软考论文-论信息系统项目的沟通管理.doc

论项目管理的沟通管理论信息系统项目的沟通管理摘要2013年1月本论文作者领导实施了某省信息资源应用平台项目建设工作，该项目涉及6个系统集成商，合同金额超过1000万，我受公司（项目总集成商）委派，担任项目经理，负责整体项目的管理和实施。此项目由于合同金额大、实施周期长，且涉及多种复杂技术应用，参与项目实施的技术人员众多，相关业务部门与合作伙伴也错综复杂，项目实施初期，曾一度暴露了沟通管理的不足，工作效率低下、团队松散、异地办公信息沟通不畅等严重问题。作者在此项目实践过程中考虑实施了：识别项目干系统人，制定详细的沟通管理计划、信息发布、绩效报告及干系人管理等一系列措施，有针对性地解决问题，项目取得成功，获得公司和客户的一致好评。本文以此项目为例并结合作者的实践经验，论述沟通管理在项目中的重要性及深刻教训。正文2013年1月，某省政府信息化主管部门提出建设政府信息资源应用系统，规范信息化及信息资源的管理工作；建设信息资源交换与共享平台，实现上与中央、下与市县、横向各委办局间的数据交换与共享机制，并为政府大数据中心建设奠定基础。依托该平台建设六大应用系统：综合查询系统、OA办公系统、政府门户系统、综治系统、涉诉系统、事件上报系统。本单位承接了信息资源交换与共享平台和综查系统（简称交换综查系统）的建设，项目历时1年9个月，目前交换综查系统各项指标运行稳定，并且项目已完成验收工作，项目整体实施及交付成果得到客户一致好评。本人作为承建方的项目经理，全程参与了交换综查系统的建设，主要工作职责为需求分析、项目管理，也承担了部分数据库设计的工作。交换综查系统采用SSH（Struts+ Spring+Hibernate）主流Web应用框架，以Linux操作系统作为开发平台，java为主要开发语言，数据库使用Mysql5.5、IBM DB2 9.7，中间件使用WebSphere8.5版本。交换综查系统涉及的功能点较多，交换平台包括数据采集、数据传输、数据ETL、数据交换过程管理监控等功能；综查系统包括主题数据查询、关键字查询、模糊查询、综合查询等功能；交换综查系统与CA系统集成，实现组织机构、用户的同步；与门户网站集成，实现在门户网站内统一单点登录（SSO）；交换平台与OA办公系统、综治系统、涉诉系统和事件上报系统集成，实现各系统数据通过交换平台进行数据沉淀，为政府大数据中心建设提供基础。交换综查系统的建设是一项系统工程，有一定的难度和复杂性，而且该项目涉及的干系人面广人多，项目初期建立了与6个系统集成商的沟通计划，项目组内部沟通一下就开始了实施工作。项目实施不到一个月，各种因沟通不畅引起的问题接踵而至。如团队人员工作松散、异地办公导致需求理解不一致等，工作效率低下，因此，我重新制定了切实可行的项目沟通计划，及时发布信息给相关干系人，定期向甲方及监理方、公司高层以及各集成商发布绩效报告，使用多种沟通技术与干系人沟通，确保系统如期按质完成。因此，我重新梳理了项目干系统人，制定了切实可行的项目沟通计划，及时发布信息给相关干系人，定期向干系统人发布绩效报告，使用多种沟通技术与干系人沟通，确保系统如期按质完成。一、识别干系人并分类管理首先确定项目的所有干系人，了解每个干系人的基本情况。本人们使用微软 Excel工具制作了项目干系人及分类，分为外部干系统人和内部干系人，外部干系人包括甲方项目组成员、监理方成员、各子系统承建单位成员、外部采购单位成员等）；内部干系人包括项目组成员、项目组上级领导、行政、业务、技术开发及实施支持人员等。联系人列表信息包括姓名、所属部门、邮箱、座机、手机、职能等，做到简洁明了。将联系人列表发送给每个干系人，并及时更新，以保证沟通渠道的畅通。