管理信息系统的定义、概念和结构.ppt

管理信息系统 ManagementInformationSystem MIS 第一章管理信息系统的定义 概念和结构 1 1管理信息系统的定义1 2管理信息系统的概念1 3管理信息系统的结构1 4管理信息系统的开发 1 1管理信息系统的定义 管理信息系统 一词最早出现在1970年 由瓦尔特 肯尼万给它下了一个定义 以书面或口头的形式 在合适的时间向经理 职员以及外界人员提供过去的 现在的 预测未来的有关企业内部及其环境的信息 以帮助他们进行决策 很明显 这个定义是出自管理的 而不是计算机的 它没有强调一定要用计算机 它强调了用信息支持决策 但没有强调应用模型 直到80年代 1985年管理信息系统的创始人 明尼苏达大学卡尔森管理学院的著名教授高登 戴维斯才给出管理信息系统的一个较完整的定义 它是一个利用计算机硬件和软件 手工作业 分析 计划 控制和决策模型 以及数据库的用户 机器系统 它能提供信息 支持企业或组织的运行 管理和决策功能 这个定义说明了管理信息系统的目标 功能和组成 而且反映了管理信息系统当时已达到的水平 它说明了管理信息系统的目标是在高 中 低三个层次 即决策层 管理层和运行层上支持管理活动 管理信息系统 一词在中国最早出现于20世纪70年代末80年代初 根据中国的特点 许多从事管理信息系统工作的学者给管理信息系统也下了一个定义 管理信息系统是 一个由人 计算机等组成的能进行信息的收集 传递 存储 加工 维护和使用的系统 管理信息系统能实测企业的各种运行情况 利用过去的数据预测未来 从企业全局出发辅助企业进行决策 利用信息控制企业的行为 帮助企业实现其规划目标 问题 从这个定义上看 管理信息系统的组成包括哪些 功能包括哪些 目标包括哪些 朱榕基对管理信息系统给出的定义是 管理信息系统是一个由人 机械 计算机等 组成的系统 它从全局出发辅助企业进行决策 它利用过去的数据预测未来 它实测企业的各种功能情况 它利用信息控制企业行为 以期达到企业的长远目标 这个定义指出了当时中国一些人认为管理信息系统就是计算机应用的误区 再次强调了管理信息系统的功能和性质 再次强调了计算机只是管理信息系统的一种工具 世纪 年代以后 支持管理信息系统的一些环境和技术有了很大的变化 因而对管理信息系统的定义的描述也有了一些变化 其中最具代表性的定义有 信息系统不仅是一个能向管理者提供帮助的基于计算机的人机系统 而且也是一个社会技术系统 因此 应将信息系统放在组织与社会这个大背景中去考察 并把考察的重点 从科学理论转向社会实践 从技术方法转向使用这些技术的组织与人 从系统本身转向系统与组织 环境的交互作用 这个定义说明管理信息系统的应用不仅有赖于信息技术本身 而且更多地依赖于组织的外部环境 这是对信息系统的社会技术系统属性的充分认识 管理信息系统通过对整个供应链上组织内和多个组织间的信息流管理 实现业务的整体优化 提高企业运行控制和外部交易过程的效率 这个定义说明了管理信息系统已突破原有的界限 成为企业内部业务流程和外部商务流程集成的平台 即跨组织的信息交流平台 管理信息系统的应用范围也已经超出了一个组织或企业的边界 案例 联合包裹服务公司用信息技术在全球竞争 联合包裹服务公司 UnitedParcelService UPS 是世界上最大的空中和地面包裹速递公司 1907年初建时 只有一间很小的地下办公室 两个来自西雅图的少年JimCasey和ClaudeRyan只有两辆自行车和一部电话 当时他们曾承诺 最好的服务 最低的价格 联合包裹公司成功的运用这个信条近90年之久 公司之所以成功的关键是投资于先进的信息技术 1992 1996年之间 联合包裹公司预期投资于信息技术1 8亿美元 信息技术帮助联合包裹公司在保持低价位和改进全部运作的同时 促进了对客户的服务 由于使用了一种叫做发货信息获取装置 DIAD 的手持计算机 联合包裹公司司机们可以自动的获得有关客户签名 运货汽车 包裹发送和时间表等信息 