项目组织和过程管理.ppt

1 146 信息工程项目管理InformationEngineeringProjectManagement IEPM 丁勇 合肥工业大学管理学院 第二章项目的组织和过程管理 2 146 第一章IT项目管理概述第二章项目的组织和过程管理第三章项目整合管理第四章项目范围管理第五章项目时间管理第六章项目成本管理第七章项目质量管理第八章项目人力资源管理第九章项目沟通管理第十章项目风险管理第十一章项目采购管理第十二章IT项目管理的流程 本课程主要内容 3 146 2 1组织环境2 2系统方法2 3项目阶段2 4项目组织2 5项目过程 本章内容 4 146 项目都是在一定的环境背景下规划与实施的 这些因素都会对项目产生积极或消极的影响 应该将项目置于其所处环境及其同这些环境之间的关系中进行考虑 组织 人类通过社会活动 按照一定目的 任务和形式加以编制的群体 组织环境 存在于组织外部 和组织密切联系 决定组织存在和发展的自然 经济 技术 政治 社会的各种因素和条件的集合体 2 1 1组织环境的概念 2 1组织环境 5 146 组织环境 包括自然环境和社会环境 经济 政治 文化 组织环境对IT项目的效益和效率起关键作用 是IT项目管理的基础 客观性 不随组织中人们的主观意志为转移 它制约着组织的活动 系统性 组织环境是由与组织相关的各种外部事物和条件相互有机联系所组成的整体 组织的外部环境和内部环境构成了不同层次的子系统 动态性 组织环境的各种因素是不断变化的 各种组织环境因素又在不断地重新组合 不断形成新的组织环境 2 1 2组织环境的特征 2 1组织环境 6 146 实践证明 一个IT项目的成功 30 靠项目经理的能力 70 取决于企业项目管理的环境 组织必须建立一个良好的项目管理环境 并不断的对项目管理环境进行优化 确保IT项目的成功率 2 1组织环境 2 1 2组织环境的特征 7 146 IT项目人员往往缺乏对组织的战略目标和IT战略计划的全面了解 在实施IT项目时 他们将更多地把视角放在技术层面上 忽略了对组织战略目标的理解能力和信息化的感悟能力的造就 IT项目人员应该将对组织战略计划的理解放在首要位置 2 1 3战略计划与项目的选择 2 1组织环境 8 146 战略 是 战争谋略 的简称 这一概念来源于军事领域 是指战争中整体性 长期性 基本性问题的计谋 战略针对整体性问题 战术针对局部性问题 战略针对长期性问题 战术针对短期性问题 战略针对基本性问题 战术针对具体性问题 2 1组织环境 2 1 3战略计划与项目的选择 9 146 人们将组织的整体性 长期性 基本性计划称为战略计划 战略计划是通过对组织优势 劣势的分析 研究组织环境中存在的机会与挑战 预测未来的趋势 展望新的产品和服务需求 从而确定的长远目标规划 2 1组织环境 2 1 3战略计划与项目的选择 10 146 明确组织战略与IT战略的关系 并从组织战略的高度筛选和决定实施哪些IT项目 IT项目计划一般包括确定IT战略计划 分析业务 编制项目计划和项目资源分配4个过程 图2 1IT项目计划过程 2 1组织环境 2 1 3战略计划与项目的选择 11 146 编制IT战略计划是IT项目计划过程的第一步 IT项目计划首先应从组织整体环境和战略计划角度来考虑 确定IT战略计划的主要成果是 明确IT战略满足组织战略的发展方向 识别关键业务领域 SWOT 将与研究对象密切相关的各种内部优势因素 Strengths 弱点因素 Weaknesses 机会因素 Opportunities 和威胁 Threats 因素 通过调查分析和罗列后按矩阵形式排列 并运用系统分析的原理 将各种因素相互匹配加以分析 从中得出一系列相应的结论 2 1组织环境 2 1 3战略计划与项目的选择 12 146 P 38 SWOT分析方法的核心问题是 我们的强项是什么 在项目中如何很好的利用这些强项 我们的弱项是什么 如何减少这些弱项对项目的影响 市场提供了怎样的机会 如何在项目中利用这些机会 威胁项目成功的因素有哪些 应该如何来应对这些威胁 2 1组织环境 2 1 3战略计划与项目的选择 13 146 电子信息产业5个重大项目SWOT分析教材p39启示 企业战略计划与企业信息化的关系是紧密的 IT项目对企业核心战略竞争力的作用与贡献是不可代替的 SWOT分析实质上是企业核心竟争力的分析 因此对于IT项目战略计划的确定 SWTO分析具有重要作用 案例2 2 14 146 P 38 让非IT部门的负责人参与SWOT调查与分析非常关键 他们能够帮助IT人员很好地理解组织战略 明确各部门的业务关系 IT项目计划的核心目标是建立组织的信息战略 随着IT的不断发展 信息战略已由组织的部门职能战略提升为组织的核心战略 信息系统也成为组织战略的核心 2 1组织环境 2 1 3战略计划与项目的选择 15 146 由于许多信息系统直接支持组织战略 这些系统被称为 战略信息系统 许多企业通过信息系统来支持企业的低成本战略和个性化服务战略 2 1组织环境 2 1 3战略计划与项目的选择 16 146 2 1组织环境2 1 3战略计划与项目的选择 表2 1企业投资IT项目原因分析 17 146 2 1 1组织环境的概念2 1 2组织环境的特征2 1 3战略计划与项目的选择 2 1组织环境 18 146 2 1组织环境2 2系统方法2 3项目阶段2 4项目组织2 5项目过程 本章内容 19 146 2 