WPS—Office办公软件应用技巧培训.ppt

1 培训内容 培训目标WPSOffice简介与MSOffice的版本对比文件的格式及建立方式WPS实用功能与技巧WPS文字 表格 演示插入图片的方式对比WPS表格生成图表功能WPS表格函数 统计及数据对比 WPS文字 邮件合并工具 功能WPS演示模板套用WPS应用小技巧问题 讨论 2 一 培训目标 熟悉WPSOffice的高级功能提高日常办公效率解决日常工作中的WPS应用问题 3 二 WPSOffice简介1 与MSOffice的版本对比 4 2 文件的格式及建立方式 5 三种建立方式 模板建立建立空白右键菜单建立建立方式一 点选 开始 菜单 WPSOffice个人版 中相应WPS软件 开启软件 6 如图 可选择在线模板或本地模板建立方式二 同上 也可以选择新建空白文件 7 建立方式三 不推荐点击右键弹出右键菜单中 新建 菜单中选中需要新建WPS文件类型 如 WPS表格工作簿 8 修改文件名称双击文件即可进入编辑注意 方法三生成的档案是WPS专用格式 会造成其他公司电脑无法打开 9 三 WPS实用功能与技巧1 WPS文字 表格 演示插入图片的方式对比 标准正确操方式打开表格文件点击 插入 菜单下 图片 子菜单中的 来自文件 10 弹出 插入图片 对话框选择需要插入的图片点击 打开 完成插入图片 11 非标准操作方式敲击键盘PrScrn建或使用截图软件Ctrl Alt A进行获取图片打开演示文件按Ctrl C粘贴图片 完成图片插入 12 标准操作与非标准操作的显示效果完全一致 13 14 2 WPS表格生成图表功能 开启表格文件选中需要制表的内容 15 点击 插入 菜单下 图标 16 弹出 图表类型 向导对话框选择你所需要图表类型 能看到简单的图表预览预览双击其图标 17 将出现 配色方案 可根据需要选择方案 达到美化图表的作用选完图表类型点击 下一步 18 出现 数据源 对话框 数据区域 选项卡中选定表中数据的来源指定数据源的行列格式 系统会自动判断 也可手动指定 点击 系列 选项卡 19 添加或删除 系列 选择 分类 X 轴标志 点击 下一步 20 出现的 图表选项 对话框可以在 标题 选项卡中输入 图表标题 分类轴 数值轴 可以马上看到预览效果如图 21 点选 坐标轴 选项卡对 主坐标轴 进行调整 22 点选 网格线 选项卡对 分类 X 轴 数值 Y 轴 选择是否增加主 次要网格线 23 点选 图表 选项卡设定是否 显示图例 设定图例在图表中的 位置 24 点选 数据标志 选项卡设定 数据标签包括 的内容 25 点选 数据表 选项卡勾选 显示数据表 点击 完成 按钮 26 生成图表如图所示出现 图表 工具条选中图表调整其到合适大小 27 在 图表 工具条中选择 系列完成率 28 再选择图表类型为 折线图 这样在同一图表中便可包含两种不同的图表类型 29 选择 完成率 的折线单击鼠标右键右键菜单中选择 数据系列格式 30 弹出 系列完成率格式 对话框 31 选择 坐标轴 选项卡在 系列绘制在 中选 次坐标轴 点选 确定 按钮 32 如图产生一条次坐标轴在次坐标轴上点右键选择 坐标轴格式 33 弹出 次数值轴格式 对话框 34 选中 数字 选项卡选择 分类 中的 百分比 格式 因为 完成率 是以百分比来显示的 所以要选择百分比格式 35 完成图表结果如图所示 36 3 WPS表格函数 统计及数据对比 统计函数 COUNTIF 区域 条件 作用 用于统计区域内满足条件的记录个数 如图所示 37 先点选单元格再点击 插入 菜单中 函数 功能 38 弹出 插入函数 对话框 39 选中 全部函数 选项卡点选 或选择类别 中得 统计 将所有统计函数列出来 40 选择 COUNTIF 函数点 确定 按钮 41 弹出 函数参数 对话框点选 区域选择按钮 42 鼠标框选非空数据区域再点 区域选择按钮 返回函数参数设定画面 43 输入 条件 点击 确定 