然后司机把DIAD接入卡车上的车用接口中 即一个连接在移动电话网上的信息传送装置 接着包裹跟踪信息被传送到联合包裹公司的计算机网上 在联合包裹公司位于新泽西州Mahwah的主计算机上进行存储和处理 在那里信息可以通达世界各地向客户提供包裹发送的证明 这个系统也可以为客户的查询提供打印信息 从前面对管理信息系统定义的分析 我们可以发现 一个管理信息系统的完整定义必须包括 管理信息系统的环境 目标 支持层次 功能 组成这 个要素 因此 在给出当前管理信息系统定义之前 有必要对这 个要素进行分析归纳 环境 当代的世界已变成市场全球化 需求多元化 竞争激烈化 战略短线化 一切事物变化加快 企业不得不更加重视变化管理和战略管理 目标 企业要在激烈的竞争中立于不败之地 首先产品或服务要适应市场的需要 其次企业要有效率和效益 要在交货时间 产品或服务质量 产品或服务成本 方面处于优越地位 再次就是不仅短时而且能长期保持战略优势 企业的管理信息系统应有利于企业战略竞优 有利于企业提高效率 有利于改善 Q 支持层次 高层决策 中层管理 基层业务处理 功能 进行信息的收集 传输 加工 存储 更新和维护 组成 人工手续 计算机硬件 软件 通信网络 其他办公设备 复印 印刷 传真 电话等 以及人员 弄清管理信息系统的 个要素之后 我们可以重新描述一下管理信息系统的定义 管理信息系统是一个以人为主导 利用计算机硬件 软件 网络通信设备以及其他办公设备 进行信息的收集 传输 加工 存储 更新和维护 以企业战略竞优 提高效率为目的 支持企业高层决策 中层控制 基层运作的集成化的人机系统 需要指出的是 人们对管理信息系统的认识是一个不断提高和完善的过程 随着信息化的深入 其概念也在不断拓展和深化 对于管理信息系统的定义 至今尚没有一个受大家认可的权威的定义 思考题 收集5个以上的管理信息系统定义 比较分析它们的异同点 管理信息系统和计算机应用的区别计算机应用管理信息系统必须有计算机不一定有计算机是个技术系统是个社会 技术系统主要内容为软硬件主要内容为信息专家队伍建造管理系统队伍建造 1 2管理信息系统的性质 1 3管理信息系统的概念 由管理信息系统的定义中我们已得出了一些管理信息系统的概念 1 管理信息系统是一个以计算机为基础 以人为主导 的人机系统 2 管理信息系统是一个一体化的系统或集成系统 3 管理信息系统具有统一规划的数据库 4 管理信息系统利用数学模型分析数据 辅助决策 下图是管理信息系统的总体概念图 管理信息系统的概念是发展的 最初许多倡议者设想管理信息系统是一个单个的高度一体化的系统 它能处理所有的组织功能 随着时间的推移 这种高度一体化的单个系统显得过于复杂 并难以实现 于是管理信息系统的概念转向各子系统的联合 按照总体计划 标准和程序 根据需要开发和实现一个个子系统 这样 一个组织不是只有一个包罗万象的大系统 而是一些相关的信息系统的集合 例如 统计系统 数据更新系统 状态报告系统 数据处理系统 知识工作和办公自动化系统 决策支持系统 1 统计系统 统计所研究的内容是数量数据间表面的规律 应用统计可以把数据分为较相关的和较不相关的组 它一般不考虑数据内部的性质 统计的结果把数据转换为预信息 还没有成为信息 它不能控制 也不能预测 因而统计系统属于低级的管理信息系统 2 数据更新系统 数据更新系统的典型代表是美国航空公司的SABRE预约订票系统 这个系统能分配美国任一航空线任一航班的飞机座位 该系统数据量大 操作复杂 但是在概念上是一个简单的数据更新系统 因为它既不告诉空座位的票价 更不告诉以现在的售票速度何时能将票售完 从而采取补救措施 所以它没有预测和控制 它不改变系统的行为 因此 它也是属于低级的管理信息系统 3 状态报告系统 它是反映系统状态的一种系统 可以分为生产状态报告 服务状态报告和研究状态报告等系统 生产状态报告系统的代表是IBM公司的公用制造信息系统 该系统能在一台计算机生产期间内监视每一个部件生产的进展 这个系统使计划调度速度加快 减少了库存 