2系统方法 项目必须在一个广泛的组织环境中运行 项目经理需要掌握系统原理 采用系统思维方法 在一个更大的组织视野下来考虑项目 20 146 2 2 1系统的定义 系统 system 是由相互联系和相互制约的若干组成部分结合成的 具有特定功能的有机整体 系统包含有三层含义 系统由若干部分组成系统有一定的结构系统有一定的功能和目的 2 2系统方法 21 146 2 2 2系统的特征 系统是在一个特定环境下 为着某个目标发挥作用的一系列因素的集合 它具有如下特征 集合性是系统最基本的特征系统的结构是有层次的系统具有相关性这些特征在IT项目中表现得非常突出 2 2系统方法 22 146 2 2系统方法2 2 2系统的特征 图2 2大型铝冶炼联合企业现代集成制造系统结构图 23 146 2 2 3系统的原理 系统原理为认识项目管理的本质和方法提供了新的视角 其要点主要体现在如下几各方面 整体性原理动态性原理开放性原理环境的适应性原理综合性原理 原理是指某种客观事物的实质及运动的基本规律 2 2系统方法 24 146 2 2 4系统方法 为了有效的应对复杂的环境 项目经理需要对项目有一个全面的考虑 认清项目在更大的组织环境所处的位置 以系统的方法从整体的视角看待项目和项目运营的组织环境 在IT项目管理中采用系统思维对项目的成功具有关键的作用 系统思维所体现的系统方法是解决复杂问题的一个整体方法 包括系统观念 系统分析和系统管理 2 2系统方法 25 146 系统观念是指一整套系统地思考事物的思维模式 任何事物都是作为系统而存在的 都是按照一定结构组成的有机整体 系统思维要求人们必须把研究和处理的对象看作是一个完整的系统 不仅要看到其中的组成部分 还要辩证地对待它的整体与部分 部分与部分 系统与环境等的相互联系和相互作用 从整体的角度把系统中的各种因素进行协调和处理 以求达到对问题做出最佳地处理 2 2系统方法 2 2 4系统方法 26 146 系统分析是一种解决问题的方法 通过确定系统的研究范围 将其分解为各个组成要素 然后识别和评价各要素存在的问题 机会 约束 需求 对提出的解决方案站在系统的高度进行比较 筛选一个最优的方案 2 2系统方法 2 2 4系统方法 27 146 系统管理是在一个系统进行变革的过程中 运用系统的原理来管理和解决相关的问题 在管理一个具体的IT项目时 人们很容易将主要精力放到项目的一些细节上 而忽视了项目对更大系统或组织运营和需求的影响 明确IT项目的关键业务 技术和组织以及各个项目间的相关性 是对高层管理人员和项目经理的基本要求和系统管理的首要任务 2 2系统方法 2 2 4系统方法 28 146 2 2 1系统的定义2 2 2系统的特征2 2 3系统的原理2 2 4系统方法 2 2系统方法 29 146 2 1组织环境2 2系统方法2 3项目阶段2 4项目组织2 5项目过程 本章内容 30 146 2 3项目阶段 项目的关键术语 项目阶段项目生命周期可交付成果可行性报告 项目章程 设计说明书等项目阶段尾审查可否继续到下一个阶段 有无差错 如何纠偏 里程碑逐步接近目标 用于风险 进度 质量 成本控制 基线一些重要的里程碑 31 146 2 3 1项目阶段性特征 IT项目的非独立性 不确定性 隐蔽性等特征 使得项目的范围 工期和团队规模成为支持项目成功的三大支柱 项目的范围越小 项目组的规模越小 项目的工期越短 项目的风险就越小 项目越容易控制 项目的成功率越高 人们将项目划分成不同的阶段 以简化项目的复杂度和可控性 更好的处理项目与组织的日常运营之间的关系 提高项目的成功率 2 3项目阶段 32 146 项目阶段的划分根据项目和行业的不同有所不同 但几个基本的阶段包括定义 开发 实施和收尾 项目定义阶段和开发阶段的主要工作是形成项目计划 称为项目可行性阶段 项目实施阶段和收尾阶段的主要工作是根据项目计划开展实际工作 称为项目获取阶段 2 3项目阶段 2 3 1项目阶段性特征 33 146 图2 3项目阶段总体架构 2 3项目阶段 2 3 1项目阶段性特征 为什么要做 做什么 怎么做 谁来做 执行 监督 控制 验收 总结 34 146 定义阶段的主要任务是制定项目建议书 它主要描述为什么要做 做什么 对于项目目标来说 项目建议书决定着其未来的蓝图与框架 开发阶段的主要任务是规划项目怎么做 谁来做 项目组要根据项目建议书 制定出更为详细的项目计划 实施阶段的主要工作是执行项目计划 并进行项目的监督和控制 其目的就是把项目的内容完成 收尾阶段的主要任务是完成项目的验收与工作总结 为后续的项目提供经验 教训和帮助 2 3项目阶段 2 3 1项目阶段性特征 35 146 项目的阶段进程是一个从无到有的过程 在这一过程中 每个阶段都以工作成果的完成为标志 这种工作成果应该是有形的 可评审的和可回溯的 项目阶段的结束通常以通过工作成果的评审标志 阶段评审的目的主要有二个 一是决定该项目是否可以进入下一个阶段 二是尽可能以较小的代价查明和纠正错误 每一个阶段产生的成果 不但应该包括项目的技术成果 还应该包括项目的管理成果以及形成这些成果的过程 这些成果应该成为项目下一个阶段和组织与个人的宝贵财富 2 3项目阶段 2 3 1项目阶段性特征 36 146 2 3 2项目的生命周期 与世界上的任何事物一样 项目也有一个孕育 诞生 成长 成熟 衰亡的过程 这就是项目的生命周期 2 3项目阶段 37 146 实施 执行阶段 团队形成 