综合事务部工作思路.ppt

综合事务部工作思路汇报,田长生2016年8月,LO目录,一、综合事务部主要职能二、综合事务部主要目标三、人事工作思路四、行政工作思路五、需支持及协调的工作,一、主要职能,备注：以上是综合事务部的标准职能。鉴于各种原因，目前涉足的仅有制度建设、组织设计、人才招聘等工作。,二、主要目标,备注：目前基本定了组织架构。其他都存在不足，比如人员未定岗，层级未定，导致所有工作归口都到总经理1人处；招聘仅靠被动的投简历，面试过程基本上是在聊天，面试问题未精心设计；新员工到岗后，无固定老员工指导和专业跟踪，不利于成长和稳定；新老员工关系之间还有待磨合，等等。,三、人事思路,招聘途径如何选人胜任特征,如何用人如何育人如何留人,三、人事思路,招聘途径,1、内部招聘2、大众媒体3、专业媒体4、人才市场5、校园招聘,6、中介公司7、网络招聘8、员工推荐9、品牌吸引10、并购合作,备注：目前招聘渠道较单一，单纯靠被动地对方投递简历。建议一方面主动搜集简历，邀请对方面试；另一方面拓展渠道，鼓励员工推荐，“举贤不避亲”，或者登报招聘、猎头公司招聘。此外，招聘应一直进行，既给在岗者一定危机感，如果有真正优秀的，也可作为人才储备之用。,三、人事思路,如何选人原则,原则一：勿眼光过高原则二：首选忠诚重义之人原则三：要有一技之长原则四：不怕人比己强原则五：亲自考察，不偏听偏信,备注：选人时专业能力强，忠诚度高，懂管理的综合人才当然更好，但人才市场的现实是很少存在这样的完人的。因此，建议一方面用人所长，另一方面加大培养力度，老员工要提高，新员工也要提高,三、人事思路,如何选人360度评估法,时间,过去（“三代”、家庭、成绩、经历）,现在,未来（目标、理想、职业生涯规划）,空间,外表（形象、气质、举止、礼仪）,内心（观念、态度、性格、品德、信仰）,言行（一致性、巧言）,待人,自己,别人（亲人、朋友、同事、伙伴、对手）,世人（国家、民族、社会、人类、世界）,处事,工作,办事（远近、易繁）,处事（荣辱、成败、名利、生死）,人,事,时,空,备注：此方法主要判断一个人的价值观和品性。专业知识考察，尽可能通过笔试和试用1周左右的实际表现等途径。,三、人事思路,如何选人通用指标,备注：面试过程尽可能程序化，所问问题尽可能提前设计。,三、人事思路,如何选人坚决不用的员工类型,美国著名管理专家希尔曼研究世界500强人才管理之道后总结,三、人事思路,如何选人受欢迎用的员工类型,美国著名管理专家希尔曼研究世界500强人才管理之道后总结,三、人事思路,公司中高层人员胜任特征,三、人事思路,公司中高层人员胜任特征,三、人事思路,公司中高层人员胜任特征,三、人事思路,公司中高层人员胜任特征,三、人事思路,公司中高层人员胜任特征,三、人事思路,如何选人项目经理胜任特征,备注：这是目前公认的项目经理应具备的品质和能力。在面试时，可围绕这些方面设计问题或进行考察。,三、人事思路,项目经理胜任特征,备注：面试时可让应聘者作排名，并对自己进行自评打岔。试用一周左右，可请项目部其他人员对这些指标进行综合打分，以此判断该应聘者是否称职。,三、人事思路,财务人员胜任特征,备注：这是目前公认的财务人员应具备的品质和能力。在面试时，可围绕这些方面设计问题或进行考察。同样，也可让其进行自评打分，试用1周后由部门内部其他人员打分。,三、人事思路,如何用人人才观,备注：有较好的人才观是正确用人、准确用人的前提和保障。一个企业最大的不幸就是：有才不知，知而不任，任而不用,爱才之心,强烈的人才意识，要有爱惜人才、求贤若渴之心,识才之智,善于发现、团结和使用人才,用才之能,知人善任、用其所长、用其所能、扬长避短,容才之量,摒弃成见,引才之艺,丰富引进人才的方法，提高吸引人才的能力,三、人事思路,如何用人了解需求和能力,备注：用人之前先尽可能了解员工的需求和能力。只有准确的了解员工需求和能力，才有可能进行有针对性的激励，才能做到知人善任。员工的需求不外乎生存、成长和稳定三个因素。