但是它仍然是管理信息系统的初级形式 它没有预测也没有控制功能 4 数据处理系统DPS 数据处理系统也称为电子数据处理系统EDPS 有时也叫事务处理系统TPS DPS是支持企业运行层日常操作的主要系统 所作的工作如订单处理 旅馆预约 工资核算 雇员档案管理等 当代企业所需处理的数据量大得惊人 是人用手工无法完成的 例如一个银行营业所白天8小时所积累的业务 用手工至少加班4小时才能处理完 现代的计算机只需几分钟 因此 TPS已成为现代企业无法离开的系统 虽然TPS是非常重要的 但这个系统由于处理的问题处于较低的管理层 问题比较结构化 也就是处理步骤比较固定 因此 它仍然是属于较低层次的管理信息系统 5 知识工作和办公自动化系统 知识工作系统是支持知识工作者的系统 它可以大大提高知识工作的效率 缩短设计时间 改善输出的知识产品的质量 如计算机辅助设计系统CADS 它能协助设计出新产品 产生新的信息 6 决策支持系统DSS 随着信息技术应用的深入 信息系统已不仅仅支持信息的处理 而是向上发展 支持管理的决策 要支持决策就要有分析能力和模型能力 所以决策支持系统是利用计算机分析和模型能力对管理决策进行支持的系统 用户可以针对管理决策的问题 建立一个模型以考察一些变量的变化对决策结果的影响 1 3 1管理信息系统的概念结构 从概念上看 管理信息系统由四大部件组成 即信息源 信息处理器 信息用户和信息管理者 信息源 信息产生地 包括企业内 外的任何实体都可能是信息的产生地 信息处理器 担负信息的传输 加工 保存等任务 例如 各种通讯设备 各个客户终端 信息用户 信息的使用者 他应用信息进行决策 例如 企业的各部门经理等 信息管理者 负责信息系统的设计实现 在实现之后 他负责信息系统的运行和协调 例如 系统开发人员和维护人员 信息管理者 信息源 按照以上四大部件及其内部组织方式我们可以把信息系统看成以下各种结构 首先 根据各部件之间的联系可分为开环和闭环结构 开环结构又称无反馈结构 系统在执行一个决策的过程中不收集外部信息 并不根据信息情况改变决策 直至产生本次决策的结果 事后的评价只供以后的决策作参考 闭环结构是在过程中不断收集信息 不断送给决策者 不断调整决策 事实上最后执行的决策已不是当初设想的决策 其次 根据处理的内容及决策的层次来看 我们可以把管理信息系统看成一个金字塔式的结构 如下图 战略计划 管理控制 运行控制 销售与市场 生产 财务与会计 其它 由于一般的组织管理均是分层次的 例如分为战略计划 管理控制 运行控制三层 为它们服务的信息处理与决策支持也相应分为三层 战略计划 管理控制 运行控制 基于管理层次的系统结构 信息处理量 大 小 非结构化决策 结构化决策 销售数据分析 生产订货 采购订货 库存水平控制 实际进度与计划的比较 新市场的开发 考虑新的加工方法 又由于一般管理均是按职能分条划分的 信息系统也就可以分为销售与市场 生产 财务与会计 人事及其他等 销售与市场 生产 财务与会计 其它 基于管理职能的系统结构 战略计划 管理控制 运行控制 销售与市场 生产 财务与会计 其它 基于处理的内容及决策的层次的系统结构 由于 管理信息系统的结构既可以用组织管理的层次来描述 有可以用子系统及它们之间的连接来描述 所以就有管理信息系统的纵向综合 横向综合以及纵横综合的概念 横向综合就是按层划分子系统 纵向综合就是按条划分子系统 例如 把车间 科室以及总经理层的所有人事问题划分成一个子系统 又如 把所有职能部门的业务处理问题划分成一个子系统 战略计划 管理控制 运行控制 销售与市场 生产 财务与会计 其它 纵横综合则是金字塔中任何一部分均可与任何其他部分组成子系统 达到随意组合自如使用的目的 例如 将纵向的财务与会计跟横向的运行控制进行组合 构成财务与会计运行控制子系统 1 3 2管理信息系统的功能结构 一个管理信息系统从使用者的角度看 它总是有一个目标 具有多种功能 各种功能之间又有各种信息联系 构成一个有机结合的整体 形成一个功能结构 例如 