关键人员任务 工作 目标编制WBS总体规划 预算 程序规划组织结构进行风险评估确认项目验证后续工作的许可 建立组织与沟通项目团队的开发细化项目技术要求绩效报告编写采购管理跟踪管理过程控制指挥调度协调 审查和验收项目结果形成文件项目移交项目评估解除项目资源解散项目团队 概念 启动阶段 开发 计划阶段 结束 收尾阶段 新的项目设想 收集数据识别需求产品 服务描述确定目标 干系人项目论证建议书 可行性报告项目章程选择项目经理 一般项目生命周期的阶段划分 2 3项目阶段 38 146 2 3熟悉项目阶段2 3 2项目的生命周期 P 44 表2 3项目的生命周期及其主要工作 39 146 项目干系人对项目的影响随着时间的推移变得越来越微弱 成功的概率随着时间的推移越来越大 每个阶段的结束以预先定义的可交付成果为标志 项目生命周期的特性 I 费用或人力投入 40 146 项目生命周期的特性 II 冲突的变化 概念阶段冲突最多 收尾阶段次之 项目初期投入直接影响整个项目的成败 需求的变化 需求 计划管理的重要性 影响力的变化 指项目干系人对项目产品的特征以及项目的最终成本的影响 项目生命期往往是产品生命期的一部分 项目生命期主要定义了 项目每个阶段应作的工作 每个阶段所包括的人员等资源 41 146 软件开发项目生命周期 42 146 阶 段 1 阶 段 2 阶 段 3 阶 段 4 100 建筑项目生命周期 计划编制与设计基础设计费用和进度合同条款和条件详细计划和编制 生产制造可交付成果土建工程安装测试 移交和正式运行最后测试维护 可行性项目描述可行性研究策略设计和审批 项目立项决策 主要合同发包 安装实质性完成 满负荷运转 完成百分比 43 146 需求分析提交 功能说明书 和 需求分析说明书 系统设计提交 设计说明书 集成实施与测试提交 集成测试计划 集成测试数据 集成测试用例 集成测试报告 系统修改报告 试运行提交 系统试运行日志 问题故障报告 测试报告 修改报告 验收报告等 系统集成项目 研制 的生命期 44 146 图2 4项目费用与人力投入模式 2 3项目阶段 2 3 2项目的生命周期 45 146 图2 5项目利益相关者的影响随时间的变化 2 3项目阶段 2 3 2项目的生命周期 46 146 项目的生命周期描述了项目从开始到结束所经历的各个阶段 对于不同的行业 不同的项目 其生命周期的划分是不相同的 从项目利益相关者角度来看 项目的生命周期的划分也是不相同的 从开发商来看 IT项目的生命周期是从与客户签订开发合同开始 到完成合同规定的任务结束 从客户的角度来看 IT项目是从需求的提出开始 到使用项目产品实现目标结束 2 3项目阶段 2 3 2项目的生命周期 47 146 IT项目是通过满足客户的需求来实现项目的目标 因此站在客户的角度来划分项目的生命周期有利于项目管理的成功 IT项目的生命周期可以划分为4个阶段 识别需求 需求说明书确定方案 合同 技术协议 开发任务书执行项目结束项目 验收 评估 结算 2 3项目阶段 2 3 3IT项目的生命周期 48 146 2 3 4软件产品生命周期与项目生命周期的关系 软件产品的生命周期从提出软件产品研发开始 直到最后停止使用该软件产品为止 对于软件企业来说 产品的市场成功才是开发项目结束的真正标志 软件产品的生命周期包括产品项目筛选 概念形成 产品开发 产品上市 市场增长 成熟和衰退直到退出市场为止 2 3项目阶段 49 146 2 3 4软件产品生命周期与项目生命周期的关系 图2 6项目生命周期与产品生命周期的关系 50 146 2 3 1项目阶段性特征2 3 2项目的生命周期2 3 3IT项目的生命周期2 3 4软件产品生命周期与项目生命周期的关系 2 3组织环境 51 146 2 1组织环境2 2系统方法2 3项目阶段2 4项目组织2 5项目过程 本章内容 52 146 项目需要资源才能完成 资源需要合理的组织 统计表明 在项目失败原因中 首先是由于组织不当 占33 其次是目标不清 占21 2 4项目组织 53 146 由于组织目标 资源和环境的差异 为所有的组织找出一个理想的结构是非常困难的 实际上 组织甚至可能不存在一个理想结构 没有什么好的或坏的组织结构 而只有适合的或不适合的组织结构 组织在战略规模 技术 环境 行业类型 发展阶段及当前发展趋势等方面各不相同 需要有不同的结构 2 4项目组织 54 146 2 4项目组织 项目管理与传统组织管理的最大区别在于项目管理更强调项目经理的作用 强调团队的协作精神 其组织形式具有更大的灵活性和柔性 在项目实施过程中 项目组织是所有活动的焦点 是所有影响项目的内部与外部的活动中心 2 4 1组织的定义与形成过程 55 146 德鲁克提出了 组织是一个特别的工具 一方面 增强 组织成员原有的长处 另一方面抵消成员的缺点 让这些缺点尽量不对组织产生伤害 德鲁克认为组织的目的 就是要使平凡的人做出不平凡的事 2 4项目组织 2 4 1组织的定义与形成过程 56 146 美国著名管理学家 近代管理理论奠基人巴纳德认为 人类由于受生理的 心理上的 生物的和社会的限制 为了达到个人的目的 不得不进行合作 要使这种合作以较高的效率实现预定的目的 就必须形成某种组织机构 2 4项目组织 2 4 1组织的定义与形成过程 57 146 使用 组织 一词有两种不同的含义 组织 作为一个名词 是指有意识形成的职务或职位的结构 图2 7一个软件企业的组织结构 