文件与记录控制程序.doc

文件修订履历版本修订理由与内容简述修订日期修訂審核批准1 目的1.1 建立一套统一的文件与记录管制体系，对文件和资料的编写、审批、发放、更改、保管和报废等整个过程进行有效控制，也为保证对质量记录进行有效控制为质量改进提供参考和为质量管理体系动作提供证据，从而指导系统相关人员按正确的规程作业，促进整个管理体系的顺利运作。2 适用范围2.1 适用于本公司质量管理体系文件和资料管理，如：质量手册、程序文件、作业指导书、表格及外部文件、资料等。及质量管理体系运作中产生的各种质量记录的管理3 定义3.1 质量手册：是规定本组织质量管理体系的文件。3.2 程序文件：含有为进行某项活动和过程所规定途径的文件。3.3 作业指导书：是为协助程序文件达成所制订的指引文件。3.4 表格：是为证明系统执行有效之记录。3.5 外来文件:是指非本公司制定，但直接支持质量管理体系的文件，它包括但不局限于外来生产设备技术文件、外来标准（如ISO9000标准等）、法律法规。3.6 受控文件：是指所有使用的受发放、更新及作废等控制之文件。3.7 非受控文件：是指所有作为参考使用的文件，并不受发放、更新及作废等控制。4 4 职责和权限4.1 质量手册 4.1.1 由管理者代表制订。4.1.2 总经理负责审核、批准。4.2 程序文件4.2.1 由各部门主管制订。4.2.2 管理者代表审核。4.2.3 总经理负责批准。4.3 作业指导书4.3.1 由各部门主管制订。4.3.2 由管理者代表审核、批准。4.3.3 有关影响组织架构方面之作业指导书均由总经理批准。4.4 质量记录由相关部门填写,相关部门负责管理.4.5 其他内部文件4.5.1 相关工作人员负责制订。4.5.2 各部门主管审核。4.6 文控负责对受控文件的发放、更改、报废进行控制及公司规定的正本的保管，并负责本公司的文件总览表、文件发放与回收记录、文件更改发放与回收记录、文件和资料的保管、更新。4.7 各部门负责保存受控文件副件，保证在其部门使用的是适宜版本，并负责其部门的受控文件副件之保管、更改。4.8 各相关部门按照文件填写质量记录并负责质量记录的管理。5 流程图5.7 文件控制程序流程图（附件1）5.8 质量记录控制程序流程图 (附件6)6 作业内容6.1文件的编写6.1.1 文件编写由文控统一打印。 6.1.2 文件编号： YZ 口口 口口口 流水号QM：质量手册 QP：质量程序文件 WI：作业指导书/规范类文件CO：外来文件东莞清溪罗马宇宙烛业制品厂表格/记录：QR-口口口 流水号6.1.3 文件类型：QM表示质量手册（一级文件）QP表示程序文件（二级文件）WI表示作业规范/指导书（三级文件）QR表示质量表单/记录（四级文件）CO表示外来文件6.1.4 文件登录：本公司受控文件统一登录于文件总览表，若有需要时可将文件总览表发行至各部门以用来对照所持文件是否最新有效的版次文件。6.1.5 文件版次管制：本公司文件最初原始本版次为A0，依次变更为A1、A2、A3、A4当经过4次变更或有大幅度修改时版本应为B0，同一份发行的受控文件版本必须相同，各页版次可不相同。6.1.6 文件编写、保存6.1.6.1 本公司程序文件采用统一文件编写格式，质量手册和三阶文件，文件编写格式根据实际自行规定，程序文件格式如下：1 目的2 适用范围3 定义4 职责和权限5 流程图6 作业内容7 相关文件8 相关附件文件内容清楚明了，不得涂改、损坏。6.1.6.2 文件保存：6.1.6.2.1 文件应建立并实行档案管理，以便查阅版本版次变更之文件。文控统一回收并填写在文件发放记录表上，保留一份旧版原稿文件，加盖“参考文件”印章，保管于文控，以便作下次更新资料之参考作用，其余文件即时作废处理。6.1.6.2.2 文件持有单位需确保文件的清晰准确，若有模糊或其它破坏应填写文件申请（更改、补发、报废）单向文控申请更换。6.1.6.2.3 文件持有单位应定期清点文件，保持文件的正确性和有效性。6.1.6.2.4 文件管理应专人负责，需置于干燥方便阅读之处。