报销管理规定.doc

费用报销管理办法第一章 总 则第一条 为了加强公司财务管理，合理调度资金，提高资金使用效益，确保各项费用支出得到合理控制,结合公司的具体情况制定本办法。第二条 本办法适用于公司正常运作的费用报销。 所有工作中发生的费用票据，应根据工作性质，据实开具对应的发票和内容，开具的发票应与所从事的活动一致。具体分类见下表： 差旅类主要包括交通、住宿（费用科目：交通费（飞机/火车/汽车/的士/公交）、住宿费；差补（费用科目：市外差补、工作餐费（市内差补）；杂项类（费用科目：邮寄费、 文印费等）。 业务类指开展工作而发生的招待性质合理开支的餐费、礼品费、娱乐费。费用科目：餐费、礼品费、办公用品、汽油费。成本类指有合同或依据的采购、分包、会议、中标服务费或经批准的评审、专家、验收、咨询等事项的支出。费用科目：（验收评审）会务费、专家/劳务费(节日福利)、培训费、租房相关（办公、封闭开发）费、维修费、产品采购。第3条 费用的控制原则： （1）计划管理、分级负责、层层把关。采取费用定额管理办法。按部门、按项目登记入帐，根据“谁花钱、谁管理、谁负责”的精神；（2）加强预算管理，增强全员预算意识。坚持按批准的费用预算控制支出，不得任意扩大开支范围和任意提高费用开支标准。填写说明费用类型归类标准申请部门单据附件说明低值易耗品购置低于2 千元的易耗品（使用寿命少于1 年）（包括办公用品）。使用部门入库单、付款单、发票、合同、购置明细说明（无合同）需企管部签字确认。一万元以上的办公用品应提供有供应商盖章的商品明细清单。固定资产及其安装维修大于2 千元的办公设备（固定资产，使用寿命1 年以上）使用部门付款单、发票、合同、购置明细说明（无合同）需企管部、总经理签字确认项目采购与项目相关的材料、设备、配件/备件采购、维修和服务采购申请部门付款单、发票、合同、购置明细说明（无合同）需商务部签字确认并提供三家报价对比差旅费差旅过程中的餐费等补贴领款人机票由公司统一支付的需附机票复印件应有验证差补的出发日期、返程/下一目的地的车票/住宿日期会务费指召开会议所发生的一切合理费用，包括租用会议场所费用、会议资料费、交通费、茶水费、餐费、住宿费、活动费等。领款人会议说明、原始发票、会务委托合同、费用报销单会务类活动应选择具备承办会议资格的饭店、宾馆、旅行社。2万元以上的会务费，应提供会议通知，会议议程、签到表等，报销时附会议内容、出席人员、会议时间、地点、目的、费用标准等相关资料。培训费合同中约定的培训费用。主要包括场地费、老师费用、资料费、餐费、住宿费、活动费等。领款人培训名单说明、原始发票、培训委托合同、费用报销单在报销时附培训费发生的依据，培训人员、时间、地点、费用标准等相关资料。业务招待费指为开展业务发生的餐费、烟、酒、礼品、业务交际费领款人招待情况说明、原始发票、费用报销单应有事由、人员的说明广告费通过广告公司、网络媒体等宣传的费用领款人委托合同、原始发票、费用报销单业务宣传费指未通过媒体的广告性支出，包括公司发放的印有企业标志的礼品、纪念品、宣传品，业务宣传资料等。领款人宣传说明、原始发票、费用报销单租房（办公、封闭开发）费项目等租房的相关费用领款人租房合同及发票、附说明、费用报销单适用于分支机构/项目租房，第一次报销附租房合同和批准的预算注：1. 维修费、原材料、固定资产、广告费、办公用品、培训费、会务费、业务宣传费，原则上为增值税专用发票； 2. 出差中发生的差旅补助（餐补、交通补贴等），对于一次完整的往返出差报销，应一次报销完毕（差旅补贴须与差 旅费报销单一起填单，不可拆分为多个单据），且能够通过出发日期和返回日期的车票反映一个可完整、连续的差补天数；对于连续出差的，报销单上的车票出发日期、下一目的地车票日期应能反映该差补的计算依据，否则必须注明上一个报销单的单号。若是定额车票而无法证明出发、返程日期的，需注明日期（年月日时）。 3、差旅类报销单中存在招待类等的，按招待类进行审批。 4、标书款、中标服务费，需单独填写报销单，应在报销单的“付讫”中正确选择：冲借款/支票/电汇。 5、加班餐费属于工作餐费，标准是每人次15 元，提供原始餐票，注明加班人员和日期，部门经理确认。报销填写时选 择“工作餐费”。 6、工作餐费标准是每人天15 元，提供原始餐票，人力资源部根据考勤，由财务部打入工资卡。 7、每次业务发生的差旅费、招待费、合同成本等，报销时须按类别分开填写报销单，且应一次报销完毕。 