2 4项目组织 2 4 1组织的定义与形成过程 58 146 组织 作为一个动词 是指为了达到某种目的而设计组织结构的工作过程 图2 8组织结构的形成过程 2 4项目组织 2 4 1组织的定义与形成过程 59 146 2 4 2组织的特征 现代社会的组织多种多样 家庭 学校 企业 团体 国家都以组织的形式存在 尽管组织的形态各异 但它们都有如下共同的特征 目的性专业化分工依赖性等级制度开放性环境的适应性 2 4项目组织 60 146 2 4 3组织的设计原则 组织的高效率低成本运行 首先需要形成科学 合理的组织结构 为此应该遵循组织设计的一般原则 目标一致性合理的管理幅度和管理层次命令统一责任与权力对等合理分工与密切协作集权与分权相结合环境适应性 2 4项目组织 61 146 2 4 4项目的组织结构 2 4项目组织 项目实施组织是指项目团队所处的组织环境 其直接影响到项目团队的组织管理和组织绩效 项目实施的组织结构 按面向功能和面向活动情况分为 1 以日常运营为导向的组织结构职能型组织结构 2 以项目为导向的组织结构项目型组织结构 扁平化 柔性化 3 矩阵型组织结构 4 组合型组织结构 62 146 1 职能型组织 2 4项目组织 2 4 4项目的组织结构 是一个金字塔形的层次结构 高层管理者位于顶部 每个员工都有一个明确的上级 图2 9职能型组织结构 63 146 制造业公司典型的职能型组织结构 2 4 4项目的组织结构 1 职能型组织 64 146 2 4 4项目的组织结构 1 职能型组织 职能型组织结构的优点 预算简单 便于控制成本 能实现更好的技术控制 专业化程度高职能具有稳定性 政策 工作程序和职责规范明确并容易理解每个职员都有而且只有一个上级沟通渠道是垂直型的 而且十分畅通具有快速反应能力 但可能取决于职能经理自主权的大小 技术专家可以被不同项目采用 65 146 职能部门工作通常面向本部门日常活动 而项目工作方式必须面向问题 项目利益往往得不到优先考虑 没有专门的机构来协调整个项目组织 并经常会出现没有一个人承担项目全部责任的现象 对客户的响应迟缓 因为项目和客户间存在多个管理层次 调配给项目的人员 其积极性往往不是很高 只是重视组织垂直方向上的职能沟通 跨部门之间的交流沟通较困难 不易于培养 总经理 型的高管 职能分割增加了各职能间的冲突 要解决跨职能部门之间沟通障碍 2 4 4项目的组织结构 1 职能型组织 职能型组织结构的缺点 66 146 解决跨职能部门之间沟通障碍的有效途径 管理政策与程序的具体化和文件化制定详细计划直线命令直接接触 仍然存在一些跨职能部门之间的不得不解决的冲突 使得高层管理者花费大量时间充当仲裁者 而不是管理者 2 4 4项目的组织结构 1 职能型组织 67 146 职能型组织结构的适用范围 适合于生产 销售标准产品的企业 采用职能型组织结构的公司有时也进行项目工作 但主要是公司内部项目 而不是为外部客户服务 如新产品开发 公司管理信息系统开发 新办公室装修 公司规章制度完善等 2 4 4项目的组织结构 1 职能型组织 68 146 2 项目型组织 2 4 4项目的组织结构 图2 10项目型组织结构 按项目来划分所有资源 每个项目实施组织有明确的项目经理 负责本项目资源的组织与运用 69 146 2 4 4项目的组织结构 2 项目型组织 项目协调 70 146 2 4 4项目的组织结构 2 项目型组织 71 146 2 4 4项目的组织结构 2 项目型组织 项目型组织的优点 项目经理的角色很强 可以充分调用项目内资源 全职的管理人员 职责清楚 同地办公 便于沟通 重点突出费用和执行情况的跟踪 结构简单 易于操作 在进度 成本 质量等方面的控制比较有效 决策 权力的集中使决策的速度得以加快 高层意图 客户关系 能够对客户的需求做出更快的响应 项目成员能够明确理解并集中致力于项目目标 团队精神得以充分发挥 72 146 2 4 4项目的组织结构 2 项目型组织 项目型组织的缺点 当有多个项目时 会造成人员 设施 技术及设备等的重复配置 维持这样的组织形式要花费很高成本 资源低效使用 项目经理往往会将关键资源预先储备 造成浪费 或者项目管理团队成员任务完成后仍然可能束缚在项目中 易造成在公司规章制度上的不一致性 不利于项目与外界的沟通 项目之间往往技术交流缺乏 不同的项目组很难共享知识和经验 对项目成员来说 缺乏一种事业的连续性和保障 重视管理工作 忽视技术工作 73 146 项目型组织结构的适用范围 适合于经营业务是项目 不生产标准产品的企业 广泛应用于建筑业 航空航天业 IT业等价值高 周期长的大型项目 2 4 4项目的组织结构 2 项目型组织 74 146 矩阵型组织是为最大限度地使用组织的资源而发展起来的 它兼有职能型组织和项目型组织的特征 既能吸取两种组织的优势 又在一定程度上 避免两者的缺陷 特点 保留各专业职能部门 又建立一系列的项目团队 矩阵型组织的分类 弱矩阵型组织结构平衡矩阵型组织结构强矩阵型组织结构 3 矩阵型组织结构 2 4 4项目的组织结构 75 146 图2 11弱矩阵型组织结构 2 4 4项目的组织结构 3 矩阵型组织 矩阵型组织结构之一 弱矩阵型组织 76 146 2 4 4项目的组织结构 3 矩阵型组织 矩阵型组织结构之二 平衡矩阵型组织 项目经理的职责 进度 成本的协调和监督 行政职能经理的职能 范围的界定 质量保证 技术 77 146 