6.1.7 质量记录的产生6.1.7.1 凡质量管理体系文件中规定格式的表单。6.1.7.2 其它相关内部、外部沟通记录。6.2 文件发放、回收、更改6.2.1 文控根据各部门主管签批的文件分派所需文件，并在受控文件副件之每页的右下角盖上蓝色“受控文件”印章，分发给各部门批准持有人。6.2.2 文控将发放情况记录在文件发放（回收）记录表上，受控文件副件持有人必须在此表内签署确认。文控负责将文件记录于文件总览表上。6.2.3 当受控副件持有人，因某种原因遗失或损坏所持之受控副件时，应填写文件申请（更改、补发、报废）单申请补发文件。交管理者代表批准后，文控文控员按6.3.1流程来发放文件，有关人员在此表上签收确认，文控负责在文件发放（回收）记录表上备注。6.2.4 当文件有更改需要时，申请者填写文件申请（更改、补发、报废）单提出文件更改给文控审核，经管理者代表批准后，交文控按6.3.1发放。6.2.5 文控员须将更改文件的章节修改内容记录在修订记录上 并由更改文件負責人簽字。6.2.6 有关质量管理标准文件由文控向外联络并提供于相关部门，而有关新产品质量标准则由业务部负责确认并提供。6.2.7 凡经修改的受控文件之章节，在分发的同时，必须将相应的过期受控副件的有关章节文件一并收回。6.2.8 文控须将收回的过期受控文件副件在每页的中心处盖红色“作废文件”印章。6.3 非受控文件6.3.1 如需向外（如客户、顾问公司、供應商等）提供非受控文件作为参考时，申请者须填写文件申请（更改、补发、报废）单经管理者代表批准后方可向文控索取。6.3.2 在发放时，文控负责在非受控文件的每页的空白处盖上蓝色“非受控文件印章”，以说明该文件不会受到更新、回收之控制。6.4 外来文件管制：6.4.1 外来文件仅作参考使用时，由文控编号加盖“外来文件”印章。统一登录于外来文件记录表后，由文控负责保存，需要时发放给相关部门。6.4.2 文控应常与外来文件所属单位联系，以确认其有效性，从而保证其参考价值。6.5关于电子档文件的管制,采取密码授权方式管制,未经密码授权不可修改,查阅,打印等.并做好防雷、定期升级杀毒软件进行杀毒和定期备份，以确保电子文档和记录的安全。6.6 质量记录的管理6.6.1 记录质量管理体系运行和结果的质量表单，应设计成固定的表单格格式，并编号管制，便于表单管理的统一性。6.6.2 本公司质量管理体系使用之表单由各部门自行保存，使用时需向办公室申领。6.6.3 所有表单的使用人员在使用前由该部门人员予以指导，杜绝表单的非预期使用。6.6.4 本公司所使用质量表单统一登记于质量记录一览表，并注明表单的编号保存年限、名称及保管单位等。6.7 质量记录保存6.7.1 各种质量记录均须按规定年限保存。6.7.2 质量记录的编写、编序、分类、整理6.7.3 保管质量记录的部门要定期将每月的质量记录收集起来，按表单种类分类并检查是否完整。6.7.3.1 质量记录按发生日期先后排序。6.7.3.2 每月的各分类报表及日常用表单标识后，装订成册，其它记录按年度分类管理。6.7.4 质量记录必须存放于适宜的贮存环境和易存易取的场所，并防止其在规定的保存期 内损坏、变质和丢失。6.8 质量记录的修改6.8.1 质量记录填写时不可使用铅笔及红色墨水笔且内容不允许随意涂改。6.8.2 确需修改补充内容时，由原记录填写人将修改内容划掉，在其上方填写正确内容并签名确认。6.9 记录归档方式6.9.1 各职能责任人员需将收集存档之记录作适应整理。6.9.2 封闭式旧档记录需经批准后方可调阅。6.10 外来质量记录管理6.10.1 供应商及客户之质量记录由相关部门妥善保存。6.10.2 若有必要应分发相关部门存档。6.10.3 原件由责任部门存档。6.11 记录的销毁6.11.1 超过保存期限的质量记录由各部门自行销毁。