《有效汇报工作的》PPT课件.ppt

如何有效的汇报工作 课程大纲 工作汇报的形式有效报告的类型和运用规则有效报告的时机和原则有效报告工作前的准备工作工作汇报的重点领导喜欢的工作汇报方式PPT重点功能及操作讲解互动环节 工作汇报的形式 工作汇报的形式1 口头汇报2 书面汇报3 多媒体 PPT 汇报4 专题片汇报 有效报告的类型和运用规则 有效报告的类型和运用规则1 告知性报告2 请示性报告3 建议性报告4 协调性报告 有效报告的类型和运用规则 1 告知性报告告知性报告是那些不涉及批示 请求的报告内容 通常属于下属自我职责范围内工作情况的报告 比如 任务的完成情况 工作的动态以及一些突发事件等 尽管都属于下属自己有权决定的工作事项 但也需要让领导了解进度和状况 有效报告的类型和运用规则 2 请示性报告当一项工作的处理方案 一个项目的立案工作或者是一笔财务的支出等必须经过领导的批示才能生效时 下属要做的就是请示性报告 请示性报告与告知性报告最大的不同在于 前者是下属没有权限决定的 需要领导的批准 后者是有权限决定的 但需要主动接受领导的监督 另外 请示性报告必须一文一事 有效报告的类型和运用规则 3 建议性报告建议性报告就是向领导提出自己在执行中产生的意见和建议 之所以说这是一种主观的意见或建议 是因为大多数情况下 建议性报告都是在领导主动征询意见或是领导已经有了大概的思路之后 向下属听取个人的参考意见 有效报告的类型和运用规则 4 协调性报告协调性报告是在被动的情况下 就领导的工作部署进行报告 从形式上看 这类报告也属于告知性报告 但它涉及与其他岗位 其他部门或其他单位的合作关系 所以 对于事实的核对 对于报告的措辞更应慎重 如果对报告规则把握不当 常常会造成后续工作的被动局面 也极易造成领导 同事之间等各种人际关系的不协调 也就是说 必须在各种规则上更加精确地把握协调性报告 有效报告的时机和原则 有效报告的时机一般在工作进程中 至少有四种情况是需要进行报告的 1 完成工作计划的时候做好工作计划时 可以先向领导报告 让他先了解自己的计划内容 并能借此机会向领导确认及讨论一些问题 征求领导意见 接受领导的指示 修正自己的计划 得到领导的认可 获得领导的支持 这里要注意 计划是自己未来行动的蓝图 在得到领导认可之前 往往需经过多次向领导请示及修正报告的过程 千万不要中途气馁或失去信心 2 中间报告对一些需要较长时间才能完成的工作 在工作进行的过程中 要及时向领导报告自己的进行状况 一方面让领导安心 另一方面也让领导知道自己做了什么事情 3 紧急报告工作进行期间 如果发生了自己无法解决或无法控制的重大的事件 如不可抗力等因素可能会严重影响到计划的完成和目标的达成 这时必须向领导做紧急的报告 4 工作完成的时侯工作终了时一定要向主管报告 否则辛苦的工作结果可能因失去时效而变得毫无价值 有效报告的时机和原则 工作报告是加强下属与领导沟通的重要途径 是个人职业发展必备的职业能力 通常情况下 领导会在报告反馈过程中了解下属的工作进度 以此来增加自己管理的安全感 同时 领导还可以从中看出下属的优点和缺点 掌握下属的工作特性 便于与下属建立融洽的工作关系 有效报告的时机和原则 有效报告的原则 1 价值性原则从个人的心理反应特征来说 工作报告是一个积极的工作行为 是减少执行偏差和误解的有效手段 更重要的是 通过事前有效的磨合 在工作合作中将规避出现的各种问题 使事情获得双方满意的积极成果 在这个基础上 可以建立更加牢固的双向信任关系 因此 报告时不仅要注意内容的价值性 还要关注报告对融洽上下级关系的价值性 这种价值性一般反映在以下五个方面 第一 报告能够展示报告者积极主动的态度 在领导者看来 报告者的报告举动是一种主动承担责任 积极面对问题的职业品质 领导有理由相信 今后当同样的问题出现时 报告者总是会及时地向自己提供方案 以此来产生管理的安全感 第二 报告能够展示报告者的深刻见解 有机会向领导展示自己对存在问题的理解 解决问题的能力 这正是领导深入认识报告者 了解报告者的最佳机会 第三 报告能够展示报告者的积极帮助 而不是将问题全部推到领导头上 随时把所有工作做在前面 既是下属的本职 也是下属对领导提供的帮助 让领导省去对问题的思考 