矩阵型组织结构之三 强矩阵型组织 2 4 4项目的组织结构 3 矩阵型组织 78 146 2 4 4项目的组织结构 3 矩阵型组织 矩阵型组织结构的优点 1 项目经理通过职能经理有权调用公司资源 只要时间上不与其他项目冲突 2 可以为每个项目单独制定政策和程序 只要不与公司的政策和程序相冲突 部分成员来自行政部门 能在公司规章制度执行过程中保持与公司一致性 3 项目组成员与项目具有很强的联系 但对职能部门也有一种 家 的感觉 个人对激励和最终项目的鉴定很敏感 能很快培养出一批专家和经理人员 79 146 2 4 4项目的组织结构 3 矩阵型组织 矩阵型组织结构的优点 4 对变化 冲突的解决以及项目的需求能快速作出反映 5 技术骨干充分共享 项目成本实现最小化 能够建立一个很强的技术基础6 可以平衡资源以保证各个项目都能完成各自的进度 费用及质量要求 7 职能组织对项目主要起支持作用 压力分散在职能团队和项目团队之间 权力与责任共担 80 146 2 4 4项目的组织结构 3 矩阵型组织 矩阵型组织结构的缺点 信息流 工作流多维化 员工需要不断向横向项目经理和纵向职能经理报告 资源在不同项目中的分配较困难 容易引起项目经理之间的争斗 项目目标而非公司整体目标成为项目经理考虑的核心 职能经理由于有他们自己的一套优先顺序而可能存在偏见 对项目经理与职能经理的协调提出非常高的要求 容易引起职能组织与项目组织间权力的失衡 必须注意职能组织与项目组织间的权力平衡 81 146 2 4 4项目的组织结构 3 矩阵型组织 矩阵型组织结构的缺点 职员和经理比在传统组织中更不易弄清自己的角色 明确项目经理和职能经理任务和管理职能分工 并使之为职能和项目人员所理解和接受无疑是极其重要的 冲突的产生和解决可能会不断发生 各个项目独立运行 必须谨防出现重复工作 提高成本效率 核心 项目管理部门与职能管理部门相互信任关系的建立 82 146 2 4 4项目的组织结构 3 矩阵型组织 矩阵型组织结构的适用范围 适合于有多个规模及复杂程度不同的项目的公司 83 146 2 4 4项目的组织结构 3 矩阵型组织 矩阵型组织结构的修正之一 设立项目管理总监 项目经理的经理 ManagerofProjectManager MPM MPM更注重项目的整体情况 项目经理关注项目本身的绩效而不管是否与整个组织相适应 MPM既是多项目经理 又是一位应变经理 系统经理 MPM负责多项目的总体管理 保证各项目经理致力于项目管理 并规划组织的变动 MPM还是项目管理部门与职能部门之间沟通的桥梁 当执行沟通协调职能时 扮演系统经理角色 84 146 项目经理是否应该对一个项目负全部责任 是否应考虑设立一个项目技术副经理 并控制和管理所有的技术活动 项目经理负责考虑时间和成本问题 技术副经理考虑技术运作问题 管理大型项目所经常采用的修正方案 2 4 4项目的组织结构 3 矩阵型组织 矩阵型组织结构的修正之二 85 146 图2 14复合型组织结构 4 复合型组织 2 4 4项目的组织结构 86 146 表2 4组织结构对项目和项目经理的影响 2 4 4项目的组织结构 87 146 不同项目组织结构特点比较 2 4 4项目的组织结构 88 146 2 4 5组织与系统的关系 系统 定义组织所解决对象的边界 它所包括的范围可大可小 组织 是研究一个系统的组织 可以定义为必须通过相互协作来实现共同目标的群体 2 4项目组织 89 146 2 4 6组织与目标的关系 目标决定组织 组织是目标能否实现的决定性因素 2 4项目组织 90 146 2 4项目组织 2 4 6组织与目标的关系 不管最终选择了什么样的组织结构 都必须建立一系列正式的渠道 以便组织中的个人能清楚地认识到自己在工作流程中的职权 职责以及应该对谁负责 职权 authority 赋予个人 或个人所在的职位 可以对下属作出最终决定的权力 职责 responsibility 为使组织中的个人工作有效必须承担的责任 负责 accountability 对圆满完成某一特定任务负有完全责任的一种状态 91 146 2 4 7组织文化对项目组织的影响 组织具有自己的各种构成要素 把这些要素有机地整合起来除了要有一定的正式和非正式组织形式以及规章制度外 还要有协调力和凝合剂 协调力和凝合剂以一种无形的 软约束 力量构成组织有效运行的内在驱动力 这种力量就是被称为管理之魂的组织文化 2 4项目组织 92 146 P 53 组织文化 组织在长期的实践活动中所形成的并且为组织成员普遍认可和遵循的具有本组织特色的价值观念 团体意识 行为规范和思维模式的总和 组织文化的任务就是努力创造这些共同的价值观念体系和共同的行为准则 项目组织来源于组织本身 只有好的组织才有可能构建好的项目团队 好的项目团队一定以组织的文化为基础 组织文化对项目组织的影响是潜移默化的 也是巨大的 2 4项目组织 2 4 7组织文化对项目组织的影响 93 146 图2 15组织文化复合网络图 2 4项目组织 2 4 7组织文化对项目组织的影响 94 146 应该重视组织文化 熟悉组织文化 充分利用组织文化对项目影响有利的一面 克服和纠正消极的因素 使项目建立在一个牢固的基础上 只有将个人的优势和能力 演变为组织的文化 固化成组织的核心竞争力 并建立起组织的项目管理体系和运作机制 才能使项目的成功从偶然成为必然 2 4项目组织 2 4 7组织文化对项目组织的影响 95 146 案例2 