7 相关文件 无8 相关附件附件1： 文件控制程序流程图附件2：文件申请（更改、补发、报废）单附件3：文件总览表附件4：文件发放(回收)记录表附件5：外来文件记录表附件6: 质量记录控制流程图附件7:质量记录一览表附件1：文件控制程序流程圖外部文件制定文件审核核准OK文件登录编写盖章发行各部门签发使用文件变更审查核 准No文件登录编写盖章发行各作业部门签收新版，旧版销毁存档附件6：質量記錄控制流程圖 參考表單质量表格制订编号填 写质量记录审核批准质量记录保存质量记录过期质量记录销毁質量記錄一覽表存档OKNG审核核准各作业部门签收新版，旧版销毁盖章发行文件登录编写审查核 准文件变更各部门签发使用盖章发行文件登录编写外部文件制定文件爱人者，人恒爱之；敬人者，人恒敬之；宽以济猛，猛以济宽，政是以和。将军额上能跑马，宰相肚里能撑船。最高贵的复仇是宽容。有时宽容引起的道德震动比惩罚更强烈。君子贤而能容罢，知而能容愚，博而能容浅，粹而能容杂。宽容就是忘却，人人都有痛苦，都有伤疤，动辄去揭，便添新创，旧痕新伤难愈合，忘记昨日的是非，忘记别人先前对自己的指责和谩骂，时间是良好的止痛剂，学会忘却，生活才有阳光，才有欢乐。不要轻易放弃感情，谁都会心疼；不要冲动下做决定，会后悔一生。也许只一句分手，就再也不见；也许只一次主动，就能挽回遗憾。世界上没有不争吵的感情，只有不肯包容的心灵；生活中没有不会生气的人，只有不知原谅的心。感情不是游戏，谁也伤不起；人心不是钢铁，谁也疼不起。好缘分，凭的就是真心真意；真感情，要的就是不离不弃。爱你的人，舍不得伤你；伤你的人，并不爱你。你在别人心里重不重要，自己可以感觉到。所谓华丽的转身，都有旁人看不懂的情深。人在旅途，肯陪你一程的人很多，能陪你一生的人却很少。谁在默默的等待，谁又从未走远，谁能为你一直都在？这世上，别指望人人都对你好，对你好的人一辈子也不会遇到几个。人心只有一颗，能放在心上的人毕竟不多；感情就那么一块，心里一直装着你其实是难得。动了真情，情才会最难割；付出真心，心才会最难舍。你在谁面前最蠢，就是最爱谁。其实恋爱就这么简单，会让你智商下降，完全变了性格，越来越不果断。所以啊，不管你有多聪明，多有手段，多富有攻击性，真的爱上人时，就一点也用不上。这件事情告诉我们。谁在你面前很聪明，很有手段，谁就真的不爱你呀。遇到你之前，我以为爱是惊天动地，爱是轰轰烈烈抵死缠绵；我以为爱是荡气回肠，爱是热血沸腾幸福满满。我以为爱是窒息疯狂，爱是炙热的火炭。婚姻生活牵手走过酸甜苦辣温馨与艰难，我开始懂得爱是经得起平淡。爱人者，人恒爱之；敬人者，人恒敬之；宽以济猛，猛以济宽，政是以和。将军额上能跑马，宰相肚里能撑船。最高贵的复仇是宽容。有时宽容引起的道德震动比惩罚更强烈。君子贤而能容罢，知而能容愚，博而能容浅，粹而能容杂。宽容就是忘却，人人都有痛苦，都有伤疤，动辄去揭，便添新创，旧痕新伤难愈合，忘记昨日的是非，忘记别人先前对自己的指责和谩骂，时间是良好的止痛剂，学会忘却，生活才有阳光，才有欢乐。不要轻易放弃感情，谁都会心疼；不要冲动下做决定，会后悔一生。也许只一句分手，就再也不见；也许只一次主动，就能挽回遗憾。世界上没有不争吵的感情，只有不肯包容的心灵；生活中没有不会生气的人，只有不知原谅的心。感情不是游戏，谁也伤不起；人心不是钢铁，谁也疼不起。好缘分，凭的就是真心真意；真感情，要的就是不离不弃。爱你的人，舍不得伤你；伤你的人，并不爱你。你在别人心里重不重要，自己可以感觉到。所谓华丽的转身，都有旁人看不懂的情深。人在旅途，肯陪你一程的人很多，能陪你一生的人却很少。谁在默默的等待，谁又从未走远，谁能为你一直都在？这世上，别指望人人都对你好，对你好的人一辈子也不会遇到几个。人心只有一颗，能放在心上的人毕竟不多；感情就那么一块，心里一直装着你其实是难得。动了真情，情才会最难割；付出真心，心才会最难舍。你在谁面前最蠢，就是最爱谁。其实恋爱就这么简单，会让你智商下降，完全变了性格，越来越不果断。所以啊，不管你有多聪明，多有手段，多富有攻击性，真的爱上人时，就一点也用不上。这件事情告诉我们。谁在你面前很聪明，很有手段，谁就真的不爱你呀。遇到你之前，我以为爱是惊天动地，爱是轰轰烈烈抵死缠绵；我以为爱是荡气回肠，爱是热血沸腾幸福满满。我以为爱是窒息疯狂，爱是炙热的火炭。婚姻生活牵手走过酸甜苦辣温馨与艰难，我开始懂得爱是经得起平淡。