从而会得到领导由衷地赞赏 第四 报告能够展示报告者的尊重意识 作为下属 即使有非常高明的想法 即使领导很信任自己 但如果总是擅做主张 而不事前报告 先斩后奏 那么 领导的不安全感是会大幅度攀升的 因为没有人可以保证自己的工作永远不会出错 出了错误 领导还要承担更大的责任 所以 主动报告工作是对领导的尊重和负责 第五 报告能够让报告者获得综合价值的回报 通过完整的报告 领导会了解下属下一步的计划 方案 并给予指导和认可 这样领导对下属的信任感就会显著增加 通常随之而来的会是一系列的授权 让下属接受更大的挑战 提升下属的成长速度 如果每次报告都能体现以上五项价值 那么无论是报告者还是领导 都会有所收获 有效报告的时机和原则 2 技巧性原则首先 要学会在报告中体察和面对领导的心理感受 有意识地进行换位思考 用同理心领会领导的感受 其次 要与领导建立良好的互动合作关系 把执行做到位 是与领导合作关系的开始 第三 要掌握心理调节术 理性面对与领导的分歧 分歧是正常的 不可避免的 一定用积极的态度去面对 而不是回避 同时 应以就事论事的态度解决问题 不让自己的情绪影响到工作 面对已经出现的矛盾和分歧 要从本质上解决问题 从自己出发 改变自己胜于说服领导 在个人问题或小问题上可以不拘小节 并注重理解和宽容的品质 3 透明性原则中国人是非常含蓄的 喜欢转弯抹角 不像西方人 怎么想的就怎么说 是直来直去的方式 东西方文化的差异就在于中国人关注人情 面子 而西方人关注事情的本身 对事不对人 中国人生活中如此 工作中亦是如此 很多时候 做事情 不是关注事情的轻重缓急 而是先揣摩领导的心思 先顾及是否对自己有利或不利 有时即使说了 也可能是蜻蜓点水 含糊其辞 让领导去猜 去想 负责任的领导也许会深究下去 帮助下属解决问题 但如果领导自己也很忙 很可能就忽略了 如果被忽略的事情是重要的工作 那就很可能造成重大问题 还有些时候 出于谦虚的美德 下属认为是自己分内的事 不好意思麻烦领导 他们只顾埋头工作 总是认为自己还没有成熟的想法 或者事情还没有完成 先报告领导 生怕办不成 被领导笑话 他们希望有朝一日能够一鸣惊人 让领导对自己刮目相看 反之 有些人刚听到一些风吹草动 未经核实分析 就立马向领导报告 生怕落于人后 少了一次接近领导的机会 更有甚者 对坏消息的处理办法 是尽可能长时间地隐瞒 并以一种间接的方式表达 有效报告工作前的准备工作 一 报告素材的准备1 限定问题和确定目标2 资料的收集与梳理二 报告提纲的准备1 提纲要素2 问题的分析与建议3 潜在的问题和困难三 消除紧张心理的准备1 让自己更从容的呈现方式2 让自己更从容的沟通方式 有效报告工作前的准备工作 内容清晰并且突出重点 最好有相对固定的PPT模板陈述工具选择准确 数字 表格 图表 图例等 借助有效表达工具 使工作汇报生动活泼问题分析与建议要具有改善的意义和价值 问题分析要深入 改善建议要具有实操性 需要注意的是 如果确定书面报告内容涉及他人的问题或单位机密时 必须妥善处理好 必须确保书面报告不会泄露或扩散 否则就应该果断地放弃书面报告 寻找适当时机向领导做口头报告 而且一些非正式的工作报告内容 未经领导同意 不应该让第三人知道 这可能会陷领导于被动的局面 也会产生不必要的误解 书面报告还涉及一些文书技巧 这也是一项基本工作能力 不同的文书方式会给领导带来不一样的感受 在现在这个竞争异常激烈的时代 要想让别人接受您的一项计划或建议 您首先必须清楚地向别人讲述它们 精致而又引人入胜的演示文稿 将让您能把自己的意思表达得更加完美 工作汇报的重点 向领导汇报工作是一项重要的日常业务 汇报得体 事半功倍 汇报不当 事倍功半 如何增强汇报工作的艺术性 既完成工作 又赢得领导对自己能力的认可呢 工作汇报的重点 一 言简意赅概括主旨 让领导知晓 是什么 1 梳理汇报工作 向领导汇报工作之前 应将汇报的工作仔细梳理一下 有文件 材料的 要吃透吃准精神 做到心中有数 没有文件材料的 需要打好腹稿 理好脉络 分清层次 充分做好汇报准备工作 确保汇报时有的放矢 2 简要汇报主要内容 向领导汇报工作时 要用精练的语言概括来龙去脉 提纲挈领 纲举目张 让领导在最短的时间内知晓前因后果和轻重缓急 对汇报事宜有一个大致了解 