3 软件企业精神诚信是企业之本敬业是应尽之责团结是立业之基创新是企业之源 2 4项目组织 2 4 7组织文化对项目组织的影响 96 146 2 4 8IT项目组织的特点 IT项目组织与一般组织比较 有着显著特点 1 客户适应性2 任务导向性3 利益冲突性4 组织动态性5 责权的不对称性6 信息的不对称性7 全过程的风险性 由于IT项目组织存在这些特点 它的管理方式与企业组织的运行方式有很大的区别 认识到这些差别 协调好项目组织与各职能部门之间的关系 处理好项目工作与各职能部门日常工作的冲突 是确保项目顺利进行的基本保证 2 4项目组织 97 146 2 4 1组织的定义与形成过程2 4 2组织的特征2 4 3组织的设计原则2 4 4项目的组织结构2 2 5组织与系统的关系2 2 6组织与目标的关系2 4 7组织文化对项目组织的影响2 4 8IT项目组织的特点 2 4项目组织 98 146 2 1组织环境2 2系统方法2 3项目阶段2 4项目组织2 5项目过程 本章内容 99 146 2 5项目过程 活动的作用分为 人作用于物的活动 这涉及到有关操作的知识 人作用于人的活动 这涉及到有关协调的知识 一个好的结果一定存在一个好的过程 没有好的过程就一定不会有好的结果 项目的过程大致可以分为两类 一类是产品导向型过程 它注重对项目产品进行具体说明并进行制造 产品导向型过程常常是通过项目生命周期来进行定义 并且在不同的应用领域会有所不同 另一类是项目管理过程 它注重对项目工作进行描述和组织 项目管理的过程在大多数时候对多数项目都是适用的 100 146 2 5 1项目管理过程组 在大多数情况下 大多数项目都有共同的项目管理过程 这一过程包括启动 规划 执行 监控和结束5个过程组 图2 16项目管理过程组 2 5项目过程 101 146 启动过程组的主要任务是确定并核准项目或项目阶段 主要成果是形成一个项目章程和选择一位项目经理 规划过程组的主要任务是确定和细化目标 并规划为实现项目目标和项目范围的行动方针和路线 确保实现项目目标 主要成果包括完成工作任务分解结构 项目进度计划和项目预算 执行过程组的主要任务是通过采用必要的行动 协调协调人力资源和其他资源 整体的 有效的实施项目计划 主要成果是交付实际的项目工作 2 5项目过程 2 5 1项目管理过程组 102 146 监控过程组的主要任务是定期测量和实时监控项目进展情况 发现偏离项目管理计划之处 及时采取纠正措施和变更控制 确保项目目标的实现 主要成果是 在要求的时间 成本和质量限制范围内获得满意的结果 收尾过程组的主要任务是采取正式的方式对项目成果 项目产品 项目阶段进行验收 确保项目或项目阶段有条不紊的结束 主要成果包括项目的正式验收 项目审计报告和项目总结报告编制以及项目组成员的妥善安置 2 5项目过程 2 5 1项目管理过程组 103 146 PMBOK ProjectManagementBodyofKnowledge 将项目管理过程按顺序分为五个管理过程组 启动过程组 计划过程组 执行过程组 控制过程组和收尾过程组启动过程组由一系列决策性的工作与活动构成 计划过程组由一系列计划性的工作与活动构成 执行过程组由一系列组织性的工作与活动所构成控制过程组由一系列控制性的工作与活动所构成收尾过程组由一系列文档化和移交性的工作与活动所构成 项目的一个阶段也可按照先后顺序分为启动过程 计划过程 执行过程 控制过程和收尾过程等管理过程 2 5项目过程 2 5 1项目管理过程组 104 146 阶段目标实现 确定阶段目标 计划 执行 控制 启动 收尾 定义开发实施收尾 整体目标 项目成功 无论是项目的整个生命周期 还是项目生命周期的每一个阶段 都将使用5个过程组 并按照同样的顺序来实施 图2 17项目管理过程组之间关系 2 5项目过程 2 5 1项目管理过程组 105 146 2 5 2启动过程组 项目启动是识别和开始一个新项目或新阶段的过程 项目启动过程组由一组有助于正式授权开始一个新项目或一个项目阶段的过程组成 在项目定义阶段 启动过程一般由超出项目控制范围之外的组织 项目集或项目组合过程来完成 图2 18项目边界 2 5项目过程 106 146 在项目定义阶段 初始项目的依据模糊了项目的边界 例如对于软件企业 有些IT项目在启动过程组开始以前 客户就已经将组织的经营需要或系统要求形成了文件 这些文件还可能对IT项目的范围 应该交付的成果和项目时间 进度提出了要求 当出现这种情况时 项目经理应该对这些文件进行消化 分析和归档 并明确项目与组织战略计划的关系以及组织内高层管理人员的责任 这样才有可能有效的控制项目启动过程组 2 5项目过程 2 5 2启动过程组 107 146 对项目启动过程组产生作用和影响的外部因素主要有事业环境因素 组织过程资产和项目发起人等 事业环境因素 组织文化 项目管理信息系统 后备人力资源 组织过程资产 组织方针 程序 标准 原则 确定的过程 历史信息 经验教训等 项目发起人 为项目提供资金并指定项目的方向 在项目的启动阶段他们对项目有绝对的决定权 2 5项目过程 2 5 2启动过程组 108 146 启动过程组通过制定项目章程和制定项目初步范围说明书这2个过程来实现项目的启动 制定项目章程 项目经理授权 制定项目初步范围说明书 该过程成果确定了项目的用途 明确了项目实现目标 启动IT项目的最重要的目标是支持明确的业务目标和商业目标 2 5项目过程 2 