收集和整理 信息包括企业外部信息和内部信息 外部信息具体包括 国家政治 法律 经济 政策规定 社会习惯 风俗 时尚变化 市场需求 消费结构 消费层次的变化 竞争企业信息 科学技术发展信息 突发事件等 内部信息具体包括财务状况 生产状况 产销状况 采购 库存信息 设备的使用和管理 人才资源等 作为一名行政管理人员最重要的是要及时了解企业内部情况发展变化和国家政府机关相关政策和法律规定的变化 良好的执行力 踏踏实实地去执行 良好执行力表现在 1 什么事情该做 该怎么做 2 如何更好更快完成该做的事情 3 清除所有障碍 4 形成企业执行的制度和文化 让执行影响到每个员工 行政人员应具备素质 能力 18 6W2H PDCA SWOT 常用工作方法 19 2H 6W 1W Why 目的2W What 内容3W Who 人4W Whom 对象5W When 何时6W Where 地点 1H How 方法2H Howmuch或Howmany 费用 20 PDCA 1 P Plan 计划 确定方针和目标 确定活动计划 2 D Do 执行 实地去做 实现计划中的内容 3 C Check 检查 总结执行计划的结果 注意效果 找出问题 4 A Action 行动 对总结检查的结果进行处理 成功的经验加以肯定并适当推广 标准化 失败的教训加以总结 以免重现 未解决的问题放到下一个PDCA循环 21 1 S Strength 优势 强项2 W Weakness 弱势 缺点3 O Opportunity 机会4 T Threatness 威胁 SWOT SWOT是一种分析方法关于企业 用来确定企业本身的竞争优势 竞争劣势 机会和威胁 从而将公司的战略与公司内部资源 外部环境有机结合 因此 清楚的确定公司的资源优势和缺陷 了解公司所面临的机会和挑战 对于制定公司未来的发展战略有着至关重要的意义 关于个人 职业规划 经营自己的长处 22 行政部 工 作 流 程 办公用品及日常用品的采购 发放管理 检查验收 部门申请 出入登记 月末盘存 帐物相符 监督检查 物品采购 主管审批 请购计划单 查看库存 定期询价议价 第一条每月25日 各部门负责人将该部门所需要的办公用品应及时上报行政部 行政部指定专人制定每月办公用品计划及预算 经主管副总审批后由行政部统一购买 根据实际工作需要有计划的于次月10日分发给各部门 第二条公司新员工的办公用品 行政部根据人力资源部提供的名单和用品清单 负责为其配齐 以保证新员工的正常工作 负责购发办公用品的人员要做到办公用品的齐全 品种对路 量足质优 库存合理 开支适当 用品保管好 第三条负责购发办公用品的人员要建立帐本 办好入库 出库手续 出库一定要由领取人员签字 第四条因工作需要 确需某种专用办公用品的部门 须由本部门经理签字 报上级领导批准后方可购买 发票除本部门经理签批外 需由上级领导签批后 方可报销 第五条领用办公用品的部门 应将本部门所需的办公用品汇总填写办公用品领用单 经部门经理签字后方可领取 如确实急需用品可到行政助理领取 填写相应的 部门办公用品领用表 流水号由行政部按月份及顺序由行政部编写 如9月第一张流水号0901 第二张流水号0902 以此类推且行政部所有记录流水号均按此编写 第六条日常领用文具需填写 文具领用登记表 第七条办公用品管理一定要做到清洁 注意安全 放火 防盗 严格按照规章制度办事 不允许非工作人员进入库房 第八条对于离开公司的员工 按照入职时所领的清单收回办公用品 已用过的笔 本除外 第九条每月月底 行政助理统计各部门费用 与财务部共同盘点库存 办公用品购发管理办法 