【中药饮片炮制规范】药品采购业务流程

Q/GKSX-TG302.20-2014Q/GKSX-TG302.20-2014Q/GKSX国药控股山西有限公司企业标准Q/GKSXTG302.202014药品采购业务流程2014 年 11 月 29 日 发布 2014 年 12 月 29 日实施国药控股山西有限公司发布目录 前言 .1.目的. 12.范围. 13.定义. 14.过程流程图. 1 5.补充说明. 26.相关记录. 37.相关文件. 38.文件履历. 3前言为规范国药控股山西有限公司下属各物流机构包材进销存标准化管理，提高包材管理水平，建立健全包材管控体系，完善包材管控流程，保障包材供应，提高采购效率，规范包材使用。特制定本标准。随着国药物流现代化物流中心建设规模不断扩大，物流服务标准化管理持续规范，今后将根据国家新法律法规的出台以及公司对提高医药物流服务与质量管理需求，修订本标准。本标准由国药控股山西有限公司物流标准化技术管理委员会标准化办公室提出并归口。本标准由国药控股山西有限公司物流标准化技术管理委员会负责监督实施。本标准按照国家标准 GB/T 1.1 给出的规则起草。本标准主要起草单位：国药控股山西有限公司。本标准主要起草人：康凯。本标准参与起草人：王晓红、姜宝兰。本标准系首次编写和发布。药品采购业务流程1.目的：对药品采购过程进行控制，保证购进的药品应是合法企业的生产或经营的药品，满足规定要求。2.范围：适用于已通过企业审批准许的企业与品种的购进管理。3.定义：无4.过程流程图：5.补充说明5.1采购需求的确认和采购计划5.1.1药品采购应遵循“了解市场，适应市场需求，择优采购，保证用药安全的” 原则。5.1.2根据最低和最高库存量，以不积压，不脱销，保证供应，提出采购需求；销售部门临时要货，需及时通知采购中心。5.1.3采购中心编制月度采购计划，编制药品采购计划必须考虑供货单位或购入途径和到货周期的不同情况，并考虑怕热怕冻药品运输受不同季节气温影响等因素。5.1.4药品采购计划审批：应由采购总监审核其销量、库存、总量、重点品种断货情况等，批准后方可实施。5.1.5 采购人员经授权，按药品质量情况，根据各销售部门的进销存业务动态、缺货记录，每日编制日药品要货记录。日药品要货记录的主要内容：采购人员、药品名称、规格、进货期限、供货单位、计划进货数量等。5.1.5日常药品采购计划控制：应用业务系统（CMS）控制的缺货、库存周转天数等实施管理，同时，以采购中心及风险与运营管理部的考核进行控制。5.2首营企业、首营品种的采购5.2.1药品采购凡未与公司建立供需关系的企业和首次从药品生产厂商采购新品种（新剂型、新规格、新包装）的药品，均应按首营企业管理制度和首营品种管理制度进行申请审批，已通过首营审批的企业、品种即可实施采购。5.2.2查询公司业务系统（CMS），对已录入业务系统的合格供应厂商、品种，可直接实施采购。5.3采购的实施5.3.1签订年度采购合同：采购中心在进货前应就有关原则尽可能(大品种或供应商要求则必须签订)与供应厂商签订购进合同（附有质量保证内容）：1）明确所购药品质量应符合国家的标准和有关要求；2）明确所购药品（国产）供货时每件包装应附产品合格证；3）明确所购药品包装标准，标签和说明书应符合国家有关规定和运输要求；4）进口药品除上述外，还应附有供货单位原印章的进口药品注册证、进口药品检验报告书或注明“已抽样”的进口药品通关单复印件，进口预防性生物制品、血液制品应有加盖供货单位原印章的生物制品进口批件，进口麻醉药品、精神药品应有进口准许证；5）与国外厂商之间签订的从境外进口药品的“订购合同”除上述外，还应提供向口岸药监局进行进口备案的相关资料。5.3.2采购合同的审批：签订的年度采购合同应由采购总监审批签字。每次的采购合同是由相应授权的采购人员签订；新增的总经销、总代理的采购协议由总经理批准。 5.3.3签订的采购合同应盖有供货单位原印章、批准人或经办人签字，将采购合同和订单反馈给供应商，并将合同编号归档保存。5.4采购5.4.1采购人员经授权，按药品质量情况，根据各销售部门的进销存业务动态、缺货记录，每日上班后确定当日要采购品种,并记录在日药品要货记录(可为电子文档)。日药品要货记录的主要内容：采购人员、药品名称、规格、供货单位、计划进货数量、进货期限等。采购人员应按日药品要货记录采购合同(订单)的基本要求，向供应商发出采购合同（订单）或电话订单，其有效期为一个月，过后如还须订购必须重新发合同（订单）；5.4.2采购人员根据发出的采购合同（订单）将采购信息输入到业务系统（CMS）中，并生成采购预报单；5.4.3采购主管人员应根据发出的采购合同（订单），以不同的方式与供应厂商联系，确保采购合同（订单）的履行。5.4.4采购主管人员对未按约定执行采购订单（合同）的，应与供应商联络进行催货。5.5到货情况确认5.5.1情况处理1）符合订单：验收人员将采购到货验收信息录入业务系统（WMS）中；2）不符合订单：采购员接到收货员传来验收（收货）联系单中的收验货中发现药品数量多于采购预报单或规格不符合时，应及时通知供应商，查实不符原因，或重开采购预报单（原来的作废）并通知仓储部，或退回多余或不符合规格的药品。少于采购预报单时，验收人员按实际到货数量录入验收信息，上架确认后回传至业务系统（CMS）。3）对于药品质量异常的则按不合格药品管理制度执行；5.5.2采购中心应及时将进货质量异常情况、供应商履行合同的能力、售后服务和预防纠正措施报告情况记入日药品要货记录作为年度进货质量评审的依据。6.相关记录：7.相关文件：8.文件履历：版本号日期创建/更改修改内容简介1.02007/07/18创建新建2.02014/04/28更改根据新版GSP全面修订第 5 页