公文写作的基本要求.ppt

公文写作的基本要求 公文写作的基本要求 公文的概念公文的分类公文写作基本要求公文撰写过程和方法 公文的概念 公文是一种应用文体 是机关 团体 企事业单位在公务活动中所形成的具有一定格式和现行效用的文字材料 行政机关的公文 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 公文的种类 国家行政机关公文处理办法 中规定的文种有 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要共13种 一般常用的文种有报告 请示 意见 批复 通知 通报 函等 其中通知使用得最多 约占70 以上 公文的分类 按行文方向分 公文可分为上行文 平行文 下行文 上述文种中属于上行文的有 请示 报告 意见 属于下行文的有 命令 令 决定 公告 通知 通告 通报 批复 意见 会议纪要 属于平行文的是函 意见 议案 会议纪要 通知 主要功能属下行文 但知照性 通知 可用于平行文 拟写公文的基本要求 一 符合国家的法律 法规和方针 政策及其他有关规定 二 情况确实 观点明确 表述准确 结构严谨 条理清楚 直述不曲 字词规范 标点准确 篇幅力求简短 公文不同于其它文体 其语言有自身的特点 掌握其语言特点对于正确拟写公文很有帮助 公文语言的主要特点是 准确 朴实 精练 明了 严谨 规范 准确是指公文在表述时 语言要真实确切 褒贬得当 恰如其分 符合实际 因为公文具有较强的政治性 政策性 如果语言表达不准确 往往因为一两句话 一两个词或一两个数字不准 就可能对工作造成重大损失 朴实是指公文语言要通俗易懂 不用生僻之词 不矫揉造作 应实事求是 忌哗众取宠 淳朴无华的语言更有利于直接而鲜明地表达意图 产生快捷的阅文办事效应 精练是指公文语言要简明扼要 不冗长空泛 不累赘 不重复 文字力求少而精 干净利落 同时 为服从行文目的和表现主题的需要 当详则详 当略则略 因为简明精练的语言 更能明确阐述公文的主旨 既省时省力又可靠有效 明了是指公文的语言含意明确 易懂 易读 易记 撰写时要开门见山 直言其意 不能象文学作品那样含而不露 意在言外 只有明白易懂的语言 才易于使受文者理解发文者的意图 发挥公文应有的效用 严谨是指公文用语严肃 庄重 文句严谨 周密 分寸得当 忌语意不清 模棱两可 只有庄重的语言才能有助于表明作者的严肃态度 从而使公文对受文者的行为产生必要的强制性影响 以维护公文的权威性和有效性 而含混模糊的语言容易导致歧义和误解 有失公文的严肃性和权威性 规范是指公文中的语言要遵守现代汉语的语法和逻辑规则 公文只有遵守语法和逻辑规则 才能文理通顺 否则文句不通 就可能造成歧义或误解 公文要注意正确使用标点符号 如错用标点符号 则可能导致理解错误 三 公文的文种应当根据行文目的 发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定 四 拟制紧急公文应当体现紧急的原因 并根据实际需要确定紧急程度 五 人名 地名 数字 引文准确 引用公文应当先引标题 后引发文字号 日期应当写具体的年 月 日 1 引用公文的规定 引用公文时 前面的标题要使用书名号 后面的发文字号要用圆括号括起来 年份用方括号括起来 如 根据濮阳河务局 关于下达2005年水利专项事业费的通知 濮黄工 2005 3号 精神 文件标题是一篇公文的主旨所在 一个好的标题即涵盖了一篇公文的主要内容 而发文字号则主要是为了便于文件管理使用 先引标题 后引发文字号 既体现了公文内容与形式的主次关系 又便于有关文件的检索 是一种科学合理的规定 而光引用标题不便于有关文件检索 光引用发文字号则使阅文者不知其所指文件的内容是什么 文号在前 标题在后则颠倒了主次关系 都是有缺陷的或不规范的 2 公文中年 月 日的写法 1 文件 包括标题和正文 中的年 月 日均应使用阿拉伯数码 不使用汉字方式 2 一些惯用语 词组等中的数字 使用汉字方式 不用阿拉伯数码 如 团结一致 七上八下 星期六 不能写为 团结l致 7上8下 星期6等 3 公文中的日期要写全年 月 日 如 2005年 不能写成 05年 在时间确定的情况下 不能只写年 月不写日或只写月 日不写年 通常也不用 去年 上月 昨天 等来表示时间 4 成文日期必须使用汉字方式 不用阿拉伯数码 如 二 五年六月十八日 不要写成 2005年6月18日 5 无论是使用汉字方式或是阿拉伯数码方式 同一方式下都必须保持一致 如 二 五年六月十八日 不能写成 2005年六月十八日 或 二 五年6月18日 同样 2005年6月18日 也不能写成 2005年六月18日 或 二 五年6月18日 六 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 层次序数使用时注意以下几点 1 同一篇公文中层次序数的使用一定要统一 