5 2启动过程组 109 146 在启动时应该把握以下原则 不但要明确能够做哪些事情 还有明确不能做哪些事情 不但要明确完成的任务 还有明确完成这些任务的约束条件和验收标准 不但要关注需要获得的成果 还要关注采用哪样的过程来获得这些成果 2 5项目过程 2 5 2启动过程组 110 146 项目启动的成功表现在高层领导对项目的积极支持和参与 没有高层领导层的支持 就不可能有一个好的项目环境 也很难把握项目的需求 获取项目所需要的特殊资源 项目启动的成功还表现在 明确了项目目标以及项目的阶段目标 并且这些目标是具体的 可操作的和可测量的 高层领导确认了项目所要完成的目标 内容 的高层次描述 并承诺对该项目负责 是项目启动成功的关键标志 2 5项目过程 2 5 2启动过程组 111 146 2 5 3规划过程组 IT项目管理团队通过规划过程组 子过程及其相互关系来规划和管理IT项目 以实现在项目启动阶段提出的项目目标 收集不完整和把握程度不一的各种信息是规划过程组的重要工作 通过规划过程识别 明确和完善项目范围和费用 安排范围内各种活动的时间 从而制定项目管理计划是规划过程组的主要目标 2 5项目过程 112 146 在客户提出新的需求或发现新的项目信息时 识别或解决新的依赖关系 要求 风险 机会 假设和制约因素是规划过程组的主要任务 如果项目生命周期中发生了某些重大的变更 就需要重新进行一个或几个规划过程 甚至重新进行启动过程 2 5项目过程 2 5 3规划过程组 113 146 规划过程组通过21个项目管理过程来实现项目的规划 1 制定项目管理计划2 项目范围规划3 项目范围定义4 制作工作任务分解结构5 活动定义6 活动排序7 活动资源估算8 活动持续时间估算9 制定进度表10 费用估算11 费用预算12 质量规划13 人力资源规划14 沟通规划15 风险管理规划16 风险识别17 定性风险分析18 定量风险分析19 风险应对规划20 采购规划21 发包规划 2 5项目过程 2 5 3规划过程组 114 146 计划必须具有指导性 现实性和可操作性 不可操作的计划不是好计划 甚至不能称为计划 好的规划是项目成功的基础 项目规划的编制反映了编制者的经验和能力 组织应该予以重点关注和专门培养 2 5项目过程 2 5 3规划过程组 115 146 2 5 4执行过程组 IT项目团队通过执行过程组来完成项目管理计划中所明确的任务 生产出项目或项目阶段的产品或可交付成果 项目的执行过程就是一个从无到有的实现过程 软件项目的任何需求 计划 方案都必须经过这一过程来完成 2 5项目过程 116 146 执行过程组通过下列7个项目管理过程来执行项目管理计划 针对不同的项目 项目团队应当确定需要哪些子过程 1 指导与管理项目执行2 实施质量保证3 项目团队组建4 项目团队建设5 信息发布6 询价7 卖方选择 2 5项目过程 2 5 4执行过程组 117 146 项目的执行必须通过必要的行动 来保证完成项目计划的任务 执行过程的成果就是按计划完成项目工作 项目的执行过程中将与其他过程组进行交叉 并消耗最多的资源 如何有效的获取 利用和管理资源是项目经理在项目执行阶段必须解决的首要问题 项目实施最重要的输出是工作结果 即产品的交付 阶段工作产品 中间产品与最终产品一样重要 2 5项目过程 2 5 4执行过程组 118 146 项目的执行必须采取有效的行动 以确保完成项目计划中的各项活动 有效行动的基础是 组织提供的执行规则 流程 标准和模版 2 5项目过程 2 5 4执行过程组 119 146 2 5 5监控过程组 监控过程组的任务就是确保项目目标的实现 通过观察项目的执行情况 及时 准确地发现潜在的问题 并在必要时采取纠正行动 有效地控制项目进程 监控过程工作体现在两个方面 对照项目管理计划和项目实施基准来严格监视正在进行的项目活动 对妨碍整体变更控制的因素施加影响 以确保项目成员仅实施经过批准的变更 2 5项目过程 120 146 监控过程组通过下列12个项目管理过程来对项目进行监控 1 监控项目工作2 整体变更控制3 范围核实4 范围控制5 进度控制6 费用控制7 实施质量控制8 项目团队管理9 绩效报告10 利益关系者管理11 风险监控12 合同管理 2 5项目过程 2 5 5监控过程组 121 146 项目的监控贯穿于项目的整个生命周期 这种连续的监控活动使项目团队能够洞察整个项目的健康状况 并将项目中需要引起重视的问题凸显出来 项目的监控必须以目标来驱动 其理想结果就是 在要求的时间 成本和质量限制范围内达到项目确定的目标 2 5项目过程 2 5 5监控过程组 122 146 IT项目管理监控的是过程 而不是结果 有效的项目控制必须是可见的和及时的 确定项目里程碑 设立完成这些里程碑的标志和明确达到这些标志的过程 是项目有效控制的基础 IT项目中唯一不变的应该是 项目在变更中一步一步逼近全体干系人都可以接受的结果 2 5项目过程 2 5 5监控过程组 123 146 2 5 6收尾过程组 收尾过程组由正式结束项目或项目阶段的所有活动 将完成的成果交付或结束已取消的项目过程组成 项目收尾过程组一旦完成 则证实了所有为结束项目或项目阶段而确定的过程均已完成 并正式表明该项目或项目阶段已经完成 收尾过程组包括项目收尾和合同收尾2个过程 2 5项目过程 124 146 通过项目收尾过程组 使项目干系人和客户对中间成果和最终产品进行确认和验收 