3 提醒关键环节和注意细节 简明扼要向领导汇报完主要内容后 要向领导进一步汇报需要注意的关键环节和具体细节 如完成时限 具体标准等 让领导有进一步的认识和理解 使汇报环环相连 丝丝相扣 工作汇报的重点 二 结合实际拟定方案 让领导知晓 为什么 1 拟定科学方案 汇报之前 应根据汇报任务要求 结合工作实际 多拟定几条备选方案 供领导遴选采纳 充分发挥参谋助手作用 要力戒不明就里式汇报 完全将决策任务推给领导 领导一问三不知 再研究再汇报 导致汇报效率低下 2 仔细阐述记录 向领导汇报备选方案时 不但要汇报方案的具体内容 也要汇报拟定方案的初衷 根据等 提高汇报的科学性 同时 认真记录领导对方案的审批意见 采纳哪一条方案 做了哪些改动 抑或提出新的方案 要全面记录 不要漏掉任何一个细节 3 修改方案再汇报 根据领导的指示精神 充实 修改具体方案 贯彻领导的意图 将修改后的方案再向领导做一次简要汇报 重点汇报修改内容 待领导认可后具体落实 工作汇报的重点 三 因事而异灵活处理 让领导知晓 怎么样 1 事前提醒汇报 有的工作落实中需要领导签字同意或是亲自出席 这种情况下 应事前应主动提醒领导 好让领导胸有成竹 2 事中主动汇报 有的工作延续性很强 要持续很长一段时间 期间上级会有新的精神 工作会遇到新的情况 这时应主动向领导请示汇报 安排部署下一阶段工作 3 事后汇报结果 有的工作只需要领导同意 不需要领导亲自出席 若不及时汇报 领导可能不清楚成效如何 这种情况下 待工作结束后要及时向领导汇报工作取得的效果 让领导掌握最终结果 工作汇报的重点 借助PPT专业汇报工具软件 领导喜欢的工作汇报方式 领导喜欢的工作汇报方式 把领导当作是领导 但也不要忘记他也是普通人 在对外场合 或者领导的领导在的时候 不要在公开场合给领导出难题 有问题私下解决 在公司要认清领导永远是你的领导 要摆清自己的问题 但也要意识到领导也是普通人 也有犯错的时候 要学会对领导的错误以正确的方式及时指正提出自己的建议 领导喜欢的工作汇报方式 不要挑战自己的极限 一般来讲 上司都很喜欢积极向自己做汇报的员工 更看重那种不诉苦能承受工作压力的员工 这就造成两种情况 活泼机灵 知道诉苦的职员 上司会更容易知道他实力有限 从而给出相对灵活的工作安排 而后一种员工 上司会认为你是能者多劳 把更多不容易解决的事情派给你 及时 准确 有效的沟通非常必要 把自己面临的困难和需要上司协助解决的问题一一列出 这绝对不是表示你能力不够 而是为了更好地完成工作 否则 个人的能力固然被发挥到极限 情绪和体力上的压力也大到极点 一旦被触发 将会造成可怕崩溃 这 绝对不是长久 持续性的职业之道 领导喜欢的工作汇报方式 学会察言观色选择正确的沟通方式 适应领导的脾气和工作方法 总结一套合适的解决方案 让你做事情和沟通方式更顺手 比如已经知道他的脾气是硬朗型的了 就不适合公事公办地跟他说某事您做得不对 某人背后对您不满 事实上你提出一个下午茶邀请 会更能放松他的精神 方便进谏 忠言总是逆耳 要选择好时间地点环境气氛 才能提高沟通成功的可能性 领导喜欢的工作汇报方式 你的时间帮领导节省时间 领导的时间非常宝贵 要想任何办法帮领导节省工作的时间 比如汇报工作的时候直接说结果 一些工作最好可以用数据 图表来说明 比如某公司员工使用表单大师把工作的结果导出成数据 图表等 这样老板看得时候总能一目了然 大大节省了老板的时间 PPT重点功能及操作讲解 确定汇报主题 定方向选择所需模板 定调 专业 商务 个性 拟定内容大纲输入文本内容插入各种对象 图片 表格 影片和声音 图表等设置放映方式 您可以 根据主题和内容先选模板再写内容 也可以先写主题和内容再来选模板 PPT重点功能及操作讲解 第一制作首份演示文稿第二美化幻灯片外观第三创建精彩的演示文稿第四创建生动的演示文稿第五放映幻灯片第六与Office中的其它软件共享和转化 请参看课件案例 图表在商业沟通中扮演重要的角色 文字沟通 语言沟通 图表 多媒体沟通 图表的作用 迅速传达信息直接专注重点更明确地显示其相互关系使信息的表达鲜明生动 麦肯锡制作的图表都遵循标准的格式 一个人有没有前途 就看他在会议中的表现 曾仕强 互动环节 您的创意永远比内容更重要 谢谢