另外还使用了公司质量管理部规定的项目文档模板，包括会议纪要、工作报告、开发文档等，统一文件格式，使文档管理规范化。一、 制定切实可行的沟通计划了解每个干系人对项目的期望，以及干系统人想要得到项目信息及时间。确定工作汇报方式，明确什么时间、以什么形式（正式或非正式、横向或纵向、单向或双向）向谁汇报。在该项目中，我采取的方法是：项目组成员对项目经理通过EMAIL发送周报，并且异地和本地项目组每周开工作总结会议；项目经理每周同甲方、监理方和上级进行一次口头汇报，双周通过EMAIL发双周报告；紧急情况通过电话或电话会议及时沟通。另外，项目组实施了重大问题报告评估制度。所谓的重大问题的定义是指影响项目范围、进度、成本及质量的需求变更、人员调整等。比如，由于分配到本项目组的开发人员并不是非常固定，有时需要支持公司其他的项目，项目组及相关人员会及时开会评估对项目可能产生的影响。事实证明，我通过采用这些方法、过程和文档模板，使项目组成员之间、与其他干系人之间的沟通更加顺畅，提高了沟通的效率，保证了项目按计划完成。二、 使用多种沟通技巧，保证信息发布的正确在本项目实施过程中，为了提高沟通的效率和效果，需要把握一定的基本原则，在项目进展的不同阶段，对待不同的沟通对象也要使用多种沟通方法。会议是项目沟通的一种重要形式。如何组织高效的会议也是项目经理需要考虑的问题。在本项目中，我采用事先在沟通计划中制定例会制度，明确会议的目的和希望解决的问题，会议前将会议资料发到参会人员，由专人记录会议纪要，会议最后要有结论，并将会议纪要分发所有参会人员。按照这种方法，节约了时间和会议成本，有效解决了项目中遇到的问题，保证项目正常实施。如在需求分析阶段，为了准确把握客户的需求，获取更多的信息，需要多次召开需求讨论会，各方代表都要参加，各方就项目的目标、范围、系统所需功能、性能等方面的需求展开讨论。会议召开多次，每次对需求进一步细化，对某些不明确或认识不统一的需求逐一确认，直到各方对需求达成共识。除了正式的会议外，我还经常采用非正式沟通的方式，与客户拉近距离，在轻松和随意的谈话中获得更多的隐性需求信息。三、实施绩效情况报告本项目中甲方、监理方、公司高层及各子系统承建商都很关心项目的状态和相关问题，在本项目中我合理的使用绩效报告的工具和技术（如绩效评审、偏差分析、趋势分析、挣值分析），采用定期汇报、阶段评审和重大问题报告评估三种形式报告项目进展情况。按沟通计划中制定的报告时间和频度，向干系人汇报项目完成的工作量，使绩效报告与项目的实际情况最接近。报告的主要内容包括：项目当前状态、进度完成情况、当前问题、解决办法、下阶段计划等。在项目进行到重要阶段或里程碑阶段，项目就要进行阶段评审，如需求评审、概要设计、详细设计评审、代码复审、测试计划评审等。在出现重大问题时，进行紧急报告评估，内容包括：当前发现的问题、相关影响、如何解决、问题紧迫性等。项目干系人对及时取得项目绩效情况表示满意，并对得到的信息及时反馈，共同解决项目执行中的问题。结束语2014年9月底项目顺利交付，受到了客户和本公司领导的一致好评，对项目给予了较高的评价，系统计划在全省进行推广，回顾本项目执行的过程，项目的圆满成功离不开在项目当中执行科学有效的沟通管理，特别是主动沟通及良好的沟通技巧有助于项目经理控制项目进度、成本和质量的管理，注重项目干系人积极有效的沟通，项目团队成员的积极协作，风险有效识别和应对，这些都为项目成功提供了保障和基础。在本项目实施过程中也遇到一些问题，比如沟通不畅，项目中出现了一名重要成员离职，导致他承担的模块延期交付，后期不得不赶工。因此在后续项目中我更加注重这些方面的管理：加强和团队间的有效沟通，加强团队凝聚力建设，我会在今后的项目中不断努力和改进，为信息化建设尽一份绵薄之力。 4 / 4