不能 一 层下用 一 二 二 层下却用 1 2 否则会给受文者带来阅读处理上的不便 2 在使用层次序数时 可根据实际情况作适当调整 调整的原则是不影响层次的截然分明并有利于工作 如一篇文件只有两 三个层次序数时 在不颠倒层次序数的情况下 可以选择使用 如在 一 二 层之下可以分别用 一 二 三 形式 也可以分别用 1 2 3 形式 3 第二层 一 使用时 括号外面不用再加一顿号 即避免出现 一 的形式 七 必须使用国家法定计量单位 八 文中使用非规范化简称 应当先用全称并注明简称 九 撰写公文的过程和方法 一 领会领导意图公文是机关根据处理某项工作的实际需要来写的 领会领导的工作意图 明确发文的目的 是写好公文的前提条件 所谓意图是指机关领导人提出的公文的基本内容 包括主要观点 意见 措施及写作要求等 领会意图 一是要明确发文的目的 即为什么要发文 二是要用什么样的形式发文 即用什么文种 三是行文的对象 即发送和阅读的范围 包括主送和抄送对象 四是公文的主要内容以及领导者对发文的具体要求 二 准备材料领会了发文的目的 明确了行文的主题之后 撰写者就要围绕主题准备材料 只有充分地准备并占有材料 才能全面 准确地反映某项工作的客观情况 才能综合分析 概括出事物的本质和规律 才能充分地表现公文的主题和完满地表达领导意图 收集材料包括两个方面 一是收集和阅读机关的文字材料 比如拟写一份专题报告 需要查阅上级发布的有关文件 本单位对该项工作的计划 以及工作的落实情况等 二是通过召开座谈会或个别访问等形式调查情况 掌握正反两方面的材料 对所收集的材料 要根据协作公文的需要 进行认真的选择 所选择的材料要真实 可靠 新鲜 别致 具有典型性 在此基础上进行率改成 是材料系统化 条理化 为文件的写作打下基础 三 拟定提纲准备材料的过程实际上也是充分酝酿和构思的过程 因为准备材料是有目的地根据一定的思路进行的 随着对材料的占有和熟悉 对问题的认识更深化 更完善 这时往往需要调整原来的思路甚至重新构思 因此 要在正式撰写之前 根据行文目的和掌握的材料 重新拟定提纲 安排结构 篇幅不长的文件 提纲可以简略 对于篇幅长 内容丰富而又非常重要的文件 要拟写比较详细的的提纲 拟写提纲要注意三点 一是明确主题 围绕主题来确定公文中的观点和各个层次的分观点 构成公文的骨架 二是合理分配材料 做到依据充分 详略得当 三是安排好段落层次 做到脉络清楚 层次分明 撰写重要的文件 在执笔人拟定初步提纲后 可以召集一定的会议进行讨论 呈送领导审查 吸取各方面的意见加以修改补充 使之更臻完善 由起草小组或两人以上共同起草文件时 更需要共同研究写作提纲 以免发生前后重复 脱节或相互矛盾的现象 四 起草正文列出提纲后 就可以着手起草了 草拟公文要根据公文内容 文件格式 行文对象 行文规则和写作要求 按详细提纲来写作 撰写时 观点要明确 突出 材料与观点相结合 材料说明观点 观点统率材料 要正确运用表达方式和写作技巧 注意公文的语言风格和惯用模式 力求篇幅简短 语言精练 表达清楚 五 认真修改草稿写出后 要认真检查 发现问题 进行修改 一般从三个方面进行检查修改 一是从思想上检查修改 避免观点错误 论述片面等问题 二是从材料上检查修改 看材料是否充分 使用是否恰当 与观点是否相符等 三是检查修改逻辑结构 调整安排不够妥当的段落层次 四是从语言上检查修改 字斟句酌 行文要简明精炼 达到文通字顺 符合语法 标点使用正确 通过检修改 努力使撰写出的公文臻于完善 以维护公文的严肃性和领导机关的权威性 发挥公文应用的作用 十 发文要把好五关 一 拟稿关1 文稿内容要符合领导的意图 2 文稿反映的情况要确实 观点要明确 表达要准确 字词要规范 标点是要要正确 篇幅要力求简短 3 文稿中的人名 地名 数字 引文要准确 二 核稿关文稿的核稿一般由部门负责人负责 重点核查文稿的内容是否符合领导的意图和工作实际 三 审核关文稿的审核一般由办公室专职秘书负责 审核的重点主要是 1 确定是否有发文的必要 2 行文方式是否妥当 上行 下行 文种 3 是否符合行文规则和拟制公文的有关要求 主送 抄送 法规 法律 政策 文字表述 日期 结构层次序数 数字 标点符号 4 公文格式是否符合有关要求 四 签发关签发前重点审阅看是否需要行文 是否符合国家政策和上级有关文件规定 拟稿部门负责人是否核稿把关 是否经过办公室审核 五 复核关由办公室专职秘书负责 1 检查审批签发手续是否完备 2 检查附件材料是否齐全 3 检查公文格式是否齐全 上述公文发文办理拟稿 核稿 审核 签发 复核这五道程序 是相互关联 缺一不可 拟稿是公文质量的基础 核稿 是本部门对公文内容的把关 审核是办公室对公文内容 格式 文字等方面的把关 签发是单位领导对公文的全面把关 复核是办公室对即将发出的公文进行最后的把关 经过这五个规范化的程序 才能确保公文的高质量 公文写作基本知识 讨论完毕 谢谢大家