,需求,动机,行为,需求满足,激励,新的需求,三、人事思路,如何用人其他公司,三星,各尽其能赏罚分明善用个性人才杜绝用人唯亲疑人不用，用人不疑内部提拔机制,蒙牛,有德有才，破格使用有德无才，培养使用无才无德，绝不使用,阿里巴巴,忠诚敬业自动自发注重效率结果导向善于沟通合作进取为人低调,三、人事思路,如何用人五银,人才盘点,公司现有人才技能及不足大盘点，用人之长，容人之短,因事择人,盘点近期乃至未来公司事务，把人员对号入座，配好班子,适当授权,确定岗位，按岗位授权，层层落实管理责任，领导抓关键点,任人以专,确定人选后，给其充分施展时间，将稳，军心才能稳,加强沟通,多深入群众，倾听意见，协调沟通，营造和谐氛围,三、人事思路,如何用人五银,备注：公司目前用人的问题一方面对新人了解不充分，是否胜任也是求知数，这就导致在实际工作中无法授权，无法真正放心；另一方面老员工颇有看戏的意思，对新人不太主动配合，势必工作效率效果不尽人意。因此，建议按以上路径，采取相应办法，确保人尽其才，才尽其用。,计划管理,人人要有计划，人人要有总结，但公司现在从上到下都较缺,恩威并施,无论对管理者还是一线员工，都应有一定的奖罚和关怀措施,建立梯队,加强人才储备，各岗位一定要有后备人选,加强监督,尽可能通过制度而不是人来监督、考核，确保尽职尽责,三、人事思路,如何育人分类,骨干员工,技术培训，帮助做职业生涯规划,中层人员,一方面送出去培训，另一方面实行轮岗，多压担子,高管人员,一方面外培提高领导能力和管理能力，另一方面融进圈子,三、人事思路,如何育人步骤,职前训练,友善欢迎,介绍同事认识，尽快融入团队,系统地介绍公司：基本情况，遵守的事项等,三、人事思路,如何育人步骤,职中训练,我叫你去做,我教你去做,我带你去做,我看着你做,我让你去做,三、人事思路,如何育人步骤,生涯训练,人员继任计划,制订目标职位资格条件,评估管理潜力,规划职业生涯,设计训练计划,三、人事思路,如何育人步骤,学习型组织,学习岗位知识，向深度和广度拓展,学习管理知识，为走向管理岗位储备,相互分享知识，互补有无，共同促进,实施师带徒计划，适时进行表彰,关注并学习行业知识，及时了解先进理念和技术,三、人事思路,如何育人华为,第一阶段（新人入职）,安排位置，介绍位置周围同事认识,开欢迎会，认识其他部门同事,公司及岗位介绍，直接领导与其单独深入沟通,工作介绍，直接领导告诉每天要做什么、怎么做、对接人,日常工作指导，检查每天工作量及工作难点，及时帮助,3-7天，让他知道来干什么,三、人事思路,如何育人华为,第二阶段（新人过渡）,安排老同事带新员工,积极沟通反馈，及时观察其情绪状态及压力情况,对其成长和进步及时肯定和表扬，提出更高的期望和要求,分配挑战性任务，讲清工作要求和关键指标,给予包容，观察其逆境时的心态，看其培养价值,8-30天，让他知道如何能做好,三、人事思路,如何育人华为,第三阶段（融入团队）,鼓励积极参与团队会议并在会议中发言,分享成功经验,与新员工探讨任务处理的方法和建议,如果出现与老员工间的矛盾要及时处理,开展团队活动，观察其优点和能力,30-90天，让新员工主动完成工作,三、人事思路,如何育人华为,第四阶段（制定计划）,帮助重新定位，认识工作价值，明确目标和方向,适度放权让其自行完成工作，发现工作价值与喜悦,每季度1-2次1个小时以上的正式面谈，帮助评估,协助制定目标和措施，让其做出承诺，监督进度,鼓励平时多学习，制定个人成长计划，分阶段检查,91-180天，让新员工制定计划、总结经验,三、人事思路,如何育人华为,第五阶段（关注关怀）,关注其生活状态，多沟通、关心、帮助,庆祝生日，生日当天部门集体庆祝,每月举办一次各种形式的部门集体活动，增加团队凝聚力,公司层面进行家访,不定期非正式谈心，了解工作状态、生活状态,91-180天，让新员工时刻每关心,三、人事思路,如何育人五银,知识系统化,老员工各方面的知识要系统化、书面化,人尽其才,形成能者多劳，多劳多得的良性机制，公司不养“闲人”,职业通道,建立多元化的晋升通道，保持队伍稳定，员工积极向上,员工团队化,员工的成长及稳定问题直接纳入部门负责人的关键考核指标,营造环境,营造公开、公平、竞争、和谐的公司环境,三、人事思路,如何留人常用手段,薪酬健全并有竞争力给予不断培训机会充分授权、信任安排富有挑战性的任务个人职业发展与公司契合,绩效考核客观公正弹性工作制亲情化管理内部环境和谐宽松领导亲密无间的交流和沟通,备注：双向选择是企业间的正常流动。努力减少企业间的非正常流动，特别是核心人员的流动，对企业危害最大。对五银而言，老员工的忠诚当然没话说，但如果不能准确了解其内心需求并满足其合理要求，其工作效率则难以保障。新员工除了健全的薪酬制度，还要配以晋升机制，要让人有奔头，有发展，才能真正留住人心。,三、人事思路,如何留人激励,备注：公司尽可能用丰富的“人性激励”，足够的“金钱激励”，最少的“恐惧激励。针对不同的员工采取适当的激励手段，促进员工成长，达到公司发展的要求。