第二章 报销的审批权限和流程 第四条审批权限 分公司总经理审批一万元以内的费用报销；超过一万至两万以内由总公司分管市场副总审批；两万以上由总公司总经理审批。（杜绝为规避审批权限而将同一笔业务强行拆分报销） 第三章报销项目第五条 费用科目： （一）报销按资金种类划分为现金和支票。 （二）按款项用途分为项目费用报销；管理费用报销；固定资产费用报销。 （三）支票使用范围： -支票分为现金支票和转帐支票。现金支票只用于提取现金，转帐支票只用于转账。 -支票同城或票据交换地区使用，支票金额起点为 1000 元，有效付款期限为 10 天。 （四）现金使用范围：（尽量使用网银支付，减少现金支出） -工资、津贴； -个人劳务报酬； -各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的支出； -出差人员必须随身携带的差旅费； -结算起点（2000 元）以下的零星支出； （五）其他情况下，用电汇等支付。第四章 报销程序第六条 差旅费、业务费等报销 （一）报销人填写电子报销单，按类逐一填写每笔报销费用，将各类汇总数填写到费用报销单中，并在费用报销单后面有序粘贴票据，按既定审批流进行审批.超标或特殊情况的需注明原因并根据审批权限，由相关人员签字确认 （二）部门助理将审批后的单据按规定的时间提交到财务部。第七条 固定资产报销：商务部完成采购后，凭税制发票报销，并附入库单。财务支付时需采用支票、转账等非现金方式。（收款方公司名称与发票、合同必须一致）第八条 原材料及低值易耗品 （一）属于公司需用的原材料及低值易耗品（包括办公用品），由企业综合管理部编制计划，列出品名,核实价格，报公司行政副总经理直至公司总经理批准，由商务部会同企业综合管理部实施采购,凭税制发票及入库单报销。实物交行企业综合管理部统一管理，建立收、发、存、台帐登记，以利备查。财务支付时需采用支票、转账等非现金方式。 （二）项目用材料采购、操作程序按公司采购控制程序，库房管理制度执行。（1）商务采购合同付款时应和业务部门确认到货情况和验收情况，实现合同付款和项目执行进度相挂钩。（2）因为项目测试、试验等需要而以项目名义采购的，最终不属于用户资产的，应按公司固定资产流程进行申办。第九条 其它费用报销由使用部门填制报销单附用款明细单，审批权限按照第二章规定执行。第五章报销管理第十条 业务招待费 （一）因公需宴请客户时，须先报计划，招待标准，报公司分管副总批准后实施。 （二）所有招待费须持正式发票按正常报批手续批准后方可报销。 （三）对于项目中业务招待费符合项目预算控制标准内的，并经过批准预算，即作为报销依据。超过项目预算或项目预算中没有考虑的，单独提交预算。第十一条 租房报销原则 公司因租房等相关费用（例如：租金、押金、水、电、暖、物业费、办公费、日常办公用品等相关费用），在确定需要租房时，提交租房申请单，批准后，作为后续付款、报销依据。第十二条 报销原则 （一）报销时，报销单上应注明所办事由和用途，并附原始单据和发票。 （二）所有报销原始凭证，要求税制发票；原始票据丢失时，由丢失人写清详细情况，并向票据开出单位取得书面证明，经本公司总经理签字后按程序报销。 （三）出差超过一个月的，在次月初寄回报销票据进行报销，超过 2 个月不报销的，原则上不予以报销。 （四）国家法定的节日期间在用户现场出差的，报销差补等时，需部门负责人确认的工作说明，方能报销差补。 （五）每次差旅的所有单据，应一次填写并报销完成，不得拆分成不同科目或报销批次报销。 第六章 差旅费报销标准第十三条 差旅费报销标准 （一）乘坐交通工具规定： 1）公司级领导：乘坐飞机经济舱、火车软硬卧，实报实销。 2）部门经理级：乘坐飞机、火车软卧需提前申报，标准为硬卧、二等座，实报实销。 3）其余人员：出差火车、汽车路途时间 12 小时以内一律乘坐火车硬席、硬卧及轮船三等舱、高铁二等座，超过 12 小时且工作需要乘坐飞机或八折以上机票时须事先征得部门经理批准后，方可乘坐，并在报销时注明折扣或超标原因。 4）飞机、汽车等交通人身意外伤害保险费，由公司统一购买的，不再另行报销。 5）根据实际情况并结合办事效率，市内出差、机场和目的地，鼓励乘坐公共交通工具（公交、地铁、轨道交通工具、机场大巴等），若乘出租车的，须注明事由和始终地。 6）公司级领导出差因工作需要，随行人员可以按同级水平报销交通工具费用。 （二）住宿规定： 1）公司级领导：实报实销； 2）其他人员：住宿标准按照 200 元/晚/间以内，特殊地点上浮50 元，由部门经理批准，并在报销时注明，超此标准，需报批公司主管副总审批； 3）两同性的应开一个房间； 4）与高一级领导一同出差，可按高一级领导标准执行； 5）参加会议人员凭会议通知单及相关票据实报实销住宿费； 6）住宿费按实际出差住宿天数计算； 7）特殊情况由主管副总批准。 （三）出差补助（以公司、办事处、分公司所在地为参考点）： 1）市外（含直辖市）出差期间的当地市内交通费，伙食费，通信费等相关费用限额包干使用，超支不补，每天每人包干费用为 80 元。 2）出差补助按出差的自然天数计算。 3）对于常驻用户现场服务的，按市内出差餐补：15 元/天。不得报销从家到用户现场来回的上下班交通费。对于驻地服务期间发生的来回公司或来回其他项目，可以报销对应的交通费。 （四）员工因公出差，不得绕道回家省亲办事，如经批准绕道所耗时间按事假处理，其绕道车票等费用由个人自理。报销费用上线不超过工作地点和出差地点之间费用，超过部分由员工自理。 （五）到外地或本市参加订货会、展览会、鉴定评比会、学术研讨会、培训的，住宿费按会议包房实报实销。 （六）实习员工市外差补：实习期前3 个月减半，超过3 个月后，按正常标准。午餐补助、市内出差按正常标准。 （七）对于出差等丢失相关发票的，不予以报销。第十四条 市内交通费及加班餐费标准 （一）员工因携带超量重物、其他贵重物品、停开公共交通工具或其他重要事项需要及时办理时，又不能安排公司车辆时（由派车部门提出意见并签字），可事先请示部门经理批准后方可乘坐出租车。 （二）公司安排的加班 21 点以后乘车实报实销，加班餐费补贴标准参见公司人事制度，报销时部门经理签字说明情况。 （三）乘车应以节约为主，非特殊情况 3 公里以内的出租车票将不以报销。第十五条 餐补及通讯费报销标准 （一）午餐补贴标准根据出勤天数计算，报销标准参见公司相关人事制度。 （二）通信补贴标准参见公司相关人事制度。第七章 报销时间规定第十六条 报销时间 （一）财务部每月 27 日为报销日；各业务部门在报销日领取报销款；当月应报销的费用应在当月 25 日前报完，其余时间不办理报销业务。（二）当年所有票据（费用，货物等）须在当年报销，次年不予核报。第八章 票据粘贴第十七条 票据粘贴要求将票据左边没有字的部分裁剪齐，一张张对准左边粘贴起来。第十八条 办公费用等将粘贴好的票据贴上一张费用报销单，将费用报销单的内容填写齐全，日期、单据张数、金额。将需要粘贴和不需要粘贴的票据分别分类，同类票据（如火车票类、公共汽车票类、出租车票类等）应集中在一起。注意事项如下：1.不要将票据颠倒放置、粘贴。2.不要用订书机订票据。3.粘贴票据尽量用适量的胶水。 4.对于粘贴不规范的票据，请自行重新粘贴。车票的粘贴如下：下图车票类的粘票面填写：1.部门名称：所在部门或办事处的名称2.报销大小写金额一致，大写金额必须顶头写，不得留有空格，小写金额前须加钱币符号“￥”，大写汉字要正确，大小写金额均不得有涂改痕迹。票据问题：1.票据粘贴不得使用回型针、订书钉、燕尾小夹子等，票面朝上，成阶梯状粘贴，粘贴时不要将面额数字粘住。2.不同种类的费用可以一同报销，但报销单上写明费用类别及金额3.报销凭单后附的各种发票、发票上的单位名称、金额大小写及商品名称等不得有涂改。公司名称栏：必须是正确无误的公司全称，开具个人及公司简称（除定额发票外）不予报销，大额发票需要提供北京市国家税务局发票查询系统查验发票真伪，并打印随附发票后4.对于报销票据要素不全的发票或不合规的各种票据，包括收据，假发票或其它经领导批准准予报销的凭单，报销人必须将其与正规发票分开粘贴及填写。5.注意发票的有效期，过期发票不能进行报销。第十九条 差旅费（一）费用报销单: 1）将粘贴好的票据贴在费用报销单下。 2）出差天数和补贴金额由财务部统一核算，除连续出差外，发票与出差往返票贴一张单子，以便核对和计算差补天数，连续出差，需注明上个报销单电子单号，以便核查。 （二）车票: 1）车票上的日期、起止地点须与出差日期、地点一致，超标需注明原因并由部门经理签字。 2）若车票上无日期，无起止地点的，需在车票背面注明起止地和工作内容。 （三）住宿票发票背面须将住宿人姓名，所去单位，到店及离店日期，天数，人数填写齐全，超标需注明原因并由部门经理签字。第九章 附则第二十条 附则 （一）本办法由公司财务部负责解释。 （二）本办法自发布之日起执行。