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做一个合格的职业人 2009年8月27日 2 内容 电子邮件会议礼仪有效沟通时间管理PPT小技巧 3 电子邮件 电子邮件的主题电子邮件要有主题 主题不宜过长 概括出邮件的重要内容 当内容与上封邮件相关但有所变动时 可以增加标识 无标题或标题过长都是不专业的表现收件人 To 电子邮件的收件人是与邮件内容直接相关的人 不要随便发群发邮件 在发邮件之前弄清楚谁是与此有关的人 否则浪费大家的时间 又得不到真正相关人员的有效回复 抄送人 CC 电子邮件的抄送人是与邮件非直接相关 但需要了解此信息的人 回复电子邮件的及时回复是对别人工作的基本尊重 同时节省每个人的时间 4 会议礼仪 会议邀请会议应当提前计划 并使用OutLook的Calendar功能发出会议邀请会议主题要明确 有详细的会议议程和相应负责人会议进行中的基本要求按时参加会议 不迟到 迟到是浪费别人的时间 会议中将手机调到震动 尽量避免接听电话 紧急电话在会议室外接听会议中不讨论与会议无关的话题 5 I 关于沟通II 沟通技巧III 如何对待困难的沟通IV 怎样报告 有效沟通 6 为了设定的目标 将信息 思想和情感在个人或群体间传递 并达成共同协议的过程 I 沟通的定义 7 沟通 I 沟通的种类 语言 非语言 口头 书面 声音语气 肢体语言 身体动作 你在说什么 你是怎么说的 你的身体语言 7 38 55 8 I 口头语言 语调 高 低 大 小语速 快 慢 长 短话束 轻 重 紧 松口语 术语 习惯用语 9 I 文字语言 更清晰 更具有说服力书写力求简洁 明了目的清晰突出主题 围绕中心表达什么 如何最简短的描诉 10 I 身体语言 通过身体语言改进沟通效果镜面映现法让对方看到熟悉的自己 目光 远观 近看 广视 注视 表情 热情 好奇 兴趣手势 快 有力 慢 柔和姿势 站 立 行 走 11 决定信息发送的方法e mail 电话 面谈 信函 会议 何时发送信息时间是否恰当 确定信息内容简洁 强调重点 熟悉的语言 How When What I 有效的信息发送 谁该接受信息 先获得接受者的注意接受者的观念 需要 情绪 何处发送信息 地点是否合适不被干扰 Who Where 12 I 沟通六要素 我们做每一件事都在沟通发出信息的方式总会影响接收信息的方式真正的沟通是信息的被接收开始传递信息的方式决定了我们沟通的结果双向沟通 我们既要收集信息又要分发信息沟通是一种交谊舞 13 II 有效沟通技巧 有意识使用身体语言小心使用术语坦白承认自己的感觉使用开放型的问题耐心倾听找出异议找出反对异议的根源建设性地反对 14 III 沟通的障碍及改善 1 缺乏信息或知识2 没有倾听3 没有完全理解问题和询问不当4 只顾按自己预先设计的思路发展5 不理解他人的需要6 没有经过慎重思考就得出结论7 失去耐心8 时间太短 15 看看你能否辨认出照片中人物的感情或情绪 16 合作 赢家对赢家强迫 赢家对输家让步 输家对赢家妥协 没有赢家和输家回避 输家对输家 III 对待冲突的五种方法 17 傲慢无礼 评价安慰 扮演或标榜为心理学家 讽刺挖苦 过分或不恰当的询问发号施令 命令 威胁 多余的劝告回避 模棱两可 保留信息 转移注意力 III 沟通中的致命过失 18 自尊和自信降低沮丧和敌对部门之间矛盾失去创造力失去团队精神错误无效 III 无效沟通造成的负面影响 19 III 给予正确的信息 你的声音是一种乐器为了清晰而强调运用语言 语调 音量和语速达到最好的沟通效果用第一人称直截了当的表达自己的意思选用中性 明确 具体 好记 有活力的词汇多用 请求 不用命令在没有说明原因之前不要说你喜欢什么或不喜欢什么 20 III 收集正确信息 倾听 是你能给予对方的重要礼物方式 用一只耳朵听 表情呆滞地听 感谢式倾听 积极倾听 何时运用 为了获得更多的信息 发生冲突时 为了支持某人 在情绪化的配合技巧 解释 反射感觉 反馈意思 综合处理 大胆设想 21 III 反馈 提出反馈意见要具体仅仅表达行为 不要添加解释或标签 提供富有建设性的反馈意见反馈意见要有现实性 22 报告的原则 