固定资产及低值易耗品的管理 资产分类 建立台帐清单 每月盘存 核对帐物 各部门基础设备 设施维修管理 维修申请 安排维修 维修结束 检查验收 记录备案 文件档案的归档管理 文件 资料收集 分类整理编号 立卷归档 装订成册存放 使用 传阅控制 文件资料收发 传真管理 文件资料的收发 行政审阅 上传下达 准确记录 传真往来 各种费用的支付 控制 统计各项所要交纳费用 申请审批资金 部门主管审批 领导审批签字 支付各项费用 归类登记管理 对外关系建立维护 关系建立 沟通协调 档案 情况汇报 合理调整 处理突发事件 突发事件出现 主要情况收集 妥善解决处理 及时汇报领导 减少不利影响 处理结果汇报 后勤服务保障 拟定制度 加强检查 收集建议 员工满意 提高质量 安抚员工 反馈 后勤服务保障 熟悉安全制度 明确安全目标 组织实施检查 提高防范意识 规划教育培训 确保整体安全 安全 执行上级交办事务 接受上级交办任务 汇报结果 及时完成 保质保量 确实了解 记录工作要求 行政经理 35 行政部岗位架构 前台接待 前台接待管理一 来客接待1 来客接待流程 预约 未预约 2 接待礼仪二 来电转接1 来电接入 转接流程2 电话礼仪三 函件收发1 信函与快件签收 寄送流程 前台接待 五 文件收发1 传真发文 收文工作流程六 涉及表单1 来客登记表2 接待来访登记表3 信函与快件签收 寄送登记表4 传真记录清单 内部事务管理 一 办公用品管理1 办公用品申购流程2 办公用品购买 领用流程3 使用表单办公用品订购审批单办公用品台账报废物品清单办公用品领用表 内部事务管理 二 办公设备管理办公设备购买审批流程办公设备询价流程办公设备比价流程办公设备采购流程使用表单 办公设备配备登记表办公设备更换登记表办公设备性能状态一览表办公设备维修记录表 内部事务管理 三 文书档案管理发文 收文管理流程档案归档流程档案借阅 归还流程档案销毁流程使用表单 文书档案借阅审批表文书档案借阅登记表 内部事务管理 四 印章管理制刻申请流程使用审批流程 印章使用审批表印章使用登记表 内部事务管理 五 证照管理证照年审流程证照使用审批 验证流程证照使用审批表证照使用登记表 内部事务管理 六 会议管理会议安排流程会议纪要会议工作评估表 外部事务管理 值班登记日志表保安执勤日志表外出员工登记表来宾出入登记表安全状况检查表防火设施检查表 安全事故报告书突发事故报告表事故统计汇总表电梯设备巡视 维修 保养记录表 一 安全保密管理人员出入管理流程消防安全管理流程安全检查管理流程突发事件处理 应对流程使用表单 外部事务管理 二 车辆管理车辆使用流程车辆加油管理流程车辆安全管理流程事故处理流程使用表单 车辆检查表用车申请表派车记录单车辆请修表保养记录表车辆加油申请 记录表 车辆使用日志表车辆使用状况月报表车辆事故现场记录单车辆事故报告单 外部事务管理 三 后勤管理员工宿舍管理流程员工食堂管理流程清洁卫生管理流程企业绿化管理流程使用表单 食堂卫生检查表住宿申请表住宿人员登记卡宿舍分配明细表宿舍检查登记表 清洁卫生管理表卫生区域划计划表清洁工作安排表卫生状况检查 评分表 外部事务管理 四 公关事务管理重要接待流程危机处理流程媒体宣传流程使用表单 商务接待安排表公务接待审批表公关活动策划表危机预警处理表危机记录分析表危机结果汇总表例外事项工作安排记录表 NVQ企业行政管理考试概述 考试时间 50 准备证据 51 工作成果具体要求 应试者证据清单 应试者证据清单 应试者证据清单 应试者证据清单 应试者证据清单 应试者证据清单 应试者证据清单 应试者证据清单 应试者证据清单 应试者证据清单