使项目或项目阶段有序地结束 对在完成之前被取消的项目 正式收尾也是非常重要的 因为通过这一过程 可以总结组织应吸取的 能够改进未来项目的教训 项目收尾的一项重要工作是项目总结和人员转移 组织对项目有贡献的人给予表彰和奖励是非常必要的 2 5项目过程 2 5 6收尾过程组 125 146 对项目的不足和教训进行剖析 提醒大家不再出现相类似的问题是也是非常必要的 合理转移项目成员 明确项目后续工作和参与人员对组织和其他项目来说是非常重要的 认真地进行项目总结是对项目和项目组成员的尊重 优秀的项目经理在项目结束时得到最多的应该是友谊 2 5项目过程 2 5 6收尾过程组 126 146 2 5 7过程组之间的关系 项目过程组中的每一个过程都是以完成一定的任务为特征的 其管理过程不是孤立的 一次性的活动 它们贯穿于项目的每一个阶段 以不同的活动强度存在于项目的各个阶段 并且在整个项目生命周期以及生命周期的每一个阶段相互交叠 2 5项目过程 127 146 项目阶段内的5个过程组是相互联系在一起的 一个过程组的成果或输出是另一个过程组的依据或输入 特别是规划 执行和监控过程组之间 其相互联系是循环反复的 2 5项目过程 2 5 7过程组之间的关系 128 146 项目管理过程组之间的相互关系和相互作用 启动 启动 收尾 控制 执行 计划 基本思路贯穿在项目的每一个环节 决定立项 计划提供控制基线 依照计划执行 执行情况与计划比较 调整执行情况 根据变更调整计划 129 146 项目管理过程组之间的相互关系和相互作用 工程的启动阶段 某一阶段中各过程的联系 130 146 项目管理过程组之间的相互关系和相互作用 某一阶段中各过程的交叉 启动阶段5个过程组的管理 131 146 项目管理过程组之间的相互关系和相互作用 前阶段 后阶段 各阶段的交互作用 132 146 项目阶段之间的管理工作过程间的相互作用 133 146 项目生命周期与过程组之间的关系 项目生命期 开始 立项 竣工 结束 项目决策阶段 设计阶段 投招标阶段 施工阶段 动用前准备阶段 保修阶段 输入 输出 建设项目的不同阶段 134 146 2 5控制项目过程2 5 7过程组之间的关系 表2 5项目管理知识领域 过程组 过程之间的关系 135 146 136 146 造成 三边行动 的根本原因是在目标未清 职责未明的情况下就仓促开始往下做细节 结果常会因为在一些小事上扯皮导致项目被不断地延期 即时最后勉强完成了 也与最初的目标相去甚远 做项目的误区之一 三边行动 边计划边实施边修改 坏了坏了 期限到了 忙不完了 不行啊 情况变化 我们的项目进程恐怕也要变动了 下一步该干什么 还没想好 正在作新计划呢 137 146 做项目的误区之二 六拍运动 第一拍 拍脑门经常有些领导有了做一个项目的想法后 不是组织相关人员严格论证是否可行 而是自己觉得可行就上马项目 看来这个项目真有的赚啊 赶紧上 拍脑门作决策的做法 从一开始就为项目实施带来了很高的风险和不确定性 可以说也为项目的失败埋下了伏笔 138 146 做项目的误区之二 六拍运动 第二拍 拍肩膀领导拍完脑袋后 为了鼓舞士气 调动项目组成员的积极性 大多会采取一些激励手段 例如 拍肩膀 但事实证明 错误的激励往往比没有激励带来的后果还要糟糕 好好干啊 我相信你们 139 146 做项目的误区之二 六拍运动 第三拍 拍胸脯受到领导激励的项目组成员为了让领导放心 也会有所表示 拍胸脯 而且往往还会说出一句话 老板 放心吧 包在我身上 盲目的乐观与热情只会让前进方向与最初的目标越偏越远 140 146 做项目的误区之二 六拍运动 第四拍 拍桌子项目进行一段时间后 领导忽然发现项目进展情况与自己的预期相去甚远 于是大发雷霆 爆发了 四拍运动 拍着桌子训斥项目组成员 BOSS 你们都在搞什么 这么长时间了 花了这么多钱 项目才刚刚进展到这里 还有这么多问题 回去好好检讨 不能按期完成项目 工资奖金都别想了 项目组成员 出现问题后不妨冷静思考 想办法积极解决 如果只是发泄怒火和不满 结果恐怕会让事情越来越糟 141 146 第五拍 拍屁股项目组成员受到老板的严厉批评后 不少人往往会 拍屁股 表现有二 一种是 明拍 不干了 直接走人 另一种是 暗拍 再也没有热情 消极怠工 这种人留在项目组中对项目毫无益处 反而会打击努力工作者的积极性 当初不论证清楚 现在项目做不下去了 就知道训我 我还不干了呢 走人 做项目的误区之二 六拍运动 142 146 做项目的误区之二 六拍运动 第六拍 拍大腿五拍之后的项目结果必然令所有人大失所望 这个时候 从决策层到项目经理再到项目组成员 大家都痛心不已 却又无可奈何 唉 早知如此 当初就应该 143 146 2 5 1项目管理过程组2 5 2启动过程组2 5 3规划过程组2 5 4执行过程组2 5 5监控过程组2 5 6收尾过程组2 5 7过程组之间的关系 2 5项目过程 144 146 2 1组织环境2 2系统方法2 3项目阶段2 4项目组织2 5项目过程 本章内容 145 146 习题与思考 教材P72 73 4 7 9 10 11 146 146 了解环境 熟悉环境 适应环境是成功的基础 理解过程 确定过程 控制过程是成功的保证 优秀的项目经理必须具有充分利用好的环境 及时适应不利环境 不断调整恶劣环境的勇气和能力 形成有利于自己学习与工作的环境 搭建一个可以持续发展的平台 不断走向成功 谢谢 感想 体会