口头报告的原则 书面报告的原则 先说结论 简洁 正确 事实与主观的感想 臆测需区别 不要遗漏重点 遣词用语要简单易懂 标题清楚 尽量用图表 数字说明 报告顺序要合逻辑 利用添附资料说明 IV 有效的报告原则 23 时间管理 24 你知道吗 在这个社会上 你如果没有自己的目标就是在帮别人达到目标 只有3 的顶尖管理者才有明确的目标 2小时的工作 我们常常花8小时做完 还疲劳的要命 人一生3 5年寿命花在会议上 上班有25 时间开会 但50 70 会议时间浪费了 据统计 父母和子女每天只有30秒 夫妻间只有4分钟用来沟通 只有5 的人准时 25 为什么要时间管理 管理时间就是管理人生 管理生命 可以提高自我工作效率 然后加薪升职最重要的是 只有这样才能省出更多时间来与家人和朋友共享欢乐 做自己想做的事情 26 时间失控的原因 缺乏计划缺乏组织用人不当缺乏控制 27 1 缺乏计划 主管身负重任 很多时候都会同时有多项任务须要完成 而这些任务又各有不同的困难和完成的期限 主管惟有见步行步 而不能事先全盘计划如何完成各项任务 渐渐发现时不我予 其中一二项的时限迫在眉睫 於是匆忙放下手上其他的工作 找寻额外资源去完成 这种处理方法虚耗资源和时间 28 2 缺乏组织 主管很多时候须要将工作分配给属下员工处理 或与其他部门配合 假如在分配工作时 没有把员工组织起来 又没有与其他部门取得默契 则员工在执行工作上可能会出错 或彼此产生误会 或因缺乏器材或原料而导致无法完成工作等情况 令主管须花时间去纠正 29 3 用人不当 主管分配工作给各员工时 对他们的情况不甚了解 例如没有考虑员工的工作能力 工作量及组员间的合作性等 忽略这些因素 可能令员工无法顺利如期完成任务 这时主管就要亲自解决或重新分配工作 因而浪费主管和员工的时间 30 4 缺乏控制 每项任务都有完成的时限和要求的标准 若主管在分配工作后 没有跟进员工的进度及成效 很可能在限期完结前两三天才发现限期将至 而恐怕工作不能如期完成 导致要花费很多时间急谋对策 或者是在工作完成后 须要从头再做 平白浪费不少时间 31 时间控制的四大法宝 法宝一 以SMART为导向的目标原则法宝二 关注第二象限的四象限原则法宝三 赶跑时间第一大盗的韵律原则法宝四 执着于流程优化的精简原则 32 法宝一 以SMART为导向的目标原则 目标原则不单单是有目标 而且是要让目标达到SMART标准 这里SMART标准是指 具体的 Specific 目标必须是清晰的 可产生行为导向的 比如 目标 我要成为一个优秀的员工 不是一个具体的目标 但目标 我要获得今年的公司最佳员工奖 就算得上是一个具体的目标了 可衡量的 Measurable 目标必须用指标量化表达 比如上面这个 我要获得今年的公司最佳员工奖 目标 它就对应着许多量化的指标 出勤 业务量 绩效等 可达到的 Attainable 有两层意思 一是目标应该在能力范围内 二是目标应该有一定难度 一般人在这点上往往只注意前者 其实后者也相当重要 目标经常达不到的确会让人沮丧 但同时得注意 太容易达到的目标也会让人失去斗志 相关的 Relevant 指与现实生活相关 而不是简单的 白日梦 基于时间的 Time based 指目标必须确定完成的日期 不但要确定最终目标的完成时间 还要设立多个小时间段上的 时间里程牌 以便进行工作进度的监控 33 法宝二 关注第二象限的四象限原则 根据重要性和紧迫性 我们可以将所有的事件分成4类 B重要而不紧迫 A重要又紧迫 D既不重要也不紧迫 C紧迫而不重要 价值 重要 紧迫 34 法宝二 关注第二象限的四象限原则 重要又紧迫 的事件 例如 处理危机 完成有期限压力的工作等 重要而不紧迫 的事件 例如 防患于未然的改善 建立人际关系网络 发展新机会 长期工作规划 有效的休闲 紧迫而不重要 的事件 例如 不速之客 某些电话 会议 信件 既不重要也不紧迫 的事件 更直接的来说是 浪费时间 的事件 例如 阅读令人上瘾的无聊小说 收看毫无价值的电视节目等 35 法宝二 关注第二象限的四象限原则 C的收缩和D的舍弃是众所周知的时间管理方式 但在第一象限与第二象限的处理上 人们却往往不那么明智 很多人更关注于第一象限的事件 