按钮完成函数参数设定 44 结果如图 45 数据对比函数 VLOOKUP 查找值 数据表 列序数 匹配条件 作用 在匹配条件为假时 返回查找值在数据表中对应的列序数中的数据 实例为 表2中人员工资数据取来自表1中的对应数据 46 点击 插入函数 按钮弹出 插入函数 对话框选择 查找与引用 类别 47 选择VLOOKUP函数点击 确定 48 输入查找值数据表序列数匹配条件按 确定 按钮完成 49 将表格G19一拖拽 公式便应用到下面的表格中 50 结果如图 51 邮件合并工具 功能应用 批量打印 打印邀请函 打印工资条批量生成文件 制作人事文档批量发邮件 发邀请邮件 邮件合并工具 功能应用条件 WPS文字文件 相当是模板文件 数据文件 数据源 4 WPS文字 邮件合并工具 功能 52 开启WPS文字文件点选 工具 菜单下 邮件合并工具栏 53 出现 邮件合并工具栏 点选 打开数据源 54 弹出 选取数据源 对话框选择数据文件 点 打开 55 弹出 选择表格 选择相应数据表单如 Sheet1 点 确定 56 点 收件人 按钮 57 在弹出 邮件合并收件人 中选择相应数据记录点 确定 58 将光标设定到需要插入数据的位置点选 插入合并域 按钮 59 弹出 插入域 对话框选择 域 中 姓名 点击 插入 插入完成后 点选 取消 60 插入数据后如图 61 合并到新文档将数据与文件合并后生成一个文件 适合打印工资条等应用 62 合并到不同新文档将数据按记录条数合成成记录数个文件 适合应用生成人事资料等 63 合并到打印机将合并后的数据进行输出作业 适合打印工资条等应用 64 合并到电子邮件合并后作为电子邮件按指定邮件地址进行发送 适合发送邀请函应用 65 点击 合并到电子邮件 弹出 合并到电子邮件 对话框在 邮件选项 收件人 中选数据的邮件 地址 项输入 主题行 点 确定 66 出现 文件转换 对话框能看到 预览 信件内容确认无误后点击 确定 67 弹出 OutlookExpress 发送确定框点 发送 就将合并好的邮件发送出去 68 如图 完成批量发送邮件 69 5 WPS演示模板套用 开启 WPS演示 可以选择 在线模板 可以选择 我的模板 也可以 切换到本地模板资源 选择模板类型如 选择 报告总结 再双击 年终总结 70 经过短时间Download 年终总结 模板被开启 71 点击各页面进行相应修改 输入数据便可完成一个漂亮的年终总结报告模板就是要简化我们制作演示文档的繁琐 72 6 WPS应用小技巧 WPS设定用户信息修改文件编辑者信息WPS方便的人民币格式表格文件中得数字格式能快速转换成人民币格式WPS文件转PDF档案如果有需要 文件档案能通过WPS直接转成PDF档案 73 开启WPS软件点选 工具 菜单中的 选项 功能WPS表格 文件 演示的 选项 都在 工具 菜单下 WPS设定用户信息 74 选择WPS表格 选项 的 常规与保存 选项卡输入 用户名 点击 确定 完成 75 选择WPS文字 选项 的 用户信息 选项卡输入 用户信息 点击 确定 完成 76 选择WPS演示 选项 的 常规与保存 选项卡输入 用户信息 点击 确定 完成 77 WPS方便的人民币格式 开启表格文件框选要转换格式的数字区域 78 框选区域上点鼠标右键弹出右键菜单中选择 设置单元格格式 79 在 数字 选项卡中 选中 特殊 分类再选中 人民币大写 点 确定 完成 80 转换出结果如图所示 81 WPS文件转PDF档案 用WPS开启要转换文件点选 文件 菜单中得 输出为PDF格式 82 弹出 输出AdobePDF文件 对话框选择 保存到 路径选择 输出范围 点选 确定 83 点击 关闭 完成输出 84 转换完成的PDF档案打开如图效果 85 IT小教室与您分享 IT小教室鼓励大家互相交流学习 欢迎各位同事提供日常业务应用软件的小技巧 请将问题及小技巧email给huangji 谢谢 问题 讨论 86 THEEND THANKYOU