一个企业的内部管理系统可以具有如下图的结构 3 预测 包装运出 4 主生产计划 5 库存管理 6 制造计划 7 开发工作令 8 工厂监控 2 订货服务 10 采购及进货 11 库房安排 1 工程技术和生厂数据库 9 工厂维护 12 成本计划与控制 主计划细计划执行计划 指令计划或订货 1 各子系统 功能过程结构 1 3 3管理信息系统的软件结构 支持管理信息系统各种功能的软件系统或软件模块所组成的系统结构 是管理信息系统的软件结构 一个管理系统可用功能 层次矩阵表示 如下图 战略计划 销售市场 生产 后勤 人事 财务会计 信息处理 高层管理 这个图的每一列代表一种管理功能 每一行表示一个管理层次 行列交叉表示每一种功能子系统 各个职能子系统的简要职能如下 销售市场子系统 它包括销售和推销 在运行控制方面包括雇佣和训练销售人员 销售和推销的日常调度 还包括按区域 产品 顾客的销售数量的定期分析等 在管理控制方面 包含总的成果和市场计划的比较 它所用的信息有顾客 竞争者 竞争产品和销售力量要求等 在战略计划方面包含新市场的开发和新市场的战略 它使用的信息包含顾客分析 竞争者分析 顾客评价 收入预测 人口预测和技术预测等 生产子系统 它包括产品设计 生产设备计划 生产设备的调度和运行 生产人员的雇佣和训练 质量控制和检查等 典型的业务处理是生产订货 即将成品订货展开成部件需求 装配订货 成品票 废品票 工时票等 运行控制要求把实际进度与计划相比较 发现卡脖子环节 管理控制要求进行总进度 单位成本和单位工时消耗的计划比较 战略计划要考虑选定最优的加工方法和自动化的方法 处理过程说明 仓管人员 技术中心和生产管理员分别填写库存情况单 新产品研发单和生产进度分析表给计划编制人员 计划编制人员依此编制生产计划表给生产装配车间和生产管理人员 生产装配车间根据生产计划表组织生产 并将当日的生产进度表和完工入库单分别提交给生产管理人员和仓管人员 生产管理人员根据生产计划表和生产进度表得出生产进度分析表 并将其提供给计划编制人员 供其编制下期生产计划表 生产子系统业务流程图示例 思考题 根据该企业的生产业务流程图判断至少应是哪个层次的生产子系统能满足该企业的生产业务要求 管理控制 后勤 库存 子系统 它包括采购 收货 库存控制和分发 典型的业务处理包括采购的征收 采购订货 制造订货 收货报告 库存票 运输票和装货票 脱库项目 超库项目 库营业额报告 卖主性能总结 运输单位性能分析等 管理控制包括每一后勤工作的实际与计划的比较 如库存水平 采购成本 出库项目和库存营业额等 战略分析包括新的分配战略分析 对卖主的新政策 做和买 的战略 新技术信息 分配方案等 人事子系统 它包括雇用 培训 考核记录 工资和解雇等 其典型的业务有雇用需求的说明 工作岗位责任说明 培训说明 人员基本情况数据 学历 技术专长 经历等 工资变化工作小时和离职说明等 运行控制关心的是雇用 培训 终止 变化工资率 产生效果 管理控制主要进行实情与计划的比较 包括雇用数 招募费用 技术库存成分 培训费用 支付工资 工资率的分配和政府要求符合的情况 战略计划包括雇用战略和方案评价 工资 训练 收益及对留用人员的分析等 把本国的人员流动 工资率 教育情况和世界的情况进行比较 1 4管理信息系统的开发 管理信息系统的开发是一项大的系统工程性质的工作 一般的系统工程均要有三个成功要素 合理确定系统目标 组织系统性队伍 遵循系统工程的开发步骤 而所有这些要素均要在坚强的领导下才能完成 1 领导问题 由于信息系统耗资巨大 历时较长 并且是涉及到管理方式变革的一项任务 因而必须由主要领导亲自抓才能成功 可以说主要领导者参与是MIS开发的先决条件 因为主要领导者最清楚自己企业的问题 最能合理地确定系统目标 他拥有实现目标的人权 财权 指挥权 他能够决定投资 调整机构 确定计算机化水平等 这是其他任何人都不能代替的 作为领导人员要成功领导MIS的开发要具备哪些素质 领导首先应有一些管理信息系统的基础知识 