这将会使人长期处于高压力的工作状态下 经常忙于收拾残局和处理危机 这很容易使人精疲力竭 长此以往既不利于个人也不利工作 大多数新员工在进厂的初期 是一个关注于第一象限事件的人 那时候感觉很糟 天天加班 而且工作质量也不尽如人意 若转换了关注的方向 可以发现整个感觉都会改变 这主要是因为第一象限与第二象限的事本来就是互通的 第二象限的扩大会使第一象限的事件减少 而且处理时由于时间比较充足 效果都会比较好 人也更有自信了 36 法宝三 赶跑时间第一大盗的韵律原则 专业的统计数据指出 人们一般每8分钟会收到1次打扰 每小时大约7次 或者说每天50 60次 平均每次打扰大约是5分钟 总共每天大约4小时 也就是约50 其中80 约3小时 的打扰是没有意义或者极少有价值的 同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟 总共每天大约就是2 5小时 根据以上的统计数据 可以发现 每天因打扰而产生的时间损失约为5 5小时 按8小时工作制算 这占了工作时间的68 7 时间管理法则 韵律原则 一 保持自己的韵律 对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断 要多用打扰性不强的沟通方式 如e mail 要适当地与上司沟通减少来自上司地打扰等 二 与别人的韵律相协调 不要唐突地拜访对方 了解对方的行为习惯等 37 法宝四 执着于流程优化的精简原则 崔西定律 任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比 例如完成一件工作有3个执行步骤 则此工作的困难度是9 而完成另一工作有5个执行步骤 则此工作的困难度是25 所以必须要简化工作流程 38 时间管理的二十一项原则 39 1 目标 假如有100万 假如只能活6个月 假如知道不会失败 你会为自己确立什么目标 40 触目惊心 只有3 的顶尖管理者才有明确的目标 把目标写下来 让他们常常激励自己个人和家庭的目标 事业目标 自我成长的目标 无目标的生活 你想要这样吗 41 2 事先规划好的行动 其实在这个社会上 你不是在达到自己的目标就是在帮别人达到目标 针对目标写下达到目标所需的所有行动并组织好 形成行动方案 这和学历和智力等等都无关 这个是你 还是这些是你 42 3 用清单明确目标 成功的人生建立在成功的每一天 而成功的每一天在于完成工作清单上的每一个项目 没有清单就像没有方向盘的车 每天晚上为自己列出第二天的工作清单 43 4 设定优先次序5 培养专注力 先做重要的 最有价值的工作做事时要不停问自己这是不是最重要的一口气将工作完成 反复来回做是一口气做完花费时间的5倍 不要试图将不重要的事情做得完美 全心全力做最有价值的事情 做完后更有成就感 44 6 时间期限与奖励 人做事期待结果 反应结果或逻辑结果 受到奖励更有动力 把自己像训练小动物一样地训练 完成一个动作得到正面的结果就给自己积极的奖励 比如吃一块自己喜欢的巧克力或者饼干 吸支烟 给自己更多心理暗示 鼓励自己更好地按期完成预定目标 帕金森定律 如果没有期限 往往2小时的工作量却用8小时完成 自己也更疲劳 所以要给自己设定时间期限 称为强迫机制 45 7 工时记录 职位越重要 越可能以分钟作为时间的基本单位 首先要知道自己的时间用到哪里去了 记录自己做每件事的时间 并问自己这样利用时间能不能达成我的目标呢 如果不是把时间用在最重要的事情上 就要调整 46 时间价值表 47 8 故意拖延的现象 大家都经常拖延事情 正面的拖延是尽量避免做不重要的事情 负面的拖延则是尽量避免做重要的事情 怎样避免负面的拖延呢 培养紧急意识 告诉自己事情早晚要做 不如立刻去做 学会分解 把复杂事情像切腊肠一样分成许多简单步骤组合 然后立刻去做每一步 设定优先顺序和迅速完成事情的能力是获得晋升重要原因之一 48 9 授权 把自己值钱的时间解放出来 不重要的事情给别人去做 关键 明确 要让被授权人有明确的指示 要注意 挑选合适的人 明确期望结果以及完成时间 及时查询对方的工作进度 不要想当然认为对方能完成 所有出错的状况都是由错误的假设产生的 