,三、人事思路,如何留人人性激励常用方法,随时随地赞美将优秀员工请到办公室单独表扬感谢总结报告写入有功劳员工的名字公开场合感谢成绩突出的员工对员工的建议表示肯定给做出成绩的员工休假,主动关心员工的生活将优秀员工的照片挂在宣传栏请优秀员工吃饭员工生日亲自送贺卡和礼物颁发荣誉证书邀请优秀员工家人与公司一起旅游,四、行政思路,建章立制文书管理固定资产管理,沟通渠道集采配送管理企业文化,四、行政思路,建章立制综合事务部,综合事务部,考勤及请休假管理办法,办公用品采购及管理办法,固定资产采购及管理办法,公文及档案管理办法,车辆卫生管理办法,四、行政思路,建章立制综合事务部,综合事务部,招聘管理办法,培训管理办法,薪酬管理办法,绩效管理办法,劳动合同等范本,备注：在目前阶段，要求简单易行。,四、行政思路,建章立制其他各部门,财务核审部,经营计划部,工程管理部,子公司,资金管理、报销等,造价管理等,项目管理、质量管理、技术管理等,.,备注：部门和人员确定后，由部门负责人牵头拟定。,四、行政思路,文书管理,红头文件,公司及部门、项目计划总结,资质证照,员工档案、工程资料,规章制度,.,管理规范有章可循,四、行政思路,固定资产管理,备注：目前博能、基地、项目部需要一次完整、彻底的盘点，盘点以后再逐步规范。固定资产管理职能一般放财务部，公司可根据实际情况确定。在此提供管理方案参考。,采购,填报申请表，层层审批通过后，采购员办理入库，综合部办理出库,转移,填报申请调用表，综合事务部协调，办理调拨,报废及处置,提出申请报废及处置方案，综合部、财务部复核，处置,维护及保养,使用人负责日常维护及保养,四、行政思路,沟通渠道,建立工作汇报制度,建立工作计划总结制度,建立定期交流会议制度,建立员工面谈谈心制度,建立调查问卷制度,.,政令畅通和谐融洽,四、行政思路,企业文化影响因素,五银公司企业文化,公司历史,行业影响,地域影响,发展战略,公司氛围,领导风格,四、行政思路,企业文化建设过程,物质层,制度层,精神层,物质层主要指公司形象、标识、刊物等,制度层主要指规范员工行为的规章制度,精神层主要指公司的使命、愿景、价值观,备注：公司的企业文化目前只设计了标识，还有公司简介、规章制度等等一系列工作要做。企业文化一方面靠顶层设计，另一方面靠时间沉淀。,五、需求,人事方面,全面参与招聘工作。搜集岗位需求及招聘要求，初筛简历，汇总面试试题，组织集中面试（每周至少1次），项目经理、施工员、会计等岗位招聘不间断，大浪淘沙，去粗存精完善培养体系。对新员工，一律明确老员工带教和指导，要有指导目标，带教可视能力给予一定激励；对老员工，一律要求自己提出成长要求，不爱学习不上进满向负能量的员工，最终会成为公司发展的绊脚石,五、需求,人事方面,确定薪酬体系及劳动合同。尽快明确薪酬体系内容，特别是新员工，尽量在入职前谈妥，避免滋生负面情绪影响工作；劳动合同还是要签订，对双方都有个约束组织员工个别谈话。总经理、综合事务部组织公司所有员工，挨个谈话，描绘公司发展前景，落实员工岗位责任，了解员工工作状态及生活状态，对公司发展意见和建议,五、需求,行政方面,突出信息反馈。包括员工周计划、周总结，工作中遇到哪些难题需要领导层协调的，等等，形成周报制度和例会制度。避免事情安排了没下文，或者推一下才动一下理顺工作流程。虽然有很多制度和流程，但一直没有讨论确定。建议一些紧急的比如工程质量管理、技术要求等方面的可先定，这样大家工作起来有章可循，而不是什么都要问，问也不知道问谁，以致最后还是到总经理这里,五、需求,行政方面,博能与基地关系。基地的定位：一方面为博能的靠前指挥所，另一方面为劳务、设备等子公司办公地。因此，博能还是要保持相当部分人员办公，聚集人气，基地以子公司为主，项目部人员偶尔在基地过渡。博能、基地、项目部任何人事变动都需经综合事务部统一管辖，再报总经理审批。而现在基本上就是没有流程，一些项目部人员到基地住，就直接趴窗户开门，事后综合事务部成了最后才知道的人，不说不让住，最起码的沟通都没有,五、需求,行政方面,车辆问题。对个人而言，当然多一事不如少一事。但在这个岗位上，有些问题就不得不指出来：公司现在有哪些车辆，车况如何，平时是否保养到位，年检是否都办了，最好统归到吴加强处，专人管理，专人负责采购及费用问题。目前不管是办公用品还是工程材料，虽然都报销了，但有三个问题，一是采购流程是否都走了，二是所有物品是否建立台帐，三是采购前都需员工垫资,汇报完毕！,