其次应有提高自己企业管理水平的设想和运用现代管理科学的设想 再次 要懂得管理信息系统的开发步骤和每步的主要工作 最后要会用人 会组织队伍 领导人员推动MIS开发的几个阶段是 1 建立一个信息系统委员会 2 由该委员会领导一个系统规划组或系统分析组 简称系统组 3 进行全系统规划 4 系统的分析 设计 实现和评价 1 建立信息系统委员会 该会包括领导者的主要咨询机构 又是MIS开发的最高决策机构 其人员包括对信息系统要求较多的各级管理组织的主要负责人 如财务科 计划科 销售科等 还包括一些有经验的管理专家 系统分析员等 其主要工作是确定系统目标 审核和批准系统方案 验收和鉴定系统和组织各种开发组织 2 形成系统组 系统组中有各行各业的专家 如管理专家 计划专家 系统分析员 运筹专家 计算机专家等 还可以请科研单位 大专院校 咨询公司派出专家和本单位专家结合组成 这样既可以摆脱主观偏见 吸收新鲜思想 又可以避免系统建成后人浮于事而造成负担 3 进行全系统规划 这个规划是一个全面的长期的计划 是确定企业的目标 解决目标的方式 信息系统的目标 信息系统的主要结构 工程项目和可行性研究 系统规划制订完成以后 就可根据规划的要求组织一个个项目的开发 每个项目的开发均可由四个阶段来完成 即系统分析 系统设计 系统实现和系统评价 这四个阶段组成一个生命周期 这个周期是周而复始进行的 一个系统开发完成以后就不断地评价和积累问题 积累到一定程度就要重新进行系统分析 开始一个新的生命周期 一般来说 不管系统运行的好坏 每隔3一5年也要进行新的一轮的开发 当然对过几年以后的系统规划也要修订 建立领导小组 组成系统组 进行系统规划 4系统评价 3系统实现 项目开发 1系统分析 2系统设计 信息系统的开发步骤 系统开发各阶段的主要工作 系统规划的主要内容包括企业目标的确定 解决目标的方式的确定 信息系统目标的确定 信息系统主要结构的确定 工程项目的确定及可行性研究等 系统分析的内容包括数据的收集 数据的分析 系统数据流程图的确定以及系统方案的确定等 系统设计包括计算机系统流程图和程序流程图的确定 编码 输入输出设计 文件设计 程序设计等 系统实现包括机器的购买 安装 程序调试 系统的切换以及系统的运行和维护等 系统的评价包括建成时的评价和运行后的评价 发现问题并提出系统更新的请求等 系统开发各个阶段中各种人员的职责 在这些阶段中值得注意的有以下几点 1 系统分析占了很大的工作量 有人对各阶段所耗人力及财力作了个描述 见图1 12所示 2 开发信息系统不应当把买机器放在第一位 因为只有在进行了系统分析以后 才知道要不要买计算机 买什么样的计算机 尤其对于大的系统开发可能长达3年 现代计算机差不多5年换一代 微型机2 3年换一代 或者说3年以后的价格要比原来的少一半 如果一开始就买机器 没等用上就折旧了许多 实在不划算 3 程序的编写要在很晚才进行 程序编写要在系统分析和设计阶段以后 弄清楚要干什么和怎么干的情况下 而且有了严格的说明时才好进行 若一开始就编程序 可能会编的不合要求 以后改不胜改 反而会大大浪费人力和时间 MIS开发与BPR 管理信息系统的开发往往要和企业的变革同步进行 尤其现在 这个趋势更加明显 集企业变革和系统开发于一体的是最近兴起的企业过程再工程 businessprocessreengineering BPR BPR是以过程的观点来看待企业的运作 对企业运作的合理性进行根本性的再思考和彻底的再设计 以组织和信息技术为使能器 enabler 以求企业的劳动生产率等关键指标得到巨大的改善和提高 这就是说在我们进行信息系统的规划和系统分析的时候 我们首先要考虑管理思想 管理方法和管理组织以及管理系统的变革 充分考虑信息技术的潜能 以达到系统的开发效果 使之合理性最大 现在的信息系统开发 趋向与企业进行BPR相结合 其流程图如1 3 2 建立领导小组 组成系统组 进行系统规划 4系统评价 3系统实现 项目开发 1系统分析 2系统设计 信息系统的开发步骤 基于BPR的MIS变革步骤