49 10 文山会海 人一生3 5年寿命花在会议上 上班有25 时间开会 50 70 会议时间浪费了 注意 能不开会就不开会 如果一定要开 则一定要有议程 就像工作清单 然后按照优先级处理 自己的部分结束后就离席 会议准时开始准时结束 但是 50 11 干扰事件 电话和不速访客 经常有人和你聊个没完没了 耽误大量时间 解决方案 让助手代理 暂时不接电话 事后再回复 拔掉电话插头 或者用答录机 找借口摆脱不速访客 说两句就问对方 有什么可以为您效劳的 过一会他就觉得你很忙 自己不好意思就不闲扯了 51 12 关键成果领域 确认关键成果领域方法一 反复问自己公司为什么雇用我 方法二 列出工作清单并把工作分成细节 排列优先级 找出核心工作 80 的成绩 来源于20 的关键成果领域 52 13 分批作业14 利用零碎的时间 分批作业 学习曲线标明 反复做类似工作效率更高 每天在固定时间一齐回复电话和邮件等等 注意 同一时间只作相同的事情 利用零碎时间 上下班交通时可以用来给客户打电话发短信沟通 将要阅读的杂志报纸等资料撕下来放在身上随时看 53 15 连续的工时 重要的工作需要连续的工时来处理 60 90分钟 成功的人都用连续的时间来工作 2 3个小时可以把一天的工作完成大半 一个人不能同时做行政性工作和创造性的工作 所以要把它们分开做 54 16 整洁 不要把脑力和时间花费在找东西的琐事上 整洁的环境使工作效率可提高20 40 TRAF系统 T 丢弃 不用的扔到垃圾桶里 R 转手 无关的资料转手给别人 A 行动 用暗匣保存起来然后采取行动 F 存档 作为日后参考用 其实对我们的电脑文件 QQ MSN 邮件地址 都适用 文件编辑完立刻储存 东西用完就立刻放回去 55 17 电话 记住大部分人在浪费时间 不在乎自己的时间和别人的时间 准备好议程 直接切入主题 接电话时要做笔记 做得好的人有很大竞争优势 电话是一种商业工具 说要说的话 说完就挂 利用空闲时间 可以掌握主动权的时间来打电话 56 18 准时 只有5 的人准时 要拥有自己的准时特质 准时给人自信 可靠 可信 比较聪明 难得的人才等等感觉 不准时的原因 不知道准时的重要性 龙巴比时间 提前15分钟到现场 不要让部属等你 57 19 简化工作 改革都是简单化 找寻更好更简单的方法 改进工作流程 技巧 1 做久一点 2 做快一点 3 不要做太多的事情 而是做重要的事情 4 做自己拿手的事情 老总的特质 5 尽量少犯错 6 一起来做 发挥团队合作的力量 58 20 不 学会说不 对和自己人生目标无关的说不 经常说 练习说 别人不看重自己的时间也不看重你的时间 拖延是最残忍的拒绝 最强而有力的 保证自己节约时间 59 21 为什么要时间管理again 在使用时间管理时不要忘了它的目的 要不断问自己为什么要做时间管理 其最重要的目的是要不断提高改善自己的生活品质 人际关系是衡量生活最重要的因素 要花时间在建立人际关系上 如家人 朋友 不要忘了家庭 父母和子女每天只有30秒时间 夫妻间4分钟沟通 60 1 有用的东西定位放置 2 带着建议开会带着任务离开 3 每个电话都当做一个国际长途 4 把自己的计划当成老板的计划 5 当天的事情当天完成 十大节约时间的原则 61 6 丢弃无用的东西要快狠 7 事后处理不如事前预防 8 通过别人把自己的事情做好 9 万事以最小的投入达到效果 10 采取积极的人生观 十大节约时间的原则 62 总结 时间是世界上最充分的资源 每个人都拥有24小时的一天 然而时间又是世界上最稀缺的资源 每个人只能拥有24小时的一天 高效的职业人士有一个共同特点 他们都是管理时间的高手 而低效率的工作人员则无一例外地都不擅于管理时间 我们追求成功 我们追求卓越 我们需要时间管理 63 PPT小技巧 64 怎样让自己的PPT更吸引人 保持简单限制要点与文本数量限制过渡与动画使用高质量的图片应用适当的图表使用好色彩选择适当的字体应用视频或音频 65 限制要点与文本数量 文字过多让人昏昏欲睡 针对性强 重点突出 66 应用适当的图表 圆饼图 用于显示比例 将分割块的数目限制在4 6块 用颜色或碎化的方式突出最重要的块 曲线图 用于说明趋势